概念︰費用報告事件業務流程準則
總覽
Workday 中的「費用報告事件」業務流程是可配置的工作流程，可控制提交、檢閱、核准及處理費用報告的方式。它是 Workday Financial Management 套件的重要組成部分，可確保遵循公司政策、提供清晰的稽核軌跡，並簡化費用報銷流程。
您可以自訂「費用報告事件」業務流程，以便︰
- 稽核費用報告中是否有金額異常、不正確的費用編碼和重複費用。
- 根據風險評分將費用報告送交審核。請參閱「」 Route Expense Reports Based on Risk。
- 在費用報告中加入問卷，收集回饋意見。
- 檢查預算。
- 確認費用報告中稅額正確無誤。
- 擷取用於報告的費用報告資料。
- 傳回個別費用明細以進行更正。
- 追踪專案
子流程
費用報告事件業務流程可細分為多個子業務流程︰
- 費用資料輸入︰可讓正職員工記錄個別費用並附加收據。
- 建立費用報告︰將多項個別費用匯總為單一報告以供提交。
- 經理層核准︰將費用報告送交正職員工的直屬經理人員或指定的核准者檢閱及核准。
- 財務審查與稽核︰送交財務團隊詳細檢查報告的合規性、準確性和政策遵守情況。
- 報銷處理︰起始向正職員工支付已核准費用的財務交易。
- 報告與分析︰從費用資料產生深度解析，用於預算控制、稅務和策略規劃。
- 起始費用報告公司間事件︰當費用報告明細的公司與標頭公司不同時起始。它將公司間費用明細傳送給關係組織中適當的利害關係人以供核准。如果公司間核准者拒絕這些明細，則會拒絕整份費用報告
先決條件
在成功處理費用報告之前，必須具備以下幾個基本元素︰
- 正職員工設定︰必須使用有效的銀行資訊在人資/薪資系統中註冊正職員工，才能進行報銷。
- 費用政策定義︰必須制定明確的書面費用政策，並傳達給所有正職員工，詳列允許的費用、限額和必要文件。
- 費用項目︰必須建立和配置費用項目，並完成費用報告設定，包括報銷的付款方式選擇規則。
- 系統存取權︰所有相關人員，包括正職員工、經理人員和財務團隊，都必須有費用管理系統的適當存取權，系統可以是 ERP 模組或專用的費用軟體。
- 預算分配︰相關成本中心或專案需要有足夠的預算分配，才能支付預期費用。
- 收據管理︰正職員工必須知悉並遵守相關要求，必須提交所有費用的原始收據或數位收據。
- 核准階層︰必須在系統內配置核准工作流程和委派權限。
- 公司間處理︰如適用，應配置費用報告的公司間處理，以允許在費用明細中變更公司。
- 安全性︰「費用」和「系統」功能區下的網域。
- 如需「費用」功能區下的網域清單，請參閱「」。 參照︰費用報告事件業務流程的安全網域。
- 在「系統」功能區下配置以下網域︰
- 「業務流程管理」︰提供以下權限︰存取建立和編輯業務流程定義所需的任務。
- 管理︰業務流程定義︰提供以下權限︰管理業務流程的所有方面。
- 管理儀表板︰費用︰提供以下權限︰存取「費用管理」儀表板，此儀表板提供組織費用資料和趨勢的總覽。
- 設定︰用戶設定 - 財務︰提供以下權限︰配置所有 Workday 財務 (包括費用) 的全用戶設定。
流程起始者
當使用者成功將費用報告送交審核時，「費用報告事件」業務流程即起始。可透過以下方式完成︰
- 正職員工︰員工可自行起始費用報告。
- 費用資料輸入專員或行政人員。
- 受委派人︰員工可將費用報告的建立委派給其他人，例如行政助理。
- Web 服務︰Submit_Expense_ReportWeb 服務可用於從外部系統建立和提交費用報告。這也適用於非員工和應徵者。
- 專案完成︰特定專案的所有相關費用可能都必須在完成時進行調節並提交。
限制
費用報告事件業務流程的常見限制包括︰
- 保單模糊不清︰費用政策不明確或過時，可能導致頻繁遭拒和混淆。
- 手動輸入資料錯誤︰依賴手動輸入會增加發生錯誤的風險，需要更長的更正週期。
- 缺少收據合規︰缺少收據或收據不充分是造成延遲和未報銷的常見原因。
- 核准瓶頸︰經理人員或財務人員核准的延遲可能會使正職員工受挫並影響現金流。
- 系統整合問題︰費用管理、會計和薪資系統之間若整合不佳，可能會導致調節問題。
- 舞弊風險︰如果沒有健全的控制措施，就會有發生舞弊費用報銷的風險。
