FAQ : Intelligence des contrats (CI) dans Gestion des contrats et Document Intelligence

Puis-je retirer une clause d’un document?: Oui.
Accédez au document dans Gestion des contrats et Document Intelligence.
Dans la section
Récapitulatif du contrat
de l’onglet
Contenu
, cliquez sur
Afficher
pour mettre la clause en surbrillance dans le document.
Cliquez sur l'icône en forme de Tenant et sélectionnez
Retirer la Clause
.
Que signifie la synchronisation automatique dans la colonne Dernière modification de l’onglet Versions lorsque les détails d’un document sont affichés?: La synchronisation automatique
peut signifier que le document a été synchronisé avec un fournisseur de stockage ou a été téléversé à l'aide de la saisie du courriel.
Est-il possible d’afficher dans mon espace de travail une liste de documents qui ont échoué au traitement de la reconnaissance optique de caractères (ROC)?: Vous pouvez utiliser les paramètres de filtre suivants dans
la recherche de
,
les Alertes
et
les tableaux de bord
pour afficher une liste des documents dont le traitement de la ROC a peut-être échoué :

Filtrer
Valeur

Date de téléversement

Le champ d’application de votre rapport.

Qualité du texte

Est vide.

Type de fichier

Est égal à PDF, ou à l’un des formats de fichier traités par Gestion des contrats et Document Intelligence (TIF, PDF, DOCX et DOC).

Vous pouvez utiliser
des Alertes
et
des tableaux de bord
pour un suivi continu au lieu d’exécuter des rapports
de recherche
ad hoc. Si vous disposez d’une liste d’identifiants Doc, vous pouvez accéder à chaque document individuel pour lequel la ROC a échoué et tenter le nouveau traitement en cliquant
de nouveau sur Traiter le document
.
Certains documents plus anciens ont peut-être une
qualité de texte
en blanc et, par conséquent, être inclus dans la liste filtrée.
Pourquoi certains dossiers de mon dossier restreint sont-ils visibles par un utilisateur avancé qui n’a pas de service affecté?: Lorsqu’un utilisateur accède à un dossier auquel il est autorisé d’accéder, mais qui est contenu dans un dossier restreint, il peut voir l’ensemble du chemin du dossier racine. Cela inclut les dossiers restreints. Toutefois, l’utilisateur ne peut pas afficher ou voir la liste des documents dans les dossiers restreints.
Est-ce que Gestion des contrats et Document Intelligence prennent en charge les fichiers protégés par mot de passe?: Gestion des contrats et Document Intelligence ne peuvent pas traiter les fichiers protégés par mot de passe ou contourner leurs paramètres de sécurité.
Le champ Statut d'un document est-il un champ d'IA standard?: Le champ
Statut
d'un document n'interagit pas avec notre IA. Tous les documents ont le statut automatique initial à Inconnu
, mais vous pouvez également définir manuellement ce champ à Actif
ou Inactif
.
Le champ
Statut
n’a pas d’incidence sur la facturation.
Y a-t-il des limites d'actions de fichiers en bloc?: À des fins de performance, il existe des limites de fichiers maximums pour l’exécution de certaines actions en bloc. Si vous tentez d'effectuer une action qui dépasse ces limites, Gestion des contrats et Document Intelligence vous avertiront que l'action ne pourra être effectuée. Ces limites s’appliquent à la fois aux domaines
Documents
et
Recherche
:

