Schritte: Budgetprüfungen für Zuwendungen einrichten
- Fügen SieBudget prüfenalsAktionsschrittzu den Finanzgeschäftsprozessen hinzu, für die Sie eine Budgetprüfung durchführen möchten. Beispiel: Um eine Budgetprüfung für Buchungsjournale zu erstellen, die Fördermitteln zugewiesen werden, fügen Sie den SchrittBudget prüfenzum GeschäftsprozessBuchungsjournalereignishinzu.
- Erstellen Sie eine Planstruktur für die PlanartZuwendung.
- Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.
- Sicherheit: DomäneSet Up: Grants Managementim funktionalen Bereich „Grants Management“.
Sie können einen Budgetplan für eine Zuschlag (Procurement) erstellen, um die Ausgaben für die Zuschlag (Procurement) für bestimmte Worktags und in bestimmten Hauptbuch-Konten oder Sammelkonten zu begrenzen. So aktivieren Sie Budgetprüfungen für eine Zuschlag (Procurement):
- Erstellen Sie eine Planvorlage und einen Plan für die Zuschlag (Procurement) , um die Planstruktur mit der Zuschlag (Procurement) zu verknüpfen.
- Bearbeiten Sie die Budgetprüfung für den Plan, um anzugeben, ob die Budgetprüfung fehlschlagen oder einfach nur gewarnt werden soll, wenn ein Budget überschritten wird, welche Geschäftsperioden für die Budgetprüfung sollen und ob Budgetbeträge aus vorherigen Perioden kumuliert werden sollen.
- Verwalten Sie das Budget, indem Sie Planpositionen mit Worktags und Hauptbuch-Konto/Sammelkonten erstellen, für die eine Budgetprüfung werden soll.
- Übermitteln Sie das Budget.
- Öffnen Sie die AufgabeBudgetvorlage erstellenauf dem RegisterPlanfür die Zuschlag (Procurement)(). Folgende Informationen sind zu beachten:PlanstrukturWählen Sie eine Planstruktur für die Planart"Zuwendung"aus.PlanWählen Sie die Zuschlag (Procurement) aus, für die Sie die Budgetprüfung erstellen. Sie können einer Zuschlag (Procurement) nur einen Plan zuordnen. Workday erstellt einen Plan für die Planvorlage und benennt ihn nach der Zuschlag (Procurement).StandardeingabeartZuwendung
- Öffnen Sie die AufgabeBudgetprüfoptionen bearbeitenauf demRegister Zuwendungsplan. Folgende Informationen sind zu beachten:PlanstrukturWählen Sie dieselbe Planstruktur aus, mit der Sie die Planvorlage erstellt haben.PlannameWählen Sie den Plan für die Planvorlage. (Hinweis: Dies ist identisch mit dem Namen der Zuschlag (Procurement).)PrimärWird nur angezeigt, wenn Sie mit der AufgabeOptionssatz für Budgetprüfung erstelleneinen Satz von Budgetprüfoptionen erstellen.Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen , um die Budgetprüfung als Standardeinstellungen für Pläne in der Planstruktur festzulegen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, verwendet Workday die Einstellungen in diesem Satz von Budgetprüfung , um die Werteliste"Budgetprüfoptionen bearbeiten"für Zuschlag (Procurement) für die Planstruktur auszufüllen.Sie können nur einebevorzugteBudgetprüfung auswählen.Budgetprüfung aktivierenWählen Sie diese Option, um die Budgetprüfung für Finanztransaktionen zu aktivieren, bei denen der GeschäftsprozessBudget prüfenalsAktionsschrittenthält.Reservierte Journalpositionen einschließenWählen Sie diese Option, umreservierteJournale in Berechnungen des verfügbaren Saldos einzuschließen.Beispiel: Sie haben zwei zuwendungsbezogene Transaktionen, die Auswirkungen auf dasselbe Budget haben. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, übermitteln Sie die erste zuwendungsbezogene Transaktion. Sobald die erste Transaktion die Budgetprüfung besteht (), macht Workday Folgendes:
- Setzt die Journale umgehend auf den StatusReserviert.
- Berücksichtigt bei der Berechnung des Budgetsaldos für die zweite Transaktion den Betrag in den Reserviert Journalen.
Sie können Reserviert Journale auch dann in Obligobuchungen aufnehmen, wenn Sie das Kontrollkästchen"Budgetprüfung aktivieren"() nicht aktivieren.Habentransaktionen als "Bestanden" zulassenLassen Sie Habentransaktionen ohne zusätzliche Prüfungen zu. Beispiel: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, prüft Workday bei der Verarbeitung einer Rückerstattung das Budget nicht.BudgetprüfoptionWählen Sie den Schweregrad aus, mit dem das Budget bei der Budgetprüfung für zuwendungsbezogene Transaktionen kontrolliert werden soll:- Kontrolle: Aktivieren Sie diese Option, um die Ausführung der Transaktion zu verhindern, bis die Transaktion oder das Budget revidiert wurde, sodass die Transaktion die Budgetprüfung besteht.
