创建供应商发票申请
- 如果使用发票类型，请按国家/地区配置发票类型。
- 定义“供应商发票申请事件”业务流程和安全策略。
- 安全性：“Supplier Accounts”功能区域中的“Self-Service: Supplier Invoice Request”域。
通过向申请中添加发票信息，在 Workday 中为货物或服务行创建付款申请。Workday 批准付款申请后，会自动将这些申请转换为供应商发票。
- 访问“创建供应商发票申请”任务。
- 填写“主要信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 发票日期输入供应商发票的日期。如果此供应商有特定的付款条款，此日期将决定截止日期。示例：假设付款条款为“Net 30”，则“截止日期”字段为晚于发票日期 30 天。如果该日期在关账期间内，则 Workday 会将会计信息过账至下一个可用期间。公司负责为发票付款的公司。要向与采购单供应商不同的供应商开具发票，请选择已选中“允许供应商发票中的供应商不同于采购单中的供应商”的公司。供应商为发票选择供应商。Workday 会显示可用于所选公司或公司层次结构的供应商。要向与采购单供应商不同的供应商开具发票，请选择已选中“向任何供应商开具发票”的公司。汇入关联方如果供应商具有默认汇入关联方，则该关联方会显示在此字段中。您可以根据需要更新自动填充的值。币种Workday 会自动填充供应商的首选币种（如果有）；否则，将使用公司币种。您可以将币种更改为针对供应商定义的任何可接受的币种。控制总金额如果您知道发票总额，并且希望确保算出的发票总金额与您的预期金额相符，请输入控制总金额。供应商发票号如果您已收到供应商文档，请输入该文档的发票号。示例：假设供应商已提供了供应商发票，请输入该供应商文档中的发票号。 - 填写“其他信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 收件地址在评估税务规则以确定交易行的税码和纳税适用性重设值时，Workday 会使用此地址。付款条款Workday 会自动填充由供应商提供的付款条款，但您可以根据需要更改条款。处理规则为此发票选择付款处理规则，例如“冻结付款等待提货”或“隔夜付款”。当您设置了付款处理说明时，系统会显示此字段。参考类型您可以为供应商发票选择一个国际参考类型。参考号如果您为供应商发票选择了一个参考类型，则必须输入一个最多包含 140 个字符的参考号。法定发票类型如果您按照政府要求，使用发票类型对供应商发票进行分类，请选择发票类型。运费金额将这些到岸成本从交易标头分配回各行。如同在“维护支出种类”任务中设置的一样，此操作要求至少 1 行的支出种类符合运费和其他费用的分配条件。税额Workday 会显示应付给供应商的税额。如果公司的计税选项为“输入应付供应商税款”，则当您根据供应商发票申请创建发票时，发票标头将默认显示税额。要在根据供应商发票申请创建的发票上触发税务默认规则，请在租户级别为通过供应商发票申请创建的发票启用公司税务选项。如果公司的计税选项为“计算应付供应商税款”或“计算自评税款”，且您设置了税务默认规则，则 Workday 将填充供应商发票行中的以下字段：- 纳税适用性
- 税码
- 计税选项
- 税额可抵扣性
如果您输入一个负值，则 Workday 会将该税额分配给负数行或零成本行。备忘录输入或更新发票申请标头的备忘录。 - 填写“行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 条目描述添加描述，以帮助您和供应商更轻松地识别特定条目。如果有描述可用，则 Workday 会在您选择条目时自动填充描述。支出种类支出种类将条目关联到对应的会计过账规则，并提供用于报告的其他详细信息。如果您选择了一个条目，该值将自动更新为指定给该条目的值，并且您无法更改。发票行的支出种类应属于“供应商发票”支出种类用途类型。数量- 对于货物行，请输入条目数。
- 对于服务行，Workday 会自动将数量更新为零。
单位成本基于所选条目。如果条目的币种与发票不同，Workday 会自动将该值转换为发票的币种。条目编号目录条目、外部采购条目或采购条目的条目编号。当您在“维护条目编号类型显示选项”任务中为供应商发票配置了主要条目编号时，Workday 会在此列中显示最多 3 个条目编号。您可以在“条目的其他编号”列中选择未标记为主要条目编号的剩余条目。条目标记与目录条目、外部采购条目或采购条目关联的条目标记。合计金额- 对于货物行，合计金额等于“单位成本”乘以“数量”。如果您更改了“合计金额”，则 Workday 会重新计算“单位成本”。如果您更改了“单位成本”，则 Workday 会重新计算“合计金额”。
- 对于服务行，Workday 将自动填充“合计金额”。您可以根据需要修改“待开具发票的金额”。
要创建零成本行，您必须至少有 1 个其他行条目，从而使发票总金额大于零。当您创建零成本行时，Workday 会进行如下分配：- 如果其他行未指定纳税适用性，则会将“税额”分配至单个零成本行。
- 将“运费金额”字段分配至发票上的最后一个零成本行。
工作标记将工作标记用作关键字，可以更轻松地分类和查找交易。在“维护工作标记用途”任务中配置允许的工作标记类型。当您选择具有相关工作标记的工作标记类型后，Workday 会使用相关工作标记值自动填充交易。可收费如果发票行中包含可收费项目工作标记，则会显示此选项。对项目而言，如果行或拆分行是收费的，请选择“可收费”。如果您将“可收费”选项作为一个维度包括在账户过账规则条件中，则此选项不会影响会计处理。备忘录输入或更新发票申请行的备忘录。内部备忘录输入要在内部向公司其他用户显示的信息，例如付款说明或税务规范。“内部备忘录”字段中的内容不会转入根据供应商发票申请创建的供应商发票。拆分单击此项可按“金额”或“数量”来拆分行。然后，您可以指定拆分的金额或数量、输入备忘录，并为各个拆分行选择特定的工作标记。对于服务行，您只能按金额进行拆分。 - 使用“附件”选项卡来上传或拖放文件，例如供应商发票支持性文档。Workday 支持业务文档附件的“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的文件类型。
- 单击“提交”以提交供应商发票申请供审批，或单击“保存备用”。
- Workday 会发起“供应商发票申请事件”业务流程以进行检查和审批。如果该业务流程定义中包括审批步骤，则检查人可以在审批前对供应商发票进行修改。
- 使用“查找供应商发票申请”报告，访问和更新您保存或提交的现有发票申请。