概念：入职业务流程指导原则
子流程
您可以将
“入职”
业务流程配置为包括各种步骤和其他业务流程，从而满足您组织的需求。这些工作表可按顺序排列，也可并行排列。常规步骤：- 任务：是一个合并步骤，允许员工更新自己的信息。包括联系信息变更、个人信息变更、姓名变更和常用名变更。
- 待办事项：是一个灵活的步骤，用于向员工或流程的其他参与者指定常规任务和提醒。
- 签阅文档：使您能够添加要签阅、确认或电子签名的文档。
- 更改福利选择：允许员工做出初始福利选择。
- 完成 I-9 表：管理美国雇用适用资格验证流程。执行此操作之前，通常需要执行“管理 I-9 表指定”步骤。
- 编辑执照：使员工能够添加或更新其专业执照和证书。
- 编辑身份识别号：允许员工输入有效身份证件和居民身份证件信息。
先决条件
您必须先设置环境，才能成功完成“入职”业务流程。请参见中的
“相关信息”
版块。 步骤：设置入职安全性 以及中的 “先修课程”
版块。 步骤：设置入职业务流程。对于在入职流程中发起的任务，员工需要特定的安全权限。完成这些任务的访问权限由自助服务角色（例如
“员工自助身份”
或 “第三方/短期员工自助身份”）
安全组授予。请务必评估指定给这些自助服务安全组的安全权限，以确保他们拥有完成所需任务的适当授权。流程发起人
您可以通过各种操作为员工发起
入职
业务流程。请参见： 步骤：设置入职业务流程。限制
虽然
“入职”
业务流程非常完善，但也存在一些需要考虑的限制：- 单一入职流程：一名员工一次只能有 1 个正在进行的有效入职流程。针对已在有效流程中的员工发起新的入职事件时，新的业务流程事件不会启动。
- 法律合规性：Workday 提供了相关工具，供申请者在开始日期之前为其指定任务，但不提供法律建议。您的组织有责任确保遵守有关申请者活动薪酬的劳动法。
- 包含国际调派的 I-9 表：在“启动国际调派”业务流程中发起“入职”流程时，不会发起“完成 I-9 表”步骤。
常用工作流
路径 1：外部新员工标准入职
此工作流从“雇用”业务流程发起，专为新的外部员工而设计。它是三种路径中最全面的。
A: Initiation>B: Tasks by Employee as Self>C: Action by Employee As Self>D: Review Documents by Employee as Self>E: Action by Employee as Self>F: To Do by Employee as Self
路径 2：内部调动入职（精简版）
此精简版工作流是从现有员工的
“更改职务”
业务流程发起的。它省略了通常只有初次雇用才需要执行的步骤。
A: Initiation>B: Tasks by Employee as Self>C: Review Documents by Employee as Self>D: To Do by Employee as Self
路径 3：第三方/短期员工（承包商）入职
此工作流概述了新的第三方/短期员工入职的关键步骤，从最初的数据输入和文档检查，到授予系统访问权限和预配设备的内部流程。
A: Initiation>B: Tasks by Contingent Worker as Self>C: Review Documents by Contingent Worker as Self>D: To Do by Hiring Manager>E: To Do by IT Administrator
工作流步骤
以下是
“入职”
业务流程工作流的常见步骤类型：- 发起
- 步骤顺序：这始终是业务流程中的第一步，用字母 a 指定。
- 组：由完成父级业务流程中的某个步骤（例如“雇用”）所触发的系统操作执行。发起父级流程的用户的安全权限决定了谁可以启动入职流程。常见角色包括：
- 人力资源管理员
- Manager（经理）
- 入职专员
- 指定：此字段不适用于“初始”步骤类型。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳实践：为了获得流畅的新员工体验，应将“入职”业务流程配置为“雇用”业务流程内的子流程。一种常用的做法是将“入职”操作步骤放在“雇用”流程中的“创建 Workday 帐户”步骤之后。这可确保新员工具有系统访问权限，能够完成入职任务。
