Konzept: Suche
Mit dem Feature zum Suchen in Vertragsmanagement und Document Intelligence können Sie textbasierte und gefilterte Suchen generieren, die Sie als Excel-Tabellen speichern, teilen oder exportieren können. Sie können Dokumentsuchen mithilfe von Metadatenfiltern für jedes Vertragsdatenfeld verfeinern und mehrere Filter hinzufügen, um die Suche einzugrenzen.
Sie können die Suchfunktion über die Hauptnavigationsleiste für folgende Funktionen öffnen:
- Boolesche Textsuche
- Erweiterte Suche
- Filtermanagement
- Gespeicherte und geteilte Suchen
- Ergebnisprüfung und Aktionen
Boolesche Textsuche
Sie können auf zuletzt angezeigte Dateien und Suchen zugreifen, Textabfragen eingeben und boolesche Operatoren verwenden, um Suchbegriffe einzuschließen, auszuschließen und zu kombinieren.
Erweiterte Suche
Sie können Suchabfragen mit einer Kombination aus Text und Filtern für jedes Vertragsdatenfeld erstellen. Sie können boolesche Operatoren in der Suchleiste verwenden und Datenfelder als Filter hinzufügen. Für komplexe Abfragen können Sie den Erweiterter Abfrage-Builder verwenden.
Filtermanagement
Sie können Filter anheften, um den Zugriff zu erleichtern, Suchergebnisse auf Verträge in bestimmten Ordnern beschränken und nach Dokumenten suchen, die eine bestimmte Klausel enthalten oder nicht. Details zur Suche nach Schlüsselsätzen finden Sie unter Suchen Sie nach Klauseln
Gespeicherte und geteilte Suchen
Sie können Suchen speichern, Anzeigeberechtigungen anpassen und mithilfe spezieller Links Gespeicherte Suchen öffnen, mit Lesezeichen versehen und teilen.
Ergebnisprüfung
Wenn Sie eine Suche ausführen, können Sie folgende Aktionen für die Dokumente in Ihren Suchergebnissen ausführen:
- Fügen Sie Dokumente zu einer Gruppe hinzu. Sie können Dokumente mit derselben Gegenpartei gruppieren, um zugehörige Verträge effizienter zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter: Dokumentgruppen verwalten
- Dokumente verschieben: Sie können Dokumente an einen sicheren Speicherort verschieben, häufig zur Prüfung durch ein separates Team.
- Dokumente kopieren: Sie können Dokumente an einen anderen Speicherort kopieren, häufig um sie mit einem anderen Team zu teilen oder eine Version als Referenz beizubehalten.
- Dokumentmetadaten bearbeiten: Sie können Felder von Dokumentmetadaten auf dem Register „Übersicht“ bearbeiten, häufig um Schlüsselinformationen zu korrigieren oder zu aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter: Massenbearbeitung von Datenfelder
- Dokumente löschen: Sie können Dokumente aus dem Arbeitsbereich löschen, häufig um veraltete oder falsche Dateien zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden.
- Ergebnisse exportieren: Sie können Suchergebnisse zur weiteren Analyse oder für weitere Berichte in eine Excel-Datei exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter: Suchergebnisse in Excel exportieren
Das Verschieben, Löschen oder Kopieren eines Dokuments kann sich auch auf alle daraus erstellten Duplikate auswirken. Weitere Informationen zu Duplikaten finden Sie unter Konzept: Dateiduplikate.