创建采购条目

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创建采购条目

查看设置包含供应商信息的采购条目时需考虑的事项。

配置 “采购条目事件”
业务流程和安全策略。

安全性：“Procurement”功能区域中的 “Set Up: Purchase Item”
域。

为您的公司创建和编辑采购条目。您可以设置常规条目属性以及与采购条目相关的特定供应商属性，例如计量单位 (UOM)。

您还可以为采购条目配置其他编号和工作标记。

访问

“创建采购条目”

任务。

完成此任务时，请参考以下信息：

选项	描述
制造商部件号制造商	仅当您执行以下操作时，Workday 才会显示这些选项：在 “维护条目编号类型显示选项” 任务的 “条目管理” 类型中，将 “制造商部件号” 和 “制造商” 配置为主要条目编号。为条目的支出种类启用制造商选项。要在采购条目的标头上将制造商和制造商部件号显示为主要属性，您只能为每个条目定义 1 个制造商和制造商部件号。如果某个条目有多个制造商或制造商部件号，它们会显示在 “条目的其他编号”选项卡中。
支出种类	采购条目的支出种类需要 “采办” 支出种类用途。支出种类决定了与此种类关联的所有供应商条目的会计处理。
条目状态	“限制采购” 状态会筛选掉以下交易中的条目：变更单采购单职务申请为请购寻源供应商延期交付您不能将替代条目用于请购，但可以用于采购单、发票和接收。将 “停用”条目状态与 “限制采购 ”条目状态结合使用，更精细地管理条目状态，从而更好地为采购和生命周期终止流程和策略提供支持。
条目 URL	您可以在 “Maintain External Link Validation” 任务中使用 “采办条目 URL 链接” 类型定义外部链接验证。
首选	选中此项可将采购条目设置为请购期间的首选条目。Workday 会在以下位置显示 “首选” ：条目图标上的 “请购”Worklet 。您可以在该 Worklet 中按偏好进行排序。 “搜索目录” 条目名称旁边带有标记图标的搜索框。您可以按首选条目筛选结果。
Classification	选择“货物”或“服务”，以将采购条目分类为货物或服务。将其用于税务报告和税务默认规则。
商品代码	选择标准产品分类代码。示例：UNSPSC 或 NIGP。
Currency	输入采购条目价格的币种。当您将采购条目添加到供应商发票或发票调整行时，Workday 会将条目单价转换为交易币种。
包装规格	通过包装规格，您可以更好地了解条目的不同计量单位及其转换系数。
填充计量单位	当您在 “包装规格” 字段中以支持的格式输入值时，Workday 会填充 “计量单位” 表格。示例：箱/10 盒/200 件
默认订购价格	更新此价格时，您还会根据转换系数更新 “计量单位” 网格中的所有定价。
默认为服务请求	选中此项可将此条目指定为服务条目（仅适用于采办）。使用请购工作台时，您可以使用 “搜索目录” 选项访问此条目。您可以将服务条目同时用于采办文档中的货物行和服务行。
支出种类中的默认纳税适用性	在您定义具有 “默认纳税适用性” 的支出种类时显示。
默认纳税适用性	选择纳税适用性代码，以与采办行中的此条目相关联。 “默认纳税适用性” 将重设采办行中的“支出种类的默认纳税适用性” 值。使用 “维护纳税适用性” 任务定义纳税适用性代码。
工作标记	使用您在“维护相关工作标记用途” 任务中配置的相关工作标记类型，为此对象设置相关工作标记。当您选择交易中的对象时，Workday 会自动使用“默认工作标记” 列中的值填充交易。 Workday 还会使用相关支出种类及其工作标记填充交易的工作标记。当采购条目和支出种类的相关工作标记类型相同时，采购条目中的值优先，因为它更具体。
备注	当不同的最终用户与之交互时，您可以使用此字段添加和更新有关条目变更的备注。您还可以在以下页面上查看对采购条目的备注：相关操作菜单中的条目预览 “查看采购条目” 报告。
申请实体	选择您希望将采购条目限制到的申请实体。选择后，只有这些实体可以请购条目。
限定的采购条目列表	选择要将条目添加到的现有采购条目列表。Workday 会将条目请购限制为仅允许在该列表中选择的申请实体进行请购。
序列号控制类型	选择要用于采购条目的序列号控制类型：完整序列号：在制造期间应用的永久序列号，以便在条目的整个生命周期中跟踪条目。发货序列号：在发货期间应用的序列号，用于在整个发货和配送过程中跟踪条目。您在 “条目概览” 选项卡中选择的序列号控制类型会指定所有存货场所的默认序列号控制类型，但您可以在 “存货场所选项”选项卡上，通过为各个存货场所选择不同的序列号控制类型来重设默认值。对于现有采购条目，请访问 “编辑采购条目” 任务，在 “存货场所选项”选项卡上更改序列号控制类型。当 “存货场所选项”选项卡和 “条目概览”选项卡的序列号控制类型设置不同时，您可以在 “存货场所选项”选项卡上删除条目存货场所。要删除场所，场所的存货必须为零。

填写

“计量单位”