- 用例：发起步骤的主要用例是触发构成入职旅程的一系列事件。这包括生成任务、发送通知以及将文档流转给新员工和其他相关角色。它用作所有后续步骤（例如“待办事项”、“签阅文档”和其他任务）的容器。
- 示例：人力资源管理员为新员工完成了“雇用”业务流程的最后一步。完成后，系统会自动发起“入职”业务流程。然后，新员工会收到一条通知，要求其登录 Workday 并开始完成入职任务，例如更新个人信息和查看公司政策。。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：在父级业务流程中配置规则，以触发专门的“入职”工作流。例如，您可能为企业员工设置 1 个入职流程，为制造工厂的员工设置 1 个入职流程，每个流程具有不同的步骤和文档。
- 用例：虽然您没有为“初始”步骤本身放置条件规则（因为这会阻止流程启动），但您可以对父级业务流程（例如“雇用”）使用基于规则的流转来确定以及要发起的“入职”业务流程定义。允许根据职务概要、地点或员工类型等条件提供不同的入职体验。
- 示例：“雇用”业务流程的条件规则可能检查新员工的国家/地区。如果国家/地区是美国，则会发起包含I-9表步骤的美国入职流程。如果国家/地区是加拿大，则会使用特定于国家/地区的文档和任务发起“加拿大入职”流程。
- 任务
- 这是一个“操作”步骤。特定步骤类型为“任务”。
- 步骤顺序：顺序是在“入职”业务流程定义中定义的。您可以指定字母或数字来对步骤进行排序。
- 最佳做法：要使多个任务同时显示在员工的收件箱中，您可以将这些任务配置为并行步骤，方法是为这些任务指定相同的顺序编号（例如，全部设为“b”步骤）。但是，请确保包含这些任务的步骤发生在父级业务流程（例如“雇用”）的“创建 Workday 帐户”步骤之后，以防止任务变为未指定状态。
- 组：
- “员工自助身份”任务（按员工自助身份）由“员工自助身份”安全组执行。
- “第三方/短期员工自助身份”任务由第三方/短期员工自助身份安全组执行。
- 最佳做法：为了允许员工在正式开始日期之前完成入职任务，并防止任务在移动开始日期后变为未分配状态，最佳做法是将步骤指定给申请者和有效的员工安全组：
- 员工：员工自助身份和待入职员工自助身份
- 对于第三方/短期员工：第三方/短期员工自助身份和待入职第三方/短期员工自助身份
- Security Domains：基于角色的安全组应有权访问的安全域：
- Self-Service: Personal Data
- Self-Service: Person
- Self-Service: Verify National ID
- Self-Service: Home Contact Information
- Self-Service: Work Contact Information
- Self-Service: Emergency Contacts
- Self-Service: Payment Election
- Self-Service: Payroll - USA
- Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
- Self-Service: Benefits
- Self-Service: Dependents
- 指定：：“任务”步骤的配置不使用“指定”选项字段。您可以改为通过从可用自助服务业务流程列表中选择所包括的任务来指定这些任务。您可以选择将多个操作组合为 1 个任务步骤，也可以选择将这些操作分开。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳做法：
- 为了提供简化的用户体验，您可以将相关条目分组到单个“任务”步骤中，并使用清晰的标签，例如“完成您的新员工的文书工作”。
- 如果您需要确保某些任务先于其他任务完成，则可以将这些任务放在单独的、按顺序执行的步骤中。例如，您可以将“确认个人信息”（步骤 b）设置为“管理付款方式”（步骤 c）的先决条件。
- 对于只能在员工雇用日期当天或之后执行的任务（例如福利选择），请在业务流程配置中的该特定步骤中使用“步骤延迟”。这可以防止任务过早出现在收件箱中。