- Warnung: Aktivieren Sie diese Option, um mit der Transaktion fortzufahren, ohne Korrekturmaßnahmen zur lösen der Ausnahme durchzuführen.
Wenn für eine mit einem Fördermittel verknüpfte Transaktion nicht genügend Geldmittel vorhanden sind, Alert beide Optionen den Ersteller der Transaktion.Kumulierte KontrollperiodenAktivieren Sie dieses Kontrolkästchen, um den Betrag aus allen Kontrollperioden bis zum Budget- oder Buchungsdatum zu kumulieren. Nicht ausgegebenes Budget aus vorherigen Perioden wird vorgetragen und steht in der nächsten Periode zur Verfügung.Deaktivieren Sie dieses Kontrolkästchen, um die Transaktion gegen den Betrag für die Kontrollperiode zu prüfen, in die das Budgetdatum oder das Buchungsdatum der Transaktion fällt.Beispiel: Wenn eine zur Jahresmitte hin erstellte Transaktion einem Budget unterliegt, prüft Workday die Transaktion gegen den kumulierten Budgetbetrag für die ersten 6 Monate.Hauptbuch-Arten für BudgetprüfungWählen Sie aus, welche Hauptbuch-Arten in die Budgetprüfung eingeschlossen werden sollen.Beispiel: Sie können nur Ihre Verpflichtungen in die Budgetprüfung einschließen und Ihre Obligos ausschließen. Mit dieser Konfiguration berücksichtigt Workday Folgendes:- Verpflichtungs- und Istaufwendungen im Hintergrund, wenn Sie das Obligo-Hauptbuch auswählen.
- Istaufwendungen im Hintergrund, wenn Sie das Verpflichtung Hauptbuch auswählen.
Überschreibung für Budgetprüfung zulassenWählen Sie diese Option, damit Budgetprüfung Budgetprüfung genehmigen können, wenn SieBudgetprüfoptionaufKontrollesetzen.Wenn ein Prüfer eine Überschreibung genehmigt, zeigt Workday den StatusÜberschreibung gewährtneben dem Status der Budgetprüfung in der Transaktion für alle nachfolgenden Prüfer an. Wenn der Prüfer die Überschreibung genehmigt, wird die Transaktion zum nächsten Schritt im übergeordneten Geschäftsprozess () verschoben. - Öffnen Sie auf dem Register"Plan" der Zuschlag (Procurement) die Aufgabe"Budget verwalten".Wählen Sie die Geschäftsperioden und andere Felder für die Budgetprüfung aus. Klicken Sie auf"OK", um fortzufahren. Fügen Sie eine Planposition für jede Kombination aus Hauptbuch-Konto/Sammelkonto und Worktags hinzu, für die Sie eine Budgetprüfung durchführen möchten, und geben Sie dabei den budgetierten Betrag für jedes Geschäftsjahr an. Folgende Informationen sind zu beachten:Hauptbuch-Konto/SammelkontoWählen Sie die Hauptbuch-Konten oder -Sammelkonten für die Ausgabentransaktionen, für die Sie eine Budgetprüfung durchführen möchten. Workday prüft die Hauptbuch-Konten/Sammelkonten auf Transaktionen, die die in der SpalteWorktagsgewählten Worktags enthalten.WorktagsWählen Sie die Worktags für die Transaktionen, für die Sie eine Budgetprüfung durchführen möchten.
- Öffnen Sie die Aufgabe"Budget übermitteln".
Wenn Ausgabentransaktionen mit Kriterien, die in den Planpositionen aufgeführt sind, Beträge enthalten, die die budgetierten Beträge für die jeweiligen Budgetperioden überschreiten, treten Budgetprüfung auf. Sie können den Bericht
Budgetprüfausnahmen
öffnen, um weitere Details zu den Ausnahmen anzuzeigen.
Transaktionen, die die Worktags nicht enthalten oder sich nicht im Hauptbuch-Konto/Sammelkonto befinden, das in den Planpositionen aufgeführt ist, unterliegen keinen Budgetprüfungen.
Um das Budgetprüfung für Ausgabentransaktionen mit einzelnen Planpositionen und mit dem Gesamtbudget für ein Fördermittel () zu prüfen, erstellen Sie eine virtuell über-/untergeordnete Planstruktur für die Zuschlag (Procurement). Siehe:Beispiel: Budgetprüfungen für Zuwendungen für Gesamtfördermittel einrichten .