Diretrizes do processo de negócios de admissão

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Visão geral

O processo de negócios Admissão (BP) é um fluxo de trabalho básica no Workday Human Capital Management (HCM) que orquestra a sequência de tarefas, aprovações e ações do sistema necessárias para trazer um novo colaborador para a organização. Ele controla:

O que (etapas e subprocessos)

Quem (grupos de segurança responsáveis por cada etapa)

Quando (a ordem das operações) de um evento de admissão

Um processo de negócios Admissão configurado corretamente garante a precisão dos dados, envolve as pessoas corretas nos momentos apropriados e automatiza tarefas como criação de contas e notificações.

Cada processo de admissão é uma instância de uma definição de processo de negócios. Funciona como um hub central que conecta dados de Recrutamento, remuneração, benefícios e dados principais (de recursos humanos) de RH, garantindo uma transição tranquila de candidato para colaborador. Embora o Workday forneça uma definição por padrão, a maioria das organizações cria várias definições com base em regras personalizadas para diferentes populações (por país, tipo de trabalhador ou organização de supervisão).

Estas são as seções neste tópico:

Subprocessos

Modelo consolidado

Pré-requisitos

Iniciadores do processo

Limitações

Fluxos de trabalho comuns

Etapas do fluxo de trabalho

Integração

Notificações

Problemas e soluções

Subprocessos

O processo de negócios Admissão pode incluir vários subprocessos para lidar com tarefas específicas.

Propor remuneração para admissão: esse subprocesso determina o salário da nova admissão e outros componentes de remuneração .

Criar conta Workday : gera a conta Workday da nova admissão, dando a ela acesso ao sistema.

Onboarding: você pode acionador este processo após a conclusão da admissão para gerenciar tarefas de nova admissão , como:

Preenchimento de formulários fiscais

Revisão de documentos

Inscrições em benefícios.

Verificação de antecedentes: este processo é aplicável somente se a nova admissão não for do Recrutamento e você quiser verificar o status do plano de fundo no Workday.

Modelo consolidado

Um modelo consolidado em um processo de negócios do Workday é uma configuração que combina as telas de entrada de dados de vários subprocessos distintos (como salário, bonificação e ação) em uma única interface de usuário unificada. Use o modelo como uma opção quando o processo de negócios tiver vários itens de definição inicial relacionados para uma única função no início do processo e adicione-o como a etapa Início para simplificar a tarefa do iniciador.

Estes subprocessos de negócios estão disponíveis para consolidação. Para garantir que esses subprocessos de negócios sejam exibidos no modelo consolidado, certifique-se de que os usuários tenham acesso para Visualizar
e Modificar
nos domínios relevantes:

Editar IDs governamentais

Alterações de data da relação de trabalho

Alterar atribuições de organização para o trabalhador

Atribuir acordo coletivo de colaborador

Atribuir grupo de pagamentos

Evento de inscrição para seleção de forma de pagamento

Subprocessos de negócios relacionados à remuneração

Pré-requisitos

Você deve atender a estes pré-requisitos na organização de supervisão de alvo antes de iniciar uma transação de admissão:

Segurança: configure a política de segurança de processo de negócios para subvenção permissão a grupos de segurança específicos para estas etapas de ação:

Ações de início: determine quem pode iniciar o processo de Admissão. Os grupos de segurança típicos incluem Recrutador, Administrador de RH e Parceiro de RH.

Etapas de revisão e aprovação: determine quem pode aprovar a transação de admissão. Os grupos de segurança típicos incluem Gestor, Parceiro de RH e Compensation Partner.

Visualizar tudo: determine quem pode visualizar a transação de admissão em andamento ou concluída. Os grupos de segurança típicos incluem Administrador de RH, Auditor de RH e Implementadores. Conceda permissão para Visualizar tudo às funções que podem iniciar o processo de negócios para garantir que todas as validações sejam executadas corretamente.

Para visualizar uma lista de domínios de segurança aplicáveis, acesse o relatório Políticas de segurança de domínio para área funcional e selecione as áreas funcionais Staffing, Core Compensation e Organization and Roles.

Modelo de alocação de pessoal: a organização de supervisão deve ter um modelo de alocação de pessoal atribuído:

Gestão de posições: deve existir uma posição aberta, disponível e aprovada na organização de supervisão. Você iniciar a ação de admissão em relação a esta posição específica .

Gestão de cargos: opcionalmente, você pode configurar restrições de admissão na organização de supervisão. Se não estiver configurada, os detalhes do cargo serão definidos ao admitir o trabalhador para a organização de gestão de cargos. Consulte Conceito: modelos de alocação de pessoal .

Perfis de cargo: crie os perfis de cargo necessários com detalhes como:

Descrição do cargo

Nível de gestão

Nível de remuneração

Tipo de taxa de pagamento

Outras qualificações

Rastreamento de candidatos selecionados: se você rastrear candidatos antes de eles serem formalmente admitidos, configure os status de candidato selecionado , métodos de avaliação e fontes de Recrutamento .

Edite o processo de negócios de admissão: defina as etapas, condições e notificações para o processo de negócios de admissão. Isso inclui a configuração de etapas de serviço , como Criar conta Workday .

Configurar campos opcionais: determine quais campos opcionais no processo de negócios Admissão devem ser ocultar, definidos como somente visualização ou obrigatórios para grupos de segurança específicos.

Iniciadores do processo

Você acionador o processo de negócios Admissão quando uma pessoa com as permissões de segurança apropriadas inicia uma das tarefas Admitir colaborador. O Workday oferece diversas variações desta tarefa, permitindo que você selecione a que melhor se adapta ao seu processo.

