Concept : aperçu des documents
Vous pouvez afficher, organiser, ajouter et retirer des dossiers, et téléverser ou supprimer des fichiers dans les
documents
.Lorsque vous accédez à l’onglet
Documents
à partir de la barre de navigation, vous pouvez :
- Gérer les dossiers.
- Paramètres d'accès au dossier de la racine
- Téléversez des documents.
- Rechercher des dossiers.
- Personnaliser les vues.
- Afficher les détails du document.
- Ajoutez des commentaires aux documents.
- Accédez à Demander à l'IA.
Gérer les dossiers
Vous pouvez organiser vos documents à l’aide de dossiers et de sous-dossiers. L'administrateur a défini des structures de dossiers. Vous pouvez synchronisation les structures de dossiers avec les systèmes de fichiers de la société tels que Google Disque, Box, SharePoint ou Dropbox, en utilisant soit aucune synchronisation (tous les fichiers sont téléversés dans Gestion des contrats et Document Intelligence) ou des options de Synchronisation bilatérale . Voir Définir la synchronisation des documents avec EviSyncpour de plus amples renseignements.
Vous ne pouvez afficher que les dossiers et les fichiers auxquels vous avez accès. Voir Gérer les rôles pour plus d'information.
Paramètres d'accès au dossier de la racine
Vous pouvez configurer les autorisations d’accès pour votre racine ou votre dossier de documents afin de déterminer les documents que les utilisateurs peuvent afficher et avec lesquels interagir. Vous pouvez fournir à tous les utilisateurs ou à certains utilisateurs sélectionnés des autorisations pour afficher et modifier les dossiers et leur contenu.
Lorsque vous définissez les autorisations d’accès :
- Les autorisations sont héritées par les dossiers de la racine, ce qui vous permet de mettre à jour les restrictions d'accès de base pour les dossiers.
- Vous pouvez ajuster les autorisations pour les dossiers individuels à partir de la page de vos documents.
Téléverser des documents
Vous pouvez téléverser des documents dans un dossier de destination à l’aide du bouton
Téléverser
ou de l’onglet Téléverser
. Pendant le téléversement, Gestion des contrats et Document Intelligence affiche une barre de statut de traitement. Vous ne pouvez pas modifier le document téléversé tant que le traitement n'est pas terminé.
Lorsqu’un téléversement échoue, vous pouvez cliquer sur
Traiter le document de nouveau
pour traiter de nouveau le document.Vous pouvez afficher l'historique de tous vos documents téléversés dans la section
Journal de téléversement
de l'onglet Téléverser
. Voir Statuts des documents dans Gestion des contrats et Document Intelligence pour plus d’informations.Rechercher des dossiers
Vous pouvez utiliser le bouton
Rechercher un dossier
pour rechercher des dossiers particuliers. Sélectionnez un dossier dans les résultats de la recherche pour accéder directement à son contenu.Lorsque vous sélectionnez un dossier ou un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence affiche un menu
Action
avec les options suivantes :
- Ajouter à un groupe: Disponible pour les documents seulement. Vous pouvez l’utiliser pour associer des documents à un groupe. Voir Gérer un groupe de documents pour plus de renseignements.
- Copier: les éléments sélectionnés en double et les enregistrer dans le dossier de votre choix.
- Supprimer: retirer les éléments sélectionnés.
- Modifier- Mettez à jour ou ajoutez des champs de données aux documents sélectionnés.
- Déplacer: Transférez les éléments sélectionnés dans un dossier de votre choix.
Voir Y a-t-il des limites d’actions de fichiers en bloc? pour des limites sur certaines actions.
Personnaliser les vues
Vous pouvez modifier l’affichage en accédant au menu
Paramètres du tableau
. Vous pouvez ajouter, supprimer et réorganiser des colonnes. enregistrez votre vue pour une utilisation ultérieure ou chargez une vue précédemment enregistrée; et ajustez le nombre de rangées par page. Voir Créer des vues personnalisées pour de plus amples renseignements sur la création de vues personnalisées. Afficher les détails du document
Vous pouvez accéder au bouton
Détails
lorsque vous passez la souris sur un document. Gestion des contrats et Document Intelligence affiche un panneau de recherche rapide vous permettant d’afficher les informations clés sur le document, de naviguer vers d’autres documents, de télécharger le document ou de l’ouvrir dans un nouvel onglet. Vous pouvez également cliquer sur un document spécifique pour ouvrir les détails du document, organisés dans les onglets suivants :
- Aperçu: Fournit un récapitulatif des caractéristiques du document à l’aide de champs personnalisés. Ces champs sont une combinaison de champs intelligents et personnalisés. Vous pouvez afficher les champs intelligents qui sont automatiquement remplis par Gestion des contrats et Document Intelligence dans les champs intelligents et les clauses de . Pour plus de détails, voir Définir des Champs de données .
- Contenu: affiche un fichier PDF entièrement pouvant faire l’objet d’une recherche qui combine des fonctions de recherche PDF et de texte. Gestion des contrats et Document Intelligence chevauchent le texte traduit par ROC dans le PDF. Vous pouvez utiliser la barre d’outils pour rechercher le document, effectuer un zoom avant et arrière, et ajuster la largeur de la page. Gestion des contrats et Document Intelligence extrait et affiche les champs de métadonnées et les clauses clés dans un panneau latéral dans les sectionsInformation cléetRécapitulatif du contrat. Vous pouvez modifier les champs de métadonnées dans la sectionInformation clé.
- Clauses clés: fournit un aperçu des clauses importantes que votre organisation a marquées et de l’IA de Gestion des contrats et d’intelligence documentaire qui a été trouvée dans le document. Pour de plus amples détails, voir Rechercher et marquer de nouvelles clauses .
- Versions: Fournit l'historique du document. Pour plus de détails, voir Création et gestion des versions .
- Documents connexes: répertorie les documents connexes (par exemple, documents enfants).
Vous pouvez accéder à plusieurs documents regroupés dans le même dossier.
Ajouter des commentaires aux documents
Vous pouvez laisser des commentaires et marquer d’autres utilisateurs qui disposent d’autorisations d’affichage directement dans un contrat PDF. Vous pouvez utiliser les commentaires pour référence ultérieure par les membres de l’équipe et pour affecter des tâches.
Accéder à Demander à l'IA
Demander à l'IA vous permet de poser des questions simples et en langage naturel sur vos contrats et de recevoir des réponses claires et raisonnables. Les questions peuvent aller de la base à l’analyse. Gestion des contrats et Document Intelligence associent automatiquement les réponses aux sources de texte du contrat.
Lorsque Demander à l'IA génère une réponse, vous pouvez afficher le nombre de sources auxquelles elle fait référence et mettre en surbrillance le texte correspondant dans le document. Vous pouvez également copier la réponse et effacer l'historique du clavardage.
Visionner la vidéo :
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