创建供应商发票
- 在“Supplier Accounts”功能区域中，配置“供应商发票事件”业务流程和安全策略。
- 要使用发票调整来发起相关供应商发票的供应商账户匹配事件，请在“供应商发票事件”业务流程中配置“发起相关供应商发票的供应商账户匹配事件”服务步骤。
- 要将发票流转到指定的审批人，请在“供应商发票事件”业务流程的“审批”步骤中，配置“供应商发票的指定审批人”安全组。您只能对业务流程中的“审批”步骤执行此操作，而不能对“检查供应商发票”步骤执行此操作。
- 在“供应商发票事件”业务流程中添加“检查预算”完成步骤，以检查供应商发票上的预算。
- 要将供应商发票与相关文档进行匹配，请在“供应商发票事件”业务流程的完成步骤之后添加“供应商账户匹配流程”操作步骤。
- 对于供应商，请创建一个采办文档，其中包含之前未添加到供应商发票的一个或多个行。
- 如果使用发票类型，请按国家/地区配置发票类型。
- 安全性：“Supplier Accounts”功能区域中的“Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench”域。
您可以为尚未在供应商发票中使用的货物和服务行创建发票。
从采购单、供应商合同、接收、工时表和任务记录中选择行。
- （可选）访问“编辑公司会计详细信息”任务 ，然后在“允许按审批日期进行会计处理”提示中选择“供应商发票”选项，以将审批日期用作客户发票和调整的会计日期，或按会计日期对文档序列号进行排序。安全性：“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Company Accounting”域。
- 访问“创建供应商发票”或“供应商发票工作台”任务。
- 填写“发票信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 公司选择负责发票付款的公司。要向不同于采购单供应商的供应商开具发票，请选择已选中“允许供应商发票中的供应商不同于采购单中的供应商”的公司。供应商为发票选择供应商。Workday 仅显示可用于所选公司或公司层次结构的冻结供应商或有效供应商。要向不同于采购单供应商的供应商开具发票，请选择已选中“向任何供应商开具发票”的供应商。CurrencyWorkday 会按照优先级顺序填充供应商币种或公司币种。您可以选择为供应商定义的任何可接受的币种。对于通过供应商门户或采购单创建的发票，我们会根据采购单填充币种。发票日期如果您已为此供应商定义了付款条款，则发票日期将决定截止日期。示例：付款条款为“Net 30”。“截止日期”为发票日期后的 30 天。如果该日期在已关闭期间内，则 Workday 会将会计信息过账到下一个可用期间。发票接收日期输入您的公司从供应商处收到发票的日期。您可能希望跟踪公司收到发票的日期，以便进行报告或分析处理发票所需的时间。 发票接收日期根据从发票到达到过账所用的时间来衡量组织中的效率。会计日期重设输入开放会计期间内的日期。当您在“编辑公司会计详细信息”任务中为“供应商发票”启用“允许欠款会计处理”时，将显示此字段。根据您配置公司会计信息的方式，“会计日期重设”可能是可选的或必填的。示例：您提供了一项服务，但要到下一个会计期间才创建发票，因此选择服务日期作为会计重设日期。税务专用选择此选项可创建税务专用发票，以跟踪税额并向供应商或税务机构支付税额。出于会计目的，Workday 会将发票行作为税务专用行进行处理，并且不包括支出金额的会计信息。Workday 还：- 在标头中显示“参考发票”提示。
- 根据“税额”填充“发票总金额”。
- 清除并锁定“运费金额”和“其他费用”。
含税的到岸成本选择此选项可在计算税额总计时包括“运费金额”和“其他费用”金额。要包括这些金额，您还必须：- 从“计算自评税款”或“计算应付供应商税款”中选择一个默认计税选项。
- 包括 1 个或多个发票行，其中“支出种类”配置为分配运费和/或其他费用。
