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Documentação
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Administrator Guide
Última atualização: 2025-01-24
Conceito: gestão de processos de negócios

Conceito: gestão de processos de negócios

Cancelar e anular

Para vários processos de negócios, o Workday permite que você:
  • Cancelar processos em andamento.
  • Anule as alterações que já passaram da etapa de conclusão.
Você pode cancelar alguns processos de negócios iniciados como subprocessos sem cancelar o processo de negócios principal. Para determinar se você pode cancelar um processo de negócios específico, acesse o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
 .
Quando você cancela:
  • O processo de negócios geral, o Workday ignora os subprocessos, independentemente de seus status, e cancela todos os subprocessos concluídos.
  • Um subprocesso por si só, o Workday ignora o subprocesso sem cancelar o processo de negócios principal.
  • Um subprocesso obrigatório após a conclusão do processo de negócios principal, o Workday ainda conclui o processo de negócios.
Quando você anula um processo de negócios que inclui subprocessos, o Workday anula todas as ações na configuração de processo de negócios. Exemplo: quando você anula um desligamento que inclui um pagamento único, o Workday anula tanto o desligamento quanto o pagamento.
Você pode anular alguns subprocessos individualmente sem anular o processo de negócios principal.
Em um único processo de negócios, você pode acessar o menu de ações relacionadas de:
  • Processo de negócios em andamento para cancelá-lo.
  • Processo de negócios concluído para anulá-lo.
Você também pode cancelar ou anular processos de negócios em massa acessando estas tarefas:
  • Cancelamento em massa de processos de negócios
    : quando um processo de negócios inclui subprocessos, você pode cancelar os subprocessos individualmente ou o processo de negócios principal.
  • Anulação em massa de processos de negócios
    : a lista de opções
    Processos de negócios carregados por EIB
     nesta tarefa exibe eventos de integração carregados por um EIB em que você pode anular pelo menos um dos eventos de processo de negócios. A Workday recomenda que você limite o intervalo de datas quando selecionar a opção da lista
    No intervalo de datas, Por sistema de integração
     ou
    No intervalo de datas, todos os sistemas de integração
     .
Você pode interromper as notificações para cada processo de negócios que cancelar ou anular. Quando você cancela ou anula processos de negócios, não pode desfazer a ação.
O Workday cria uma trilha de auditoria documentando as ações de anulação e cancelamento. Você pode configurar notificações personalizadas e notificações de alerta para serem acionadas quando você:
  • Anular uma ação.
  • Corrigir um processo de negócios.
Exemplo: Logan McNeil inicia um processo de negócios
Admissão
 que inclui estes subprocessos:
  • Propor remuneração
  • Solicitar pagamento único
O administrador de processos de negócios configura o processo de negócios
Admissão
 para exigir os dois subprocessos, e o subprocesso
Solicitar pagamento único
 é a etapa
de Conclusão
 da admissão.
Quando a etapa
Propor remuneração
 está em andamento e Logan cancela apenas a etapa
Solicitar pagamento único
 , o Workday:
  • Altera o status da etapa
    Solicitar pagamento único
     para
    Ignorado manualmente
    .
  • Conclui o processo de negócios
    Admissão
     .

Etapa de cancelamento em massa de revisão de documentos

Você pode usar a tarefa
Cancelamento em massa da etapa de revisão de documento
 para cancelar as etapas
de revisão de documentos
 como uma ação em massa. Você pode cancelar as etapas
Revisar documentos
 em processos de negócios com status:
  • Em andamento
  • Concluído com êxito
Exemplo: você quer cancelar as etapas pendentes
de revisão de documento
 atribuídas aos trabalhadores durante o processo de negócios
Onboarding
 . Quando o processo de negócios
Onboarding
 é concluído com êxito, a única maneira de cancelar as etapas
de revisão de documentos
 restantes é usar a tarefa
Cancelamento em massa da etapa de revisão de documento
 .
O número máximo de etapas
de Revisão de documento
 que você pode cancelar de uma só vez é 2.000.

