Considerações para a definição: itens de compra com informações do fornecedor
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de itens de compra com informações do fornecedor. Ele explica:
- Por que configurá-la.
- Como ele se encaixa no restante do Workday.
- Impactos consequentes e interações entre produtos.
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios.
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação.
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes da configuração.
O que é
Os itens de compra com informações do fornecedor permitem que você:
- Defina itens de compra genéricos com detalhes específicos do fornecedor para aquisições, como unidade de medida e precificação.
- Manter itens do catálogo de fornecedor em tarefas de item de compra.
- Usar informações do fornecedor principal em transações de aquisição.
- Configure regras de preços avançadas para as informações do fornecedor com base em uma empresa, contrato de fornecedor, local de envio e período.
Vantagens para a empresa
Quando você define seus itens de compra com informações do fornecedor, você pode:
- Consolidar e minimizar a entrada de dados para manutenção de itens.
- Reduza a quantidade de carregamentos de catálogos que sua empresa requer.
- Controlar unidades de medida e precificação de transações para manter a consistência.
- Clique em um botão para automatizar a entrada de dados.
Casos de uso
Função | Caso de uso |
|---|---|
Administrador de itens | Inserir dados de item para pedido, emissão e estocagem em tarefas de item de compra.
O administrador de itens pode ignorar carregamentos de catálogos inserindo informações do fornecedor para itens de compra diretamente na guia Informações do fornecedor nas tarefas de item de compra. |
Solicitante | Os solicitantes podem ver uma opção de compra separada na tarefa Pesquisar catálogo para cada entrada de fornecedor exclusiva em itens de compra.
Se você aceitar a funcionalidade Requisitions Experience Unification do relatório Manter aceitação de aceitação de funcionalidades , será direcionado da tarefa Pesquisar catálogo para a pesquisa no catálogo no worklet Requisições para simplificar o processo de requisição. Consulte Criar requisições no worklet Requisições.Você pode controlar como as informações do fornecedor são exibidas para os solicitantes na tarefa Editar opções de aquisição da empresa . |
Comprador | Em pedidos de compra, os compradores podem selecionar informações do fornecedor associadas ao item de compra selecionado. |
Especialista em estoque | Em transações por nível, os especialistas em estoque podem selecionar informações just in time do fornecedor associadas ao item de compra selecionado. |
Especialista em AP | Nas faturas, os especialistas em AP podem selecionar informações do fornecedor associadas ao item de compra selecionado. |
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você tem catálogos de fornecedor existentes em uso? | No nível do locatário, você pode habilitar a edição de informações de itens de catálogo em tarefas de item de compra. Em seguida, você pode manter catálogos de fornecedor e, ao mesmo tempo, manter itens de catálogo em tarefas de item de compra.
O Workday sincroniza informações de itens de catálogo, quer você faça atualizações com tarefas de item de compra ou tarefas de carregamento de catálogos. |
Como sua empresa rastreia e seleciona fornecedores para itens de aquisição? | Você pode marcar fornecedores com uma prioridade de determinação da fonte de suprimento. O Workday preenche os valores de informações do fornecedor principal em transações de despesas válidas. Para cada fornecedor principal e secundário, você pode manter uma lista das unidades de medida do pedido, unidades de medida just in time e preços que os fornecedores aceitam.
Para ofertas especiais ou descontos, você pode usar a tabela Precificação avançada para definir regras de preços adicionais para informações do fornecedor.O Workday prioriza as linhas de precificação avançadas com locais de envio definidos primeiro, permitindo que você diferencie o preço unitário e a determinação da fonte de suprimento de contrato por local. Quando você seleciona a opção Calcular preço com base no fator de conversão, o Workday usa todas as linhas de precificação avançadas com uma unidade de medida configurada. Quando você não seleciona essa opção, o Workday usa apenas linhas com a unidade de medida por padrão. Se você cria uma requisição com um endereço de envio diferente da sua grade de precificação avançada, o Workday não usa o contrato de fornecedor como valor por padrão. O Workday só usa o valor por padrão quando um endereço de envio corresponde ao que você seleciona na requisição. Se você tem um contrato de fornecedor preferencial selecionado, o Workday usa a precificação avançada por local de envio. |
Como sua empresa faz requisições? | Para cada entrada exclusiva de fornecedor em um item de compra, o Workday exibe uma opção de compra separada na tarefa Pesquisar catálogo para que os usuários possam adicioná-las às requisições.