- 为应纳税的行配置“纳税适用性”。
访问“编辑供应商账户选项”任务，在为特定公司创建发票时默认选中此复选框。付款条款Workday 会按照优先级顺序，从汇入关联方填充付款条款，或从供应商填充付款条款。您可以根据需要更改该值。对于通过供应商门户或采购单创建的发票，我们会根据采购单填充“付款条款”。参考类型如果您选择国际参考类型，请输入最多包含 140 个字符的参考号。默认计税选项Workday 根据公司会计详细信息填充此值，并使用此值填充发票行上的计税选项。您可以选择其他值。要为根据供应商发票申请创建的发票启用税务默认规则，请在租户级别为供应商发票申请发票启用公司税务选项。如果供应商发票申请未指定税费，并且公司默认值为“计算应付供应商税款”或“计算自评税款”选项，则 Workday 会在供应商发票行中填充以下字段：- 纳税适用性
- 税码
- 计税选项
- 税额可抵扣性
当供应商发票申请指定税费时，Workday 会：- 填充“输入应付供应商税款”选项。
- 不会填充发票行中的税务字段。
默认税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认税码，并使用此值填充发票行中的税码。您可以选择其他值。启用第三方税务后，您无法输入默认税码。请参见 概念：第三方税务服务集成。默认预扣税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认税码，并使用此值填充发票行中的税码。您可以选择其他值。启用第三方预扣税后，您无法输入默认税码。请参见 概念：第三方税务服务集成。收件地址在评估税务规则以确定交易行的税码和纳税适用性重设值时，Workday 会使用此地址。对于公司间发票，Workday 会在标头和行中使用您最近的公司有效收件地址，以支持行级别的默认税务信息。参考发票选择现有发票以创建标头级参考。 - 单击“采购单”“供应商合同”“接收”“工时表”“任务记录”“特殊行”“客户发票”或“释放留存”按钮，为发票选择行。您可以从一个或多个业务文档中选择未开具发票的行。您可以将它们用作条件来缩小搜索范围。
选项 描述 公司搜索要添加到发票的条目的特定公司。发票的标头公司是 默认，但您可以添加其他公司的条目。 可用公司基于标头公司的发票公司间交易概要。采购单供应商要向不同于采购单供应商的供应商开具发票，您可以按任意采购单供应商来缩小搜索范围。文档日期不晚于文档日期不晚于将行范围缩小到特定日期范围。已选择的采购单将结果限制为特定采购单、接收、工时表或任务记录中的行。Item仅返回包含此条目的接收行。支出种类返回标有此支出种类的接收行或任务记录行。发票行的支出种类需要为“供应商发票”支出种类使用类型。第三方/短期员工仅返回此第三方/短期员工的工时表行。职务概要仅返回与此职务概要相关的工时表行。地点仅返回从此地点开始的工时表行。项目仅返回与此项目关联的任务记录。 - 单击“特殊行”，将无采购单的行添加到供应商发票。
- 单击“释放留存”，将采购单或供应商合同中的行添加到供应商发票以进行留存释放。
- 单击“完成供应商发票”。
- 填写“发票信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 汇入关联方您可以根据需要更新默认值。控制总金额输入要根据算出的发票总金额进行验证的金额。运费金额其他费用将这些到岸成本从交易标头分配回各行。如同在“维护支出种类”任务中设置的一样，将符合运费和其他费用分配条件的支出种类 添加到至少一行中。示例：您采购了一台大型设备，有一行用于设备本身，还有一行用于安装。工作标记拆分模板选择要在发票上的所有新行中填充的模板。当您在标头中选择新的或不同的模板时，Workday 不会在具有合计金额的现有行中填充该模板。要为供应商发票设置工作标记拆分分配模板，请访问“创建工作标记拆分模板”任务。 - 填写“条款和税务信息”版块时：
