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Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Buchungsjournale erstellen

Buchungsjournale erstellen

Sie können Journale erstellen, die Sie auf Hauptbuch-Konten buchen, um Folgendes zu erfassen:
  • Rückgestellte Verbindlichkeiten für Einkaufsposten, die Sie erhalten, aber nicht gezahlt haben
  • Abschreibung
  • Anpassungen am Monatsende
  • Umrechnungsanpassungen
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Journal erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Journaldetails sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch
    Wählen Sie ein Unternehmen mit einem der folgenden Hauptbücher:
    • Istzahlen
    • Obligo
    • Verpflichtung
    Sie können auch die Wertelistenkategorie
    Hauptbücher nach Unternehmenshierarchie
     verwenden, um durch eine Unternehmenshierarchie zu navigieren und dann das Unternehmens-Hauptbuch zu wählen.
    Einzelnes Hauptbuch
    Wählen Sie diese Option, um anzugeben, dass das Journal ein einzelnes Hauptbuch-Journal ist. Workday:
    • Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn Sie ein Hauptbuch-Unternehmen wählen, das mit einer alternativen Hauptbuch-Währung konfiguriert ist.
    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen automatisch, wenn Sie ein Hauptbuch in alternativer Währung wählen.
    Currency
    Die für Finanztransaktionen verwendete Unternehmenswährung. Workday füllt das Feld basierend auf dem gewählten
    Hauptbuch
     aus.
    Ausgleich über [Worktag-Art]
    Wählen Sie das Worktag, das Sie zum Ausgleich des Journals verwenden möchten. Workday zeigt die Art des Ausgleichs-Worktags dynamisch an. Beispiel: Wenn
    Region
     die Art des Ausgleichs-Worktags ist, zeigt Workday den Optionsnamen als
    Ausgleich über Region
    an.
    Optionale Ausgleichs-Worktags
    Wählen Sie eine oder mehrere optionale Ausgleichs-Worktag-Arten.
    Wenn Sie den optionalen Worktag-Ausgleich der Aufgabe
    Konfiguration von Worktag-Ausgleich verwalten
     aktivieren, gleicht Workday Journalpositionen durch optionale Ausgleichs-Worktags vollständig aus. Für Journalpositionen gilt automatisch Folgendes:
    • Sie übernehmen optionale Ausgleichs-Worktags basierend auf den ausgewählten Worktag-Arten.
    • Sie generieren fällige Eingaben, um Transaktionen auszugleichen.
    Wechselkursart
    Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Mehrere Währungen aktivieren
     aktivieren. Wenn Sie keine Art angeben, verwendet Workday
    Überschreibung für Wechselkursart
     in der Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
     .
    Kursart für alternative Hauptbuch-Währung
    Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Mehrere Währungen aktivieren
     aktivieren. Wenn Sie keine Art angeben, verwendet Workday
    Überschreibung für alternative Wechselkursart
     in der Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
     .
    Buchcode
    Lassen Sie das Feld leer, um den leeren Buchcode zu buchen.
    Wechselkurs zurücksetzen
    Wird angezeigt, wenn Sie
    Mehrere Währungen aktivieren
    auswählen. Ermöglicht Ihnen die Neuberechnung von Hauptbuch-Beträgen in Buchungsjournalen, wenn Sie das Journal speichern oder übermitteln. Workday berechnet den Betrag basierend auf dem Buchungsdatum des Journals und der Wechselkursart neu.
    Externe Referenz-ID
    Geben Sie die Referenz-ID aus der ursprünglichen Journalquelle ein, um importierte Journale zu Auditzwecken zu verfolgen.
    Sie können auch eine externe Referenz-ID in der Journalposition eingeben.
    Menge erfassen
    Wählen Sie diese Option, um Mengen und Mengeneinheiten in Journalpositionen zu aktivieren.
    Mehrere Währungen aktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um die
    Werteliste Wechselkursart
     zu aktivieren, damit Sie eine andere Kursart als die Standardart angeben können.
    Workday aktiviert das Kontrollkästchen
    Mehrere Währungen aktivieren
     basierend auf dem zuletzt übermittelten Journal.
    Steuerpositionen einschließen
    Wählen Sie diese Option, um Transaktions- oder Quellensteuerdetails in Journalpositionen mit steuerpflichtigen Transaktionen zu buchen, anzuzeigen und zu bearbeiten.