Exemplo: algumas versões da tarefa fornecem recursos de pesquisa aprimorados para evitar a criação de registros duplicata por meio de pesquisa de candidatos selecionados, ex-trabalhadores ou estudantes existentes. Consulte Conceito: ações de início para admitir colaborador .

Você pode iniciar o processo:

Na barra de pesquisa, digitando Admitir colaborador.

O menu de ações relacionadas de uma Requisição de recrutamento

O menu de ações relacionadas de uma organização de supervisão

O menu de ações relacionadas de uma Posição não preenchida .

O status Apto para admissão no processo de negócios Oferta ou Acordo de trabalho.

Limitações

Correções e integrações: as integrações controladas por eventos que você configura para acionador a partir do processo de Admissão apenas são acionadas novamente para correções feitas no evento de Admissão de nível superior . As correções que você faz apenas em um subprocesso não acionam novamente a integração. Exemplo: correção da remuneração em Propor remuneração para admissão após a conclusão da admissão principal,

Complexidade da configuração: o alto nível de configurabilidade significa que a definição inicial pode ser complexa e requer uma compreensão detalhada dos processos de admissão em sua organização.

Opção de devolução: você pode enviar um processo de negócios de volta à etapa Início ou Revisão para correções usando a ação Devolver. Esta ação estará acessível durante as fases de revisão ou aprovação da definição de processo de negócios, desde que o processo não esteja concluído.

Discriminação de onboarding: faça a distinção entre o processo de Admissão e o de Onboarding. O processo de Admissão se concentra em inserir o colaborador no sistema, enquanto o Onboarding está relacionado à experiência da nova admissão e à conclusão de tarefas pós-admissão.

Funcionalidade de conclusão automática: a conclusão automática não oferece suporte a devoluções no fluxo de trabalho do processo de negócios . As etapas de serviço sempre são executadas, mas o Workday ignora todas as notificações associadas a serviço . Consulte Considerações para a definição: conclusão automática de eventos de alocação de pessoal .

Correções em eventos de admissão concluídos: eles não acionam novamente de forma automática eventos associados, como inscrições em benefícios. Dependendo das alterações específicas feitas, você pode precisar iniciar manualmente determinados subprocessos para garantir que o registro do trabalhador seja atualizado com precisão.

Corrigir data de início do trabalhador: você não pode usar esse processo de negócios para trabalhadores terceirizados e não pode anulá-lo depois de enviado.

Fluxos de trabalho e diretrizes de processos de negócios comuns

Estes são caminhos comuns de configuração de fluxo de trabalho para o processo de negócios Evento de admissão, com as etapas listadas em sua ordem típica.

Caminho 1: configuração de fluxo de trabalho padrão

Esta é a configuração mais comum, representando um processo simples e linear para a admissão de um colaborador típico sem requisitos complexos de candidato selecionado .

A: Início

B: Ação (Propor remuneração para admissão)

C: Ação (Solicitar pagamento único)

D: Serviço (Criar conta Workday )

E: Ação (Atribuir grupo de pagamentos)

F: Ação (Concluir tarefas de onboarding )

G: Conclusão (etapa de conclusão de admissão)

Caminho 2: admissão com configuração do subprocesso de verificação de antecedentes

Este roteiro integra uma verificação de antecedentes formal como uma etapa necessário no processo. A admissão não pode prosseguir até que a verificação de antecedentes seja concluída com êxito, garantindo a conformidade com as políticas de admissão.

A: Início

B: Ação (inserir informações pessoais)

C: Ação (Verificação de antecedentes)

D: Ação (Propor remuneração para admissão)

E: Ação (Atribuir grupo de pagamentos)

F: Aprovação (Revisar admissão e resultados BGC)

G: conclusão (etapa de conclusão de admissão)

Caminho 3: admissão com configuração de fluxo de trabalho de onboarding integrado

Este roteiro de configuração conecta o processo Admissão a outros subprocessos essenciais do onboarding , criando uma experiência de onboarding integrada e completa para a nova admissão e as equipes internas.

A: Início

B: Ação (Propor remuneração para admissão)

C: Ação (Solicitar pagamento único)

D: Serviço (Atribuição de plano de onboarding)

E: Ação (Definição de onboarding)

F: Serviço (Criar conta Workday )

G: ação (atribuir grupo de pagamentos)

H: ação (onboarding)

Caminho 4: admissão com sindicato ou configuração de acordo coletivo

Este roteiro se aplica a organizações em que as novas admissões devem ser atribuídas a um acordo coletivo, o que pode influenciar a remuneração, os benefícios e outros detalhes do cargo.

A: Início

B: Ação (Propor remuneração para admissão)

C: Ação (Atribuir acordo coletivo)

D: Ação (Atribuir grupo de pagamentos)

E: Aprovação (Revisão do administrador de sindicato)

F: Aprovação (Revisão do gestor)

G : Conclusão (etapa de conclusão de admissão)

Caminho 5: conclusão automática

Este roteiro simplifica seu processo de admissão e reduz a entrada manual de dados em processos de admissão padronizados e de alto volume em que uma intervenção manual mínima é necessário. Exemplo: trabalhadores sazonais, equipe de varejo.

Processo de negócios de admissão

Editar definição

Habilitar conclusão automática

A habilitação da conclusão automática ignora determinadas etapas do processo de negócios, incluindo aprovações, itens de tarefa a fazer e etapas de revisão. Se o seu processo depende destas etapas, considere as implicações antes de usar este fluxo de trabalho.