- 行動裝置輔助工具︰提交費用缺乏使用者友好型的行動裝置介面，可能會影響及時提交費用。
- 日記帳明細關聯︰Workday 在標頭層級 (而非明細層級) 將日記帳分錄連結至費用報告，從而避免在標準報告中直接追踪特定日記帳明細回其對應的費用報告明細。
- 更正限制︰您無法對已核准的費用報告使用「更正」動作，如果︰
- 已付款且已啟用 Worktag 平衡。
- 與狀態為「已可計費」的專案計費交易相關聯。
- 費用稅務詳細資料包含在尚未取消的稅務申報中。
- 取消︰業務流程一旦起始後即無法取消或撤回。如果安全性允許，您可以取消費用報告，但無法取消進行中的業務流程實例。
- 組織定義︰「費用報告事件」的業務流程定義只能以公司、公司階層或督導組織為基礎。不支援以成本中心為依據的定義。
- 新增核准者功能︰「新增核准者」選項不適用於使用「傳回費用明細」動作的步驟。
- 受委派人可檢視性︰當受委派人代表其他使用者 (被委派者) 行事時，他們無法在費用報告上看到「業務流程」分頁來檢查核准狀態。
- 草稿狀態 - 透過整合︰使用Submit_Expense_ReportWeb 服務時，沒有可將費用報告以草稿狀態儲存的參數。如果資料有效，則會自動起始業務流程。
通用業務流程工作流程和基準
典型的「費用報告事件」工作流程通常遵循以下一般模式︰
- 建立/起始︰正職員工提交費用報告。
- 檢閱︰可在核准步驟之前或之後，通常在最終處理之前。報告會傳送給中央團隊，例如費用合作夥伴或稽核人員。檢閱者可在傳送報告前直接更正報告。他們也可以將其退還給正職員工。
- 「核准」︰可以在檢閱步驟之前或之後。報告已傳送給一或多位核准者。例如︰經理人員、財務部門。
費用報告的核准工作流程可能很簡單，也可能很複雜，具體取決於組織的政策、核准限制和稽核要求。
路徑 1︰簡單核准
這是最直接的工作流程，較小型的組織通常用於處理低於特定限額的費用。
路徑 2︰手動推進的簡易核准
對於小型組織，這是另一個直接的工作流程。低於特定限額的費用將手動推進。
路徑 3︰階層與稽核核准
這是一種非常常見的模式，包括在經理人員核准後，財務或稽核部門通常會依據特定條件進行輔助審查。
路徑 4︰複雜專案型多層級核准
此工作流程適用於需要由多個角色核准的費用，例如專案經理人員和成本中心經理人員。根據總金額，可能還需要其他核准等級。
路徑 5︰具有延遲檢閱的綜合體
此工作流程適用於需要多個角色核准費用的情況，例如專案經理人員和成本中心經理人員。檢閱流程發生延遲，且根據費用總金額可能有多個核准等級。
路徑 6︰延遲核准的綜合大樓
此工作流程適用於需要多個角色核准費用的情況，例如專案經理人員和成本中心經理人員。核准流程有延遲，且根據費用總金額可能有多個核准等級
工作流程步驟
以下是「費用報告事件」業務流程中的一些常見步驟類型及其特徵︰
- 起始
- 步驟順序︰通常是第一步。
- 群組︰執行者為正職員工、約僱人員 (限本人) 或資料輸入專員。
- 安全網域︰角色型安全群組應有權存取的安全網域︰
- 正職員工/約僱人員 (限本人︰) 存取以下權限︰自助服務︰費用報告、自助服務︰費用報告附件和自助服務收料單附件。
- 資料輸入專員︰存取「Process: Expense Reports」網域的「檢視和修改」權限，讓資料輸入專員能夠代替其他人建立和提交費用報告。
- 指定︰
- 表單定義︰哪些欄位可見且為必填欄位 (例如︰費用日期、金額、種類、說明、附件)。
- 資料驗證規則︰用於確保資料完整性的規則 (例如︰金額必須為數字、日期必須在有效範圍內)。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰提供使用者友好型的介面。允許使用者儲存草稿。包含所需文件的明確指引，例如收據。
- 使用個案︰正職員工自行提交費用報告，或管理者代替其他正職員工提交費用報告。
- 範例︰正職員工登入系統，填寫費用報告表，附加收據，然後按一下提交。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰保持表單簡潔。提供明確的指示和錯誤訊息。使用下拉清單輸入一致的資料。
