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Última atualização: 2025-10-17
Criar itens de concessão a estudante

Criar itens de concessão a estudante

Quando um estudante é elegível para auxílio financeiro, ele pode aceitar um pacote de auxílio financeiro com vários prêmios.
Os itens de concessão representam os diferentes tipos de auxílio financeiro em sua instituição, como bolsas esportivas ou empréstimos federais. Para incluir um auxílio financeiro, você deve primeiro criar os diferentes itens de concessão que um estudante pode receber. Em cada item de premiação, você pode definir detalhes, incluindo:
  • O tipo de prêmio
  • Requisitos de elegibilidade
  • Os cálculos de prêmios
  • Regras de desembolso
  1. Acesse a tarefa
    Criar item de concessão a estudante
     .
  2. Ao concluir a seção do cabeçalho, considere:
    Opção Descrição
    Data de vigência
    Selecione a data em que o item de premiação entra em vigor.
    Para fazer a correspondência com o início do ano da concessão de auxílio financeiro, insira 1º de julho como o mês e o dia. A primeira data de vigência que você pode inserir é
    07/01/1949
    .
    Vários campos nesta tarefa também usam a data de vigência selecionada. O Workday lista os campos com data de vigência em cada cabeçalho de seção.
    Se você precisar fazer alterações contábeis, a Workday recomenda:
    • Criando um novo item de premiação. A edição de itens de concessão anteriores pode interromper os processos contábeis atuais.
    • Não fazer alterações no meio do ano da concessão. Exemplo: a alteração de worktags afeta significativamente a contabilidade.
    Inativo
    Selecione para evitar que o Workday empacote o prêmio. Você só pode desativar itens de prêmio se eles não estiverem em uso em nenhum pacote de auxílio financeiro ativo.
    Tipo
    Selecione o tipo de item de atribuição. O Workday exibe campos adicionais com base no
    Tipo
     que você selecionou.
    Desembolsável
    Desmarque a caixa de seleção se não puder desembolsar a concessão. Exemplo: você não pode desembolsar concessões de estudo/trabalho.
    Somente os prêmios que você pode desembolsar são exibidos como pagamentos antecipados de auxílio financeiro.
    ID do programa federal
    Selecione uma opção nesta lista quando a
    fonte
     de financiamento for
    federal
    .
    O Workday faz referência ao
    Tipo
     e
    à ID do programa federal
     de uma concessão para identificar Pell Grants, empréstimos diretos do governo federal, empréstimos PLUS e outras fontes federais de auxílio financeiro. Os campos adicionais são exibidos com base na
    ID do programa federal
     que você seleciona.
    ID do programa estadual
    Use esse campo em serviços Web para relatórios externos. Esse campo serve apenas para fins de relatório e não afeta o processamento.
    Exemplo: você cria um item de concessão a estudante para a Subvenção do Wisconsin, uma concessão estadual para os residentes de Wisconsin, com uma ID de programa estadual
    WISC Grant
    . O Workday armazena essas informações no item de concessão ao estudante, mas não processa esse campo para fins de auxílio financeiro.
    Código
    Use esse campo para indicar outros códigos de concessão. Esse campo serve apenas para fins de relatório e não afeta o processamento.
    Categoria IPEDS
    Use esse campo para gerar relatórios do Sistema integrado de dados de pós-secundário (IPEDS). O Workday exibe campos adicionais com base na
    Origem
     e
    no Tipo
     que você seleciona.
  3. Para preencher a guia
    Embalar
     , considere:
    Opção Descrição
    Cancelamento de inscrição adicional do pacote para recusas PLUS principal
    Selecione essa opção para empacotar os estudantes em empréstimos não bonificados adicionais automaticamente quando a solicitação de empréstimo do Parent PLUS é negada. Consulte Solução de problemas: embalagem de empréstimo para requisitos adicionais
    Essa caixa de seleção é exibida apenas quando o item de concessão tem uma
    ID de programa federal
     de
    Empréstimo direto não subsidiária
    .
    Não incluir se a empresa pai tem empréstimos por padrão
    Selecione essa opção para evitar que o Workday empacote o prêmio quando o fornecedor principal que aplicou tem empréstimos por padrão.