- 用例：此步骤中捆绑的常见任务包括：
- 输入个人信息
- 输入联系信息
- 编辑有效身份证件
- 管理付款方式（直接存款）
- 填写联邦和州扣缴税表
- 输入紧急联系人
- 更改福利选择
- 示例：在“标准的外部新员工入职”工作流中，您可以配置一个标记为“初始入职任务”并指定给待入职申请者自助身份和员工自助身份的任务步骤。此步骤可能包括：
- 输入个人信息
- 输入联系信息
- 输入紧急联系人
- 条件规则指导原则：您可以应用条件规则来控制是发起还是跳过该步骤。
- 用例：可以配置条件规则，当员工访问任务但在提交前未进行任何更改时，自动跳过个人和联系信息更新的审批步骤。这可以防止不必要的流转至审批人。
- 操作
- 步骤顺序：可以放在初始步骤（步骤 a）之后的任何位置。您可以使用字母（b, c, d）来定义顺序。具有相同字母的步骤并行运行。
- 组：由谁来执行非常灵活。可以将其指定给入职管理员、员工自助身份、第三方/短期员工、经理、人力资源合作伙伴、福利合作伙伴或任何其他对正在发起的子流程具有必要权限的安全组。
- Security Domains：基于角色的安全组应有权访问的安全域：
- 入职管理员：访问用于设置入职规则和模板的任务。应限制对此域的访问：Set Up: Onboarding。
- 员工自助身份：访问入职流程自助服务方面的权限，包括面板上的 Worklet：Self-Service: Onboarding、Self-Service: Home Contact Information（和子域）、Self-Service: Work Contact Information（和子域） ）、自助服务：紧急联系人、自助服务：福利、自助服务：薪资（我的扣缴选择）。
- 经理：查看或修改对Worker Data: Work Contact Information（和子域）的访问权限。
- 人力资源管理员：Set Up: Onboarding（访问用于设置入职规则和模板的任务。应限制对此域的访问权限）、Person Data: Home Contact Information（和子域）、Worker Data: Work Contact Information（和子域）、Person Data:紧急联系人。
- 人力资源合作伙伴：查看或修改个人数据：家庭联系信息（和子域）、员工数据：福利、员工数据：工作联系信息（和子域）。
- 福利管理员/合作伙伴：查看或修改Worker Data: Benefits、Person Data:紧急联系人。
- 指定：：选择要作为子流程启动的特定业务流程。“入职”示例：
- 更改个人信息
- 更改联系信息
- 更改有效身份证件
- 更改紧急联系人
- 更改福利选择
- 填写 I-9 表
- 步骤类型指导标准：
- 最佳做法：将相似的数据收集任务归为一组。例如，您可以使用合并的“任务”步骤类型，而不是为“个人”“联系人”“紧急联系人”信息使用单独的步骤。但是，如果您需要为每个步骤分别进行审批或流转，最好将其作为不同的“操作”步骤。
- 示例：标记为“完成个人资料”的操作步骤可以发起指定给“员工自助身份”的“更改个人信息”子流程。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：
- 逐一构建和测试规则。
- 使用特定字段使您的规则更加精确。
- 利用“业务流程配置选项”报告来查看规则的可用字段。
- 用例：
- 要创建相关的动态入职体验，条件规则至关重要。您可以根据员工数据使用它们来包括或跳过步骤。
- 跳过符合福利条件的兼职员工的福利登记。
- 仅为特定州/省的员工添加州/省政策考核文档。
- 针对内部调动与新员工触发不同的任务。
- 示例：如要仅为在美国工作的员工运行“填写 I-9 表”步骤，您可以创建以下规则：
- 规则类型：进入条件
- 条件：员工的主要职位所在国家/地区是美利坚合众国。
- 待办事项
- 步骤顺序：可放在流程中的任何位置。通常用于没有专用业务流程的提醒或任务。
- 组：由任何安全组执行。常见的被指定人有：
- 员工自助身份：。
- 经理：。
- 部门协调员（例如，IT 支持）。
