跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2025-01-24
概念︰業務流程管理

概念︰業務流程管理

取消並撤回

對於多個業務流程，Workday 可讓您︰
  • 取消進行中的流程
  • 撤回超過完成步驟的變更。
您可以取消某些做為子流程起始的業務流程，而不必取消父系業務流程。若要確定您是否可以取消特定業務流程，請存取
「業務流程配置選項」
 報告。
取消時︰
  • 整體業務流程 Workday 會略過子流程，無論其狀態為何，並取消任何已完成的子流程。
  • 子流程本身就是一個子流程，Workday 會略過子流程，而不會取消父系業務流程。
  • 父系業務流程完成後的必要子流程，Workday 仍會完成業務流程。
當您撤回包含子流程的業務流程時，Workday 會撤回該業務流程配置中的所有動作。例如，當您撤回包含單次給付的離職時，Workday 會同時撤回離職和給付。
您可以個別撤回某些子流程，而不必撤回父系業務流程。
在單一業務流程上，您可以存取以下項目的相關動作功能表︰
  • 進行中的業務流程，以將其取消。
  • 已完成業務流程，可將其撤回。
您也可以透過下列任務，大量取消或撤回業務流程︰
  • 整批取消業務流程
    ︰當業務流程包含子流程時，您可以個別取消子流程，也可以取消父系業務流程。
  • 整批撤回業務流程
    ︰此任務上的
    「EIB 載入的業務流程」
     提示會顯示 EIB 載入的整合事件，您至少可在其中撤回 1 個業務流程事件。當您選取
    「在日期範圍內，依整合系統」
     或
    「在日期範圍內，所有整合系統」
     提示選項時，Workday 建議您限制日期範圍。
對於取消或撤回的每個業務流程，您都可以停止通知。取消或撤回業務流程的動作無法復原。
Workday 會建立稽核軌跡，記錄撤回和取消動作。您可以將自訂通知和警示通知配置為在以下情況觸發︰
  • 撤回動作
  • 更正業務流程。
範例︰Logan McNeil 起始的
「僱用」
 業務流程包含下列子流程︰
  • 建議薪酬
  • 申請單次給付
業務流程管理者將
「僱用」
 業務流程配置為需要這兩個子流程，而
「要求單次給付」
 子流程是僱用的
「完成」
 步驟。
當
「建議薪酬」
 步驟正在進行中，且 Logan 僅取消
「要求單次給付」
 步驟時，Workday 會︰
  • 將
    「申請單次給付」
     步驟的狀態變更為
    「已手動略過」
    。
  • 完成
    「僱用」
     業務流程。

整批取消檢閱文件步驟

您可以使用
整批取消檢閱文件步驟
 任務，以整批動作的形式取消
檢閱文件
 步驟。您可以在狀態為以下各項的業務流程中取消
「檢閱文件」
 步驟︰
  • 進行中
  • 順利完成
範例︰您想要取消在
「到職」
 業務流程中指派給員工的未完成
檢閱文件
 步驟。當
到職
 業務流程順利完成時，取消剩餘的
「檢閱文件」
 步驟的唯一方法是使用「
整批取消審查文件步驟」
 任務。
您一次可取消的
「檢閱文件
 」步驟數上限為 2,000 個。

