Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Leveranciers maken

Leveranciers maken

  • Configureer het proces en het beveiligingsbeleid voor de
    leveranciersgebeurtenis
     in het functionele gebied Leveranciers.
  • Maak leveranciersgroepen en leverancierscategorieën om ze gemakkelijker vindbaar te maken en voor rapportagedoeleinden.
  • Definieer standaardbetalingsvoorwaarden en -typen.
  • Configureer de domeinen
    Instellen: leverancier
     en
    Instellingen: leveranciersopmerkingen
     in het functionele gebied Leveranciers.
Leveranciers maken om goederen en services voor uw organisatie in te kopen. Geef details op voor het beheren van leveranciersrelaties, betalingsvoorwaarden en rapportage.
  1. Open de taak
    Leverancier maken
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Leveranciersnaam
    Als u een waarde selecteert in de prompt
    Leverancier maken op basis van bedrijfsentiteit
     , vult Workday automatisch het veld
    Leveranciersnaam
     in.
    Fonetische naam
    Registreert de juiste uitspraak van de
    leveranciersnaam
     en de volgende details op het tabblad
    Bankrekening voor afrekening
     :
    • Fonetische banknaam
    • Fonetische filiaalnaam
    • Fonetische naam voor rekening
    Wordt weergegeven wanneer:
    • U schakelt fonetische namen in voor de taak
      Tenantinstellingen bewerken - algemeen
       .
    • Gebruikers selecteren de relevante landinstelling en weergavetaal in hun voorkeuren.
    De voorkeurstaal van het land van de rekening moet overeenkomen met de taal die is ingeschakeld in de tenant .
    Leverancier maken op basis van bedrijfsentiteit
    Maak een leverancier op basis van een bestaande bedrijfsentiteit.
    De velden
    Leveranciersnaam
     en
    Leveranciers-ID
     worden automatisch Workday met de bedrijfsentiteit die u selecteert. Nadat u een bedrijfsentiteit hebt geselecteerd, kunt u deze niet meer wijzigen.
    DUNS-nummer
    Voer, indien beschikbaar, het DUNS-nummer (Data Universal Numbering System) van de leverancier in.
    Als u procurementcards gebruikt, kan uw credit DUNS - nummers gebruiken om leveranciers op te zoeken in transactie .
    Leverancierscategorie
    Selecteer een leverancierscategorie.
    Leverancierscategorieën classificeren leveranciers voor rapportage- en prijsonderhandelingsdoeleinden.
    Leveranciersgroep
    Selecteer een leveranciersgroep.
    Leveranciersgroepen organiseren leveranciers voor rapportage- en prijsonderhandelingsdoeleinden.
    Documentkoppeling:
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u een geldig Uniform Resource Identifier- patroon (URI) instelt, inclusief:
    • Een Uniform Resource Locator (URL)
    • Een lege regel om gebruikers in staat te stellen zonder beperkingen waarden in dit veld in te voeren.
    Als u een geldige URI wilt instellen, selecteert u
    Leveranciersdocumentkoppeling
     bij de prompt
    Type externe URI-koppeling leverancier
     in de taak
    Validatie externe koppeling onderhouden
     .
    Workday valideert de koppeling om er zeker van te zijn dat deze een geldige URI heeft, zoals gedefinieerd door uw beveiligingsbeheerder. Dit proces biedt aanvullende beveiliging om schadelijke inhoud in externe koppelingen te voorkomen.
    Als u ondersteunende documenten of afbeeldingen opslaat in een externe opslagplaats, voert u de URL naar die locatie in. Nadat u de transactie hebt opgeslagen, geeft Workday de URL weer als een live-hyperlink naar de afbeelding. Goedkeurders kunnen naar dit document verwijzen voordat ze de transactie goedkeuren.
    Standaardbetalingsvoorwaarden
    Geef de betalingsvoorwaarden op die u met uw leverancier bent overeengekomen.
    Betalingstype
    Selecteer een of meer betalingstypen voor deze leverancier.
    Als u een type elektronische betaling selecteert, vult u de gegevens in op het tabblad
    Bankrekening voor afrekening
     . Zie Concept: elektronische betalingsmethoden .
    Standaardbetalingstype
    Als u
    Creditcard
     selecteert, kunt u de credit van een medewerker selecteren in de prompt
    Creditcard
     .
    Standaardreferentietype
    Als voor uw verwijzing één betaling per factuur is vereist, kunt u
    Altijd afzonderlijke betalingen
     instellen.
    Creditcard
    Als uw organisatie inkoopkaarten gebruikt, selecteert u de kaart van een medewerker als de credit die de leverancier kan gebruiken voor inkooporders en leverancierscontracten.
    Standaardvaluta
    Selecteer een standaardvaluta om transacties met deze leverancier in te vullen. Wanneer u transacties maakt, kunt u deze valuta wijzigen in elke valuta die voor de leverancier is geaccepteerd.
    Als u geen optie selecteert in deze prompt, vult Workday de standaardvaluta van de tenant voor transacties, zelfs als de leverancier de standaardvaluta van de tenant niet accepteert.