O êxito da conclusão automática depende da precisão e da integridade dos dados inseridos durante o processo de Recrutamento . Se os campos necessário para o evento de Admissão não são preenchidos a partir do Recrutamento ou por meio de valores por padrão para campos de alocação de pessoal, o processo não será concluído automaticamente. Ela será reverter ao fluxo de trabalho manual padrão .

Fluxos de trabalho de processo de negócios comuns para aprovações consolidadas

Esses são caminhos de configuração de fluxo de trabalho comuns para aprovações consolidadas, com as etapas listadas em sua ordem típica.

Determine quais grupos de segurança podem revisar e aprovar etapas consolidadas. Configure a política de segurança de processo de negócios Admissão para subvenção permissão a esses grupos de segurança para essas etapas consolidadas. Os grupos de segurança típicos incluem o grupo de segurança da folha de pagamento.

Caminho 1: aprovação combinada para um único avaliador

Este é o caso de uso mais frequente: . Ele consolida vários subprocessos em uma única tarefa para um aprovador, como um parceiro de RH ou o gestor de contratação. Isso garante que o revisor tenha uma visão holística do evento de admissão.

A: Início

B: Ação (Propor remuneração para admissão)

C: Ação (Alterar atribuições de organização)

D: Ação (Solicitar pagamento único)

E: Aprovação consolidada (Aprovar a admissão, propor remuneração e Alterar atribuições de organização Eventos)

F: Conclusão (etapa de conclusão de admissão)

Caminho 2: aprovação hierárquica usando uma cadeia consolidada

Quando vários níveis de gestão precisam aprovar a admissão e os detalhes associados, uma cadeia de aprovação consolidada é a prática mais indicada. Isso combina os benefícios de uma aprovação consolidada com uma cadeia de aprovação. A etapa Cadeia de aprovação consolidada é atribuída a um grupo de segurança com base em funções, como Gestor. A tarefa de aprovação é encaminhada como um único item para cima na hierarquia de gestão do iniciador.

A: Início

B: Ação (Propor remuneração para admissão)

C: Cadeia de aprovação consolidada (Aprovar os eventos de Admissão e Propor remuneração)

D: Conclusão (Etapa de conclusão de admissão).

Etapas do fluxo de trabalho

Estes são os tipos de etapas comuns usados para build o fluxo de trabalho do processo de negócios Admissão:

Início: Ordem das etapas
: sempre a primeira etapa em qualquer processo de negócios (rótulo "A").
Grupo
: recrutadores, parceiros de RH ou administradores de RH, ou como parte do recrutamento (oferta ou acordo de trabalho) ou da integração, também por um recrutador. Sua definição é gerenciada na Política de segurança do processo de negócios de admissão.
Especificar
: não se aplica. Esta etapa inicia o processo.
Diretrizes do tipo de etapa
:
Prática recomendada: use a tarefa Admitir colaborador com recursos de pesquisa aprimorados para evitar a criação de registros duplicata . Instrua os usuários a pesquisar candidatos selecionados ou ex-trabalhadores antes de criar um novo registro.
caso de uso: esta etapa inicia o fluxo de trabalho de Admissão. O iniciador insere as principais informações necessário para identificar o candidato selecionado e a posição que ele preencherá, como o nome, a requisição de recrutamento, e a data de admissão planejada, .
Exemplo: um recrutador precisa admitir um candidato para uma posição disponível. Eles usam a tarefa Admitir colaborador e pesquisam o nome do candidato. Eles localizar que o candidato era um ex-estagiário e tem um registro de candidato selecionado no sistema. O recrutador seleciona o registro existente para iniciar o processo de admissão, que preenche previamente algumas das informações do candidato.
Diretrizes da regra de condição
: uma regras de condição na etapa de início serve como um mecanismo de validação para garantir a conclusão das informações fornecidas pelo iniciador :
Práticas recomendadas: mantenha a segurança do início simples. Use a segurança com base em funções para subvenção direitos de início aos usuários apropriados.
Exemplo: para permitir que apenas usuários baseados nos EUA iniciar o processo de Admissão padrão, adicione esta regra à política de segurança: O local do usuário é "EUA".

Ação: Ordem das etapas
: insira em qualquer lugar após a etapa de Início e antes ou depois da etapa de conclusão.
Grupo
: qualquer função que precise inserir ou revisar dados como parte do fluxo de trabalho, como um parceiro de remuneração, parceiro de RH, administrador de folha de pagamento ou o colaborador como si mesmo.
Especificar
: especifique o subprocesso que a etapa acionador , como Propor remuneração para admissão ou Alterar informações pessoais.
Diretrizes do tipo de etapa
:
Caso de uso: um dos tipos de etapa mais comuns usados para chamar outro processo de negócios (um subprocesso) para coletar informações específicas ou adicionais da nova admissão.
Exemplo: uma etapa de ação rotulada de Preencher novo questionário de admissão é roteada para a caixa de entrada de nova admissão .
Diretrizes da regra de condição
:
Prática recomendada: use regras de condição para agilizar o processo e garantir que os usuários vejam apenas as tarefas relevantes. Isso evita confusão e trabalho desnecessário.
caso de uso: para executar etapas dinamicamente com base em dados.
Exemplo: acione uma etapa de ação Solicitar pagamento único somente se uma bonificação de login estiver sendo oferecida.
Para obter mais informações, consulteConceito: etapa de ação .