选项 描述 折扣日期根据包含提前付款折扣的付款条款和发票日期自动计算。重设截止日期如果条款存在例外情况，请选择其他截止日期。单独付款选择此选项可在结算操作期间单独支付发票。您可以在供应商的所有发票上填充此复选框，方法是在供应商付款详细信息或默认汇入关联方中选中“始终单独付款”复选框。重设付款途径为供应商选择其他付款途径。发起国家/地区的付款用途如果发送此发票付款的国家/地区有要求，请选择付款用途代码。当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”时，系统会显示此字段。请参见 步骤：设置付款用途代码。在接收国家/地区的付款用途如果接收此发票付款的国家/地区需要一个用途代码，请选择一个付款用途代码。当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”时，系统会显示此字段。请参见 步骤：设置付款用途代码。银行汇款代码选择一个银行汇款代码，该代码映射到银行账户，发票的付款将从该银行账户进行结算。要启用此提示，您必须至少配置 1 条使用有效银行汇款代码的银行汇款规则。请参见 设置银行汇款代码。预扣税额如果税额在开具发票时具有实现点，则 Workday 会根据发票行计算预扣税。我们不会在此总计中包括在付款时具有实现点的税额。 要重设此金额计算值，您可以在“税”选项卡中更改按税率算出的税额。您可以针对供应商的预扣税税率创建预扣税豁免。计算预扣税时，Workday 会自动对供应商发票应用豁免扣缴百分比。更新税单击此选项可在您更新发票行中的税额后重新计算标头中显示的税额。当您提交或保存备用时，Workday 会自动更新税额。当您启用第三方税务时，Workday 会禁用该按钮。请参见 概念：第三方税务服务集成。当您根据采购单或供应商合同创建供应商发票时，发票标头中的到岸成本金额等于采购单或供应商合同中未开具发票的金额。当您基于接收创建发票时，发票标头中的到岸成本金额等于收到的采购单或供应商合同行中的分配总和。Workday 根据接收数量或金额（包括超额接收）按比例分配金额。 - 填写“发票参考信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 收件地址在评估税务规则以确定交易行的税码和纳税适用性重设值时，Workday 会使用此地址。处理代码当您配置付款处理说明时，系统会显示此字段。冻结选择此选项可冻结对此发票的付款。已收到供应商文档如果供应商已提供发票或其他相关文档，请选择此选项。 默认情况下，Workday 会为此字段启用重复项验证。 要根据您自己的条件进行验证，您可以使用“租户设置 - 财务”任务禁用此选项。您可以使用“维护自定义验证”任务为供应商发票建立您自己的条件规则。供应商发票号如果您已收到供应商文档，请输入其参考号。示例：供应商提供了发票。输入供应商文档中的发票号。外部采购单号如果您使用的采办系统不是 Workday，请输入相应的采购单编号。法定发票类型如果您按照政府要求使用发票类型对供应商发票进行分类，请选择发票类型。供应商合同/默认供应商合同如果公司和供应商与此发票上的公司和供应商匹配，请选择一个供应商合同。在您批准供应商发票后，Workday 会自动从剩余的合同余额中减去发票金额。在设置租户期间，如果您选中“启用跨供应商合同的请购合并”复选框，则会显示“默认供应商合同”。合同总金额由所选合同提供。文档链接如果您将支持性文档或图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL。在您保存交易后，Workday 会将该 URL 显示为图片的实时超链接。审批人可在审批交易之前参考此文档。如果支持性文档或图片的位置发生变更，则必须更新 URL。Workday 确保链接具有由安全管理员定义的有效统一资源标识符 (URI) 模式。此流程有助于避免外部链接中包含恶意内容。