    Beveiligingssegment leverancier
    Als uw bedrijf gesegmenteerde beveiliging vereist en deze leverancier niet tot een beveiligingssegment behoort via de leverancierscategorie of -groep, maakt u een leveranciersbeveiligingssegment.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Leveranciersdetails
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Beperkt tot bedrijven
    Geef de bedrijven of bedrijfshiërarchieën op die aan de leverancier moeten worden gekoppeld.
    De prompt
    Leverancier
     voor transacties waarbij u een leverancier kunt selecteren, geeft alleen de leveranciers weer die aan het geselecteerde bedrijf of de geselecteerde bedrijfshiërarchie zijn gekoppeld.
    Klantrekeningnummer
    Sla het rekening op dat de leverancier gebruikt om uw bedrijf te identificeren.
    Datum verzekeringsbewijs
    Als u rapporten wilt maken voor leveranciers met een verzekering die te laat is of moet worden vernieuwd, stelt u het leverancierscertificaat met de verzekeringsdatum in.
  4. Houd bij het invullen van de sectie
    Betalingsdetails
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Uitsluiten van leveranciersfactuurkorting
    Hiermee worden de kosten weergegeven die zijn uitgesloten van de berekening voor de leveranciersfactuurkorting. U kunt het veld configureren in de taak
    Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens
     .
    Wanneer u facturen met betalingsvoorwaarden met korting maakt, kunt u het kortingsbedrag weergeven in de kolom
    Genomen korting
     op de:
    • taak
      voor afrekeningsrun maken
       .
    • Leveranciersbetalingsrapport weergeven
       .
    Uitsluitingen leveranciersfactuurkortingen overschrijven
    Selecteer een optie om de instellingen van het tenant te wijzigen en unieke kortingsberekeningsopties voor de leverancier te configureren.
    Altijd afzonderlijke betalingen
    Hiermee maakt u afzonderlijke betalingen voor elke leveranciersfactuur. Als deze optie is uitgeschakeld, worden de facturen in Workday afrekening samengevoegd tot één betaling.
    Niet betalen tijdens bankrekeningupdates
    Selecteer deze optie om leveranciersfacturen uit te sluiten van afrekeningsruns als:
    • Voor deze leverancier wordt een proces
      voor een leverancierswijzigingsgebeurtenis
       uitgevoerd, en
    • U hebt de optie
      Bankrekening voor afrekening
       geselecteerd in de taak
      Leverancierswijziging maken
       .
    Betalingsintegratiesysteem
    Als u betalingen elektronisch wilt uitvoeren, selecteert u het integratie waarmee ze worden gegenereerd.
    Standaardbetalingsdoel land van herkomst
    Standaardbetalingsdoel voor ontvangend land
    Wordt weergegeven wanneer u betalingsdoelcodes inschakelt.
    Selecteer standaardcodes voor betalingsdoel voor Workday om leveranciersfacturen en factuuraanpassingen in te vullen. Zie Concept: betalingsdoelcodes .
  5. Houd bij het invullen van de sectie
    Standaardaantekeningen leveranciersbetalingen
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Standaardtekst
    Voer een aantekeningtekst in voor chequebetalingen aan deze leverancier.
    Leveranciersreferentie gebruiken
    De verwijzing van leveranciersfacturen worden afgedrukt in het veld
    Aantekening
     op de cheque.
    Aantekening bij factuur gebruiken
    De waarde die u invoert bij het maken van leveranciersfacturen, wordt afgedrukt in het veld
    Aantekening
     op de cheque. Als meerdere facturen aantekeningen bevatten, voegt Workday deze samen op de cheque.
    Aantekening bij leveranciersconnectie gebruiken
    Als u meerdere connecties voor te betalen leveranciers wilt configureren, selecteert u om betalingsmemo's te gebruiken die u definieert in de connecties voor te betalen leveranciers.
  6. Gebruik in de sectie
    Leveranciershiërarchie
     de prompt
    Voorgestelde onderliggende items
     om een bovenliggend/ onderliggend leveranciersrelatie te definiëren om te helpen bij de uitgaverapportage.
  7. Houd bij het invullen van deze tabbladen rekening met het volgende:
    Contactgegevens
    Geef in het veld
    Gebruiken voor
     de transacties op die van toepassing zijn op deze adressen:
    • Billing
    • Te betalen leverancier
    • Verzending
    • Procurement
    • Selecteer
      Belastingrapportage
       om een ander adres te gebruiken voor IRS-rapportage. Als u geen belastingaangifteadres gebruikt, gebruikt Workday het primaire adres van de leverancier.
    • Schakel het selectievakje
      Primair
       naast een
      e-mail
       in om de inkooporders naar een specifiek e-mail mailadres te verzenden.
    Bankrekening voor afrekening
    Voeg een of meer afrekeningsbankrekeningen toe voor elektronische betalingen aan leveranciers.
    Workday routeert leveranciersbetalingen naar de juiste rekening voor afrekening op betalingstype en valuta. Selecteer:
    • Betalingstypen om de rekening alleen voor deze betalingstypen te beperken.