    Essa caixa de seleção é exibida somente quando o item de concessão tem uma
    ID de programa federal
    PLUS Empréstimo
    .
    Pacote provisório
    Para concessões de empréstimo PLUS, selecione o pacote de estudantes somente quando eles não têm uma solicitação de empréstimo PLUS associada. O objetivo do status provisório é ajudar você a identificar e notificar os estudantes que podem se candidatar a um empréstimo PLUS. Consulte Conceito: empréstimos PLUS.
    Essa caixa de seleção é exibida apenas quando o item de concessão tem uma
    ID de programa federal
     de
    Empréstimo para pré-licença
     ou
    Empréstimo PLUS
    .
    Pacote uma vez
    Selecione para bloquear o prêmio após o Workday empacá-lo uma vez.
    Sem arredondamento
    Selecione essa opção para evitar que o Workday arredonde os valores dos prêmios ao empacotar auxílios financeiros. Quando esta opção não é selecionada, o Workday arredonda os valores de concessão para o número inteiro mais próximo e aplica todas as variações ao desembolso final da concessão.
    Essa caixa de seleção é exibida apenas quando o item de concessão tem uma
    ID de programa federal
     diferente de
    Empréstimo para Grade PLUS, Empréstimo PLUS, Empréstimo bonificado direto
     ou
    Empréstimo não subsidiária direto
    .
    Bloquear desembolsos
    Selecione essa opção para evitar que o Workday reduza o valor empacotado de uma concessão desembolsada abaixo do valor já desembolsado, mesmo se a elegibilidade do estudante para o prêmio for alterada quando você executar novamente a embalagem. Exemplo: o estudante era elegível para e recebeu um desembolso de empréstimo direto federal não subvencionado. Ele desiste de cursos e passa de estudante em período integral para estudante em meio período. Quando você reempacota o auxílio financeiro do estudante com a opção
    Bloquear desembolsos
     selecionada, o Workday não reduz o prêmio de auxílio financeiro do estudante abaixo do valor que já foi desembolsado, mesmo que a redefinição mostre que ele não é mais elegível para esse valor.
    O Workday substitui sua configuração de
    Bloqueio de desembolsos
     por quaisquer alterações que você faz manualmente em um prêmio e bloqueia na tarefa
    Editar assistência financeira total
     , alterações em estratégias de empacotamento e muito mais.
    Como os desembolsos de Concessão Pell podem variar com base na
    Data de recálculo de Pell
    , a Workday recomenda que você não marque a caixa de seleção para itens de concessão de Concessão Pell.
    Classificação da concessão
    Identifique a ordem em que você quer exibir os itens de premiação. Você pode visualizar a ordem no relatório
    Localizar itens de concessão a estudante
     .
    Você pode usar até 4 caracteres. A ordem é alfabética. Por exemplo:
    a
     antes de
    b
    ,
    ab
     antes de
    ba
    e
    aaa
     antes de
    aab
    .
    Status da concessão inicial
    O status da premiação quando você a empacota pela primeira vez. O status muda se você marca a caixa de seleção
    Pacote de prêmios provisórios
     quando você executa as tarefas
    Package Merit Financial Aid
     ou
    Package Need Financial Aid
     .
    Se você deixar o campo em branco, o status será preenchido automaticamente como
    Aceito
    , a menos que o tipo de item de concessão seja
    Empréstimo
     ou
    Estudo/Trabalho
    . Quando o tipo de item de concessão é
    Empréstimo
     ou
    Estudo/Trabalho
    , o status é preenchido automaticamente com o
    valor Oferecida
    .
    Itens de ação
    Selecione os itens de ação que você quer atribuir aos estudantes. Quando os estudantes recebem esse prêmio em um pacote de auxílio financeiro, eles podem ver os itens de ação selecionados em Minhas tarefas.
    Método necessário
    Selecione um método de necessidade a ser usado em combinação com a estratégia de agrupamento, a fim de determinar como a concessão afeta a necessidade não atendida e o custo de frequência (COA) não atendidos do estudante:
    • Substituição de EPC/SAI
      : selecione quando o prêmio pode substituir a contribuição familiar esperada do estudante ou o índice de auxílio estudantil após cobrir qualquer necessidade de auxílio financeiro restante. Exemplo: empréstimos diretos não bonificados, empréstimos PLUS.