手動前進

您可以手動將業務流程推進至下一步或結束，以免延遲業務流程。範例︰有任務正在等候無法使用的核准者。為防止業務流程出現延遲，請手動將業務流程推進至下一步。
您必須屬於可在業務流程安全性原則的「
誰能對整個業務流程執行動作」
 區段中存取
「手動推進」
 動作的安全群組。 具有此存取權的使用者可以起始「
整批推進業務流程」
 任務，但只能處理與其安全群組允許的業務流程類型相符的交易。 若要確定您是否可以手動推進業務流程，請存取
「業務流程配置選項」
 報告。
您可以使用
「整批推進業務流程」
 任務來整批推進業務流程。當您使用任務推進超過 10 個業務流程事件時，Workday 會在背景執行任務。 如果您對
整批推進業務流程
 任務套用篩選條件並按一下
全選
，則選取的項目會包含所有項目，而不僅僅是篩選後的清單。對於業務流程中需要詳細篩選的大量異動，Workday 建議您使用「
整批作業管理
 (MOM)」任務而非
「整批推進業務流程」
 任務，以避免出現篩選問題。
您可以編輯業務流程定義，以在手動推進業務流程時停用系統通知。
當您在
「編輯用戶設定 - 業務流程」
 任務中啟用
「啟用推進未指派的任務」
 核取方塊時，您可以透過以下方式推進業務流程內未指派的步驟︰
  • 推進業務流程
     整批作業管理類型。
  • 「手動推進」
     相關動作 (從業務流程事件的相關動作功能表中選取
    手動推進
    業務流程
     。)
  • 整批推進業務流程
     任務
您可以前進︰
  • 來自待重新指派的未指派步驟。
  • 經過一個未指派的步驟和多個後續未指派的步驟。
  • 完成一個未指派步驟的業務流程，並在處理進展期間產生重新指派。
當事件傳回給未指派的步驟時，該步驟將變為未指派。傳回期間，
收件人
 提示會顯示
未指派
 做為步驟名稱的字首。範例︰
未指派 - 完成問卷
。當 Workday 完成未指派的步驟時，「
完整流程記錄」
 上的
「流程記錄」
 分頁會顯示以下狀態︰
  • 針對未指派的步驟
    手動進階
  • 已針對重新指派的事件
    取消
     。
Workday 會將通知傳送至︰
  • 將 1 個或所有事件推進至完成時的業務流程步驟受指派者 (延遲或未指派的步驟除外)。
  • 手動前進時手動前進步驟的受指派者。
取消重新指派的事件時，Workday 不會傳送通知。
您無法手動推進在業務流程定義中標示為
「不要推進」
 的步驟。此功能僅適用於您可指派給安全群組的步驟。您無法指派給安全群組的步驟 (
報告
 步驟除外) 無法標示為
「不要前進」
。 若要確定某個步驟是否已標示為
「請勿前進」
，請參閱業務流程定義中的
「請勿前進」
 核取方塊。

手動傳回

傳回是業務流程動作。執行傳回動作通常表示使用者在「Workday 我的任務」中收到項目，且想要將該項目傳回給先前完成該步驟的人員。範例︰Mike 填寫並提交
「完成問卷」
 步驟。然後，該項目會傳送給邁克的經理人員 Betty 進行審查和核准。Betty 在「我的任務」中收到待核准的項目。她沒有核准該項目，而是將其傳回給邁克進行更正。
即使步驟未指派給您，您也可以隨時手動傳回業務流程。
您無法傳回所有業務流程。若要確定您是否可以手動傳回業務流程，請存取
「業務流程配置選項」
 報告。
您必須屬於可在業務流程安全性原則的「
誰能對整個業務流程執行動作」
 區段中存取
「手動傳回」
 動作的安全群組。
若要一次手動傳回大量動作事件，您可以執行
傳回業務流程
 企業介面建置器 (EIB)。您必須具有執行 EIB 的權限和業務流程安全性原則的權限，才能針對該業務流程類型的事件執行此動作。對於此 EIB 中允許手動傳回的每個事件，Workday 都會將該事件傳回至允許此動作的業務流程已完成步驟。當您處於以下
起始
 步驟時︰
  • 子流程，您可以將事件傳回。
  • 父系業務流程，您無法將事件傳回。
Workday 建議您在嘗試大量傳回之前，先在用戶中手動傳回範例事件。範例事件應與您要傳回的其他事件來自相同的業務流程定義。
您可以從業務流程事件的相關動作功能表存取
手動傳回
 任務。當業務流程事件的狀態為︰
  • 進行中的
    「傳回至」
     提示會顯示先前的所有步驟，您通常會在業務流程工具列的
    「傳回」
     提示中看到這些步驟。如果您在一個步驟上配置了多個安全群組，而您手動推進步驟，但隨後又手動將其傳回手動推進的位置，Workday 會在提示中顯示該步驟的所有等候處理人員。範例︰
    先前等候處理的人員 (4)︰(Dawn Myers、Logan McNeil、Betty Liu、Steve Morgan) - 完成經理人員評估
    。當您選取提示選項時，Workday 會將步驟傳回給先前所有等候處理的人員。
  • 「完成
    」「
    傳回至」
     提示只會顯示允許
    「完成時由管理者手動傳回」事件的
    先前步驟。
當您嘗試手動將業務流程傳回至您配置為與另一個步驟並行執行的步驟，且︰
  • 這兩個步驟都是
    「進行中」
    ，您無法手動將業務流程傳回至任一併行步驟。
  • 如果有 1 個步驟為
    「進行中」
    ，而另一個步驟為
    「已完成」
    ，您可以手動將業務流程傳回至
    「進行中」
     步驟。
  • 這兩個步驟都已
    完成
    ，您可以手動將業務流程傳回至任一併行步驟。
當您傳回業務流程事件時，流程記錄會顯示狀態為
「手動傳回」
 的步驟。
當您配置要從「我的任務」排除的
動作
、
核准
或
待辦事項
 步驟，並將步驟傳回至排除的步驟時，該步驟不會顯示在我的任務中。您仍然可以使用
「待我處理的業務流程交易」
 報告，從排除的步驟傳回步驟。
業務流程管理者可使用以下項目，重新指派排除的步驟︰
  • 在
    「整批作業管理」
     任務中
    重新指派「業務流程步驟」
     整批作業類型。
  • 來自事件的
    「業務流程
    重新指派此任務」
     相關動作。
  • 重新指派業務流程步驟
     Web 服務。
您無法使用
「重新指派任務」
 任務來重新指派排除的步驟。
當您將事件傳回給具有未來業務流程且員工類型變更的員工 (例如從約僱人員變更為正職員工) 時，Workday 會將事件傳回給指派的員工。步驟並未取消指派。
範例︰James 是約僱人員，其合約於 2023-09-10 結束。公司已提交業務流程，以僱用他為正職員工。僱用流程完成並於 2023-09-15 生效，他的角色變更為正職員工。2023-09-08，James 提交了 I-9 表。2023 年 9 月 14 日，一位 HR 合作夥伴將 I-9 表傳回給詹姆士進行更正。他在 2023-09-15 收到傳回的任務。

