建立可追踪結餘的一般休假計畫
可追踪結餘的一般休假計畫可識別增加計畫結餘的應計休假，以及從結餘中扣除的一般休假。可指定用於一般休假申請和應計休假的時間單位。也可指定員工累計和休假時必須符合的預設適用資格規則。可追踪結餘的一般休假計畫可識別期間時間表和計畫結餘期間，並可指定結轉限額。追踪結餘的計畫可將一般休假轉至 Workday Payroll 或 Workday Payroll Interface，以用於薪資計算。
所有一般休假、應計休假和其他與一般休假計畫相關聯的計算值都必須使用相同的時間單位。
- 存取「建立一般休假計畫」任務。
- 輸入名稱，並視需要輸入顯示名稱。使用這些欄位可為管理者識別一般休假計畫，同時為自助服務使用者顯示更有意義的名稱。如果沒有顯示名稱，自助服務使用者會看到一般休假計畫的名稱。
- 選取「依據職位」可依職位職位員工的一般休假。若有計畫的一般休假申請、應計休假或其他一般休假資料，您就無法變更此設定。如果您在「編輯用戶設定 - HCM」任務 (「職位設定選項」欄位) 中為以下其中一種或兩種員工類型，將用戶配置為支援多個職務，則 Workday 會顯示此核取方塊︰
- 約僱人員
- 正職員工
若您未選取「依據職位」，Workday 會將計畫視為以員工為本。如果您在建立或編輯一般休假時選取了「申請一般休假時必須填寫職位」選項，以員工為基礎的計畫中，員工仍可在一般休假申請中輸入職位。對於員工型計畫，Workday 會在套用適用資格和驗證規則時參照員工的主要職位，除非您的規則參照將 Workday 套用至所有職務的計算。如果您選取「依據職位」，則無法將預先載入或依據當日的應計休假用於此一般休假計畫，因為以下服務步驟不支援依據職位的計畫︰- 自動化應計調整
- 整批自動應計休假調整
「申請一般休假時必須填寫職位」選項。員工型一般休假計畫可使用期初載入或基準日期的應計休假。 - 請選取一個期間時間表。期間時間表可定義計畫的應計休假週期 (具有自訂週期的應計休假除外) 和報告期間。參照期間開始或結束日期的計畫適用資格規則也會使用期間時間表。範例︰選取「每月」以計算應計休假，並按月處理和追踪一般休假申請和調整。請勿在一般休假計畫中使用每日期間時間表。Workday 建議您至少選取每週時間表。
- 選取追踪餘額以啟用餘額追踪。
- (選填) 在預設薪資單名稱欄位中，輸入要在薪資單上用於一般休假計畫的名稱 (若與一般休假計畫名稱不同)。此欄位不適應徵薪資介面。
- 請選取時間單位「」。員工可以同時有按時計算和按天計算的計畫，但每個計畫必須使用單一時間單位。所有與一般休假計畫相關聯的一般休假、應計休假、限額和其他計算值都必須使用相同的時間單位。Workday 不會將每小時的值轉換為每日的值，或將每日的值轉換為每小時的值。
- 在餘額分頁上，請參考以下說明︰
選項 說明 結餘期間指定應計休假、一般休假和一般休假計畫結餘的累計結餘 (應計休假減去一般休假)。Workday 提供一般休假計畫所需的大部分結餘期間；不過，如有需要，您可以自行建立。此欄位未設定生效日期。如果您修改結餘期間，Workday 會從您建立一般休假計畫之日起套用新的結餘期間。結餘公開性選取結餘公開性選項，以控制員工、經理人員和管理者是否可以檢視一般休假結餘。也可指定在員工失去計畫適用資格後的可檢視期間︰- 於結餘期間符合資格 (根據基準日期)︰如果員工在結餘期間的任何時間點符合一般休假資格，則顯示結餘。結餘會反映員工為檢視結餘而輸入的基準日期。範例︰結餘期間為 1 月 1 日至 12 月 31 日。Sue 符合資格在 1 月至 3 月期間休一般休假。她可以使用 6 月的基準日期來檢視自己的餘額，但不能使用下一年的 2 月 1 日。
