Konzept: Journalverarbeitung
Workday Financial Management automatisiert die aus dem operativen Geschäft resultierende Buchhaltung. Basierend auf den von Ihrem Buchhaltungs- und Kontrollteam definierten Buchhaltungsrichtlinien und -regeln generiert Workday automatisch Buchungen für:
- Kommerzielle Transaktionen
- Intercompany
- Allokation
- Abschreibung
- Rückstellungen
- Umkehr
Über eine intuitive Möglichkeit für die Journaleingabe akzeptiert Workday auch Buchungen, die in Drittanbietersystemen oder durch Tabellen-Uploads erstellt wurden.
Die Journalverarbeitung bietet den Rahmen für die flexible Verwaltung manueller Buchungsaktivitäten und Periodenanpassungen.
Journal
Sie müssen über die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen für das Hauptbuch-Konto im Buchungsjournal verfügen. Sie können Journale manuell eingeben oder sie hochladen. Sie können Journale für Anpassungen am Monatsende, Abschreibungen, Umrechnungsanpassungen oder Rückstellungen für Assets für erhaltene, aber noch nicht gezahlte Einkaufsposten eingeben. Sie können Journaleingaben für Rückstellungen automatisch umkehren.
Für Obligo- oder Verpflichtungsjournale kann Workday das Buchungsdatum bei der Plangenehmigung auf das erste Datum der nächsten offenen Periode vortragen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Journale für Beschaffung vortragen
in der Aufgabe Hauptbuch erstellen
.Sie können Umkehrjournale am oder nach dem Buchungsdatum erstellen. Wenn die Buchungsperiode nicht offen ist, erstellt Workday ein Journal im Status
Erstellt
. Wenn die Umkehrperiode geöffnet wird, buchen Sie die Umkehrjournale mit der Aufgabe Massenbuchung von Umkehrjournalen
. Sie können Intercompany-Umkehrjournale nur buchen, wenn für alle Unternehmen im Journal die Periode offen ist.Sie können
Bearbeiten
in den möglichen Aktionen für ein nicht gebuchtes Journal wählen, um Fehler zu korrigieren.Sie können
Löschen
in den möglichen Aktionen für ein Journal wählen, das Sie erstellt, aber nicht gebucht oder zur Genehmigung übermittelt haben.
Sie können kein Journal im Status
Erstellt
löschen, wenn es aus einem anderen Journal kopiert wurde.Sie können
Korrigieren
in den möglichen Aktionen für das Geschäftsprozessereignis wählen, um ein gebuchtes Journal zu korrigieren. Die Option zum Korrigieren eines gebuchten Journals ist nicht verfügbar, wenn Sie die Umkehr von Buchungsjournalen aktivieren.Workday bucht Journaleingaben in ein für jedes Unternehmen definiertes Hauptbuch.
Budgetprüfung für Buchungsjournale
Um ein Buchungsjournal für die Budgetprüfung zu konfigurieren, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Buchungsjournalereignis
mit dem Geschäftsprozess Budget prüfen (Finanzen)
. Workday führt die Budgetprüfung für das Journal beim Initiierungsschritt, beim Genehmigungsschritt oder bei beiden durch, um sicherzustellen, dass der Betrag innerhalb des Budgets liegt.Nach der Konfiguration führt Workday eine Budgetprüfung durch, wenn Sie Folgendes ausführen:
- Übermitteln: Sie übermitteln ein Buchungsjournal zur Genehmigung. Wenn das Journal die Budgetprüfung nicht besteht, ändern Sie den Betrag oder fordern Sie eine Überschreibung vom Budgetmanager an.
- Genehmigen: Sie genehmigen ein Buchungsjournal.
Wenn das Journal die Budgetprüfung nicht besteht, können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
- Senden Sie die Anforderung zurück.
- Ändern Sie den Betrag.
- Fordern Sie eine Überschreibung vom Budgetmanager an.
Workday validiert bei der Budgetprüfung auch automatisch Worktags.
Journalstatus
In der folgenden Tabelle sind die zulässigen Aktivitäten für jeden Journalstatus aufgelistet:
Aktivität | Journal für Buchung verfügbar | Journal gebucht | Journal abgebrochen |
|---|---|---|---|
Journal erstellen | Nein | Nein | Nein |
Journal bearbeiten | Ja | Nein | Nein |
Journal buchen | Ja | Nein | Nein |
Journal rückbuchen | Nein | Ja | Nein |
Journal abbrechen | Ja | Nein | Nein |
Journal kopieren | Ja | Ja | Ja |
Wiederkehrende Journale
Wiederkehrende Journale sind Journale, die Sie regelmäßig erstellen. Sie enthalten dieselben Journalpositionen für dieselben Konten und Beträge. Sie können wiederkehrende Umkehrjournale mit einem zukünftigen Datum erstellen. Wenn die Umkehrperiode geöffnet wird, buchen Sie die Umkehrjournale mit der Aufgabe
Massenbuchung von Umkehrjournalen
.Journalberichte
Workday bietet eine Reihe von Standardberichten, die Sie bei der Verwaltung von Journalen unterstützen. Eine Liste finden Sie unter
Workday-Standardberichte
. Wählen Sie hier die Kategorie Finanzbuchhaltung
.