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Última atualização: 2023-06-23
Considerações para a definição: itens de catálogo

Considerações para a definição: itens de catálogo

Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos itens de catálogo. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Itens de catálogo, que usam contratos de fornecedor para precificação principal, representam itens específicos em um catálogo oferecido por fornecedores.
Você também pode permitir que os fornecedores carreguem catálogos de fornecedor em seu locatário do Workday.

Vantagens para a empresa

Com os itens de catálogo de fornecedor, você pode:
  • Organizar suas informações de fornecedor por fornecedor, com cada catálogo de fornecedor contendo itens de catálogo que sua empresa pode adquirir.
  • Permitir que os solicitantes procurem os catálogos de fornecedor para obter requisições.
  • Melhorar a colaboração do fornecedor, permitindo que eles carreguem itens de catálogo.
  • Visualizar todas as informações do item de fornecedor em seu locatário com o relatório
    Área de trabalho do catálogo de fornecedor
    .

Casos de uso

  • Permite que um fornecedor carregue seu próprio catálogo em seu locatário do Workday, o que melhora o processo de colaboração.
  • O Workday supre automaticamente requisições com itens de catálogo para pedidos de compra, reduzindo a carga de trabalho do comprador.

Perguntas a considerar

Perguntas
Considerações
Atualmente você usa ou planeja usar itens de compra?
Em tarefas de item de compra, você pode associar informações do item de fornecedor ao item de compra na guia
Informações do fornecedor
. Com os itens de compra, você permite que os solicitantes procurem itens genéricos que eles possam reconhecer facilmente. O Workday preenche as informações corretas do fornecedor em requisições e pedidos de compra com base na definição do item de compra.
Como sua empresa usa contratos de fornecedor?
Para usar itens do catálogo de fornecedor no Workday e em transações de aquisição, você deve adicionar o catálogo de fornecedor a um tipo de contrato de fornecedor que esteja habilitado para itens de catálogo.
Quando você adiciona um item de catálogo a um documento de transação, o Workday preenche o contrato de fornecedor. Isso garante que a precificação do contrato seja a precificação principal.
Como você define e atualiza as informações do item de fornecedor?
Quando sua empresa usa itens do catálogo de fornecedor e itens de compra, você deve atualizar as informações do item separadamente, o que aumenta a carga de trabalho para os administradores de itens.
Você pode associar itens de compra a itens de catálogo durante o carregamento do catálogo para habilitar o item de catálogo no Workday Inventory.
Você também pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
 para permitir a edição de itens de catálogo em tarefas de item de compra quando itens de catálogo podem ser adicionados à guia
Informações do fornecedor
. O Workday sincroniza os dados do item do catálogo quando você os edita em tarefas de catálogos de fornecedor ou itens de compra.
Como você quer proteger os itens de catálogo?
Você pode usar segurança segmentada para o processo de negócios
Carregamento de catálogos
 quando a segurança segmentada estiver em uso no contrato de fornecedor associado.
Você usa estoque?
Para usar a tarefa
Armazenagem no estoque
, você deve associar itens de catálogo a itens de compra durante o carregamento de catálogos ou em tarefas de item de compra.
Quando você executa a tarefa
Armazenagem no estoque
, o Workday converte o item de catálogo no item de compra associado.

Recomendações

Defina os itens de compra antes de carregar os itens de catálogo de fornecedor. Isso permite que você associe itens de compra a itens de catálogo durante o carregamento de catálogos.
Adicione itens de catálogo à guia
Informações do fornecedor
 nas tarefas de item de compra para que você possa:
  • Associar vários itens de catálogo a um item de compra em um único local.
  • Preencher itens de catálogo com prioridade de determinação da fonte de suprimento 1 em transações de aquisição quando você seleciona o item de compra.
  • Usar a tarefa
    Armazenagem no estoque
    .
Na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
:
  • Restrinja a seleção da unidade de medida nas transações de despesas, garantindo que os usuários usem somente unidades de medida que você definir.
  • Habilite a edição de informações do item de catálogo em tarefas de item de compra para consolidar a entrada de dados do item.

Requisitos

Para carregar catálogos de fornecedor no Workday, você deve definir e associar contratos de fornecedor ao catálogo de fornecedor.

Limitações

Quando você não habilita a edição de dados de itens de catálogo em tarefas de item de compra, deve editar as informações do item de catálogo e do item de compra separadamente e de forma consistente para evitar discrepâncias de dados.
Você não pode usar a tabela
Precificação avançada
, que permite configurar precificação alternativa por contrato de fornecedor, empresa, local e local de envio para itens de compra.

Definição de locatário

Na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
, você pode habilitar:
  • A seleção de unidades de medida restritas nas transações de despesas, garantindo que os usuários usem somente unidades de medida definidas por sua empresa.
  • A edição de informações do item de catálogo em tarefas de item de compra para consolidar a entrada de dados de item.

Segurança

Configure o processo de negócios
Carregamento de catálogos
 na área funcional Supplier Contracts.
Para usar segurança segmentada, associe o segmento de segurança de contrato a um grupo de segurança de segmento configurado em seu processo de negócios
Carregamento de catálogos
.

Processos de negócios

Use o processo de negócios
Carregamento de catálogos
 para encaminhar aprovações e tarefas para administradores quando um trabalhador inicia a tarefa
Solicitação de carregamento de catálogos
.
Quando você edita dados de itens de catálogo em tarefas de item de compra, as atualizações não usam o processo de negócios.

Geração de relatórios

Você pode usar o relatório
Área de trabalho do catálogo de fornecedor
 para detalhar itens de catálogo por catálogo de fornecedor. Você pode editar ou visualizar todas as informações do fornecedor em seu locatário.
Você pode usar estas fontes de dados de relatório em relatórios personalizados:
  • Catalog Item
  • Item
  • Purchase Item
  • Unit of Measure Conversion Factor
Você pode usar a fonte de dados de relatório
Supplier Item Import Request
 em relatórios personalizados para serviços Web de itens de fornecedor.

Integrações

Você pode usar estes serviços Web para carregar em massa ou atualizar itens de catálogo em um catálogo de fornecedor:
  • Get Catalog Load
  • Import Catalog Load
  • Submit Catalog Load Request
Quando você habilita a edição de itens de catálogo em tarefas de item de compra, também pode usar estes serviços Web para atualizar itens de catálogo em massa:
  • Get Supplier Items
  • Import Supplier Items
O serviço Web
Import Supplier Items
 é uma ação de início no processo de negócios
Evento de atualização de itens de fornecedor
.

Relações e interações

Para usar a tarefa
Armazenagem no estoque
 quando você adquire itens de catálogo, associe itens de catálogo a itens de compra. Quando você recebe um item de catálogo, o Workday preenche o item de compra associado na tarefa
Armazenagem no estoque
.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.