- 使用案例︰新增條件規則，以根據先前的選擇啟用或停用欄位。例如，只有在您選取「里程」種類時，才會顯示「里程」欄位。自動填入欄位範例︰正職員工 ID。
- 例如，若您的費用種類為「差旅」，則必須填寫「差旅日期」和「目的地」欄位。在此步驟中新增規則︰IF ExpenseCategory = Travel THEN REQUIRE TravelDates, Destination
- 動作
- 步驟順序︰通常在第一步之後。
- 群組︰執行者為經理人員、費用夥伴、專案經理或自訂角色。
- 安全網域︰角色型安全群組應有權存取的安全網域︰
- 經理人員/費用合作夥伴/專案經理︰流程︰費用報告 - 取消、流程︰費用報告 -變更、流程︰費用報告 - 其他、處理費用報告 - 檢視、流程︰費用報告工作區。
- 請指定︰選取要執行的特定動作。常見動作包括︰
- 核准費用報告︰允許被指派的角色核准、拒絕或傳回整份費用報告。
- 核准費用報告 - 傳回明細︰允許被指派的角色核准或拒絕整份報告，或在核准其余明細時傳回個別明細以供更正。
- 起始費用報告公司間事件︰觸發公司間費用核准的子業務流程。
- 檢閱費用報告︰允許被指派的角色編輯、核准、拒絕或傳回整份費用報告。
- 檢閱費用報告 - 傳回明細︰允許被指派的角色編輯費用報告、核准或拒絕整份報告，或傳回個別明細以供更正，同時核准其余明細。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰
- 使用明細層級傳回進行精細控制︰對於經常在大額費用報告上發現小錯誤的角色，請使用「核准費用報告 - 傳回明細」或「檢閱費用報告 - 傳回明細」步驟選項。如此一來，整份報告都不會因為某一項不正確的明細而造成延遲，並能簡化正職員工的報銷流程。這可讓核准者在核准報告的其餘部分時，傳回個別明細進行更正。此做法可避免因小錯誤導致整個費用報告的報銷延遲。
- 新增核准者限制︰當您將動作步驟與「傳回明細」功能一起使用時，執行該步驟的使用者將無法使用「新增核准者」功能。如果特殊核准是流程的重要組成部分，請考慮改用標準核准步驟。
- 維護報告編輯後的財務監督︰如果包含可讓檢閱人員變更金額的「檢閱費用報告」步驟，請考慮在其之後新增一個供正職員工經理人員使用的後續核准步驟。這可確保在流程完成前，負責預算的經理人員對更新後的金額給予最終核准。
- 使用自動核准簡化已更正報告的工作流程︰為加快最終核准速度，請在您的核准步驟中配置進階路由，避免在經理人員核准費用報告並傳回單一明細後，將報告多次路由給同一經理人員。以排除先前的核准者。範例︰新增兩個連續核准步驟。經理人員的第一個步驟︰在「動作」步驟中選取「核准費用報告 - 傳回明細」。然後在成本中心經理人員的第二個步驟中，新增一個標準核准步驟，在該步驟中將進階路由規則配置為排除先前的核准者。
- 管理公司間交易︰當費用明細包含的公司與費用報告標頭中的公司不同時，請在「動作」步驟中新增「起始費用報告公司間事件」子流程以供核准。這可確保關係組織公司的核准者會收到核准任務，僅審查該公司間明細項目。明細獲得核准後，主要業務流程將繼續進行，以確保會計處理正確無誤。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰
- 全面測試您的條件規則，確保其評估正確無誤。
- 避免難以維護的過於復雜的規則。
- 當使用者不只需要核准或拒絕時，請使用動作步驟，例如編輯費用報告或傳回個別明細。
- 請注意，使用「傳回明細」動作的步驟無法使用「新增核准者」功能。
- 使用案例︰
- 使用費用夥伴的「檢閱費用報告」步驟，允許他們在送交最終核准前更正任何錯誤。
- 根據風險評分將費用報告送交審核。範例︰新增風險評分 > 60 且風險評分 <= 0 的條件規則。
- 僅當費用報告總額超過特定限額時，才轉給特定的核准者。範例︰新增「費用報告總金額」> 500 的條件規則
- 如果費用報告僅包含特定類型的費用 (例如︰里程)，請略過檢閱步驟。
- 僅當費用報告包含可回收稅額時，才觸發稅務審查。
- 核准
- 步驟順序︰通常在資料輸入之後。多個核准步驟可依序或併行執行。
- 群組︰由經理人員、部門主管、專案經理、財務核准人員、人資夥伴執行，例如派駐外地費用。
