创建无采购单的供应商发票
- 在“Supplier Accounts”功能区域中，配置“供应商发票事件”业务流程和安全策略。
- 要在“供应商发票工作台”中创建无采购单的供应商发票，请设置安全性：“Supplier Accounts”功能区域中的“Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench”域。
您可以创建不基于采购单的供应商发票。这些交易有时被称为独立的供应商发票或非采购单交易。您可以输入有关发票、付款条款和税费的详细信息。您可能需要为公用事业付款、应纳税额和其他情景记录独立的供应商发票。
- （可选）访问“编辑公司会计详细信息”任务 ，然后从“允许按审批日期进行会计处理”提示中选择“供应商发票”选项，以将审批日期用作客户发票和调整的会计日期，或按会计日期对文档序列号进行排序。安全性：“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Company Accounting”域。
- 访问“创建供应商发票”任务。访问“供应商发票工作台”任务。
- 填写“发票信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 公司选择负责发票付款的公司。供应商从可用于所选公司或公司层次结构的供应商中进行选择。汇入关联方如果供应商具有默认汇入关联方，则会显示在此字段中。您可以根据需要更新默认值。Currency如果在供应商中指定，则默认为供应商的首选币种；否则，为公司币种。您可以将币种更改为为供应商定义的任何可接受的币种。发票日期如果您已为此供应商定义了付款条款，则“发票日期”将控制截止日期。示例：付款条款为“Net 30”。截止日期将为发票日期后的 30 天。如果该日期在已关闭期间内，则 Workday 会将会计信息过账到下一个可用期间。会计日期重设输入开放会计期间内的日期。当您在“编辑公司会计详细信息”任务中为“供应商发票”启用“允许欠款会计处理”时，将显示此字段。根据您配置公司会计信息的方式，“会计日期重设”可能是可选的或必填的。示例：您提供了一项服务，但要到下一个会计期间才创建发票，因此您选择服务日期作为会计重设日期。控制总金额如果您知道发票总金额，并且希望确保算出的发票总金额符合您的预期，请输入一个金额。运费金额其他费用将这些到岸成本从交易标头分配回各行。如同在“维护支出种类”任务中设置的一样，将符合运费和其他费用分配条件的支出种类 添加到至少一行中。示例：您采购了一台大型设备，有一行用于设备本身，还有一行用于安装。含税的到岸成本选择此选项可在计算税额总计时包括“运费金额”和“其他费用”金额。要包括这些金额，您还必须：- 从“计算自评税款”或“计算应付供应商税款”中选择一个默认计税选项。
- 包括 1 个或多个发票行，其中“支出种类”配置为分配运费和/或其他费用。
- 为应纳税的行配置“纳税适用性”。
访问“编辑供应商账户选项”任务，在为特定公司创建发票时默认选中此复选框。 - 填写“条款和税务信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 付款条款您可以更改条款。折扣日期根据为提前付款提供折扣的“付款条款”和“发票日期”自动计算。重设截止日期如果条款存在例外情况，请选择其他截止日期。单独付款选择此选项可在结算操作期间单独支付发票。您可以在供应商的所有发票上填充此复选框，方法是在供应商付款详细信息或默认汇入关联方中选中“始终单独付款”复选框。重设付款途径如果条款存在例外情况，请选择一种付款途径。发起国家/地区的付款用途如果发送此发票付款的国家/地区需要一个用途代码，请选择一个付款用途代码。 当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”时，系统会显示此字段。请参见 步骤：设置付款用途代码。在接收国家/地区的付款用途如果接收此发票付款的国家/地区需要一个用途代码，请选择一个付款用途代码。 当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用“付款用途代码”时，系统会显示此字段。请参见 步骤：设置付款用途代码。银行汇款代码选择一个银行汇款代码，该代码映射到银行账户，发票的付款将从该银行账户进行结算。要启用此提示，您必须至少配置 1 条使用有效银行汇款代码的银行汇款规则。请参见 设置银行汇款代码。默认计税选项Workday 会：- 此值来自公司会计详细信息。