要设置有效的 URI，请从“Maintain External Link Validation”任务的“Supplier External URI Link Type”提示中选择“Supplier Invoice Document Link”。备忘录您可以对 Workday 进行设置，以在支付此发票的支票的“备忘录”字段中打印此信息。要在供应商中配置此功能，请在“创建供应商”或“创建供应商变更”任务中选择“使用发票备忘录”选项。如果多个发票具有备忘录，Workday 会在支票上将备忘录组织到一个系列中。您还可以使用“Put Supplier Payment Memo”Web 服务任务，在供应商付款标头的“备忘录”字段中获取和存储其他信息。示例：输入和跟踪预扣税识别号。审批人选择指定的审批人来检查和审批供应商发票。要设置指定审批人，请将相关的“供应商发票的指定审批人”安全组添加到“供应商发票事件”业务流程安全策略。 - 填写“发票行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 公司显示供应商发票所属的公司。如果公司启用了公司间交易，您可以从其公司间交易概要中包含的公司间交易中进行选择。如果您根据多公司采购单创建发票，并且当公司来自以下组织时，采购单行中的公司将填充为发票行中的公司：- 采购单
- 接收
- 采购单的任务记录
Item对于新行，请选择条目。条目描述添加描述，以帮助您和您的供应商更轻松地识别特定条目。如果有描述，Workday 会在您选择条目时自动填充描述。支出种类选择种类以将条目关联到相应的会计过账规则，并提供用于报告的其他详细信息。当您选择某个条目时，Workday 会填充指定给该条目的值，并且您无法更改该值。发票行的支出种类需要为“供应商发票”支出种类使用类型。供应商条目编号当您将行与供应商条目（例如目录或外部采购条目）相关联时，显示供应商条目编号。供应商合同为供应商发票行选择供应商合同。当所选供应商合同已关联到某个目录时，Workday 会将条目选择范围限制为该目录中的条目。选择条目后，您无法编辑供应商合同。如果您在租户设置期间选中了“启用跨供应商合同的请购合并”复选框，则会显示此选项。收件地址Workday 会填充标头上的“收件地址”字段，但您可以更改该字段。此地址使用“国家/地区的税务规则”确定税码、纳税适用性和预扣税码。纳税适用性指明该行是否应纳税，如果应纳税，请指明其可抵扣性。您可以使用纳税适用性来筛选报告中的交易。此复选框根据收件地址行，根据条目特定的税务规则（先按采购条目，后按支出种类）进行填充。如果没有匹配项，则根据采购条目进行填充。否则，将根据支出种类进行填充。税码如果应税，系统会根据标头上的默认税码填充代码，您可以重设该代码。要使 Workday 能够填充您的税码，请使用“创建国家/地区的交易税规则”任务。对于公司间直接交易发票上充当客户的公司，Workday 会将客户发票行中的税码填充到供应商发票行。 要禁用此功能并允许 Workday 从“国家/地区的税务规则”填充税码，请访问“维护作为客户或供应商的公司”任务，并取消选中“复制税务字段”复选框。预扣税码该代码根据标头上的默认预扣税码填充，您可以重设该代码。对于公司间直接交易发票上充当客户的公司，Workday 会将客户发票行中的预扣税码填充到供应商发票行。 要禁用此功能，请访问“维护作为客户或供应商的公司”任务，并取消选中“复制税务字段”复选框。纳税义务时点日期类型为发票行选择纳税义务时点日期类型。如果类型为“货物/服务交付日期”，请指定一个纳税义务时点日期。除非您为公司选中“付款中包含增值税”复选框，否则，Workday 会使用“发票/调整日期”填充纳税义务时点日期类型。如果您在“编辑公司税务详细信息”任务中选中“付款中包含增值税”复选框，则 Workday 会将纳税义务时点日期类型设置为“付款日期”。纳税义务时点日期如果您选择“货物/服务交付日期”作为纳税义务时点日期类型，则必须输入纳税义务时点日期。