- 指定：通过“维护待办事项”任务，您可以从维护的列表中选择一个预配置的“待办事项”。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳做法：对非系统任务或简单的提醒使用“待办事项”步骤。这样可使业务流程保持简洁，并避免为简单操作创建复杂的子流程。
- 示例：指定给新员工的“待办事项”可以是“观看首席执行官的欢迎视频”，并在说明中提供视频链接。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：
- 保持待办事项的文本清晰易懂且可操作。
- 在截止日期临近时，使用通知提醒被指定人。
- 用例：
- 仅针对受薪员工向经理指定“申请笔记本电脑上的待办事项”。
- 如果新员工的雇用日期临近公共节假日，请提醒新员工查看公司节假日日历。
- 示例：
- 可以将标记为“经理：准备欢迎数据包”的待办事项步骤指定给经理角色。
- 签阅文档
- 这是一个“操作”步骤。
- 顺序：通常在初始数据收集之后、完成步骤之前进行。
- 组：通常由员工自助身份执行。
- 指定：：您可以配置要包括的文档，以及这些文档是否需要电子签名。示例：《员工手册》、《保密协议》。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳做法：对于关键的合规文档，将此设为必选步骤，并使用电子签名功能进行跟踪和审核。
- 示例：标记为“确认公司政策”的步骤可包含《行为准则》、《IT 可接受使用政策》和《员工手册》。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：将具有相同受众和签字要求的文档分组到一个步骤中，以简化用户体验。
- 用例：
- 根据员工所在的国家/地区或公司提供不同的员工手册。
- 仅包括销售组织中员工的销售佣金计划文档。
- 示例：规则可以检查员工的“职务系列”。如果“职务系列”为“销售”，则该步骤将包括要签字的“销售激励计划”文档。
- 服务
- 步骤顺序：这些步骤的顺序非常重要。例如，必须先创建 Workday 帐户，然后才能将任何任务流转给新员工。
- 组：由系统执行，并且没有传统意义的指定人员。
- 指定：由您选择要执行的特定系统服务。入职流程中的常用服务：
- 创建 Workday 帐户
- 入职计划指定
- 步骤类型指导标准：
- 最佳做法：这些是后台系统流程。这些任务无需用户完成，但对于工作流的自动化至关重要。
- 示例：将“创建 Workday 帐户”服务尽早置于雇用流程中，可允许申请者在入职第一天前获取登录凭据，并在 Workday 中启动入职任务。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：以下是基础步骤。确保将它们正确放置在父级业务流程（例如“雇用”）的顺序中，以便启用入职流程。“创建 Workday 帐户”步骤必须在“入职”步骤之前执行。
- 用例：您可以使用条件规则来防止 Workday 帐户的创建远远早于雇用日期。
- 示例：向“雇用”业务流程添加“入职计划指定”服务步骤，以自动为新员工指定正确的入职计划。
集成
在 Workday 中，您可以从支持
“集成”
步骤类型的任何业务流程中启动集成。这通常在入职期间用于将数据发送到第三方系统（例如 福利系统
、 薪资系统
或 IT 配备系统）或发起内部流程，例如 I-9 表的电子验证流程
。- 步骤顺序：集成可以在工作流内的多个步骤中进行。此步骤通常在所有审批完成之后、流程完成之前发生。
- 组：由系统执行，要求您指定一个预配置的集成系统用户 (ISU)，该用户应具有运行集成所需的安全权限。
- 指定：：选择要运行的特定集成系统。这可以是预构建的 Workday 连接器（例如用于公司信用卡提供商的连接器），也可以是使用 Workday Studio、企业接口生成器 (EIB) 或核心连接器自定义构建的集成。
- 步骤类型指导标准
- 最佳做法：
- 首先构建：在尝试在业务流程中添加和配置“集成”步骤之前，请始终先创建和配置集成系统。
- 使用 ISU：Aways 使用集成系统用户来运行集成。这可增强安全性并使审核更加轻松。
- 分离并交付：集成流程通常分为生成文件和交付文件。如果外部系统未收到文件，请使用流程监视器和集成事件报告来排查是否是文件生成失败或传送步骤失败。