    • Impacto com a necessidade
      : selecione esta opção quando o prêmio impacta a necessidade de auxílio financeiro do estudante. Exemplo: subvenções estaduais, empréstimos com bonificação direta.
    • Sem impacto
      : selecione quando o prêmio não afeta a necessidade de auxílio financeiro do estudante ou a elegibilidade para outras formas de auxílio.
    Em uma estratégia de pacote de remuneração por mérito:
    • Substituição de EPC/SAI
      : selecione quando o prêmio pode substituir a contribuição familiar esperada do estudante ou o índice de auxílio estudantil após cobrir qualquer necessidade de auxílio financeiro restante. Exemplo: empréstimos diretos não bonificados, empréstimos PLUS.
    • Impacto com a necessidade
      : selecione para reduzir a necessidade não atendida do estudante e o COA não atendido do estudante. Quando você seleciona
      Precisa de impacto
      , a Workday recomenda que você empacote manualmente o prêmio ou configure um cálculo para avaliar a elegibilidade do estudante e determinar o valor para o qual ele é elegível.
    • Sem impacto
      : selecione para reduzir o COA não atendido do estudante, mas não suas necessidades não atendidas.
    Quando esses métodos de necessidade estão em uma estratégia de remuneração por mérito e você marca a caixa de seleção
    COA obrigatório
     , o Workday limita o valor do prêmio ao COA não atendido do estudante. Se você não marcar a caixa de seleção
    COA obrigatório
     , o valor da concessão pode ultrapassar o COA não atendido do estudante.
    Em uma estratégia de embalagem de necessidade:
    • Substituição de EFC/SAI
      : selecione quando a concessão reduz a necessidade não atendida de um estudante e o COA não atendido de um estudante. O Workday limita o prêmio ao COA não atendido do estudante.
    • Impacto necessário
      : selecione quando a concessão reduz a necessidade não atendida de um estudante e o COA não atendido. O Workday limita o prêmio à necessidade não atendida do estudante.
    • Nenhum impacto necessário
      : selecione quando a concessão não reduz a necessidade não atendida de um estudante, mas reduz o COA não atendido. O Workday limita o prêmio à necessidade não atendida do estudante.
    Ação permitida do estudante
    Especifique como os estudantes podem responder à oferta de prêmio. Selecione
    Aceitar parcial
     se os estudantes puderem aceitar menos do que o valor total da concessão.
    Atribuir itens de ação somente para prêmios aceitos
    Marque a caixa de seleção para atribuir itens de ação para a concessão somente se o estudante aceitar a concessão, e não quando ela é empacotada como oferecida.
  4. Para preencher a guia
    Cálculos
     , considere:
    Opção Descrição
    Elegibilidade
    Cálculo
    : selecione ou crie um cálculo que avalie se um estudante é elegível para a concessão. Deixe o campo em branco se todos os estudantes forem elegíveis. Exemplos: GPA igual ou superior a 3,95 ou Unidade acadêmica = Escola de negócios.
    Verificar a frequência do item da concessão se você atualizar manualmente este campo. O Workday reverte automaticamente o valor
    de Frequência
     de volta para
    Ano da concessão
    .
    Cálculo provisório
    : selecione para criar ou usar um cálculo provisório de elegibilidade. Os cálculos provisórios de elegibilidade permitem que você determine se deve incluir um item de concessão em um pacote de auxílio financeiro com base em:
    • Os cálculos de elegibilidade
    • A presença ou ausência de outro auxílio financeiro no mesmo pacote.
    Valor
    Cálculo
    : selecione ou crie um cálculo para calcular o valor do prêmio. Esta regra de cálculo retorna o valor máximo que o Workday pode conceder a um estudante para a
    Frequência
    selecionada.
    O Workday fornece cálculos para determinados prêmios para que você não precise configurar os seus próprios. Para:
    • Pell Grants, selecione
      Pell
      .
    • Empréstimos diretos federais , selecione
      Empréstimo direto federal
      .
