步驟︰管理客戶發票建議

建立已可計費的交易。

您可以從可計費交易建立客戶發票建議，以便在開立客戶發票前預覽、調整和檢閱資訊。當您要調整數字或更正錯誤時，建立發票建議後，就不必取消並重新開立發票。將交易新增至發票建議時，您只能從建議開立發票，為這些交易向客戶開立發票。

(選用) 存取「

編輯用戶設定 - 系統」

任務。

您可以允許員工對客戶發票建議新增備註。在活動串設定區段中，從

「所選活動串的物件」

提示中選取客戶發票建議
。

請參閱「參照︰編輯用戶設定 - 系統」。

安全性︰「Customer Central」和「System」功能區中的「Set Up: Tenant Setup - System」
網域。

(選用)編輯業務流程。

配置「客戶發票建議事件」
業務流程和安全原則，以便︰

將客戶發票建議送交審查和核准。

自動開立客戶發票。

設定自訂報告的 Worklet。Worklet 可讓您將自訂報告新增至業務流程的核准步驟。例如，您可以在新發票建議的核准步驟中，新增一份自訂報告，顯示先前發票的相關資訊，以協助您決定是核准還是拒絕該發票建議。

編輯業務流程安全原則。

在「客戶發票建議事件」
業務流程安全原則上︰

將核准者安全群組新增至檢視和核准動作。Workday 會將客戶發票建議轉給您組織中指定的核准者。

如果您打算將「檢閱客戶發票建議」
步驟新增至「客戶發票建議事件」
業務流程，請更新您的安全原則。請參閱步驟以取得詳細資料。

請將「檢閱客戶發票建議」
步驟新增至「客戶發票建議事件」
業務流程。

將發票建議傳送至審查人員的「我的任務」後，審查人員可以編輯發票建議分頁的任何分頁，但只能檢視

發票建議

分頁。如果考核人員有權透過安全原則存取，他們就會看到

「核准」

、

「拒絕」

和

「傳回」

按鈕。

配置業務流程類型︰

存取「客戶發票建議事件」
業務流程類型，然後按一下

編輯原則

。

在業務流程區段的「誰能執行動作步驟」中，新增安全群組，例如「計費專員」
、 「專案經理人員」
和「專案計費專員」
。這會提供以下權限︰存取「檢閱客戶發票建議」
動作步驟。

此外，請為適當的動作新增安全群組，例如「核准」
和「拒絕」
動作。

請存取

「啟用待處理的安全原則變更」

任務，啟用您所做的安全原則變更。

配置業務流程定義︰

存取「客戶發票建議事件」
業務流程定義。

從相關動作中，選取

「業務流程」

「編輯定義」

。

將「檢閱客戶發票建議」
動作步驟新增至工作流程，並為其指派適當的安全群組。

安全性︰

若要編輯

「專案交易」

分頁，審查人員必須具備對建議所有專案的安全存取權，方法是透過以下任一網域的「修改」權限︰ 「流程︰專案計費 - 核心」
或「管理︰可計費專案」
。

若要編輯

「預付款」

分頁，審查人員必須具有「Process: Invoice Proposal - Prepaid Installment」
網域的「修改」權限。

在「客戶發票建議事件」
業務流程中設定「建立客戶發票」
服務步驟。當您核准客戶發票建議時，Workday 會自動開立客戶發票。

請將核准步驟新增至「客戶發票建議事件」
業務流程，並將自訂報告 Worklet 新增至核准步驟。

自訂報告會以 Worklet 的形式內嵌在業務流程核准頁面中。核准者可在核准流程中按一下 Worklet 以開啟自訂報告。如需詳細資料，請參閱「將 Worklet 新增至業務流程」。

(選用) 存取「

建立客戶發票建議」

任務。

在選擇條件區段中，從

專案負責人

提示中選取一個選項，以檢視所選使用者的可計費專案。

當您執行下列操作時，Workday 會自動將預付款分期與其他分期和交易在同一張發票中計費︰

請在合併計費時間表上啟用「

預付款分期與其他交易類型的發票」

核取方塊。

建立客戶發票建議。

安全性︰

「客戶合約」和「專案計費」功能區中的「流程︰計費 - 發票建議
」。

流程︰「專案計費 - 發票建議」功能區中的「專案計費 - 發票建議」
網域。

(選用) 存取「

客戶發票建議工作區」

任務。

在搜尋條件的

「專案階層」

或

「專案負責人」

提示中選取一個選項，即可檢視所選選項的可計費專案。

完成任務時，請參考以下說明︰

選項	說明
搜尋	按一下可變更選擇條件。 Workday 會儲存您的選取項目，並在您每次存取任務時使用。
可計費專案	使用向下探查功能表檢視可計費專案的專案擁有者。
待處理事件狀態	檢視待處理業務流程核准的專案交易和計費時間表狀態。
重新整理	按一下此選項，可將狀態為「已可計費」且符合選擇條件的新交易更新為選取的建議。
開立發票	客戶發票一旦建立後，即無法還原為發票建議。您可以取消發票，使交易變成「已可計費」狀態。然後，您可以建立新建議。
建立發票建議	開啟「建立客戶發票建議」任務。
取消建議	按一下此選項可取消選取的建議，並使交易變成「已可計費」狀態。
列印	按一下可產生所選建議的 PDF 副本。當 PDF 可用時，Workday 會將其顯示在網格的 PDF 欄中。您只能為具有「檢視」存取權的客戶列印建議。