税额可抵扣性Workday 会根据指定的纳税适用性和税码，自动填充交易行上的可抵扣百分比。您可以重设此选择。在您指定税额可抵扣性后，Workday 会将可抵扣百分比和分配方法应用于税码内的税率税额。使用“维护税额可抵扣性”任务可为每个税码指定多个税率的税额可抵扣性。计税选项如果供应商或收款人不收取税费，请选择“计算自评税款”。此选项使您能够将应纳税金额过账到单独的分类账账户。否则，请选择“计算应付供应商税款”，以将支付的税款过账给供应商或收款人。数量对于：- “货物”行，请输入条目数。
- 服务行，则 Workday 会将数量设置为零。
单位成本基于所选条目。当条目的币种与发票的币种不同时，Workday 会自动将此值转换为发票的币种。Workday 使用租户设置中为默认汇率类型定义的 2 种币种之间的当前转换汇率。 对于服务行，单位成本始终为零。合计金额- 对于货物行，为“数量”乘以“单位成本”。如果您更改“合计金额”，Workday 会重新计算“单位成本”。如果您更改“单位成本”，Workday 会重新计算“合计金额”。
- 对于服务行，Workday 会自动填充“合计金额”。您可以根据需要修改“待开具发票的金额”。
要创建零成本行，您必须至少有 1 个其他行条目，使“发票总金额”大于零。当您创建零成本行时，Workday 会进行以下分配：- 当其他行未指定纳税适用性时，将“税额”映射到单个零成本行。
- 当其他行不使用运费或其他支出种类时，将“运费金额”和“其他费用”字段中的金额添加到发票上的最后一个零成本行。
条目的其他编号目录条目、外部采购条目或采购条目的其他编号。当您在“维护条目编号类型显示选项”任务中为供应商发票配置主要条目编号时，Workday 最多可在列中显示 3 个条目编号。您可以在“条目的其他编号”列中选择未标记为主要条目编号的其余条目。条目标记与目录条目、外部采购条目或采购条目关联的条目标记。留存详细信息当您在采购单或供应商合同上选择“留存”时，Workday 会为该行显示“留存详细信息”列。您无法修改“付款金额”和“要留存的百分比”。预付选中或取消选中“预付”，以更新行的预付状态。在您选择一行之后，Workday 会自动启用“预付详细信息”选项卡中的“具有预付行”选项。预付行的支出种类必须为以下两者之一：- 不可跟踪
- 可通过“费用”会计处理跟踪
如果未在预付行上分配税额，则该税额不会包括在关联发票的预付会计信息中，而会使用“交易税”账户过账规则。备忘录输入或更新供应商发票的备忘录。工作标记将工作标记用作关键字，可以更轻松地分类和查找交易。在“维护工作标记用途”任务中配置允许的工作标记类型。当您选择具有相关工作标记的工作标记类型后，Workday 会使用相关工作标记值自动填充交易。可收费当发票行包含可收费项目工作标记时，如果行或拆分行对项目收费，则您可以选择“可收费”。当您将其作为维度包含在账户过账规则条件中时，此选择不会影响会计处理。工作标记拆分模板在您新建行时根据标头模板进行填充。您可以选择新模板，也可以根据行中的公司重设模板。拆分单击此选项可按“金额”或“数量”拆分行。然后，您可以指定拆分的金额或数量，输入备忘录，并为每个拆分行选择特定的工作标记。您只能按金额拆分服务行。对于零成本行，您只能按数量拆分条目。 - 使用“税”选项卡，检查发票行上指定的税码及其适用性。如果多个行共享相同的税额，此选项卡会合并这些行，并使用此税额计算金额总计。
- 要指定采购单或供应商合同中的留存释放金额，请访问“留存释放行”并输入“释放金额”。
- 当您为采购单或供应商合同选择“留存”时，使用“留存详细信息”选项卡查看此发票上留存的总金额和已释放的总金额。
- （可选）填写“汇率”选项卡时，请参考以下信息：对于外币发票，您可以进行调整以实现不同的转换汇率。针对“汇率”选项卡的任何变更都会记录在“有效汇率”字段中，该字段显示的汇率用于将分期金额转换为分类账币种的会计处理。您输入的任何重设值都会触发选中“汇率重设” 复选框。