- 於期間內符合資格 (根據基準日期)︰如果員工在包括基準日期在內的期間內任何時間點符合資格，則顯示結餘。範例︰ John 在 1 月 1 日至 31 日的中途失去一般休假適用資格。如果選取 1 月 31 日的基準日期，他就可以查看自己的餘額，但如果選取 2 月 1 日，就無法查看。
- 於期間或過去期間符合資格 (根據基準日期)︰如果員工在基準日期當日或之前符合一般休假資格，則顯示結餘。不再符合資格的員工可以檢視截至其符合資格的最後期間為止的一般休假和應計休假總計。
- 一律不顯示余額。
若要決定是否要追踪並顯示具有間歇性一般休假的一般休假計畫結餘，請考量您是否會使用間歇性一般休假來減少︰- 特殊休假結餘。
- 特殊休假結餘和一般休假計畫。
行事曆顯示選取此項後，將在顯示員工的一般休假結餘時，顯示一般休假計畫名稱和/或一般休假類型名稱。在員工自助服務中隱藏選取此項可對員工隱藏一般休假計畫的結餘。適用於員工不需要查看的結餘，例如陪審義務或喪親之故。允許覆寫請為員工適用的任何期間的開始日期啟用結餘覆寫。您可以使用「維護一般休假計畫覆寫後結餘」任務來配置覆寫值。結餘轉移預設值(選填) 選取當員工因職務變更而失去此計畫的適用資格時，會將 Workday 結餘轉移至哪些一般休假計畫。請參閱「步驟︰轉移一般休假結餘」 。 - 在結轉區段中，請參考以下說明︰
選項 說明 日期指定何時重設休假和應計休假的年初迄今結餘，並結轉剩餘的一般休假計畫結餘︰- 結餘期間開始日期︰在下一個一般休假計畫結餘期間的第一天結轉結餘。通常，當期間時間表與計畫結餘期間的開始日期一致時，適用此選項。
- 範例︰每月期間時間表和 1 月至 12 月結餘期間。
先決條件︰選取「結餘期間」的期間，其期間日期指標應設為以期間結束日期 () 為基準。若要進行驗證，請按一下所選結餘期間的相關動作，預覽詳細資料。 - 結餘期間的第一個期間開始日期︰從計畫的下一個結餘期間中第一個期間的第一天結轉結餘。範例︰跨兩個計畫年度的期間可能會發生一般休假或應計休假。此選項可讓 Workday 更新新年度的餘額。
範例︰結餘期間 (計畫年度) 為 2011 年 1 月 1 日至 12 月 31 日。期間時間表為每兩週一次，且 2011 年 12 月 24 日至 2012 年 1 月 4 日期間跨越 2 個計畫年度。- 如果您選取「結餘期間開始日期」，則會在 2012 年 1 月 1 日結轉。
- 如果您選取結餘期間開始日期的第一個期間，則會在 2011 年 12 月 24 日結轉。
如果兩者在同一天發生，結轉會在應計休假之前進行。限額指定員工可從 1 個結餘期間結轉至下一個結餘期間的單位數上限。範例︰常數值 10 天，或傳回去年結餘 50% 的計算。為確保結轉結餘到期，請輸入一個值。如果員工可以結轉全部結餘，請輸入員工根據應計計畫無法達到的值，例如 999999999 天。在整個 Workday 期間，超過限額的單位數將顯示為「已作廢結轉」。距離到期的時間結轉日期後的天數或月數，結轉單位數就會到期。選取常數值 (例如 15) 或條件計算。- 如果對於任何員工，結轉單位數永不過期，請將此欄位留空。
- 如果結轉單位僅在特定條件下到期，請使用傳回零的條件計算。範例︰