- 行中的计税选项，但您可以在行级别重设该选项。
Workday 会自动填充默认税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认税码。 如果未设置默认税码或者您想要重设默认税码，请选择一个税码。Workday 会根据标头在行级别填充税码，但您可以重设该值。默认预扣税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认预扣税码。 如果未设置默认预扣税码或者您想要重设该值，请选择一个预扣税码。Workday 会根据标头填充行中的预扣税码，但您可以在行级别重设该值。税额如果您选择计算税额，则 Workday 将根据您为每行指定的税码，显示应税行的税额计算值总和。要重设此金额计算值，您可以在“税”选项卡上更改按税率算出的税额。如果您选择输入应付供应商税款，请输入交易的税额。您必须至少有 1 行的纳税适用性为应税，且为分配启用。分配给各行的税额仅为交易的不可抵扣税额，且其总和并非总是等于此标头金额。如果您输入一个负值，则 Workday 会将该税额分配给负数行或零成本行。预扣税额如果税额在开具发票时具有实现点，则 Workday 会根据发票行计算预扣税。此总计不包括在付款时具有实现点的税额。要重设此金额计算值，您可以在“税”选项卡中更改按税率算出的税额。更新税在您更新发票行上的税额时，单击此选项可重新计算标头中显示的税额。当您提交或保存备用时，Workday 还会自动重新计算标头中的税额。 - 在“发票参考信息”版块中输入以下详细信息：
选项 描述 收件地址在评估税务规则以确定交易行的税码和纳税适用性重设值时，Workday 会使用此地址。冻结选择此选项可冻结对此发票的付款。已收到供应商文档如果供应商提供了发票或其他相关文档，请选择此选项。供应商发票号如果您收到供应商文档，请输入其参考号。示例：如果供应商提供了供应商发票，请输入发票号。系统会自动为此字段启用重复项验证。 要根据您自己的条件进行验证，您可以使用“编辑租户设置 - 财务”任务禁用此选项，然后使用“维护自定义验证”任务为供应商发票建立您自己的条件规则。外部采购单号如果您使用的采办系统不是 Workday，请输入采购单编号。供应商合同如果合同中的公司和供应商与发票匹配，请选择一个合同。供应商发票获得批准后，Workday 会从剩余的合同余额中减去发票金额。文档链接如果您将文档图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL，而不是将图片作为文件附件显示。Workday 会显示图片，或将 URL 显示为图片链接。每个链接都必须以安全管理员定义的有效 URL 模式开头。备忘录当您打印用于支付此供应商发票的支票时，您在此处输入的值将打印在支票的备忘录字段中。 在“默认供应商付款备忘录”中，为供应商选择“使用发票备忘录”选项。使用“创建供应商”或“创建供应商变更”任务来配置发票备忘录。如果针对供应商支票的多个发票都具有备忘录，则 Workday 会在支票上并置这些备忘录。 - 填写“发票行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 公司默认为供应商发票所属的公司。如果该公司允许公司间交易，您可以从其公司间交易概要中包含的选项中进行选择。Item对于新行，请选择条目。支出种类支出种类会将条目与相应的会计过账规则相关联，并提供用于报告的其他详细信息。如果您选择一个条目，Workday 会填充指定给该条目的支出种类，并且您无法更改。发票行的支出种类需要为“供应商发票”支出种类使用类型。纳税适用性如果该行应纳税，请选择其可抵扣性。您可以使用纳税适用性来筛选报告中的交易。Workday 会根据收件地址填充条目特定的税务规则中的选项，即先按采购条目，再按支出种类。如果没有匹配项，则会根据采购条目自动填充。否则，系统会根据支出种类自动填充。税码如果条目为应税条目，系统会根据标头上的默认税码填充代码，您可以重设该代码。要设置默认税码，请使用“创建国家/地区的交易税规则”任务。预扣税码该代码根据标头上的默认预扣税码填充，您可以重设该代码。纳税义务时点日期类型为发票行选择纳税义务时点日期类型。如果类型为“货物/服务交付日期”，请指定一个纳税义务时点日期。除非您为公司选中“付款中包含增值税”复选框，否则，Workday 会使用“发票/调整日期”填充纳税义务时点日期类型。如果您在“编辑公司税务详细信息”任务中选中“付款中包含增值税”复选框，则 Workday 会将纳税义务时点日期类型设置为“付款日期”。