- 安全網域︰角色型安全群組應有權存取的安全網域︰
- 經理/部門主管/專案經理/財務核准者/人力資源︰流程︰費用報告 - 取消、流程︰費用報告 - 變更、流程︰費用報告 - 核心、流程︰費用報告 - 其他、處理費用報告 - 檢視、流程︰ 「費用報告工作區」網域
- 請指定︰選取要執行的特定動作。常見動作包括︰
- 核准機構︰根據金額、費用類型、部門或專案，定義可核准的人員。
- 重新指派選項︰能夠將核准重新指派給其他人。
- 委派規則︰允許核准者委派其核准權限。
- 核准/拒絕動作︰核准、拒絕、傳回更正。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰
- 為核准者提供待核准項目的清晰儀表板。允許提供備註和理由以供核准或拒絕。設定服務水平協議 (SLA) 的核准時間。
- 當使用者只需核准、拒絕或傳回整份費用報告時，請使用「核准」步驟類型。
- 如果您需要新增特殊核准者的功能，請使用「核准」步驟類型。
- 使用案例︰
- 經理人員檢閱正職員工的費用報告，確認是否符合公司政策和預算。財務部門會審查其法規遵循和正確的費用代碼。
- 用於高額費用報告的多層級核准流程。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰
- 清楚定義核准階層和限值。為核准者提供所有必要資訊，包括報告詳細資料、附加的收據。
- 利用進階路由中的「排除先前的核准者」選項，讓使用者不必多次核准同一份費用報告。
- 使用核准鏈傳送至多個管理層級。
- 依據成本中心或費用報告上的其他 Worktag 傳送給特定核准者。
- 使用個案︰根據費用金額、費用類型或專案代碼，轉給特定核准者。金額低於特定限額時略過核准。範例︰若費用 > $1000 的費用在經理人員核准後傳送給部門主管，請設定以下條件︰IF TotalExpenseAmount > 1000 THEN NEXT_STEP = DepartmentHeadApproval
- 合併核准步驟
- 順序︰通常在第一步之後。範例︰「b」、「c」、「d」。
- 群組︰由多位專案經理執行，他們可能需要核准同一份費用報告上的不同明細。
- 安全網域︰角色型安全群組應有權存取的安全網域︰
- 專案經理人員︰流程︰費用報告 - 取消、流程︰費用報告 - 變更、流程︰費用報告 - 核心、流程︰費用報告 - 其他、處理費用報告 - 檢視、流程︰費用報告工作區。
- 請指定︰「」不適用於「合併核准」步驟類型。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰確保您已為專案指派適當的角色，以便正確傳送核准。
- 使用案例︰費用報告包含計入三個不同專案的費用明細。「合併核准」步驟會將費用報告同時傳送給所有三個專案經理人員。只有在三者都核准其各自的明細後，才會繼續進行業務流程。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰當您有多位核准者需要核准同一交易的不同部分時，請使用此步驟類型。
- 使用案例︰如果費用報告包含專案相關費用，則起始合併核准步驟。例如，若要在有專案 Worktag 的情況下將其路由至專案經理人員，請設定以下條件︰Project on Expense Report Line is not empty
- 檢閱
- 這是動作步驟。您可以在指定欄中選取其中一個考核選項。
- 訂單︰可先於或後於核准步驟 (通常在最終處理之前)。
- 群組︰執行者︰財務審查人員、稽核員、法規遵循主任。
- 安全網域︰角色型安全群組應有權存取的安全網域︰
- 財務審查人員/法規遵循主任︰流程︰費用報告 - 取消、流程︰費用報告 - 變更、流程︰費用報告 - 核心、流程︰費用報告 - 其他、處理費用報告 - 檢視、流程︰費用報告工作區。
- 稽核者︰流程︰「費用報告工作區」，流程︰「費用報告 - 報告」網域。
- 指定︰
- 檢閱費用報告 ︰允許使用者編輯、核准、拒絕或傳回整份費用報告。
- 檢閱費用報告 - 傳回明細︰提供上述所有功能，但也允許使用者傳回
