Criar categorias de despesa

Segurança: domínio Set Up: Spend Categories
na área funcional Common Financial Management.

Você pode criar categorias de despesa para classificar:

Ativos

Itens de despesas

Itens de estoque

Itens de compra

Itens de catálogo de fornecedor

As categorias de despesa conduzem a contabilidade que conecta o ativo, item ou serviço com a conta do livro-razão apropriada. Você pode definir suas próprias categorias ou usar estes padrões:

Código de produtos e serviços padrão das Nações Unidas (UNSPSC)

Instituto Nacional de Compras Governamentais (NIGP em inglês)

Você também pode combinar suas próprias categorias e mapeá-las com os códigos de mercadoria e serviços padrão.

Acesse a tarefa

Manter categorias de despesa

(Opcional) Selecione a opção

Importar categoria de despesa existente

para adicionar categorias existentes às hierarquias de categorias de despesa.

Para concluir a seção

Detalhes da categoria de despesa

, considere:

Opção	Descrição
Detalhes da mercadoria	Insira um nome de referência alternativo que os usuários podem usar para pesquisar a categoria de despesa. Quando você já associou categorias de despesa a códigos de mercadoria nas tarefas Criar código de mercadoria e Editar código de mercadoria , deixe esse campo em branco.
Exibição de categoria de despesa	Selecione uma opção para determinar como suas hierarquias de categorias de despesa e códigos de mercadoria são exibidos no Workday. A opção que você seleciona é impressa em pedidos de compra e contratos de fornecedor.
Uso da categoria de despesa	Selecione um destes tipos de uso: Pagamento ad hoc : inclui outros tipos de uso para usar essa categoria de despesa para despesas, aquisições e faturas de fornecedor. Despesa : os trabalhadores usam essas categorias de despesa em linhas de autorização de despesas e relatório de despesas. Aquisições - Use para: Requisições Pedidos de compra Recebimentos Devoluções Contratos de fornecedor Itens de compra Ativos alugados por contrato de leasing O Workday inclui automaticamente o uso de categoria de despesa Fatura de fornecedor depois de salvar a categoria de despesa com o uso de Aquisições . Fatura de fornecedor - Use para: Faturas de fornecedor Ajustes de fatura de fornecedor Faturas recorrentes de fornecedor Faturas de ativos alugados por contrato de leasing
Inativo	Selecione para evitar que a categoria de despesa seja exibida em documentos comerciais e listas de opções de categorias de despesa. Você pode usar uma categoria de despesa inativa em documentos comerciais, inserindo seu nome nas opções. Desativar uma categoria de despesa não altera dados históricos nem afeta transações anteriores.
Origem de atendimento da requisição	Habilite esse campo selecionando Aquisições na lista de opções Uso de categoria de despesa . Selecione para preencher Pedido de compra ou Estoque à origem de atendimento da requisição quando você cria requisições para essa categoria de despesa. O valor Estoque só é exibido quando você seleciona Itens em estoque na seção Rastreamento de estoque .
Classificação	Selecione Bens ou Serviços para classificar as categorias de despesa como bens ou serviços. Use esta opção para declarações de impostos e regras fiscais por padrão.
Worktags	Defina worktags relacionadas para esse objeto usando os tipos de worktag relacionadas que você configura na tarefa Manter uso de worktags relacionados . O Workday preenche automaticamente as transações com os valores na coluna Worktag por padrão quando você seleciona o objeto na transação.

Para concluir a seção

Impostos e despesas adicionais

, considere:

Opção	Descrição
Aplicabilidade fiscal por padrão	Especifique como você aplica impostos a transações de bens e serviços nessa categoria de despesa. Você também pode definir regras fiscais de itens para determinar um comportamento por padrão de aplicabilidade fiscal mais detalhado. Você pode então alterar o valor por padrão dentro da transação.
Alocar frete Alocar outras despesas	Selecione para alocar o frete e outras despesas dos cabeçalhos do documento para as linhas quando você definir a categoria de despesa para a alocação. Esses custos de importação se tornam parte do custo de aquisição de um item de linha. A alocação se aplica a: Pedidos de compra Faturas de fornecedor Ajustes de fatura de fornecedor Pagamentos ad hoc

Para concluir a seção

Rastreamento de ativos

, considere:

Opção	Descrição
Rastrear itens	Selecione para habilitar o rastreamento de custódia de ativos atribuídos a essa categoria de despesa. Controle os ativos para emitir ativos com esta categoria de despesa a trabalhadores. Se uma categoria de despesa rastreável também tem uso de despesa, você deve registrar manualmente os ativos incluídos nos relatórios de despesas. Você não pode configurar o processo de negócios do relatório de despesas para iniciar um evento de registro de ativo automaticamente.
Intangível	A opção fica disponível quando você seleciona Rastrear itens . Selecione para definir a categoria de despesa com o valor por padrão de categoria de despesa Intangível , como assinaturas de software e direitos de serviço. Categorias de despesa com o atributo Intangível devem rastrear itens. Você só pode criar ativos definidos com o valor por padrão da categoria de despesa intangível a partir de linhas de recebimento de contrato, não diretamente de pedidos de compra ou faturas de fornecedor. Você não pode selecionar Leasing quando você seleciona a opção Intangível .
Leasing	A opção fica disponível quando você seleciona Rastrear itens . Selecione para designar a categoria de despesa a ser usada com ativos alugados por contrato de leasing financeiro e operacional. O Workday cria ativos definidos com a categoria de despesa Leasing das linhas de contrato de fornecedor. Você não pode selecionar Intangível quando você seleciona a opção Leasing .
Classe de ativo por padrão	Selecione para atribuir uma classe de ativo a essa categoria de despesa. Configure as classes de ativo na tarefa Manter classes de ativo .
Tipo de ativo por padrão	Selecione para definir um tipo de propriedade de ativo para essa categoria de despesa. Configure os tipos de ativos na classe Manter tipos de ativos .

(Somente estoque) Para concluir a seção

Rastreamento de estoque

, considere:

Opção	Descrição
Itens em estoque	Selecione para habilitar essa categoria de despesa para itens em estoque. O Workday trata os itens associados a essa categoria de despesa como itens de estoque ou itens estocáveis. Um item não estocável é um item de compra ou de fornecedor com uma categoria de despesa cuja caixa de seleção Item em estoque não está marcada. Exemplo: uma categoria de despesa Material de escritório com itens como Lâmpada de mesa ou Toner de impressora. Materiais de escritório não está marcado como Itens em estoque.
Tratamento contábil de estoque	Selecione o tratamento contábil de estoque como Despesa ou Estoque . Itens com tratamento contábil Estoque são considerados ativos no momento da armazenagem e, em seguida, contabilizados como despesa no momento da expedição, transferência ou ajuste. Itens com um tratamento contábil de Despesa são contabilizados como despesas no momento da armazenagem no estoque e rastreiam os saldos de quantidade a partir desse momento.

Opção

Descrição

Itens em estoque

Selecione para habilitar essa categoria de despesa para itens em estoque.

O Workday trata os itens associados a essa categoria de despesa como itens de estoque ou itens estocáveis.

Um item não estocável é um item de compra ou de fornecedor com uma categoria de despesa cuja caixa de seleção Item em estoque não está marcada.

Exemplo: uma categoria de despesa Material de escritório com itens como Lâmpada de mesa ou Toner de impressora. Materiais de escritório não está marcado como Itens em estoque.

Tratamento contábil de estoque

Selecione o tratamento contábil de estoque como Despesa
ou Estoque
.

Itens com tratamento contábil Estoque
são considerados ativos no momento da armazenagem e, em seguida, contabilizados como despesa no momento da expedição, transferência ou ajuste.

Itens com um tratamento contábil de Despesa
são contabilizados como despesas no momento da armazenagem no estoque e rastreiam os saldos de quantidade a partir desse momento.

Se você se conectar a sites de fornecedores por meio de catálogo externo, identifique todas as faixas de códigos de mercadorias padrão que correspondem à sua categoria de despesa na grade

Mapeamento de código de mercadoria do link de fornecedor

Quando você se conecta a um site do fornecedor durante a requisição por meio de catálogo externo, o site do fornecedor retorna um código de mercadoria. O Workday identifica a categoria de despesa com base na faixa de código em que se enquadra. O Workday também armazena esse código no pedido de compra que gera a partir da requisição ao transmitir o pedido de compra novamente para o fornecedor por meio de XML.

Para pedidos de compra que não vêm de uma requisição, você pode identificar um código de mercadoria específico ao enviar pedidos de compra a seus fornecedores por meio de XML. Especifique o mesmo código para os campos

Do código

Até o código

e marque

Usar no pedido de compra

Habilite os tipos de IDs de item alternativas para categorias de despesa para capturar IDs de item para itens de compra, como número de peça do fornecedor ou número de peça do fabricante.

(Opcional) Crie hierarquias de categorias de despesa e segmentos de segurança de categoria de despesa.

Desative as categorias de despesa que não estão mais em uso.