Se você aceitar a funcionalidade Requisitions Experience Unification do relatório Manter aceitação de aceitação de funcionalidades , será direcionado da tarefa Pesquisar catálogo para a pesquisa no catálogo no worklet Requisições para simplificar o processo de requisição. Consulte Criar requisições no worklet Requisições.O Workday substitui as regras de determinação da fonte de suprimento de requisição quando um item de compra tem informações do fornecedor principal. |
Quão consistentes são as informações da sua unidade de medida? | Essa funcionalidade tem melhor desempenho quando você tem informações da unidade de medida do item precisas e consistentes. Para itens associados a um fornecedor, o Workday valida quando você tem fatores de conversão diferentes para a mesma unidade de medida do item ou a mesma unidade de medida marcada como ativa para estocagem e inativa para pedido. |
Recomendações
Vincule e edite itens de catálogo na tarefa de item de compra para consolidar a manutenção de itens. O Workday preenche as informações do item de catálogo principal nas transações quando você adiciona o item de compra associado.
O Workday sincroniza informações de itens de catálogo, quer você faça atualizações nos catálogos de fornecedor ou nas tarefas de compra de itens.
Requisitos
Para editar informações de itens de catálogo em tarefas de item de compra, um administrador deve aceitar os dados de itens de catálogo em itens de compra na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
.Limitações
- Para um fornecedor sem itens de catálogo, você só pode adicionar uma entrada de informações do fornecedor. Você pode atualizar as informações do fornecedor já em uso.
- Para todos os fornecedores, você não pode inserir mais de um contrato para a mesma empresa com períodos sobrepostos.
- Quando você não quer exibir informações do fornecedor como opções de aquisição separadas na tarefaPesquisar catálogo, todas as entradas de informações do fornecedor no item de compra devem ter uma prioridade de determinação da fonte de suprimento igual a zero.Se você aceitar a funcionalidadeRequisitions Experience Unificationdo relatórioManter aceitação de aceitação de funcionalidades, será direcionado da tarefaPesquisar catálogopara a pesquisa no catálogo no workletRequisiçõespara simplificar o processo de requisição. Consulte Criar requisições no worklet Requisições.
Definição de locatário
Marque a caixa de seleção
Habilitar dados de catálogo e precificação para item de compra
na tarefa Editar definição de locatário - Finanças
para editar informações de itens de catálogo em tarefas de item de compra.Segurança
Configure estes domínios na área funcional Procurement para itens de compra:
Domínios | Considerações |
|---|---|
Domínio Set Up: Purchase Item
| Você pode definir itens de compra e visualizar relatórios relacionados. |
Domínio View: Purchase Item
| Você pode visualizar um item de compra específico. |
Processos de negócios
Quando você usa o serviço Web
Import Supplier Items
, o Workday inicia o processo de negócios Evento de atualização de itens de fornecedor
para encaminhar aprovações de informações atualizadas do fornecedor sobre itens de compra.Geração de relatórios
Você pode usar o relatório
Visualizar item de compra
para visualizar itens de compra e informações de fornecedor associadas.Use estas fontes de dados de relatório em relatórios personalizados:
- Item de catálogo
- Item
- Item de compra
- Fator de conversão de unidade de medida
Use a fonte de dados de relatório
Supplier Item Import Request
em relatórios personalizados para serviços Web de itens de fornecedor.Integrações
Você pode usar estes serviços Web para atualizar as informações do fornecedor em itens de compra:
- Importar itens de fornecedor
- Obter itens de fornecedor
O Workday usa o serviço Web
Import Supplier Items
como a ação de início no processo de negócios Evento de atualização de itens de fornecedor
.Quando você atualiza a precificação de itens de compra com um serviço Web e marca a caixa de seleção
Calcular preço com base no fator de conversão
, a Workday recomenda que você:- Enviar precificação just in time e de pedido somente para unidades de medida por padrão. O Workday calcula o preço de outras unidades de medida com base no novo fator de conversão.
- Use os filtrosExcluir precificação calculada por fator de conversãoeSomente unidades de medida por padrão com cálculo de preço habilitadopara os serviços WebGet Purchase ItemeGet Supplier Items.
Relações e interações
Os itens de compra com informações do fornecedor interagem com estas outras áreas no Workday:
Funcionalidades | Considerações |
|---|---|
Estoque | Você pode usar itens de compra com informações do fornecedor just in time em transações de estoque, como uma requisição de reposição just in time. |
Contas de fornecedor | Nas tarefas do portal do fornecedor, os fornecedores podem selecionar documentos de fatura de uma lista de unidades de medida que você definiu em seu locatário. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender os relacionamentos de configuração em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.