- 檢查清單定義︰要驗證的預先定義項目。範例︰所有項目的有效收據、更正費用代碼、政策法規遵循。
- 標幟差異︰能夠標記項目以供進一步調查。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰提供明確的法規遵循狀態指標。允許在檢閱期間使用附註和註解。
- 使用案例︰
- 財務部門正在驗證所有收據是否與提報的費用相符。
- 內部稽核人員對已處理報告執行範例稽核。
- 範例︰財務文員在付款前會檢閱所有已核准的費用報告。他們會交叉參照收料單與明細項目，確保使用正確的總分類帳代碼和成本中心，並驗證政策遵循情況。如果發現問題，他們可能會將報告傳回給正職員工或核准者以進行說明。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰
- 定義明確的考核條件。提供工具，方便您將提交的資料與政策進行比較。
- 對經理人員使用「核准費用報告 - 傳回明細」步驟，允許他們核准費用報告的大部分內容，同時傳回有問題的單項明細以供更正。
- 使用費用夥伴的「檢閱費用報告」步驟，允許他們在送交最終核准前更正任何錯誤。
- 使用案例︰如果存在特定費用種類 (例如高風險種類)，則起始詳細審查。當任何明細項目的「附加收料單」為否時，若要標幟由財務審查人員手動檢閱，請設定以下條件︰IF ANY LineItem.ReceiptAttached == "No" THEN FLAG_FOR_REVIEW = FinanceReviewer.
- 完成
- 此步驟表示主要工作流程已完成。完成步驟執行後，費用報告即被視為完全核准，且後續步驟 (例如整合、封存或通知) 可在不中斷核心流程的情況下執行。檢閱步驟，並確認哪一個步驟應代表最終的必要動作，使費用報告視為已核准。這通常是序列中的最後核准步驟。在網格中找到此步驟的列，然後從該步驟的相關動作功能表，選取業務流程 > 設為完成。一個業務流程只能有一個完成步驟。如果另一個步驟已標示為完成步驟，Workday 會自動取消勾選，並將名稱套用到您剛選取的步驟。
整合
「整合」涉及在費用管理系統和其他企業系統之間無縫傳輸資料，以確保資料的一致性和效率。
- 步驟順序︰整合可發生在工作流程內的多個步驟。此步驟通常發生在所有核准之後、流程完成之前。
- 群組︰由系統執行，您必須指派預先配置的整合系統使用者 (ISU)，該使用者俱有執行整合所需的安全權限。
- 請指定︰選取要執行的特定整合系統。這可能是預先建立的 Workday 連接器，例如用於公司卡供應商的連接器，也可能是使用 Workday Studio、Enterprise Interface Builder (EIB) 或 Core 連接器的自訂整合。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰
- 請將整合步驟置於業務流程中的適當位置。例如，如果您要將資料傳送至支付系統，則應在完成所有核准後執行整合。
- 使用整合參數中的在執行階段決定值選項，將資料從業務流程傳遞至整合。這會使整合更具動態性和可重複使用性。
- 確保整合系統使用者對整合需要存取的資料具有必要的安全權限。
- 將費用種類準確對應至總分類帳 (GL) 科目。
- 使用 API 實作即時或排程批次整合。
- 在將整合部署到正式環境之前，請先在沙箱環境中全面測試您的整合。
- 使用案例︰
- 傳送資料至下游系統︰在費用報告完全核准後，您可以使用整合步驟將資料傳送至下游系統，例如用於報告的資料倉庫、差旅預訂系統或專案管理工具。
- 起始付款流程︰如果您使用外部系統進行付款，則可使用整合步驟將已核准的費用報告資料傳送至該系統，以起始付款流程。
- 封存資料︰您可以使用整合，將費用報告及其附件的副本傳送至外部封存系統，以便長期儲存。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰
- 使用條件規則可防止整合在不必要的情況下執行，這可以改善整合日誌中的效能並減少干擾。
- 條件規則的名稱應使用清楚明了的描述性名稱，讓業務流程更易於理解和維護。
- 使用案例︰在特定情況下起始整合，例如︰
- 費用報告已核准付款，或包含將資料過帳至外部專案管理系統的整合的特定專案 Worktag。