Avançar manualmente

Você pode avançar manualmente um processo de negócios para a próxima etapa, ou para o fim, para evitar atrasos no processo de negócios. Exemplo: uma tarefa está aguardando um aprovador que está indisponível. Para evitar atrasos no processo de negócios, você avança manualmente o processo de negócios para a próxima etapa.
Você deve estar em um grupo de segurança com acesso à ação
Avanço manual
 na seção
Pessoas autorizadas a executar ações em todo o processo de negócios
 da política de segurança de processos de negócios. Os usuários com esse acesso podem iniciar a tarefa
Avanço em massa de processo de negócios
 , mas só podem processar transações que correspondam aos tipos de processo de negócios permitidos para seu grupo de segurança. Para determinar se você pode avançar manualmente um processo de negócios, acesse o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
 .
Você pode usar a tarefa
Avanço em massa de processo de negócios
 para avançar processos de negócios em massa. Quando você usa a tarefa para avançar mais de 10 eventos de processo de negócios, o Workday executa a tarefa em segundo plano. Se você aplica um filtro na tarefa
Avanço em massa de processo de negócios
 e clica em
Selecionar tudo
, a seleção inclui todos os itens, e não apenas a lista filtrada. Para transações de alto volume em processos de negócios que exigem filtragem detalhada, a Workday recomenda que você use a tarefa
Gestão de operações em massa
 (MOM) em vez da tarefa
Avanço em massa de processo de negócios
 para evitar problemas de filtragem.
Você pode editar a definição de processo de negócios para desabilitar as notificações do sistema quando um processo de negócios é avançado manualmente.
Quando você marca a caixa de seleção
Habilitar avanço de tarefas não atribuídas
 na
tarefa Editar definição de locatário - Processos de negócios
 , pode avançar uma etapa não atribuída em um processo de negócios por meio de:
  • O tipo
    Avançar gestão de operações em massa de processo de negócios
     .
  • Ação relacionada
    Avançar manualmente
     . (Selecione
    Processo de negócios
    Avançar manualmente
     no menu de ações relacionadas do evento de processo de negócios.)
  • A tarefa
    Avanço em massa de processo de negócios
     .
Você pode avançar:
  • De uma etapa não atribuída com reatribuição pendente.
  • Por meio de uma etapa não atribuída e de várias etapas não atribuídas subsequentes.
  • Um processo de negócios até a conclusão por meio de uma etapa não atribuída que gera uma reatribuição durante o processamento do avanço.
Quando um evento é devolvido a uma etapa não atribuída, a etapa deixa de ser atribuída. Durante a devolução, a lista de opções
Para
 exibe
Não atribuído
 como prefixo do nome da etapa. Exemplo:
Não atribuído - Preencher questionário
. Quando o Workday avança por etapas não atribuídas, a guia
Histórico do processo
 no
Registro completo do processo
 exibe o status de:
  • Avançado manualmente
     para a etapa não atribuída.
  • Cancelada
     para o evento reatribuído.
O Workday envia uma notificação para:
  • Titular da etapa do processo de negócios quando você avança um ou todos os eventos para conclusão (exceto para etapas atrasadas ou não atribuídas).
  • Titular da etapa avançada manualmente quando ocorre o avanço manual.
O Workday não envia notificações quando um evento reatribuído é cancelado.
Você não pode avançar manualmente uma etapa marcada como
Não avançar
 na definição de processo de negócios. Essa funcionalidade está disponível apenas para etapas que você pode atribuir a um grupo de segurança. As etapas que você não pode atribuir a um grupo de segurança, com exceção de uma etapa
de relatório
 , não podem ser marcadas como
Do Not Advance
. Para determinar se uma etapa está marcada como
Não avançar
, consulte a caixa de seleção
Não avançar
 na definição de processo de negócios.