- 全職員工的結轉單位數會在 30 天后到期，但兼職員工的結轉單位數永不過期。定義一項計算，對全職員工傳回 30，對兼職員工傳回 0。
- 2014 年結餘期間的結轉單位永不過期，但自 2015 年結餘期間起，30 天后才會到期。建立一項計算，在 2014 結餘期間傳回 0，並在之後的結餘期間傳回 30 天。
計算到期時間的單位請選取天數或月數，做為衡量到期日的時間單位。範例︰如果結轉單位數在結轉日期 2 個月後到期，請選取︰- 為「距離到期的時間」指定2。
- 時間單位中的月數，到期日。
在計算一般休假計畫結餘的上限時將結轉計入若要在上限計算中包含結轉單位數，請選取此核取方塊。例如，您可以將一般休假計畫配置為結轉 3 個月後到期，且不會強制員工的結餘超出計畫配置。先使用應計一般休假後再使用結轉結餘勾選此核取方塊後，員工的一般休假申請應計入結轉結餘後，才能扣除其應計一般休假。如果未勾選此核取方塊，一般休假申請會先減少結轉結餘，然後再減少應計休假。請使用「維護一般休假計畫結轉覆寫」任務，覆寫個別員工的一般休假計畫定義的結轉規則。請參閱「」。 - 在計算分頁上，選取「一般休假計畫的應計休假給假週期」選項，以指定將應計休假新增至員工計畫結餘的時間︰
- 期間開始︰在減去一般休假之前。適用於期初載入和基準日期的應計休假。與使用「期間結束」時相比，員工通常會較早達到上限，而較晚達到下限。
- 期間結束︰減去一般休假後。對期初載入的應計休假無效。適用於基準日期的應計休假。
- 自訂頻率︰在接下來 3 個欄位中定義的日期新增應計休假。不適用於按基準日期計算的應計休假或期初載入的應計休假。
- 如果您為「一般休假計畫」選取「應計休假給假週期」，請定義頻率。在計算分頁上，請考慮︰
選項 說明 應計休假首日請選取傳回應計休假第一個日期的計算，例如「員工︰僱用日期」或「員工︰一般休假生效日期」，或建立日期計算以傳回此日期。範例︰建立日期增量/減量計算，傳回員工的僱用日期加上 30 天。如果兩者皆為 True，則會在當月的最後一天進行應計休假︰- 僱用日期為當月的 31 號。
- 下個月少於 30 天。
員工仍必須符合排程條件，才能在此日期進行應計休假。應計休假重複週期輸入從第一個應計休假起算的重複時間單位數 (天數或月數)，當發生應計休假時。範例︰如果每個月的應計休假都發生在第一個應計休假日期的周年紀念，則輸入1。應計休假重複時間單位請指定重複間隔為「天」或「月」。 - 在計算分頁上，請考慮︰
選項 說明 一般休假計畫結餘下限控制當員工超出其可用結餘時，給付一般休假長度。選取常數值 (例如 -40 小時或 5 天)，或選取用於定義金額的計算。Workday 會將結餘減少到低於限額的一般休假單位數視為無給薪。例如，休假計畫的下限為 -16 小時。John 使用了他所有的休假時間 (結餘 = 零)，然後又休了 10 個小時。Workday 會為所有 10 小時支付薪資，因為這些時數都在下限範圍內。但是，如果 John 要求額外增加 10 小時，Workday 只會支付其中 6 小時的薪資，並將剩餘的時數視為無給薪工時。您可以使用一般休假驗證規則，防止員工申請無給薪一般休假。輸入零表示當員工將一般休假結餘減為零時，Workday 不應給付一般休假。輸入負值可讓員工在結餘低於零時獲得帶薪一般休假。一般休假計畫結餘上限指定員工可在其一般休假計畫結餘中累計的時數或天數上限。您也可以選取傳回金額的計算。超過限額的結餘金額會在 Workday 頁面和報告上顯示為「已作廢的應計休假時數」。預設每日請假長度選取為此計畫輸入一般休假時要顯示的預設值。如果您選取條件計算，則預設數量是以申請的第一天為基礎。範例︰- 您可以使用傳回員工排定時數的計算，也可以為沒有時間表的員工傳回 8。Jane 輸入了星期一、星期二和星期五的個人一般休假申請。由於她的星期一工作時間為 4 小時，因此申請每天的預設時數為 4 小時。