- 只有當費用報告適用於特定公司或區域時，才能與下游系統整合。
- 僅當費用報告總計超過特定金額時，才執行與外部系統的整合以進行稽核。
- 根據報告上費用項目的類型觸發特定整合。
- 預算系統整合︰根據已核准的費用更新預算消耗。
- 信用卡整合︰Workday 可與 AMEX、萬事達卡和 Visa 卡等供應商整合，直接匯入信用卡交易，供員工隨後將其新增至費用報告。
- HR 系統整合︰同步正職員工資料 (例如︰新進人員、離職、直屬員工)，以確保核准工作流程正確無誤。
- 薪資整合︰如果費用是透過薪資報銷，則與薪資系統整合。
- 範例︰
- 費用報告經財務核准後，系統會自動在 ERP 的總分類帳模組中建立日記帳分錄。
- 使用第三方差旅預訂工具的組織，會透過「匯入差旅預訂記錄」Web 服務，將預訂資料傳送至 Workday，讓正職員工可以使用差旅記錄來建立費用報告。
通知
系統通知
系統通知是 Workday 針對業務流程事件產生的預設提醒。您可以在業務流程的
「通知」
分頁中檢視所有系統通知。Workday 允許停用特定通知，但通常最好在使用者層級管理通知喜好設定，或使用自訂通知設定更有針對性的提醒。請參閱 「配置業務流程系統通知」。
全域通知設定可在
「編輯用戶設定 - 通知」
任務中管理。自訂通知
您可以建立可在業務流程的任何步驟起始的自訂通知，以提醒使用者有關事件、必要動作或狀態變更。若要建立通知，請導覽至業務流程定義中的相應步驟，然後從該步驟的相關動作功能表，選取 。請參閱 「建立自訂通知」。
- 準則和最佳做法︰
- 內容明確且可執行︰主旨應為直接內容 (例如︰「必須執行動作︰核准費用報告」)。內文應清楚說明發生了什麼事，以及收件者接下來需要做什麼。
- 鎖定正確的目標受眾︰僅傳送通知給需要資訊的角色。通知使用者過多會導致他們忽略所有提醒。使用特定安全群組，而不是廣泛使用的安全群組。
- 使用動態欄位︰包含費用報告 ID、總金額和員工等相關資料，以提供環境定義，讓使用者不必點選進入任務即可了解要求。
- 避免通知疲勞︰不要為每個步驟配置通知。專注於關鍵事件︰提交、傳回、最終核准和例外。
- 依例外管理︰使用條件規則來觸發例外個案的通知，例如超過特定金額的報告、等候核准超過幾天的報告，或缺少收據的報告。
- 使用案例︰
- 情境 1︰使用者提交了一份高值的費用報告。您想要立即提醒成本中心經理和財務部門。例如，在經理人員的核准步驟上，新增一則通知，其中包含一個條件規則，該條件規則會檢查費用報告總金額是否 > $10,000。請指定收受方的成本中心經理、財務夥伴。
- 情境 2︰經理人員將費用報告傳回給正職員工更正。您想要提醒正職員工。範例︰在核准或檢閱步驟中，配置「傳回」動作的通知。請指定收件者的起始者。
- 情境 3︰正職員工想要在其費用報告完全核准且處於待付款狀態時收到確認。範例︰在業務流程的最後一個步驟中，新增可觸發「進入」的通知。請指定收件者的起始者。
問題與解決方案
問題 | 解決方案 |
|---|---|
未傳送通知。 | 1.檢查業務流程定義︰確認已在正確的步驟中配置通知，並將通知標示為作用中。 2.驗證步驟執行︰檢查異動的業務流程記錄。通知中略過的步驟是否是因為某個條件規則？如果步驟未執行，則通知也不會執行。 3.檢查通知條件︰通知本身是否有未符合的條件規則？ 4.檢查收件者的基本資料︰如果要傳送電子郵件，請確認目標收件者的 Workday 基本資料中有有效的工作電子郵件地址。 |
通知已傳送給錯誤的人員。 | 1.檢閱收件者配置︰在業務流程定義中，勾選通知的收件 者 欄位。是否配置了正確的安全群組 (例如︰經理人員、起始者、成本中心經理)？2.檢查角色指派︰驗證錯誤收到通知的人員的角色指派。收件者安全群組可能無意中包含在內。例如，是否因某種原因仍將員工的前任經理指派為經理？ |
通知缺少資訊或包含空白欄位。 | 1.檢查動態欄位︰編輯通知文字，並確保針對要顯示的資料使用系統提供的正確欄位。 2.驗證資料時序︰在通知觸發時，資料必須存在於業務物件中。例如，您不能在核准步驟完成前觸發的通知中包含[Approver's Name]，因為該值為空白。 |