Devolver manualmente

Devolver é uma ação de processo de negócios. Executar uma ação de devolução geralmente significa que um usuário recebe um item em Minhas tarefas do Workday e deseja devolvê-lo à pessoa que concluiu a etapa anteriormente. Exemplo: Mike preenche e envia uma etapa
Preencher questionário
 . O item é então encaminhado para a gestora de Mike, Betty, para revisão e aprovação. Betty recebe o item em Minhas tarefas para aprovação. Em vez de aprovar o item, ela o devolve a Mike para que ele faça uma correção.
Você pode devolver um processo de negócios manualmente a qualquer momento, mesmo quando a etapa não foi atribuída a você.
Você não pode devolver todos os processos de negócios. Para determinar se você pode devolver manualmente um processo de negócios, acesse o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
 .
Você deve estar em um grupo de segurança com acesso à ação
Devolução manual
 na seção
Pessoas autorizadas a executar ações em todo o processo de negócios
 da política de segurança de processos de negócios.
Para devolver manualmente um grande número de eventos de ação de uma só vez, você pode executar o
Devolver processo de negócios
 no Enterprise Interface Builder (EIB). Você deve ter permissão para executar EIBs e permissão na política de segurança de processos de negócios para executar essa ação no evento do tipo de processo de negócios. Para cada evento nesse EIB que permite devolução manual, o Workday devolve o evento para uma etapa concluída do processo de negócios que permite essa ação. Quando você está na etapa
de Início
 de:
  • Um subprocesso, você pode devolver o evento.
  • O processo de negócios pai, você não pode devolver o evento.
A Workday recomenda que você devolva manualmente um evento de amostra no seu locatário antes de tentar fazer uma devolução em massa. O evento de amostra deve ser da mesma definição de processo de negócios que os outros eventos que você deseja devolver.
Você pode acessar a tarefa
Devolução manual
 no menu de ações relacionadas do evento de processo de negócios. Quando o status do evento de processo de negócios é:
  • Em andamento
    , a lista de
    opções Devolver para
     exibe todas as etapas anteriores que você normalmente veria na lista de opções
    Devolver
     na barra de ferramentas do processo de negócios. Quando você tem vários grupos de segurança configurados em uma etapa e avança manualmente a etapa, mas depois a envia manualmente de volta para onde você a avançou manualmente, o Workday exibe todas as pessoas aguardando a etapa na lista de opções. Exemplo:
    Pessoas anteriormente aguardando ação (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - Concluir avaliação do gestor
    . Quando você seleciona a opção de lista de opções, o Workday envia a etapa de volta para todas as pessoas que aguardavam anteriormente.
  • Concluída
    , a lista de
    opções Devolver para
     exibe apenas as etapas anteriores que permitem a
    devolução manual pelo administrador em evento concluído
    .
Quando você tenta devolver manualmente um processo de negócios para uma etapa que você configurou para ser executado em paralelo com outra etapa e:
  • Ambas as etapas estão
    Em andamento
    , você não pode devolver manualmente o processo de negócios para nenhuma das etapas simultâneas.
  • Uma etapa está
    Em andamento
     e a outra está
    Concluída
    , você pode devolver manualmente o processo de negócios para a etapa
    Em andamento
     .
  • Ambas as etapas estão
    Concluídas
    , você pode devolver manualmente o processo de negócios para qualquer uma das etapas simultâneas.
Quando você devolve o evento de processo de negócios, o histórico do processo exibe a etapa com um status
Devolução manual
 .
Quando você configura uma etapa
de Ação
,
Aprovação
ou Tarefas a
fazer
 para ser excluída de Minhas tarefas e envia uma etapa de volta para a etapa excluída, a etapa não é exibida em Minhas tarefas. Você ainda pode devolver uma etapa da etapa excluída usando o relatório
Transações de processo de negócios aguardando minha ação
 .
O administrador de processos de negócios pode reatribuir etapas excluídas usando:
  • Reatribuir o tipo de operação em massa Etapa do processo de negócios
     na tarefa
    Gestão de operações em massa
     .
  • Processo de negócios
    Reatribuir esta tarefa
     na ação relacionada de um evento.
  • Serviço Web
    Reatribuir etapa do processo de negócios
     .
Você não pode usar a tarefa
Reatribuir tarefas
 para reatribuir etapas excluídas.
Quando você devolve um evento a um trabalhador que tem um processo de negócios com data futura que altera seu tipo de trabalhador, como de trabalhador terceirizado para colaborador, o Workday devolve o evento ao trabalhador atribuído. A etapa não deixa de ser atribuída.
Exemplo: James é um trabalhador terceirizado e seu contrato termina em 09-10-2023. A empresa envia o processo de negócios para admiti-lo como colaborador da equipe. O processo de admissão é concluído e entra em vigor em 15/09/2023, sua função muda para um colaborador da equipe. Em 09-08-2023, James envia um formulário I-9. Em 14/09/2023, um parceiro de RH devolve o formulário I-9 a James para correção. Ele recebe a tarefa devolvida em 15-09-2023.