- 諸如排程員工 - 已排程的班別︰班別時數 (根據基準日期) 無舍入之類的算術計算，可讓您配置動態值，引導員工輸入正確的值。
若要為一般休假定義一個預設數量，以覆寫計畫的預設數量，請使用「建立一般休假」或「編輯一般休假」任務。如果產生的數量符合以下任一條件，Workday 就會產生錯誤︰- 超過驗證值上限。
- 使要求無法通過您定義的其他驗證。
涵蓋的星期別Workday 會自動根據一般休假驗證以及您在此欄位中選取的選項，檢查您選取的日期。您的選擇，以及「限制申請在行事歷中的日期」核取方塊，可控制員工可輸入一般休假的日期。「Workdays (非假日)」和「Workdays (工作時數超過假日時數)」選項會要求您設定假日和工作時間表行事歷。選取「配置涵蓋的天數」選項時，您可以︰- 從包含的天數提示中選取特定天數。Workday 會在員工申請一般休假時將這些天數計算在內。範例︰ Global Modern Services 國際辦公室沒有星期一至五的標準工作週。他們使用此選項將星期日至星期四定義為工作週。
- 指定一般休假可在國定假日使用。請選取「包含假日行事歷中的假日」核取方塊。
使用排程班別選取此項可從 Workday Scheduling 決定工作天數。當員工隸屬於排程組織，且員工申請一般休假的當周有已發布的時間表時，Workday 會使用已發布的時間表，否則 Workday 會考慮在一般休假計畫中使用「包含的天數」配置。當「涵蓋的天數」為「工作日 (非假日)」時，Workday 會使用工作時間表行事歷。雖然 Workday Scheduling 支援多個職位，但您無法在以職位為依據的一般休假計畫中選取此核取方塊。但是，當您在員工型一般休假計畫中選取「使用排程班別」，且有多個職位的員工依據該計畫申請一般休假時，如果該員工在該週擔任任何職位 ()有已發布的時間表 ()，Workday 會阻止這些員工申請工時。在排定工作的日期關閉。在行事曆上將請假日限定為涵蓋的星期別使用「申請休假」和「輸入休假申請」任務時適用︰- 選取此項可將一般休假申請限制在「涵蓋的天數」選項所指定的天數。
- 清除此選項可讓員工輸入任何一天的一般休假。選取「包含所有選取的日期」可包含「涵蓋的日期」選項以外的日期。
- 在「應計休假」分頁上，選取要新增至一般休假計畫結餘的應計休假。此網格可識別所選應計休假的應計休假週期、適用資格規則或上限是否會覆寫計畫規則。
- 在「一般休假」分頁上，將一般休假與「從結餘中扣除」網格中的計畫建立關聯。覆寫核取方塊可指出一般休假的適用資格規則、下限或預設數量與計畫規則不同。一般休假規則會覆寫計畫規則。
- (選用) 在支出的一般休假區段中，請參考以下說明︰
選項 說明 一般休假 - 結餘轉移調整當員工因職務變更而失去適用資格時，Workday 會使用一般休假來建立可抵銷計畫結餘的調整。一般休假 - 離職調整Workday 會使用一般休假建立調整，以便在離職時抵銷計畫結餘。一般休假 - 作廢調整Workday 會使用一般休假來建立調整，以抵銷在一般休假的「作廢選項」分頁上定義的「作廢類型」。 - 在「適用資格」分頁上，請參考以下說明︰