Aprovação: Ordem das etapas
: normalmente você pode colocá-lo após a conclusão de todas as principais etapas de entrada de dados e antes da etapa de conclusão final.
Grupo
: uma função com autoridade para aprovar a transação, como um gestor de contratação, um nível de gestão +1 (o gestor do gestor ) ou um gestor de RH.
Especifique
: você pode configurar uma cadeia de aprovação, que encaminha a transação para cima na hierarquia de gestão até que um determinado nível seja atingido.
Diretrizes do tipo de etapa
: essa etapa atua como um portal formal para validar uma transação. O aprovador pode aprovar, devolver (para uma etapa anterior para correção) ou recusar a admissão. Isso garante a supervisão e a conformidade com as políticas da empresa .
Práticas recomendadas:
Insira uma etapa de aprovação após a conclusão de todas as principais etapas de entrada de dados, mas antes da etapa de conclusão final do processo de negócios.
Configure o Roteamento avançado para evitar que os aprovadores aprovem suas próprias transações. Defina a restrição de roteamento para Excluir assunto do evento e o Grupo de segurança de roteamento alternativo para Gestor relativo a usuário excluído.
O Workday ignora as etapas de aprovação quando o iniciador é o aprovador. Use uma etapa de aprovação consolidada para exigir aprovação.
Quando um processo de negócios é um subprocesso dentro de um processo maior, consolide a aprovação no processo de negócios principal. Isso evita a necessidade de etapas de aprovação separadas em cada subprocesso.
Caso de uso: solicitação de que um gestor aprove um nova admissão pacote de remuneração para admissão.
Exemplo: depois que o gestor de RH propõe um pacote de remuneração, o processo de negócios encaminha uma tarefa de aprovação ao cabeçalho do departamento para revisão e aprovação.
Diretrizes da regra de condição
:
Práticas recomendadas:
Evite criar cadeias de aprovação muito longas ou complexas, pois isso pode atrasar o processo de admissão. Use regras de condição para ignorar aprovações de admissões padrão sem exceção.
Use a regras de condição padrão Nenhum titular atual foi o iniciador ou o aprovador anterior para a maioria das etapas de aprovação. Isso evita que o mesmo usuário tenha que aprovar uma transação que ele já iniciou ou aprovou.
Caso de uso: para exigir aprovações adicionais para exceções.
Exemplo: em uma etapa de aprovação para um parceiro financeiro, você pode adicionar esta regras de condição: Admissão para um departamento financeiro E Salário anual proposto > 150.000 USD.
Para obter mais informações, consulteConceito: etapa de aprovação .

Preenchimento automático: Práticas recomendadas:
Embora a conclusão automática seja desenvolvida para ignorar muitas etapas, pode haver certas ações que você quer que sejam executadas sempre. Use
Encaminhar normalmente
para especificar quais etapas devem ser executadas, mesmo quando o restante do processo é concluído automaticamente. Integrações e etapas de serviço sempre são roteadas normalmente.
Certifique-se de que todos os campos necessário para uma admissão bem-sucedida sejam corretamente mapeados e preenchidos automaticamente desde o recrutamento para o evento Admissão . Aproveite
os valores por padrão para campos de alocação de pessoal
para preencher os dados previamente, sempre que possível.
Exemplo:
Motivo da admissão
é campo obrigatório para alterações de cargo. Para garantir que esse campo esteja sempre preenchido, configure o processo de negócios Oferta para exigi-lo.
Você também pode habilitar a conclusão automática em vários subprocessos do evento Admissão , como Atribuir grupo de pagamentos , Propor remuneração para admissão e Solicitar pagamento único.
Se você estiver usando um modelo consolidado de alteração de cargo para admissões internas, deverá configurar a conclusão automática para todos os subprocessos dentro desse modelo para que o processo principal tarefa a fazer isso.
Para aplicar a conclusão automática seletivamente, use definições de processo de negócios com base em regras. Em seguida, você pode especificar as condições nas quais a conclusão automática deve acionador.
Exemplo: crie uma regra que habilite a conclusão automática para posições de varejo, mas não para admissões de nível executivo que exigem mais supervisão manual e aprovações.
Como mover um candidato para o status
Apto para admissão
aciona instantaneamente o processo de conclusão automática, pode ser necessário ajustar seu fluxo de trabalho de Recrutamento . Considere mover os candidatos para o status Apto para admissão mais próximo de suas datas de início reais para manter a flexibilidade.
Certifique-se de que os grupos de segurança responsáveis por mover os candidatos para o status Apto para admissão (Recrutador ou Recrutador principal) tenham as permissões necessárias para iniciar e concluir o evento Admissão . Isso envolve a configuração da política de segurança de processo de negócios para o processo Admissão e as etapas de conclusão dinâmica no processo de negócios Candidatura .
Para obter mais informações, consulteConceito: concluir automaticamente processos de negócios .

Conclusão: Esta etapa significa que o fluxo de trabalho principal foi concluído. Depois que a etapa de conclusão é executada, a admissão é considerada totalmente aprovada e as etapas subsequentes, como integrações, arquivamento ou notificações podem ser executadas sem interromper o processo principal.
Revise as etapas e identifique qual delas deve representar a ação final necessário para que a admissão seja considerada aprovada. Geralmente, é a etapa de aprovação final na sequência. Localize a linha desta etapa na grade e, no menu de ações relacionadas da etapa, selecione
Processo de negócios
definido para conclusão
.
Um processo de negócios pode ter somente uma etapa de conclusão. Se outra etapa já estiver marcada como a etapa de conclusão, o Workday a desmarcará automaticamente e aplicará a designação à etapa que você acabou de selecionar.