Action
Limite de documents

Déplacer
2 000

Modifier
10 000

Copier
500

Supprimer
500

Nous appliquons une limite ferme au nombre de fichiers que vous pouvez téléverser manuellement dans une transaction, qui est de 500. Nous vous recommandons toutefois de ne téléverser pas plus de 100 fichiers à la fois. Pour téléverser plus de 100 fichiers dans la même transaction, utilisez plutôt notre outil de synchronisation . Voir Définir la synchronisation des documents avec EviSyncpour de plus amples renseignements.
Pourquoi le bouton Afficher n’est-il pas disponible dans une clause du panneau Récapitulatif du contrat ?: Le bouton
Afficher
n'est pas disponible, car le texte du document que nous utilisons actuellement pour détecter les clauses grâce à notre IA ne correspond pas au texte du PDF. Toutefois, la clause est toujours visible dans
Documents
>
Clauses principales
. Pour optimiser la performance, Workday recommande d’utiliser du texte sans format à une seule colonne plutôt que des éléments et des mises en forme tels que des tableaux, des formulaires, du texte qui se chevauchent, des sauts de ligne impairs et des colonnes.
Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent-elles normaliser les noms des parties internes?: Les clients peuvent fournir une liste des noms de parties internes qu’ils souhaitent extraire des contrats lors du téléversement. Cette liste est gérée par Workday.
Pourquoi le champ Date d’expiration à venir est-il chargé dans certains documents et pas dans d’autres?: Le champ dynamique
Date d'expiration à venir
est un champ dynamique qui contient des valeurs dans les contrats actifs, en fonction de la prochaine date d'expiration d'un document. Si la prochaine date d’expiration se situe dans le futur, cette date remplit le champ
Date d’expiration à venir
. S’il n’y a plus de date d’expiration à venir (la dernière date d’expiration est dans le passé), la date est supprimée, en laissant le champ
Date d’expiration à venir
vide.
Pourquoi le champ Conclu est-il défini à Oui lorsqu’il n’y a qu’une seule signature?: Le champ
Conclu
est défini à Oui
lorsqu’il y a au moins une signature manuelle ou électronique sur le document. Ce champ n'indique pas si un document a été entièrement exécuté, car le nombre de signatures prévues dans un document varie.
La saisie du courriel prend-elle en charge les fichiers ZIP?: Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les fichiers ZIP.
Lorsque je modifie un champ Contreparties , pourquoi le système enregistre-t-il sous Parties internes ?: Les valeurs
de partie interne
sont déterminées par la liste des noms de parties internes que vous fournissez, et sont mises à jour par Workday. Si le nom d’une partie correspond à un nom ou contient un nom dans la liste, ce nom de partie remplit le champ
Partie interne
. Exemple : votre liste de parties internes contient le nom Acme
, alors Gestion des contrats et Document Intelligence répertorie Acme LLC
et Acme International Inc.
dans le champ
Partie interne
. Par conséquent, il est possible que le nom de la partie se déplace sous
Partie interne
lorsque vous essayez de modifier et d’enregistrer une autre partie contractante.
Un utilisateur peut-il créer et enregistrer une demande de recherche qui est disponible pour d’autres utilisateurs?: Vous pouvez créer une recherche enregistrée en accédant
à Recherche
>
Ajouter des filtres
. Cliquez sur
Enregistrer la recherche
après avoir configuré les critères de recherche, et précisez les utilisateurs qui peuvent accéder à la demande de recherche à l’aide de
Qui peut voir et utiliser cette recherche?
champ.
Lorsque je sélectionne des documents précis pour l’exportation, sont-ils les seuls éléments qui sont exportés?: Lorsque vous exportez des documents à partir d'une demande de recherche dans la console de recherche, tous les documents sont exportés. C’est le cas même si vous avez sélectionné des documents précis.
Comment Gestion des contrats et Document Intelligence calculent-elles le champ de données Qualité du texte ?: Le champ
Qualité du texte
s’applique au texte en anglais uniquement et analyse le pourcentage de mots appartenant à un dictionnaire anglais pour déterminer la qualité du texte. Il utilise ensuite ce pourcentage pour affecter à l’un des scores de qualité du texte :
Faible
Moyen
Élevé