選項 說明 符合計畫適用資格的員工類型指定一般休假計畫是否適用於正職員工、約僱僱人員或所有員工。國家/地區的行政區域選取適用此一般休假計畫的國家/地區或國家/地區的行政區域。此設定可限制 Workday 必須為員工評估的適用資格規則數目。在評估其他適用資格條件之前，它會依國家/地區或國家/地區的行政區域篩選一般休假計畫︰- 以職位為依據的一般休假計畫會評估與每個員工職位相關聯的地點。
- 員工型一般休假計畫會評估與員工主要職位相關聯的地點 ()。
一般休假計畫會評估以期間開始日期或期間結束日期為基準的地點。如果您的國家/地區適用資格規則更具體，則您必須定義其他適用資格規則。例如，員工必須以期間結束日期為基準居住在特定的國家/地區。您可以在「維護一般休假計畫的國家/地區或國家/地區的行政區域適用資格」任務中，為部分或所有一般休假計畫設定國家/地區的行政區域。為所有職位啟用的國家/地區或國家/地區行政區域(選用) 僅適用於員工型一般休假計畫。如果同時在計畫中選取了針對一般休假的「申請一般休假的職位時必須填寫」，Workday 會覆寫此設定。選取此項可讓跨國外派員工為其目前指派選取一般休假計畫。如果您為員工的國家/地區啟用「國家/地區或國家/地區的行政區域」值，則可以選取此選項。範例︰ Marc 在多倫多工作，但要執行一項跨國外派任務，前往中國。他變得符合「中國假日」計畫的資格，但在申請一般休假時無法存取該計畫。管理者已在「國家/地區的行政區域」欄位中啟用「中國假日」計畫。但是，若要讓 Marc 使用「中國休假」計畫，您需要勾選「已為所有職位啟用國家/地區或國家/地區的行政區域」核取方塊。Workday 會自動檢查 Mark 是否符合參與資格的國家/地區或國家/地區的行政區域計畫。員工適用資格選取一般休假計畫的其他適用資格條件。這些適用資格規則應徵您與該計畫相關聯的所有一般休假，除非您為特定的一般休假定義了其他規則。
- 「影響的天數」選項︰行事歷中包含的申請限定天數
- Cinthia 想在星期五和下星期一休特殊休假。在行事歷上，她選取了從星期五到星期一的日期範圍。假期計畫的「涵蓋的天數」選項為平日 (週一至週五)。Workday 會以不同的方式處理一般休假申請，這取決於「將申請限制在行事歷中包含的天數」核取方塊的設定。如果您︰
- 選取後，Workday 會認為 Cinthia 申請的是 2 天的一般休假。
- 如果取消勾選，Workday 會在員工登錄一般休假時顯示「包含所有選取的日期」核取方塊。如果 Cinthia 選取此選項，Workday 會將她的申請一般休假視為 4 天。
- 「影響涵蓋的星期別」選項︰「配置涵蓋的星期別」
- 根據「包含假日行事歷中的假日」核取方塊和「包含的天數」設定，Workday 會以不同的方式處理一般休假申請。當您︰
- 如果選取「包含假日行事歷中的假日」，Workday 只會包含您在「包含的日期」提示中選取的假日日期。
- 清除︰Workday 不會包含您在「包含的天數」提示中選取的假日日。
「包含假日行事歷中的假日」核取方塊。假日是在星期五。但是，由於您僅從「包含的日期」提示中選取了星期六和星期日，因此在處理星期五、星期六和星期日的一般休假申請時，Workday 不會包含星期五。
- 請檢閱「所有一般休假計畫」報告，以驗證一般休假計畫的配置。
- 請執行「評估休假計算」任務，為符合資格的員工驗證計算結果。