Práticas recomendadas:
Todas as etapas de ação de aprovação e revisão devem ser colocadas antes da etapa de conclusão.
As etapas que exigem que o trabalhador tenha um registro totalmente criado, como a adição de dados de talento (foto, formação, histórico de cargos), geralmente são inseridas após a etapa Conclusão.
A etapa de serviço Criar conta Workday pode ser colocada após a etapa de Conclusão.
Uma etapa de aprovação, como uma Cadeia de aprovação consolidada, geralmente é definida como a etapa de Conclusão. Isso garante que os gestores possam aprovar todos os detalhes de admissão e remuneração em uma única tarefa antes que a admissão seja finalizada no sistema.

Para obter mais informações, consulteConceito: etapas de conclusão .

Aprovação consolidada: Você pode adicionar uma etapa de aprovação consolidada em vez de uma etapa de aprovação padrão ou de cadeia de aprovação na definição de processo de negócios.
Este tipo de etapa combina várias etapas de ação anteriores em um processo de negócios em um item da caixa de entrada para o aprovador. Por exemplo, no processo de negócios Admissão , em vez de um gestor receber aprovações separadas para os detalhes do cargo, atribuições de organização e remuneração da nova admissão , uma etapa de aprovação consolidada pode pacote de itens de venda tudo isso em uma única tarefa unificada . O aprovador pode revisar e aprovar todos os detalhes em uma pré-seleção de.

Cadeia de aprovação consolidada: Você pode adicionar uma etapa de cadeia de aprovação consolidada em vez de uma etapa de aprovação ou de cadeia de aprovação padrão na definição de processo de negócios.
Essa etapa combina a funcionalidade de uma aprovação consolidada com uma cadeia de aprovação. Ele não apenas agrupa vários itens de aprovação em uma única tarefa , mas também encaminha essa tarefa para cima em uma hierarquia organizacional ou de gestão até que ela atinja o topo ou que uma condição de saída seja atendida.

Considere adicionar essas etapas para:
Tarefas mistas: a consolidação é mais eficaz quando os itens que estão sendo agrupados são de origem semelhante por padrão, permitindo que o aprovador aplique um processo de revisão consistente a todos eles.
Aprovações ignoradas: em alguns casos, uma etapa de aprovação padrão pode ser ignorada automaticamente se o aprovador for a mesma pessoa que iniciou a transação. O uso de uma etapa de aprovação consolidada pode servir como uma solução alternativa para garantir que a tarefa de aprovação ainda seja gerada e encaminhada como pretendido.
Notificações sobre a redução: ao agrupar várias solicitações de aprovação em uma única tarefa, você reduz significativamente o número de notificações enviadas aos aprovadores, evitando o " fadiga da caixa de entrada " e ajudando-os a se concentrar nas tarefas que exigem atenção.
Definir com precisão as condições da etapa: use regras de condição para garantir que a etapa consolidada seja acionada somente quando apropriado. Por exemplo, você pode configurar uma regra para usar uma aprovação consolidada somente quando o número de transações ultrapassa um determinado limite.
Testar completamente: antes de implementar um processo de negócios com uma etapa de aprovação consolidada , teste-o minuciosamente para garantir que ele seja encaminhado conforme o esperado e que a experiência de usuário para aprovadores seja clara e intuitiva. Confirme se os aprovadores podem navegar facilmente pela visualização consolidada e aprovar ou recusar itens, conforme necessário.
Exemplo: combine a aprovação dos detalhes do cargo de uma nova admissão e sua remuneração em uma única tarefa para que ela possa revisar e aprovar as informações do cargo e o pacote de remuneração juntos.
Adicione uma etapa Aprovação consolidada após a etapa Propor remuneração e configure-a para incluir os eventos Admissão e Propor remuneração.

Serviço: Ordem das etapas
: você pode colocá-lo em qualquer lugar, mas serviços essenciais, como o de Criar conta Workday , geralmente são inseridos após a aprovação final e imediatamente antes ou na etapa de conclusão.
Grupo
: O sistema (do Workday). No Workday, esse "sistema" é um princípios de segurança específico e configurável chamado Usuário de execução de processo de negócios.
Especificar
: você seleciona em uma lista de processos em segundo plano fornecidos Workday .
Diretrizes do tipo de etapa
:
Práticas recomendadas:
Usada para executar uma ação automatizada no nível do sistema sem intervenção manual. O caso de uso mais comum no processo de negócios Admissão é o serviço de criação de conta Workday , que gera a nova conta de usuário e permite que ele login; fazer login ao Workday.
Você não pode criar tipos de etapa de serviço personalizados. Selecione na lista de serviços fornecidos pela Workday.
Você não pode alterar um tipo de etapa existente, como de Ação para Serviço. Exclua a etapa e adicione uma nova etapa com o tipo correto.
Diretrizes da regra de condição
:
Práticas recomendadas: entenda a função de cada serviço antes de adicioná-lo a um processo de negócios. Coloque as etapas de serviço de forma lógica, como criar a conta Workday, antes de atribuir funções de segurança com base no usuário.
Caso de uso: para controlar quando uma ação do sistema ocorre, como impedir que o serviço de criação de conta Workday seja executado até a data de admissão estar próxima.
Exemplo: na etapa de serviço Criar conta Workday , adicione esta regra: (Data de admissão menos Data de hoje) é menor ou igual a 7. Isso garante que a conta não seja criada com mais de uma semana antes da data de início.
Para obter mais informações, consulteConceito: etapa de serviço .