Exemple : un document fantôme reçoit généralement un score de faible
.
Comment la Gestion des contrats et la reconnaissance optique de caractères (ROC) de Workday Document Intelligence gèrent-elles les accords à deux colonnes ou à plusieurs colonnes?: Nous prenons en charge les documents multicolonnes aux formats DOCX et PDF. L’IA affiche et analyse les colonnes de texte de manière linéaire. Gestion des contrats et Document Intelligence n’affichent pas les colonnes de texte dans l’aperçu.
Les Gestion des contrats et d’intelligence artificielle de documents lient-elles les informations des documents inclus comme pièces jointes?: Les pièces jointes sont considérées comme des documents complémentaires et ne sont pas scannées par l'IA.
Comment Gestion des contrats et Document Intelligence traitent-ils les documents mal scannés ou fantômes? Puis-je recevoir une notification lorsqu'un document non lu est détecté?: Lorsqu'un document reçoit la note de qualité du texte Faible
, vous devez le réviser, et vous devrez peut-être entrer des données manuellement.

Pour rechercher des documents de faible qualité de texte :
Accédez à
la recherche
.
Cliquez sur
Ajouter des filtres
.
Sélectionnez le filtre
de qualité du texte
et cliquez sur
Ajouter
.
Définissez les critères de recherche de façon qu'elle soit égale à
Faible
.

Pour recevoir des notifications lorsqu’un scan de document de faible qualité est téléversé dans Gestion des contrats et Document Intelligence :
Accédez
à Rechercher
>
Alertes
.
Cliquez sur le bouton
Ajouter une alerte
.
Remplissez les champs d'alerte en précisant si l'alerte doit s'appliquer à certains dossiers.
Cliquez sur
Ajouter un filtre
.
Sélectionnez
Qualité du texte
et précisez qu'elle doit être égale à la valeur
Faible
.
Ajoutez les utilisateurs concernés pour recevoir les alertes.
Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent-ils envoyer des alertes au propriétaire du contrat indiqué dans un champ?: Lorsque le propriétaire du contrat figure dans un champ d’utilisateur et qu’il est un utilisateur enregistré de la Gestion des contrats et de l’intelligence documentaire, il peut recevoir des alertes. Définissez les critères de filtre pour vérifier le champ
Propriétaire du contrat
pour cet utilisateur donné, puis entrez le nom d’utilisateur dans les destinataires d’alerte.
Comment l’outil d’IA fonctionne-t-il et que fait-il?: L’outil d’IA scanne vos documents et extrait les renseignements clés. Il extrait automatiquement une liste de champs de données standard prédéfinis par Workday et des clauses de chaque contrat. Vous pouvez également entraîner le système pour trouver des clauses supplémentaires dans tous vos documents. Pour plus d’information, voir :
Référence : champs et clauses d’IA standard
Gérer des clauses
Créer des clauses
Pouvez-vous afficher le nombre de documents qui ont été téléversés dans le système?: Vous pouvez trouver le nombre total de documents téléversés quand vous :
Accédez à la console
de recherche
.
Effectuez une recherche vierge.
Exportez vos résultats.