重新指派未指派的任務

當指定的安全群組不包含使用者，或僅包含停用 Workday 帳戶的使用者時，任務就會變成未指派的任務。範例︰如果步驟受到
「正職員工身分」
 安全群組的保護，但指派的使用者有未來的僱用日期，則該任務未指派。如果指派使用者的 Workday 帳戶已停用、到期或鎖定，或者指派的使用者沒有使用者 ID 和密碼，且無法存取 Workday 以查看通知或完成指派的步驟，也可以取消指派任務。
「未指派的任務」
 報告會顯示問題所在的步驟。
業務流程管理者可將未指派的任務重新指派給員工或所需安全群組中的關係組織角色擁有者。當任務變為未指派狀態時，Workday 會向所有對
「業務流程管理」
 網域具有
「檢視」
 和
「修改」
 權限的安全群組成員發送電子郵件通知。
您可以從
我的任務
中重新指派未指派的任務。在
「未指派的任務」
 項目上，您可以重新指派︰
  • 在
    「重新指派
     對象」提示中選取人員，即可取得單一未指派的任務。
  • 按一下
    檢視未指派的任務，即可完成
    多個未指派的任務。這可讓您篩选和檢視其他未指派的業務流程任務。我們建議您依業務流程、日期範圍或兩者來篩選未指派的任務清單。套用篩選條件後，您可以在
    「未指派的業務流程步驟稽核」
     報告上重新指派步驟。
在
「未指派的任務」
 項目中，您也可以按一下齒輪圖示下方的「
檢視詳細資料」
。當您在網格中按一下
「重新指派」
 按鈕時，Workday 會顯示
「未指派的任務」
 報告，您可以在其中重新指派一個或多個未指派的任務。
您也可以存取
「未指派的任務」
 報告，重新指派未指派的任務。

更正業務流程

只有在業務流程安全性原則指定可更正業務流程實例的安全群組時，您才能更正業務流程。
您可以將 Workday 配置為在更正業務流程時傳送自訂通知和提醒通知。

從業務流程中刪除備註

業務流程管理者可以在業務流程完成之前或之後，從該業務流程移除 1 或多個備註。
從整體業務流程的相關動作功能表 (而不是從業務流程步驟)，選取
「業務流程
移除備註」
。然後，您可以選取要移除的每條備註旁邊的核取方塊，然後按一下
確定
。
同樣地，如果子流程中有備註，您可以將備註移除，做為對子流程的相關動作，而不是從子流程內的個別步驟移除。

停用業務流程定義

若要定義自訂業務流程，您必須將其與業務物件 (通常是組織) 相關聯。然後，即可在該組織內使用業務流程定義。如果組織有階層，Workday 會將所有下層組織連結至該業務流程定義，直到到達連結至不同業務流程定義的下層組織為止。
當您未執行以下操作時，Workday 會使用預設業務流程定義︰
  • 已將業務流程定義與階層中的任何上層督導組織相關聯。
  • 已為督導組織或上層督導組織階層中的其他組織定義自訂業務流程。
當您為特定業務物件 (例如組織) 停用自訂業務流程，然後啟動該業務流程時，Workday 會使用與督導組織相關聯的自訂業務流程。
請確定始終定義了適當的自訂業務流程。
在
「停用業務流程定義」
 任務中，您可以指定要啟用自訂業務流程的業務物件。當您停用所有業務物件的自訂業務流程時，Workday 會將其完全移除，且您無法重新啟用。