    Optionalen Worktag-Ausgleich deaktivieren
    Wählen Sie diese Option, um Anpassungsjournaleingaben für nicht ausgeglichene Transaktionen zu erstellen. Beispiel: Sie aktivieren den optionalen Worktag-Ausgleich. Dabei sind Transaktionen nicht durch Worktags ausgeglichen. Sie setzen den optionalen Worktag-Ausgleich aus, wenn Sie Anpassungsjournaleingaben für nicht ausgeglichene Transaktionen erstellen möchten.
    Anpassungsjournal
    Wählen Sie diese Option, um das Journal als Anpassung zu kennzeichnen. Sie können Anpassungsjournale nur für die Periode buchen, für die sie gelten.
    Umkehrdatum
    Wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
     Umkehr erstellen
     aktivieren. Wählen Sie ein Datum, an dem die Journaleingaben umgekehrt werden sollen. Der Standard ist die nächste offene Periode.
    Wenn Sie eine Umkehr für ein Intercomapy-Buchungsjournal konfigurieren, können Sie keinen Zahlungslauf ausführen. Workday zeigt das Intercompany-Journal nicht als Zahlungslaufoption an, da sich Journal und Umkehrung gegenseitig aufheben.
    Hauptbuch-Sollsumme
    Hauptbuch-Habensumme
    Diese Felder müssen ausgeglichen sein, da Workday keine nicht ausgeglichenen Journale bucht.
    Dokumentlink
    Wählen Sie die Option
    Dokumentlink für Buchungsjournal
     und geben Sie gültige URI-Muster (Uniform Resource Identifier) aus der Aufgabe
    Maintain External Link Validation
     ein. Durch diese Konfiguration können Sie externe Dokumente mit Buchungsjournalen verknüpfen.
    Wenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.
    Workday validiert den Link, um sicherzustellen, dass er ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) hat, wie von Ihrem Sicherheitsadministrator definiert. Dieser Prozess bietet zusätzliche Sicherheit, um schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.
  3. Bei der Bearbeitung des Registers
    Journaleingabepositionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch-Konto
    Zeigt die Hauptbuch-Konten für das Unternehmen basierend auf den in der Aufgabe
    Kontengruppe erstellen
     unter „Beschränkt auf Unternehmen“ konfigurierten Unternehmen an.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der Aufgabe
    Verwendung von Worktags verwalten
    . Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.
    Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen, füllt Workday die neue Zeile mit den Worktags aus der zuvor bearbeiteten Zeile aus.
    Von Ausgabenbericht ausschließen
    Wählen Sie diese Option, um Buchungspositionen für Ausgaben von der Budgetprüfung und von Ausgabenberichten auszuschließen.
    Steuerdetails
    Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Steuerpositionen einschließen
     aktivieren, geben Sie die Steuerdetails ein:
    • Transaktionsdatum
      Geben Sie ein Transaktionsdatum für die Journalposition an.
    • Steuerpflichtiger Betrag
      Geben Sie den steuerpflichtigen Betrag für Steuerreportingzwecke ein. Workday validiert keine steuerpflichtigen Beträge, wenn Sie das Journal übermitteln.
    • Steuercode
      Wählen Sie einen Transaktions- oder Quellensteuercode.
    • Steuersatz
      Wählen Sie basierend auf dem Transaktions- oder Quellensteuercode einen verfügbaren Steuersatz.
    Wählen Sie für die Transaktionssteuer außerdem Folgendes aus:
    • Steueranwendbarkeit
      Gibt an, ob die Position steuerpflichtig ist und welcher Standard für die Steuererstattungsfähigkeit angegeben ist.
    • Steuererstattungsfähigkeit
      Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.
    • Art der Steuererstattungsfähigkeit
      Gibt an, ob die Position vollständig erstattungsfähig oder nicht erstattungsfähig ist.
    • Art des Steuererfassungsdatums
      Wird angezeigt, wenn Sie die Konfiguration des Steuererfassungsdatums für Transaktionssteuern für den Mandanten aktivieren. Wählen Sie die Art des Steuererfassungsdatums für das angegebene Transaktionsdatum in der Journalposition. Workday füllt die Art des Steuererfassungsdatums mit dem
      Wert in Transaktionsdatum
      aus.
    Wenn Sie einen Lieferanten oder Kunden auswählen, für den keine Geschäftsdetails in Workday vorhanden sind, geben Sie Details zur Geschäftsentität für dieses Journal ein.
Wenn Sie den Geschäftsprozess
Buchungsjournalereignis
 für die Budgetprüfung konfigurieren, prüft Workday, ob der eingegebene Betrag innerhalb des Budgets liegt, nachdem Sie auf
Übermitteln
geklickt haben. Wenn der Betrag innerhalb des Budgets liegt, leitet Workday das Journal zur Genehmigung weiter.