Tarefa a fazer: Ordem das etapas
: você pode adicionar qualquer ordem ao processo de negócios.
Grupo
: qualquer função. Frequentemente atribuído ao colaborador como si mesmo, gestor de contratação ou equipes de suporte, como suporte de TI ou instalações.
Especifique
: você pode inserir instruções (usando Rich Text e hiperlinks)
Diretrizes do tipo de etapa
:
Práticas recomendadas:
Use as etapas Tarefas a fazer para atribuir tarefas simples ou lembretes que não envolvam entrada de dados. Essas etapas funcionam como itens de checklist para tarefas que ocorrem fora do Workday ou para as quais não existe uma etapa do processo de negócios dedicada. ConsultarCriar checklists .
Escreva instruções claras e acionáveis. Se a tarefa requer a navegação até uma página específica, inclua o caminho de navegação na descrição da Tarefa a fazer.
Diretrizes da regra de condição
:
Práticas recomendadas: escreva instruções claras e acionáveis. Use datas limite para ajudar os usuários a priorizar tarefas. Agrupe tarefas a fazer relacionadas no fluxo do processo.
Caso de uso: para atribuir tarefas condicionalmente.
Exemplo: em uma tarefa a fazer para o gestor de contratação solicitar um cartão de crédito corporativo, você pode adicionar esta regras de condição: O nível de cargo é Diretor ou superior.
Para obter mais informações, consulteConceito: etapa Tarefa a fazer .

Integração

A definição de integração usa principalmente a integração controlada por eventos do Workday para folha de pagamento de terceiros. Ele envia informações de admissão ao seu fornecedor de folha de pagamento terceirizado instantaneamente quando o processo de negócios de Admissão é concluído, em vez de aguardar uma execução de integração principal programada. Você habilita esse serviço em seu conector principal de PECI (PECI). Ele configura as etapas do processo de negócios Admissão para enviar automaticamente os eventos do trabalhador do Workday para o seu fornecedor de folha de pagamento terceirizado. O fornecedor valida os dados e retorna quaisquer erros para correção imediata.

Ordem das etapas

: as integrações podem ocorrer em várias etapas do fluxo de trabalho. Essa etapa geralmente ocorre após a conclusão de todas as aprovações, mas antes da conclusão do processo.

Grupo

: executada pelo sistema e requer que você atribua um usuário de sistema de integração (ISU) pré-configurado que tenha as permissões de segurança necessárias para executar a integração.

Especificar

: selecione o sistema de integração específico a ser executado. Pode ser um conector do Workday pré-criado, como o único para um provedor de cartão corporativo, ou uma integração personalizada usando o Workday Studio, o Enterprise Interface Builder (EIB (Enterprise Interface Builder)) ou conectores principais.

Diretrizes do tipo de etapa

Casos de uso: atender a regulamentações governamentais que exigem geração de relatórios no mesmo dia para novas admissões. Fornecer informações imediatas de processamento da folha de pagamento para novos colaboradores, garantindo que eles sejam definidos corretamente no sistema de folha de pagamento de terceiros, sem atrasos. Permita que o fornecedor de folha de pagamento terceirizado valide as informações e devolva quaisquer erros a você para correção imediata, reduzindo os erros de folha de pagamento.

Práticas recomendadas: certifique-se de ter criado e testado os dois pontos de extremidade necessário (um para entrega e um para recuperação) com seu fornecedor de folha de pagamento antes da implementação de. Teste a integração completamente em um ambiente de sandbox. Atribua a etapa de revisão a um grupo de segurança que está monitorando tarefas ativamente e pode resolver quaisquer potencial erros de integração imediatamente.

Exemplo: para adicionar as etapas a uma definição de processo de negócios de Admissão:

Acesse a definição de processo de negócios Admissão e selecione

Processo de negócios

Editar definição

Certifique-se de que você tenha uma etapa Atribuir grupo de pagamentos marcada como uma etapa de conclusão.

Adicione uma linha com estes detalhes: Ordem: c, Tipo: Serviço, Especificar: Transmitir dados do colaborador para folha de pagamento de terceiros

Adicione outra linha com estes detalhes: Ordem: d, Tipo: Ação, Especificar: Revisar integração controlada por eventos para folha de pagamento de terceiros, Grupo: Administrador de folha de pagamento

Selecione

para salvar as alterações.

Diretrizes da regra de condição

Práticas recomendadas: evite configurar as etapas do processo de negócios com condições de entrada auditadas. Isso pode criar cenários em que a integração controlada por eventos não é executada como o esperado. Para controlar a execução, use o campo de relatório específico desenvolvido para essa finalidade.

Caso de uso: um caso de uso comum para uma regras de condição é impedir a execução da integração para admissões com uma data de vigência futura, . Isso pode ser útil se o seu sistema downstream não puder lidar com transações com data futura.

Exemplo: para ignorar admissões com datas futuras, crie uma regras de condição na etapa Transmitir dados do colaborador para folha de pagamento de terceiros. Use o campo de relatório

Is Event Driven Integration Integration Future Effective Future

na condição da regra . Configure a etapa para ser executada somente quando o valor desse campo for "Não".

Para obter mais informações, consulteCriar integração (etapa) .

Modificadores de roteamento

Use um modificador de roteamento quando uma etapa do processo de negócios precisar ser direcionada para um grupo de segurança específico, em que os trabalhadores têm várias posições ou transações que envolvem uma alterar na atribuição.