La valeur
Total des documents
dans la fenêtre
Paramètres d’exportation
affiche le nombre total de documents uniques dans Gestion des contrats et Intelligence des documents.
Puis-je ajouter mes propres clauses pour la Gestion des contrats et l’intelligence documentaire afin de les déterminer?: Vous pouvez ajouter des types de clauses et désigner de nouvelles clauses. Pour plus d’information, voir Gérer des clauses
Est-ce que Gestion des contrats et Document Intelligence déterminent automatiquement les documents doublons?: Lorsque vous téléversez un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence l’analysent et le comparent automatiquement aux fichiers existants sur la plateforme. Lorsqu’elle repère les doublons, les fichiers sont automatiquement liés les uns aux autres.
Lorsque deux fichiers ne comportent que des différences mineures, Gestion des contrats et Document Intelligence les identifient-ils automatiquement comme doublons?: Gestion des contrats et Document Intelligence repère les doublons uniquement s’ils sont exactement les mêmes. Pour vérifier les doublons, Workday utilise un algorithme de hachage pour comparer les tailles de fichier entre les documents. Cela est dû aux contrats partageant souvent un langage très similaire, et ne différant parfois que d’un mot spécifique.
Gestion des contrats et Document Intelligence ne font pas référence aux noms de fichiers lors de la détermination des doublons et analyse uniquement le contenu du fichier. Même lorsque les noms de fichiers sont identiques, les fichiers ne sont pas considérés comme des doublons, sauf si le contenu du fichier est exactement le même.
Quelle est la différence entre ignorer une alerte et la rendre inactive?: Lorsqu'une alerte est ignorée, les notifications ne vous sont pas envoyées. Le fait de rendre une alerte inactive entraîne l'arrêt de l'alerte pour tous les destinataires.
Lorsqu’un utilisateur ajoute un document en double à la plateforme, ce dernier est-il inclus dans le nombre de documents à des fins de facturation?: Seuls les documents uniques sont pris en compte à des fins de facturation.
Combien de temps faut-il à un document envoyé par courriel pour s’afficher dans Gestion des contrats et Intelligence des documents?: Les documents envoyés par courriel mettent généralement 10 minutes ou moins pour s’afficher dans Gestion des contrats et Document Intelligence. Pour plus d’information, voirDéfinir l’absorption des courriels le
Si je téléverse une nouvelle version d’un document, Gestion des contrats et Document Intelligence détectent-elles les changements et mettent-elles à jour les champs de données correspondants?: Notre IA détecte de nouvelles informations (y compris les dates d’effet), chaque fois que vous téléversez une nouvelle version d’un document existant. Toutefois, si vous avez précédemment mis à jour un champ d’IA manuellement, l’IA ne remplace pas la modification manuelle par de nouvelles informations. Pour plus d'informations sur les versions du document, voirGérer les versions de document le
Mon organisation utilise plusieurs fournisseurs d’entreposage pour stocker nos contrats. Les Gestion des contrats et d’intelligence documentaire peuvent-elles toujours les analyser?: Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent utiliser des fichiers stockés simultanément dans plusieurs emplacements. Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent synchronisation à partir d’un fournisseur de stockage infonuagique pris en charge et analyser tous vos documents, quel que soit l’endroit où ils sont stockés (exemple : Box, SharePoint et OneDrive). Pour en savoir plus sur notre outil de synchronisation , consultezDéfinir la synchronisation des documents avec EviSync le
Les Gestion des contrats et d’intelligence documentaire s’intègrent-elles aux solutions de stockage de documents existantes?: Gestion des contrats et Document Intelligence s’intègrent à de nombreuses solutions logicielles les plus populaires. Voir Aperçu de la Gestion des contrats pour plus d’informations sur les intégrations de stockage de documents.
À quelle vitesse Gestion des contrats et Document Intelligence analyse-t-il les contrats?: La durée d’analyse d’un document varie. Cependant, Workday peut analyser et extraire les métadonnées des contrats en quelques secondes. Une fois les contrats téléversés sur la plateforme, les données sont généralement accessibles en quelques minutes.
Quels formats de document peuvent être analysés par Gestion des contrats et Document Intelligence?: Nous pouvons effectuer des analyses par ROC dans les formats de fichier suivants :

DOCX
DOC
JPG
PDF (y compris les fichiers PDF scannés)
PNG
TIFF

Vous pouvez toujours téléverser d’autres formats de fichier, mais ils ne sont pas soumis à l’analyse par ROC.

Filtrer	Valeur
Date de téléversement	Le champ d’application de votre rapport.
Qualité du texte	Est vide.
Type de fichier	Est égal à PDF, ou à l’un des formats de fichier traités par Gestion des contrats et Document Intelligence (TIF, PDF, DOCX et DOC).

Action	Limite de documents
Déplacer	2 000
Modifier	10 000
Copier	500
Supprimer	500