表格时，请参考以下信息：

选项	描述
使用情况	您可以为计量单位选择以下用途： “订购 ”，以填充 “供应商信息” 选项卡中的计量单位。选择“库存” ，以在 “存货场所选项”选项卡和定期自动补充交易提示中填充计量单位。 “使用单位” ，用于标识您的企业或客户使用产品时使用的计量单位。
订购时的默认值	选择当 “供应商信息” 选项卡中没有为采购条目提供有效的订购计量单位时，您要在采办交易中填充的计量单位。
签发时的默认值	选择当存货场所没有为采购条目提供默认签发计量单位时，您要在存货交易中填充的计量单位。您可以在 “存货场所选项”选项卡中选择一个默认签发计量单位。
库存的默认值	选择当存货场所没有为采购条目提供默认库存计量单位时，您要在存货交易中填充的计量单位。您可以在 “存货场所选项”选项卡中选择默认库存计量单位。
使用时的默认计量单位	选择在以下情况下您要在存货交易中填充的计量单位：存货场所没有为采购条目提供使用时的默认计量单位。您可以在 “存货场所选项 ”选项卡中选择使用时的默认计量单位。
允许库存数量为小数	选中此项可允许基本计量单位的库存数量为小数。这样可以提高条目计量单位的精度。如果接受以计量单位表示的小数数量，则可确定在预留流程中以基本计量单位表示的预留数量。如果库存申请中相应的库存计量单位为整数，则预留数量为整数。 Workday 会自动转换现有的库存计量单位，以接受小数库存数量。

（可选）在

“条目的其他编号”

选项卡中，配置符合以下条件的条目其他编号类型的值：

在内部采购条目和制造商信息之间建立关联。

使您能够使用条目的其他编号在

“条目

”提示中搜索采购条目。

示例：

条目编号类型

=UPN
；

值

=H7493808120500
。

当您配置条目编号类型并将其指定给与采购条目关联的支出种类时，Workday 会显示此选项卡。

（可选）在

“供应商信息”

选项卡中，配置供应商寻源优先级。在

“搜索目录”

任务中，对于您添加的每个唯一购买选项，Workday 都会显示一个采办选项。

如果您在

“维护功能的启用/禁用选择”

报告中选择启用

“职务申请体验统一”

功能，我们会引导您从

“搜索目录”

任务转到

“请购”

Worklet 中的目录搜索，以进一步简化请购流程。请参见在“请购”Worklet 中创建请购。

填写此选项卡时，请参考以下信息：

选项	描述
目录条目	如果您对采购条目启用目录条目维护，Workday 会将所有字段保留为可编辑状态，并将对目录条目所做的变更与供应商目录同步。
寻源优先级	通过设置以下寻源优先级，对寻源条目的供应商进行排名： 1 ：主要供应商。 2 及以上：次要供应商。 0 ：未排名。按优先级对采购条目的供应商进行排名，使采购员能够在创建请购时使用主要供应商，并在需要时切换为次要供应商。如果您不想在 “搜索目录” 任务中将供应商信息显示为单独的采办选项，请为每个供应商条目输入零。然后，使用 “维护请购寻源规则” 任务填充订单上的供应商。如果您在 “维护功能的启用/禁用选择” 报告中选择启用 “职务申请体验统一” 功能，我们会引导您从 “搜索目录” 任务转到 “请购” Worklet 中的目录搜索，以进一步简化请购流程。请参见在“请购”Worklet 中创建请购。
首选供应商合同	Workday 会在有效支出交易中填充首选供应商合同，同时使用该合同来跟踪公司支出。
提前期	指定一个值，表示采购单的 “文档日期” 与预期交付日期之间的天数。 Workday 使用 “提前期” 加上 “文档日期” 来计算采购单上的 “截止日期” 。如果存在多个提前期，Workday 会根据这些提前期按优先级顺序选择提前期。在以下日期指定的提前期：供应商条目或目录条目。供应商租户注：如果货物行中未填充截止日期，Workday 会使用采购单中的 “标头截止日期” 来填充相应的货物行。
应用采购条目更新	Workday 会在 “编辑采购条目” 任务中显示此按钮。单击此按钮可将对 “条目概览”选项卡上的 “计量单位” 表格所做的更新应用于下面的 “订购定价” 表格。当您应用采购条目更新时，Workday 会执行以下操作：当 “条目概览”选项卡和 “供应商信息” 选项卡具有相同的计量单位时，更新转换系数。添加新的计量单位及其所有属性。停用 “条目概览” 选项卡中停用的计量单位。
基于转换系数计算价格	选择此选项可启用线性价格计算。（无论计量单位和订单数量如何，您都以固定价格为条目的基本单位付款。）使用线性价格计算时：在“普通订购定价” 和 “即时制订购” 表格中，仅输入默认计量单位的价格。Workday 会计算其余计量单位的价格。不要为 “高级定价” 表格中的不同计量单位创建相同的价格规则。Workday 会根据 “高级定价” 表格为采办交易的其他计量单位填充定价。
订购定价	输入要在包含匹配供应商信息的采办文档中填充的订购计量单位。
即时制订购	输入供应商接受的即时制订购采办计量单位。 Workday 会在包含匹配供应商信息的即时制订购采办文档中填充即时制订购计量单位。
高级定价	设置包含开始日期和结束日期的价格规则。Workday 会使用相同的值填充采办交易的 “高级定价” 。当一个交易适用多个“高级价格”时，Workday 会按以下优先级顺序在采办交易中填充 “高级定价” ：收件地点供应商合同公司

（可选）在

“替代条目”选项

卡中，添加要用作采购条目替代条目的条目。

填写此选项卡时，请参考以下信息：

订购开始日期订购结束日期	输入日期，以在自动寻源期间自动替换采购单上的条目。请注意，这些日期不适用于存货替代条目。
使用情况	选择： “采办” ，以启用替代模块进行订购。 “存货” ，以允许该替代条目进行拣货。
公司	选择接受此替代条目的公司或公司层次结构。
交付地点	选择接受此替代条目的交付地点或地点层次结构。
替代者优先级	输入替代条目的数字顺序。
排除公司	使您能够限制将此替代条目发送给特定公司。
排除交付地点	使您能够限制特定地点接收此替代文件。