Konzept: Dateiduplikate
Sie können Doppelte Dateien suchen, identifizieren, verwalten und aktualisieren. Das Vertragsmanagement und Document Intelligence fakturieren für eindeutige Verträge, nicht für Doppelte Dateien.
Eine Duplizierung bezieht sich nur auf Dateiinhalte, nicht auf Dokumenteigenschaften wie:
- Dateiname.
- Dateispeicherort
- Hochgeladen am
Beispiel: Wenn zwei Dateien denselben Inhalt, aber unterschiedliche Dokumenteigenschaften haben, gelten sie weiterhin als Duplikate.
Das Vertragsmanagement und Document Intelligence verknüpfen beim Hochladen von Dokumenten automatisch Duplikate, um folgende Vorteile zu bieten:
- Vereinfachte Suchergebnisse.Wenn Sie nach einem Vertrag mit Doppelte Dateien suchen, zeigen Vertragsmanagement und Document Intelligence ein einziges Ergebnis an. Sie können darauf klicken, um die Datei anzuzeigen und auszuwählen, auf die Sie zugreifen möchten.Vertragsmanagement und Document Intelligence wenden Aktionen wie das Verschieben, Löschen oder Kopieren aus der Suche auf die Originaldatei und alle Duplikate an.
- Dateiaktualisierungen automatisch weitergeben.Wenn Sie eine Datei aktualisieren, wenden Vertragsmanagement und Document Intelligence Ihre Änderungen automatisch auf alle Doppelte Dateien an. Änderungen, die an einer Duplikatdatei vorgenommen werden, werden in den anderen Dateien wiedergegeben, unabhängig von Dateinamen, Dateispeicherorten oder Upload-Zeiten. Änderungen an einem Dateinamen oder Speicherort haben keine Auswirkungen auf Doppelte Dateien. Sie behalten ihre eigenen Namen und Standorte.
- Übersichtliche Exportberichte.Wenn Sie eine Liste von Verträgen in Excel exportieren, zeigen Vertragsmanagement und Document Intelligence nur eine Datei in der Ausgabe an. Dadurch werden Unklarheiten vermieden, da mehrere Dateinamen für denselben Vertrag vermieden werden. Sie können bei Bedarf Duplikate in den Export aufnehmen.