Os modificadores de roteamento são adicionados a etapas específicas da definição de processo de negócios. A disponibilidade de um modificador de roteamento depende do processo de negócios e do tipo de etapa:

O modificador de nível de linha pode ser aplicado às etapas Aprovação e Aprovação consolidada em processos de negócios que oferecem suporte ao roteamento em nível de linha , desde que pelo menos um grupo de segurança na etapa seja um grupo de segurança de interseção .

Modificadores de roteamento comuns incluem:

Nível de linha: usado para etapas de aprovação em transações com várias linhas, como uma fatura de fornecedor. Ela é encaminhada para aprovação com base no contexto de cada linha individual para o grupo de segurança de interseção relevante.

Práticas recomendadas

Certifique-se de fornecer acesso de segurança a estes domínios na área funcional System:

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Cadeia de aprovação: quando o roteamento com base na organização está habilitado em uma etapa da Cadeia de aprovação para um trabalhador com várias posições, o Workday encaminha a etapa para todos os gestores da organização. Para evitar isso, configure um modificador de roteamento nesta etapa.

Comportamento da reatribuição: o Workday desconsidera o modificador de roteamento quando uma etapa do processo de negócios é reatribuída. A tarefa reatribuída seguirá o roteamento padrão do novo titular, .

Definir restrições de roteamento (se necessário): você pode definir restrições de roteamento para excluir determinados indivíduos do fluxo de trabalho. Use roteamentos alternativos para identificar diferentes grupos de segurança, se necessário.

Salvar alterações: depois de configurar os modificadores de roteamento e quaisquer configurações adicionais, salve suas alterações para aplicar as novas regras de roteamento .

Usar com grupos de segurança de interseção para roteamento em nível de linha: ao usar o modificador de roteamento em nível de linha, certifique-se de que a etapa esteja atribuída a pelo menos um grupo de segurança de interseção para permitir que o Workday encaminhe as linhas para os aprovadores corretos com base na interseção de suas funções. .

Verificar suporte a processos de negócios: os modificadores de roteamento não estão disponíveis para todos os processos de negócios, portanto, certifique-se de verificar se o modificador desejado está disponível para o processo de negócios específico que você está configurando. Você pode verificar isso na definição de processo de negócios.

Os exemplos de processos que oferecem suporte a modificadores de posição principal e posições adicionais incluem: Alteração de contato, Editar informações de ID, Iniciar avaliação de desempenho e Iniciar plano de desenvolvimento.

Os exemplos de processos que oferecem suporte a modificadores atuais e propostos incluem: Alterar cargo, Adicionar cargo suplementar e Oferta.

Casos de uso

Você deve considerar adicionar um modificador de roteamento a uma etapa do processo de negócios nestes cenários:

Aprovações no nível da linha: para transações que podem conter várias linhas com contextos diferentes, como uma fatura de fornecedor com linhas para diferentes centros de custo, o modificador de roteamento no nível da linha pode ser usado nas etapas de aprovação ou aprovação consolidada. Isso encaminha cada linha para o aprovador apropriado com base no contexto dessa linha específica.

Notificações

Notificações do sistema

As notificações do sistema são alertas por padrão gerados pelo Workday para eventos de processo de negócios . Você pode visualizar todas as notificações do sistema na guia

Notificações

do processo de negócios. O Workday permite que você desabilite uma notificação específica - , embora geralmente seja melhor gerenciar as preferências de notificação no nível do usuário ou usar notificações personalizadas para alertas mais direcionados. Consulte Configurar notificações do sistema de processos de negócios .

As configurações de notificação globais são gerenciadas na tarefa

Editar definição de locatário - Notificações

Notificações personalizadas

Você pode criar notificações personalizadas que podem iniciar em qualquer etapa do processo de negócios para alerta os usuários sobre eventos, ações necessário ou alterações de status. Para criar uma notificação, navegue até a respectiva etapa em sua definição de processo de negócios e, no menu de ações relacionadas dessa etapa, selecione

Processo de negócios

Adicionar notificação

. Consulte Criar notificações personalizadas .

Diretrizes e práticas recomendadas:

Informar o gestor de contratação quando o processo de admissão for concluído com êxito.

Crie uma notificação personalizada que seja acionada após a conclusão do processo de negócios Admissão . Personalize o e-mail com o nome da nova admissão , a data de início e o nome do gestor .

Notifique o departamento de TI sobre uma nova admissão para que ele possa preparar o hardware e o software necessários.

Casos de uso:

Notificação do gestor sobre a conclusão da admissão

Enviando um e-mail de boas-vindas à nova admissão

Notificação do departamento de TI para provisionamento de equipamentos

Exemplos:

Configure uma notificação personalizada para acionador na etapa de conclusão do processo de negócios Admissão, enviada ao grupo de segurança Gestor de contratação . A mensagem pode incluir o nome da nova admissão , a ID de colaborador, a data de início e a posição.

Configure uma notificação com o assunto "Bem-vindo(a) à equipe, [Nome da nova admissão]!". O corpo do e-mail inclui detalhes sobre o primeiro dia, um vínculo (noun) vincular (verb) para o portal de nova admissão da empresa e informações de contato do gestor, .

Configure uma notificação personalizada no processo de negócios de admissão enviada a um grupo de segurança específico para a equipe de TI . A notificação é acionada na entrada de uma etapa específica e inclui detalhes como o nome da nova admissão , o local e o título do cargo.

Problemas e soluções

Essa seção lista os problemas comuns junto com suas causas e soluções correspondentes.