    Cálculo provisório
    : selecione ou crie um cálculo provisório de valor. Os cálculos provisórios de valor permitem calcular um valor personalizado para o item de atribuição. O valor depende de quanto o estudante já recebeu de itens de concessão anteriores no mesmo pacote. O Workday calcula o valor com base na
    frequência
     do
    período acadêmico
    .
    Frequência
    Selecione se a regra de cálculo retorna o valor máximo de prêmio para um
    Período acadêmico
     ou um
    Ano de concessão
    .
    Limite fiscal
    Selecione o valor máximo que a sua instituição pode conceder para o ano de concessão do auxílio financeiro. O limite se aplica a todas as concessões associadas ao limite fiscal, não apenas a esta concessão.
    O Workday aplica o limite fiscal quando agrupa prêmios, independentemente de quaisquer cálculos que possam fazer com que você ultrapasse o limite.
    Você pode usar um limite fiscal que esteja apenas dentro da mesma unidade e nível acadêmico superior como o item de concessão ao estudante.
  5. (Opcional) Para preencher a grade
    Limites de prêmios individuais
     , considere:
    Um item de prêmio pode ter até seis limites, cada um com uma frequência diferente. Se você define vários limites, o processo de empacotamento aplica o mais restrito.
    Opção Descrição
    Tipo de limite
    Selecione o tipo de limite para o prêmio.
    • Valor máximo de período acadêmico
      : define o valor máximo de concessão que um estudante pode receber durante o período acadêmico.
    • Valor mínimo de período acadêmico
      : define o valor mínimo de concessão que um estudante pode receber durante o período acadêmico.
    • Valor máximo para o ano da concessão do auxílio financeiro
      : define o limite de quanto um estudante pode receber em um ano de concessão do auxílio financeiro.
    • Valor máximo vitalício
      : define um limite de quanto um estudante pode receber por todos os anos inscritos na instituição de ensino.
    • Número máximo de períodos acadêmicos vitalícios
      : define um limite de quantos períodos acadêmicos um estudante pode receber o prêmio por todos os anos inscritos na instituição de ensino.
    • Número máximo de períodos acadêmicos por ano de concessão de auxílio financeiro
      : define um limite de quantos períodos acadêmicos um estudante pode receber a concessão em um ano de concessão de auxílio financeiro.
    Mínimo
    Insira o valor mínimo que você pode conceder ao estudante. Aplica-se apenas ao tipo de limite
    Valor mínimo de período acadêmico
     .
    Máximo
    Insira o valor máximo que você pode conceder a um estudante. Aplica-se a todos os tipos de limite, exceto
    Valor mínimo de período acadêmico
    .
  6. Se o
    tipo
     de prêmio for
    Empréstimo
    , informe os detalhes
    da tarifa de empréstimo
     .
    Crie uma taxa de empréstimo para cada ano, mesmo que ela não tenha sido alterada em relação ao ano anterior. Se você não configurar uma taxa de empréstimo para o ano atual, isso poderá resultar em uma taxa de empréstimo de 0%, o que pode afetar o processamento do empréstimo.
    Você pode usar uma taxa de empréstimo que esteja apenas no mesmo nível ou unidade acadêmica superior do item de concessão do estudante.
  7. Durante o preenchimento da guia
    Desembolso
     , considere:
    Opção Descrição
    Grupo de precedências de pagamento
    A ordem na qual pagar as despesas dos estudantes.
    Exemplo: se você define a ordem como
    Mensalidades
    ,
    Moradia
    e
    suprimentos
    , a tarefa
    Desembolsar pagamentos
     paga as despesas nessa ordem.
    Condições de elegibilidade para desembolsos
    Selecione as condições de elegibilidade que os estudantes devem atender antes de você poder desembolsar fundos para eles. Consulte Referência: condições de elegibilidade para desembolso.
    Se você não quiser que um item de concessão seja desembolsado devido a uma suspensão pendente, selecione
    Desembolso suspenso existente
    . Se houver uma suspensão de desembolso, o prêmio não será desembolsado até que você resolva a suspensão.
    Cálculo de elegibilidade para desembolso
    Selecione ou crie um cálculo que avalie se um estudante é elegível para receber um desembolso da concessão.
    Exemplo: crie um cálculo que verifique o status de inscrição do estudante antes de desembolsar uma concessão da Pell Grant.