- 用例：
- 出站集成：入职流程中最常见的用例是触发出站集成，以将新员工数据发送到外部系统。示例包括将员工数据发送到 Okta 或 Active Directory 以便预配 IT 账户、将新员工信息传输到第三方薪资或福利提供商、通过“完成 I-9 表”业务流程将员工数据提交到E-Verify。
- 入站集成：虽然较少直接作为“入职”业务流程的组成部分，但集成可能会触发一个最终将数据加载回 Workday 的流程（例如，从全局人力资源系统接收新员工的永久编号）。
- 条件规则指导原则：
- 最佳做法：定期测试您的规则，确保它们按预期流转，尤其是在更改了业务流程定义之后。
- 避免使用难以维护的过于复杂的规则。有时，为业务流程创建基于规则的单独定义，比在单个定义中构建许多复杂规则更为简洁。
- 请谨慎使用同样具有条件的并行步骤，因为它们有时会导致流程挂起。通常，最好将关键集成放在单独的连续步骤中。
- 用例：跳过不必要的步骤：创建一个规则，以在员工重新提交个人或联系信息而不进行任何实际变更时跳过审批步骤。
- 基于规则的流转：根据条件（例如公司“”、主管组织“”或地点“”）定义不同版本的入职业务流程。例如，您可以为加拿大和美国的员工采用不同的入职流程，其中包括针对特定国家/地区的供应商采用不同的集成步骤。
- 个性化内容：使用条件规则来定义入职计划的受众，以便您将有针对性的内容、任务和文档发送给不同的新员工组。
- 示例：为已查看公司手册的内部调动跳过“签阅文档”步骤。
- 规则逻辑：在“签阅文档”步骤中创建一个条件规则，如果员工的“雇用来源”为“内部调动”，则该规则的评估结果为“假”。之后将针对此群体跳过该步骤，但将对所有外部雇用触发。
通知
系统通知
系统通知是 Workday 为业务流程事件生成的默认提醒。您可以在业务流程的
“通知”
选项卡中查看所有系统通知。Workday 允许您禁用特定通知，但最好在用户级别管理通知首选项，或者使用自定义通知来提高提醒的针对性。请参见 配置业务流程系统通知。
在
“编辑租户设置 - 通知”
任务中管理全局通知设置。自定义通知
您可以创建可在业务流程的任何步骤中发起的自定义通知，提醒用户注意事件、所需的操作或状态变更。要创建通知，请导航至业务流程定义中的相应步骤，然后从该步骤的相关操作菜单中选择 。请参见 创建自定义通知。
- 指导原则和最佳做法：
- 尽可能合并：与其为新员工需要完成的每项任务发送单独的通知，不如考虑合并这些任务。例如，您可以发送一封欢迎电子邮件，在其中链接到新员工的Workday Onboarding面板或其“我的任务”页面（新员工可以在其中查看所有待处理条目）。这有助于避免新员工被太多的电子邮件压得透不过气来。
- 使用清晰易懂的语言：通知的主题和正文应清晰、简洁，并准确告知收件人他们需要做什么。使用动态字段，对消息进行个性化设置，输入新员工的姓名、开始日期、经理等信息。
- 利用动态内容：使用类报告字段将相关信息提取到通知中。这可能包括以下详细信息：
- 雇用日期
- 职务名称
- 经理
- 工作地点
- 入职面板的链接。
- 考虑受众：根据接收人的实际情况定制通知的内容和基调。发送给新员工的通知将与发送给 IT 团队成员或招聘经理的通知语调不同。
- 品牌：使用“维护电子邮件模板”和“Notification Designer”任务创建符合您公司外观的品牌电子邮件模板。您可以将任何自定义通知中的默认电子邮件模板重设为使用特定的品牌模板。
- 触发欢迎电子邮件：
- 为确保新员工可以访问 Workday，应在“雇用”业务流程中的“创建 Workday 帐户”步骤之后触发此通知。
- 您可以使用步骤延迟功能，在雇用完成后一定天数内发送此通知，也可以在进入入职流程时立即触发此通知。
- 通知内部团队：
- 创建自定义通知，提醒内部团队（例如IT 团队、设施团队和薪资团队）有位新员工已被处理。
- 这些通知应在流程的适当阶段触发。例如，可以在“雇用”业务流程完成时触发 IT 通知。
- 在通知中包括相关详细信息，例如新员工的姓名、开始日期、地点，以及任何特定的设备或访问权限要求。
- 管理子流程通知：
- 入职流程通常涉及子流程（例如，对于福利登记，还会涉及 I-9 表格验证）。这些子流程具有自己的通知配置。
