设置时需考虑的事项：包含供应商信息的采购条目
在规划如何配置和使用包含供应商信息的采购条目时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 后续影响和跨产品交互
- 安全性要求和业务流程配置
- 实施前需考虑的问题和限制
如需了解完整的配置详细信息，请参见详细的任务说明。
它是什么
包含供应商信息的采购条目使您能够：
- 使用采办的特定供应商详细信息（例如计量单位 (UOM) 和定价）定义通用采购条目。
- 在采购条目任务中维护供应商目录条目。
- 在采办交易中使用主要供应商信息。
- 根据公司、供应商合同、收件地点和时段为供应商信息配置高级价格规则。
功能优势
在设置包含供应商信息的采购条目时，您可以：
- 合并条目维护数据并尽可能减少数据输入。
- 减少您的业务所需的目录加载量。
- 控制交易的计量单位和定价，以保持一致性。
- 单击按钮以自动输入数据。
用例
角色 | 用例 |
|---|---|
条目管理员 | 在采购条目任务中输入有关订购、签发和库存的条目数据。
条目管理员可以直接在采购条目任务的 “供应商信息” 选项卡中输入采购条目的供应商信息，从而绕过目录加载。 |
请求者 | 对于采购条目中每个唯一的供应商条目，申请人可以在 “搜索目录” 任务中看到一个单独的采购选项。
如果您在“ 维护功能的启用/禁用选择” 报告中选择启用 “职务申请体验统一” 功能，我们会引导您从 “搜索目录” 任务转到 “请购” Worklet 中的目录搜索，以进一步简化请购流程。请参见 在“请购”Worklet 中创建请购。您可以在 “编辑公司采办选项” 任务中控制如何向申请人显示供应商信息。 |
采购员 | 在采购单中，采购员可以选择与所选采购条目关联的供应商信息。 |
存货专员 | 对于定期自动补充交易，存货专员可以选择与所选采购条目关联的即时制订购供应商信息。 |
应付账款专员 | 在发票上，应付账款专员可以选择与所选采购条目关联的供应商信息。 |
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您是否有正在使用的现有供应商目录？ | 在租户级别，您可以允许在采购条目任务中编辑目录条目信息。然后，您可以维护供应商目录，同时还可以在采购条目任务中维护目录条目。
无论您使用采购条目任务还是目录加载任务进行更新，Workday 都会同步目录条目信息。 |
您的公司如何跟踪和选择采办条目的供应商？ | 您可以标记供应商的寻源优先级。Workday 会在有效支出交易中填充主要供应商信息值。对于每个主要和次要供应商，您可以保留供应商接受的订购计量单位、即时制订购计量单位和价格的列表。
对于特价优惠或折扣，您可以使用 “高级定价” 表格，为供应商信息设置其他价格规则。Workday 会优先考虑定义了收件地点的高级定价行，使您能够按地点区分单价和合同寻源。 当您选择“基于转换系数计算价格”选项时，Workday 会使用已配置计量单位的任何预约定价行。如果您不选择此选项，Workday 仅使用具有默认计量单位的行。 如果您创建请购时使用的收件地址与高级定价网格中的收件地址不同，则 Workday 不会默认使用供应商合同。仅当收件地址与您在请购中选择的地址匹配时，Workday 才会默认使用此地址。 如果您选择了首选供应商合同，则 Workday 将使用按收件地点的高级定价。 |
您的公司如何请购？ | 对于采购条目中每个唯一的供应商条目，Workday 会在 “搜索目录” 任务中显示一个单独的采购选项，以便用户可以将其添加到请购。
如果您在“ 维护功能的启用/禁用选择” 报告中选择启用 “职务申请体验统一” 功能，我们会引导您从 “搜索目录” 任务转到 “请购” Worklet 中的目录搜索，以进一步简化请购流程。请参见 在“请购”Worklet 中创建请购。当采购条目具有主要供应商信息时，Workday 会重设请购寻源规则。 |
您的计量单位信息的一致性如何？ | 当条目计量单位信息准确且一致时，此功能效果最佳。对于与供应商关联的条目，如果您对同一条目计量单位具有不同的转换系数，或者将同一个计量单位标记为对于库存有效且对于订购无效，则 Workday 会进行验证。 |
建议
在采购条目任务中关联和编辑目录条目，以合并条目维护。当您添加关联的采购条目时，Workday 会填充交易的主要目录条目信息。
无论您是更新供应商目录还是更新采购条目任务，Workday 都会同步目录条目信息。
要求
要在采购条目任务中编辑目录条目信息，管理员必须在
“编辑租户设置 - 财务”
任务中选择启用采购条目的目录条目数据。限制
- 对于没有目录条目的供应商，您只能添加 1 个供应商信息条目。您可以更新已在使用的供应商信息。
- 对于所有供应商，您不能为同一家公司签订多份时段重叠的合同。
- 如果您不希望在“搜索目录”任务中将供应商信息显示为单独的采办选项，则采购条目的所有供应商信息条目的寻源优先级都必须为零。如果您在“维护功能的启用/禁用选择”报告中选择启用“职务申请体验统一”功能，我们会引导您从“搜索目录”任务转到“请购”Worklet 中的目录搜索，以进一步简化请购流程。请参见 在“请购”Worklet 中创建请购。
租户设置
在
“编辑租户设置 - 财务”
任务中，选中 “为采购条目启用目录数据和定价”
复选框，以在采购条目任务中编辑目录条目信息。安全性
在“Procurement”功能区域中，为采购条目配置以下域：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Set Up: Purchase Item” 域 | 您可以设置采购条目并查看相关报告。 |
“View: Purchase Item” 域 | 您可以查看特定采购条目。 |
业务流程
当您使用
“Import Supplier Items”
Web 服务时，Workday 会发起 “更新供应商条目事件”
业务流程，为采购条目中更新后的供应商信息流转审批。报告
您可以使用
“查看采购条目”
报告来查看采购条目和关联的供应商信息。在自定义报告中使用以下报告数据源：
- 目录条目
- Item
- 采购条目
- 计量单位转换系数
在供应商条目 Web 服务的自定义报告中使用
“Supplier Item Import Request
”报告数据源。集成
您可以使用以下 Web 服务更新采购条目的供应商信息：
- 导入供应商条目
- 获取供应商条目
Workday 使用
“Import Supplier Items”
Web 服务作为 “更新供应商条目事件”
业务流程的发起操作。如果您使用 Web 服务更新采购条目定价，并选中
“基于转换系数计算价格”
复选框，Workday 建议您执行以下操作：- 仅提交默认计量单位的即时制订购定价和普通订购定价。Workday 会根据新转换系数计算其他计量单位的价格。
- 将“排除按转换系数计算的定价”和“Only Default UOMs with Calculate Price Enabled”筛选器用于“Get Purchase Item”和“Get Supplier Items”Web 服务。
连接和关联点
包含供应商信息的采购条目可与 Workday 的以下区域进行交互：
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
存货 | 您可以在存货交易中使用包含即时制订购供应商信息的采购条目，例如即时制补货请购。 |
供应商账户 | 在供应商门户任务中，供应商可以从您在租户中为发票文档设置的计量单位列表中进行选择。 |
Workday 提供了一个包含各种资源的 Touchpoints Kit，可帮助您了解整个租户中的配置关系。访问 Workday Community，详细了解 Workday Touchpoints Kit。