Expedição	Causa e solução
Tarefas não atribuídas no processo de negócios de admissão	Causa: o processo inclui tarefas não atribuídas para as quais o grupo de segurança especificado não contém usuários ou contém somente usuários com contas Workday desabilitadas. Exemplos: Uma etapa tem protegido para o grupo de segurança Colaborador como si mesmo, mas o usuário atribuído tem uma data de admissão futura: . A conta Workday do usuário atribuído está desabilitada, expirada ou bloqueada ou o usuário não tem uma conta Workday para ver suas notificações ou concluir as etapas atribuídas. solução: acesse o relatório Tarefas não atribuídas que exibe as etapas em que ocorre esse problema. Adicione o grupo de segurança "Colaborador pré-admissão como si mesmo" e teste.
A revisão ou aprovação não funciona quando um modelo consolidado é usado	Causa: uma etapa de revisão ou aprovação consolidada não está configurada como etapa b na definição de processo de negócios Admissão. solução: edite a definição de processo de negócios de admissão e mova a etapa de revisão/aprovação principal, como Revisar admissão do colaborador, para a ordem b. Isso garante um fluxo contínuo desde o início até a página de avaliação consolidada.
Notificação personalizada sobre acionamento incorreto de subprocesso Uma notificação sobre Propor remuneração para admissão é acionada quando o evento Admissão principal é corrigido, mesmo se a remuneração não tiver sido alterada.	Causa: o sistema detecta uma correção no evento principal e aciona notificações em todos os subprocessos. Ele não pode determinar se uma alterar foi feita especificamente nesse subprocesso. solução: isso está funcionando conforme o esperado. Esteja ciente deste comportamento. Se isso for problema, considere mover a notificação para o processo de Admissão principal e acioná-la com base em uma condição relacionada aos dados do subprocesso.
Não é possível adicionar validação à etapa de início de admissão Uma mensagem de erro é necessária se um campo obrigatório , como ID nacional , não informado na pré-seleção inicial de Admissão .	Causa: a etapa de início pode estar criando um novo registro de candidato selecionado , portanto, os campos a serem validados não existem no sistema até que a etapa seja enviada. solução: não tente validar a etapa de início. Em vez disso, adicione uma etapa de Ação imediatamente após o início atribuído ao iniciador. Exemplo: Alterar informações pessoais ou uma etapa de Revisão. Aplique as regras de validação a esta segunda etapa.
Registros de colaborador duplicados	Causa: um novo registro de colaborador foi criado para uma pessoa que já existe no sistema como candidato selecionado, ex- trabalhador ou trabalhador terceirizado. solução: use as versões da tarefa Admitir colaborador que incluem uma pesquisa aprimorada de pessoas existentes. Treine os usuários para sempre pesquisar um indivíduo antes de criar um novo registro de candidato selecionado . Execute auditorias regularmente para identificar e mesclar registros duplicata .
Dados incorretos inseridos	Causa: os usuários inserem informações incorretas durante o processo de admissão, como uma data de início ou grafia incorreta do nome. solução: use regras de validação de dados sempre que possível para detectar erros. Para erros críticos, pode ser necessário usar a ação Corrigir no evento Admissão concluído para corrigir os dados. Forneça instruções claras e treinamento aos usuários sobre como inserir dados corretamente.
Processar processo paralisado	Causa: o processo de negócios está preso em uma etapa porque o usuário atribuído está fora do escritório ou não está executando nenhuma ação. solução: configure a delegação para funções-chave de forma que as tarefas possam ser roteadas automaticamente quando um usuário não estiver disponível. Use o relatório Status do processo de negócios para monitorar o progresso de eventos de admissão e identificar quaisquer gargalos. Você pode reatribuir tarefas a outro usuário se necessário.
Aprovações incorretas	Causa: o processo de negócios está roteamento para aprovação à pessoa errada ou não está exigindo aprovação quando deveria. solução: revise a definição de processo de negócios e as regras de condição nas etapas de aprovação. Certifique-se de que os grupos de segurança atribuídos às etapas de aprovação estejam configurados corretamente e que as regras de condição estejam avaliando os dados com precisão.
Erro: este processo de negócios não foi concluído porque a organização proposta , posição, restrição de headcount ou requisição de recrutamento selecionada não está mais disponível.	Causa: a posição associada ao evento de Admissão tem o rótulo "Disponível para admissão" marcado como Não. solução: a posição deve atender a todas estas condições para estar disponível: O processo de negócios de criação de posição foi concluído A data de disponibilidade é igual ou anterior à data atual Primeira data possível de admissão é igual ou anterior à data de vigência do processo de negócios Admissão A restrição de posição não foi preenchida e não tem um processo de negócios Congelar posição em andamento ou concluído A organização de supervisão não está congelada A restrição de posição não tem uma promoção por mérito em andamento A restrição de posição não é proposta em um evento de alocação de pessoal em andamento A restrição de posição não tem um processo de negócios Mover trabalhador (por organização) ou Mover trabalhador (supervisão) com data futura. A restrição de posição não tem nenhum processo de negócios Fechar posição em andamento ou concluído A restrição de posição não tem um processo de negócios de Requisição de recrutamento em andamento
As etapas de um processo de negócios não estão sendo inseridas durante o evento	Causa: o processo de negócios está habilitado para conclusão automática. Exemplo: as etapas Editar dados adicionais que fazem parte do processo de negócios Admissão não são exibidas no registro do processo do evento Admissão porque o processo de negócios Admissão está habilitado para conclusão automática. Quando um processo de negócios é configurado para conclusão automática, o Workday ignora algumas partes do evento principal .