- 如果要阻止来自某个子流程的通知，以避免发送过多电子邮件，您可以在该子流程的初始步骤中禁用系统通知。
- 请注意，子流程可能会被其他业务流程使用。为避免出现意外后果，您可以向自定义通知添加条件规则，仅在独立业务流程符合条件时才发起。
- 使用条件规则：
- 条件规则是用于控制通知发送时间的强大工具。您可以使用它们：
- 仅在符合特定条件时发送通知，例如新员工在特定地点或职务概要。
- 根据业务流程中的数据向不同的人员组发送不同的通知。
- 确保仅在完成一系列步骤后才发送通知。
- 处理可选步骤：请注意，如果您配置了有关可选步骤的通知，则即使跳过该步骤，系统也会发送通知。相应地规划您的通知策略。
- 示例：
- 目标：在“入职”业务流程发起后，立即向新员工发送令人兴奋的欢迎消息。
- 设置：在“入职”业务流程的“初始”步骤中创建自定义通知。收件人为“员工自助身份”，因此通知将发送至其个人电子邮件地址。
- 目标：向新员工发送他们入职第一天所需的关键信息。
- 设置：创建一个由安排在开始日期前一天的“待办事项”步骤触发的通知。
问题和解决方案
签发 | 原因和解决方案 |
|---|---|
雇用完成后，不会为新员工触发 入职 流程。 | 原因： 这可能有以下几个原因：
解决方案：
|
新员工不会收到入职通知。 | 原因： 最常见的原因是流转规则不正确。对于申请者，必须将通知发送至其个人电子邮件地址。
解决方案： 导航到 “编辑租户设置 - 通知” 。在 “HCM” 版块下，确保将 “入职计划 通知”或相关自定义通知配置为发送至目标受众的 外部电子邮件 。另外，请验证申请者是否在 Workday 中填充了个人电子邮件地址。 |
新员工的收件箱不会同时收到所有入职任务。 | 原因： “入职”业务流程定义中的步骤使用了不同的顺序编号（例如 c、d、e），导致这些步骤在前面的每个步骤完成后按顺序提供。
解决方案： 检查“入职”业务流程定义。如果目标是同时显示所有任务，请确保为相关步骤（例如， 待办事项 、 签阅文档 、 更改个人信息 ）配置相同的 顺序 字母（例如 c, c, c）。这将使这些并行步骤同时显示在收件箱中。 |
“完成 I-9 表”步骤 卡住了，无法继续。 | 原因：
“完成 I-9 表” 步骤被配置为与 “入职” 业务流程中的其他步骤并行运行（即使用相同的顺序号）。通常，在所有其他并行步骤完成后，才会触发作为此步骤组成部分的 E-Verify 集成。
解决方案： 编辑“入职”业务流程定义，将 “完成 I-9 表”步骤放入其自己的顺序步骤中（具有唯一顺序编号）。为获得最佳效果，不应有任何其他步骤与其并行运行。 |
完成业务流程步骤后，未触发通知。 | 原因： 通知可能未与业务流程步骤正确关联，或者通知中的某个条件未得到满足。
解决方案： 检查自定义通知设置，确保其关联到正确的业务流程和步骤。请查看通知中的 “条件” 选项卡，查看是否存在任何阻止触发的规则。此外，请检查员工的 流程监视器 ，以查看业务流程是否按预期运行。 |
通知中的链接（例如，指向入 职计划 的 链接）不适用于新员工。 | 原因： 这通常是一个安全问题。新员工可能尚未被授予对其 Workday 帐户的访问权限，或者目标页面的安全设置不足。
解决方案： 确保在发送包含内部链接的通知之前运行 “雇用 ”或 “入职” 业务流程中的 “创建 Workday 帐户” 步骤。如果您希望申请者在开始日期之前访问内容，请验证是否正确配置了 外部预登记 设置。 |
经理或其他参与者没有收到提醒通知。 | 原因： 可能未正确定义收件人，或者用户在 Workday 中没有工作电子邮件地址。
解决方案： 检查自定义通知上的 “收件人” 字段，确保选择正确的角色（例如， 经理 、 人力资源合作伙伴 ）。在员工个人资料中验证目标收件人是否具有有效的工作电子邮件地址。 |
审批人或其他参与者（例如， 经理 ）无法查看入职步骤，也无法对其执行操作。 | 原因： 这通常是因用户的安全角色无权执行业务流程中的特定步骤而导致的安全问题。
解决方案： 访问“入 职” 业务流程的 “业务流程安全策略” 。查找特定步骤（例如，“签阅文档” 、“待办事项 ”），并确保列出的相应安全组（例如，“经理” 、“人力资源合作伙伴 ”）以及可对该步骤执行操作的权限。 |