选项 描述 重设汇率类型选择一个选项，即可重设用于查找汇率的默认汇率类型。重设汇率日期选择一个日期，即可重设用于查找汇率的默认汇率日期。手动重设汇率输入一个汇率即可重设汇率，或在默认汇率不可用时填入一个汇率。默认值此版块基于发票日期显示租户默认汇率。 - 要将任何供应商发票行定义为预付，请访问“预付详细信息”选项卡，并选择“预付款摊销类型”。如果您已在基础采购单中定义了预付详细信息，则这些信息会出现在供应商发票中，您可以对其进行更新。
选项 描述 手动选择此选项可在将来的某个日期手动摊销预付支出。（可选）输入“预期摊销日期”，以用于跟踪和报告。您可以使用“预期摊销日期”进行报告并创建自定义提醒，但 Workday 不会针对此日期进行验证。在摊销支出之前，请先结算并支付手动预付款摊销类型的付款。接收选择此选项可在以下业务流程的“接收”业务流程完成后摊销预付支出：- 采购单
- 从采购单或供应商合同生成的供应商发票
时间表指定此项可定义在采购单审批后摊销预付支出的时间表。 - 使用“附件”选项卡上传或拖放文件，例如供应商发票支持性文档。Workday 支持业务文档附件的“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的文件类型。您可以将供应商发票附件与可收费交易的客户发票相关联。当供应商发票已做好收费准备时，我们会阻止您更改供应商发票或供应商发票调整中的附件。
- 访问“工作队列信息”选项卡，在“供应商发票工作区”报告中添加要为发票显示的“工作队列标记”“工作队列注释”和其他详细信息。要查看“工作队列信息”选项卡，请配置以下安全域：
- 流程：供应商发票工作队列
- 管理：供应商发票工作队列
- 单击“提交”。
- Workday 会发起“供应商发票事件”业务流程以进行检查和审批。如果业务流程定义中包括审批步骤，则检查人可以在审批前修改供应商发票。
- 当您查看交易时：
- “行详细信息”会显示从标头分配到行的任何到岸成本金额的会计分配以及“总金额”（合计净金额加上已分配的税费、运费和其他费用）。Workday 将总金额用于：
- 支出会计信息的借方分录。
- 应计接收。
- 支出交易的预算检查。
- 资产注册期间的默认获取成本。
- “税”选项卡将基于以下内容显示可抵扣百分比以及可抵扣和不可抵扣税额的分配：
- 纳税适用性
- 税码
- 应税金额
- Workday 会自动以公司币种为已批准的交易创建业务日记账。如果交易币种与公司币种不同，Workday 会将金额转换为公司币种。
- 在“供应商发票事件”业务流程完成后，Workday 会按以下方式处理供应商发票的会计信息：
- 非预付行使用“支出”账户过账规则。
- 预付行使用“预付支出”账户过账规则。
- 对于符合以下条件的供应商发票：
- 对于零成本发票，Workday 会在发票获得批准后将其标记为已支付，并且不会将其纳入结算操作，除非：
- 公司已配置“付款中包含增值税”。
- 纳税义务时点日期类型为付款日期。
- 发票行上存在包含付款实现的预扣税税率。
- 总金额为负，则您可以通过包括其他总金额为正的发票的结算操作来结算该发票。
- 使用“查找供应商发票”报告，访问和更新您保存或提交的现有发票。
- 如果要将供应商发票与相关业务文档进行匹配，请配置“供应商账户匹配事件”业务流程。
- 如果要将供应商发票与供应商合同进行匹配，您必须在“供应商发票工作台”任务中创建发票。
- 要查看 Workday 提供的报告列表及其描述，请访问“Workday 标准报告”报告并选择“供应商账户”选项。
- 要为已批准的发票付款，供应商必须处于有效状态。
- 要取消供应商发票并生成新的供应商发票调整，请对供应商发票使用“转换为供应商发票调整”相关操作。
- 对已批准的供应商发票进行结算。结算流程会创建并结算已开具发票的付款。流程完成后，Workday 会更新每笔付款的会计分录。