    Regra de programação de desembolso
    Controla qual programação de desembolso usar. Se mais de uma programação se aplicar, essa regra especificará as condições para o uso de cada uma.
    Você pode usar uma regra de programação de desembolso que esteja dentro do mesmo nível ou unidade acadêmica superior do item de concessão ao estudante.
    Regra de rateio de desembolso
    Especificar como ratear os prêmios quando o status da carga de desembolso de um estudante é diferente do status da carga da embalagem.
    Exemplo: se um estudante tiver um status de carregamento de meio período para desembolso, ele poderá receber um valor rateado de concessão.
    Reembolsável
    Habilitar o Workday para gerar um reembolso quando uma concessão a estudante tiver um saldo não aplicado.
    Impacto 1098-T
    Especifique quais caixas do formulário 1098-T o prêmio afeta, se houver.
    Se você precisar alterar o impacto depois de incluir o prêmio no processamento do formulário 1098-T para os anos anteriores, a Workday recomenda criar um novo item de prêmio para evitar afetar os cálculos anteriores.
    Pagamento antecipado
    Marque a caixa de seleção para exibir o valor do prêmio de acordo com a
    Regra de exibição de pagamento antecipado
    .
    Regra de exibição de pagamento antecipado
    Identifica as condições para a exibição de pagamentos antecipados de auxílio financeiro e por quanto tempo os exibe.
    Se você selecionar
    Pagamento antecipado
     e deixar esse campo em branco, o Workday sempre exibirá o pagamento antecipado.
    Você pode usar uma regra de exibição de pagamento antecipado que esteja apenas no mesmo nível ou unidade acadêmica superior do item de concessão ao estudante.
  8. Se o
    tipo
     de prêmio é
    Estudo/Trabalho
    , informe os detalhes de Estudo/Trabalho na guia
    Estudo/Trabalho
     :
    Opção Descrição
    Condições de pagamento de estudo/trabalho
    Configure as condições de elegibilidade para pagamentos de estudo/trabalho.
    Conjunto de alocações de estudo/trabalho
    Selecione uma alocação para os pagamentos de estudo/trabalho.
    Limite de pagamento
    Selecione se o Workday deve calcular os valores máximos de estudo/trabalho restantes para um estudante por ano de concessão ou por período acadêmico.
  9. Para preencher a guia
    Contabilidade
     , considere:
    Opção Descrição
    Categoria de despesa
    Identifica agrupamentos lógicos para facilitar a pesquisa e a geração de relatórios. Também associa itens de concessão às regras de lançamento em conta. Essas regras determinam onde os lançamentos são contabilizados nas contas do livro-razão.
    Aplica-se quando o
    Tipo
     é
    Subvenção
     e a
    Fonte
     é
    Institucional
    . O Workday requer que você selecione uma opção nesta lista se tiver marcado a caixa de seleção
    Cobrável
     na seção do cabeçalho.
    Substituir empresa de despesa
    (Opcional) Despesas diretas para uma empresa que não está associada à unidade acadêmica. Se você não selecionar uma empresa de despesas de substituição, o Workday contabiliza as despesas na empresa da unidade acadêmica.
    • Você pode selecionar empresas que estão na mesma hierarquia da empresa da unidade acadêmica institucional.
    • Você pode especificar a substituição de empresas de despesas somente para itens de concessão associados a unidades acadêmicas institucionais.
    • Você não pode editar esse campo porque existem transações para o item de concessão a estudante.
    Você pode substituir empresas de despesa apenas para itens de concessão associados a unidades acadêmicas institucionais.
    Worktags relacionadas
    Defina worktags relacionadas para esse objeto usando os tipos de worktag relacionadas que você configura na tarefa
    Manter uso de worktags relacionados
    . O Workday preenche automaticamente as transações com os valores na coluna
    Worktag por padrão
     quando você seleciona o objeto na transação.
Os itens de concessão agora estão disponíveis para pacote de auxílio financeiro.
Você pode usar o relatório
Localizar itens de concessão a estudante
 para visualizar e editar itens de concessão.
Atribua o item de premiação a uma ou mais estratégias de agrupamento de prêmios.