Reatribuir tarefas não atribuídas

Uma tarefa se torna uma tarefa não atribuída quando o grupo de segurança especificado não contém um usuário ou contém apenas usuários com contas Workday desabilitadas. Exemplo: se uma etapa tem segurança definida pelo grupo de segurança
Colaborador como si mesmo,
 mas o usuário atribuído tem uma data de admissão futura, a tarefa não é atribuída. Uma tarefa também pode ser cancelada se a conta Workday do usuário atribuído estiver desabilitada, expirada ou bloqueada, ou se o usuário atribuído não tiver ID de usuário e senha e não puder acessar o Workday para ver sua notificação ou concluir sua etapa atribuída. O relatório
Tarefas não atribuídas
 exibe as etapas em que esse é o problema.
Os administradores de processos de negócios podem reatribuir tarefas não atribuídas a trabalhadores ou a titulares de funções da Empresa afiliada no grupo de segurança obrigatório. O Workday envia um e-mail de notificação aos membros de todos os grupos de segurança com permissões
de visualização
 e
modificação
 no domínio
Business Process Administration
 quando uma tarefa deixa de ser atribuída.
Em
Minhas tarefas
, você pode reatribuir tarefas que não estão atribuídas. No item
Tarefa não atribuída
 , você pode reatribuir:
  • Uma única tarefa não atribuída selecionando uma pessoa na lista de
    opções Reatribuir a
     .
  • Várias tarefas não atribuídas clicando em
    Visualizar tarefas não atribuídas
    . Isso permite que você filtre e visualize tarefas de processo de negócios não atribuídas adicionais. Recomendamos que você filtre a lista de tarefas não atribuídas por processo de negócios, intervalo de datas ou ambos. Depois de aplicar um filtro, você pode reatribuir etapas no relatório
    Auditoria de etapas não atribuídas do processo de negócios
     .
Em um item
de Tarefas não atribuídas
 , você também pode clicar em
Visualizar detalhes
 abaixo do ícone de engrenagem. Quando você clica no botão
Reatribuir
 na grade, o Workday exibe o relatório
Tarefa não atribuída
 em que você pode reatribuir uma única tarefa não atribuída ou várias tarefas não atribuídas.
Você também pode reatribuir tarefas não atribuídas acessando o relatório
Tarefas não atribuídas
 .

Corrigir um processo de negócios

Você pode corrigir processos de negócios somente quando a política de segurança de processos de negócios especifica os grupos de segurança que podem corrigir uma instância de processo de negócios.
Você pode configurar o Workday para enviar notificações personalizadas e de alerta sobre correções de processos de negócios.

Excluir comentários de um processo de negócios

Os administradores de processos de negócios podem remover um ou mais comentários de um processo de negócios, antes ou depois da conclusão do processo de negócios.
No menu de ações relacionadas do processo de negócios geral (não de uma etapa do processo de negócios), selecione
Processo de negócios
Remover comentários
. Você pode marcar a caixa de seleção ao lado de cada comentário que quer remover e clicar em
OK
.
Da mesma forma, se um comentário foi feito em um subprocesso, você pode removê-lo como uma ação relacionada do subprocesso, não de uma etapa individual dentro do subprocesso.

Desativar uma definição de processo de negócios

Para definir um processo de negócios personalizado, você deve associá-lo a um objeto de negócios, geralmente uma organização. A definição de processo de negócios fica então disponível dentro dessa organização. Quando a organização tem uma hierarquia, o Workday vincula todas as organizações subordinadas a essa definição de processo de negócios até chegar a uma organização subordinada que está vinculada a outra definição de processo de negócios.
O Workday usa a definição de processo de negócios por padrão quando você não:
  • Associaram uma definição de processo de negócios a qualquer organização de supervisão superior na hierarquia.
  • Definiu um processo de negócios personalizado para a organização de supervisão ou outras organizações na hierarquia de organizações de supervisão superior.
Quando você desativa um processo de negócios personalizado para um objeto de negócios específico, como uma organização, e, em seguida, inicia o processo de negócios, o Workday usa o processo de negócios personalizado associado à organização de supervisão.
Certifique-se de que sempre há um processo de negócios personalizado apropriado definido.
Na tarefa
Desativar definição de processo de negócios
 , você pode especificar os objetos de negócios para os quais quer ativar o processo de negócios personalizado. Quando você desativa um processo de negócios personalizado para todos os objetos de negócios, o Workday o remove completamente e você não pode reativá-lo.