纳税义务时点日期如果您选择“货物/服务交付日期”作为纳税义务时点日期类型，则必须输入纳税义务时点日期。税额可抵扣性Workday 会根据指定的纳税适用性和税码，自动填充交易行上的可抵扣百分比。您可以重设此选择。在您指定税额可抵扣性后，Workday 会将可抵扣百分比和分配方法应用于税码内的税率税额。使用“维护税额可抵扣性”任务可为每个税码指定多个税率的税额可抵扣性。计税选项如果供应商或收款人不收取税费，请选择“计算自评税款”。此选项使您能够将应纳税金额过账到单独的分类账账户。否则，请选择“计算应付供应商税款”，以将支付的税款过账给供应商或收款人。数量- 对于货物行，请输入条目数。
- 对于服务行，Workday 会将数量设置为零。
单位成本基于所选条目。如果条目的币种与发票的币种不同，Workday 会将此值转换为发票币种。 Workday 使用为默认汇率类型（租户设置的一部分）定义的 2 种币种之间的当前转换汇率。对于服务行，单位成本始终为零。合计金额- 对于货物行，为“数量”乘以“单位成本”。如果您更改“合计金额”，Workday 会重新计算“单位成本”。如果您更改“单位成本”，Workday 会重新计算“合计金额”。
- 对于服务行，Workday 会自动填充“合计金额”。您可以根据需要修改“待开具发票的金额”。
工作标记将工作标记用作关键字，可以更轻松地分类和查找交易。在“维护工作标记用途”任务中配置允许的工作标记类型。当您选择具有相关工作标记的工作标记类型后，Workday 会使用相关工作标记值自动填充交易。可收费当发票行包含可收费项目工作标记时显示。选择行或拆分何时可供项目收费。如果您将其作为维度包含在账户过账规则条件中，则此复选框不会影响会计处理。预付选中此项可预付此行。在您选择预付行后，Workday 会自动选中“预付详细信息”选项卡中的“具有预付行”。预付行的支出种类必须是以下其中一项：- 不可跟踪
- 可通过“费用”会计处理进行跟踪。
如果未在预付行上分配税额，则该税额不会包括在相关发票的预付会计信息中。而是使用“交易税”账户过账规则。拆分单击此选项可按“金额”或“数量”拆分行。然后，您可以指定拆分的金额或数量，输入备忘录，并为每个拆分行选择特定的工作标记。您只能按金额拆分服务行。 - 使用“税”选项卡，检查发票行上指定的税码及其适用性。如果有多个行共享该税额，此选项卡会将这些行合并，并使用此税额计算金额总计。
- 要设置预付供应商支出，请访问“预付详细信息”选项卡，并选择一种“预付款摊销类型”：
选项 描述 手动选择此选项可在将来的某个日期手动摊销预付支出。（可选）输入“预期摊销日期”。您可以使用“预期摊销日期”进行报告并创建自定义提醒，但 Workday 不会针对此日期进行验证。您必须先结算并支付手动预付款摊销类型的付款，然后才能摊销支出。时间表指定此项可根据预付供应商发票摊销时间表上的分期来定义用于摊销预付支出的时间表。 - 使用“附件”选项卡上传或拖放文件，例如供应商发票支持性文档。Workday 支持业务文档附件的“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的文件类型。
- 单击“提交”。Workday 会在您提交或保存时创建供应商发票。发票号显示在顶部。
- Workday 会发起“供应商发票事件”业务流程以进行检查和审批。如果业务流程定义中包括审批步骤，则检查人可以在审批前修改供应商发票。
- 当您查看交易时：
- “行详细信息”会显示从标头分配到行的任何到岸成本金额的会计分配以及“总金额”（合计净金额加上已分配的税费、运费和其他费用）。Workday 将总金额用于：
- 支出会计信息的借方分录。
- 应计接收。
- 支出交易的预算检查。
- 资产注册期间的默认获取成本。
- “税”选项卡将基于以下内容显示可抵扣百分比以及可抵扣和不可抵扣税额的分配：
- 纳税适用性
- 税码
- 应税金额
- Workday 会自动以公司币种为已批准的交易创建业务日记账。如果交易币种与公司币种不同，Workday 会将金额转换为公司币种。
- 在“供应商发票事件”业务流程完成后，Workday 会按以下方式处理供应商发票的会计信息：
- 非预付行使用“支出”账户过账规则。
- 预付行使用“预付支出”账户过账规则。
- 使用“查找供应商发票”报告，访问和更新您保存或提交的现有发票。
如果您选择了
“时间表”
作为预付款摊销类型，请从供应商发票的相关操作菜单中访问“创建预付支出摊销时间表”
，以创建时间表并生成支出摊销分期。