    • Geaccepteerde valuta's om de rekening alleen voor deze valuta's te beperken bij het afrekenen van elektronische betalingen zonder koppeling voor te betalen leveranciers.
    Schakel het selectievakje
    Alleen voor leveranciersconnecties
     in om:
    • Maak meerdere bankrekeningen met dezelfde combinaties van betalingstypen en geaccepteerde valuta's.
    • Schakel elke combinatie van geaccepteerde betalingstypen en bankrekeningen voor afrekening in.
    Klik op
    Tussenrekeningen
     om afrekeningsbankrekeningen waarvoor tussenpersonen nodig zijn, te koppelen aan tussenliggende bankrekeningen.
    Belastinggegevens
    • Geef het
      formuliertype belastingdienst
       van de leverancier op:
      • 1042-S
         voor een niet-ingezetene vreemdeling op wie Amerikaanse bronbelasting is ingehouden.
      • 1099 MISC
         om overige inkomsten te rapporteren aan de IRS.
      • TDS
         om aan de bron ingehouden belasting te identificeren voor niet-ingezeten leveranciers.
    • Selecteer een
      belastingdocumentdatum
       om aan opmerking wanneer u het belastingdocument hebt ontvangen. U kunt belastingdocumentdatums gebruiken in:
      • Bedrijfsprocessen om leveranciers te routeren voor beoordeling en goedkeuring.
      • Aangepaste rapporten om oude documenten te identificeren die moeten worden bijgewerkt.
    • Rapport 1099 MISC met bovenliggend item
      Voor 1099 TIN-typen consolideert u 1099 MISC-rapportage voor bovenliggend en onderliggend leveranciers. Zorg ervoor dat u de gegevens in de velden
      TIN-type
       en
      Belasting-ID
       verwijdert.
      Als u wilt bepalen of de belastingbetaler een MISC-rapport 1099 nodig heeft, totaliseert u alle betalingen voor de identificatie van de begunstigde. Met Workday kunt u 1099-rapportage consolideren in een bovenliggend/ onderliggend structuur.
      De IRS vereist dat alle betalingen voor een bepaalde begunstigde-identificatie worden geaggregeerd.
    • Standaardbelastingcode
      Workday vult automatisch de geselecteerde standaardbelastingcode in de kop van de leveranciersfactuur in wanneer u een leverancier selecteert.
    • Standaardbronbelastingcode
      Workday vult automatisch de geselecteerde bronbelastingcode in de kop van de leveranciersfactuur in wanneer u een leverancier selecteert.
    • FATCA
      Selecteer deze optie om het selectievakje FATCA-indieningsvereiste op het 1099 MISC-formulier te activeren. Deze configuratie ondersteunt de FATCA-archiveringsvereisten van bepaalde buitenlandse financiële instellingen.
    Geef de belasting-ID's voor deze leverancier op.
    Schakel het domeinbeveiligingsbeleid Instellen: afrekening leverancier voor Workday in om het transactie -ID-nummer voor een leverancier weer te geven.
    • Type belasting-ID
      Selecteer een type belasting-ID dat van toepassing is op het land.
    • Identificatienummer
      Voer het belastingidentificatienummer van de leverancier in om te rapporteren en een bestand bij de IRS in te dienen.
    • Transactiebelasting-ID
      Selecteer de transactie -ID die wordt gebruikt om de transactie voor het opgegeven land vast te leggen.
    • Primaire belasting-ID
      Selecteer de enkele belasting-ID bij het beheren van meerdere ID's voor een leverancier.
    Geef de belastingstatuswaarden voor deze leverancier op.
    • Transactiebelastingstatus
      Selecteer de transactie voor het status .
    • Bronbelastingstatus
      Selecteer de status voor het land.
    Alternatieve namen
    Als u een alternatieve naam in documenten en bestanden wilt gebruiken, voert u in het veld
    Naam
     een andere naam in dan de naam van de leverancier. Selecteer vervolgens het type gebruik voor die alternatieve naam in de prompt
    Gebruik alternatieve naam
     .
    Als u meerdere alternatieve namen voor één leverancier wilt gebruiken in leveranciersconnecties, selecteert u de
     Optie
    Alternatieve leveranciersverbinding
     in de prompt Gebruik alternatieve naam.
    Op een leveranciersconnectie vervangt het gebruik van de alternatieve leveranciersconnectie het gebruik van de naam van de te betalen leverancier en het gebruik van de te betalen leverancier. Workday negeert het gebruik van Alternatieve leveranciersconnectie wanneer u dit niet specifiek voor een leveranciersconnectie gebruikt.
    Voorbeelden:
    • Identificeer externe medewerkers met dezelfde naam door hun locaties tussen haakjes op te nemen. Als u de officiële naam op 1099 MISC-formulieren wilt afdrukken, voert u de officiële naam in als Alternatieve naam. Selecteer vervolgens
      1099 MISC-ontvanger
       in de prompt Gebruik van alternatieve naam.
    • De leveranciersnaam is te lang om op een cheque af te drukken. Als u een kortere naam wilt afdrukken, voert u een kortere alternatieve naam in. Selecteer vervolgens
      Betalen aan begunstigde
       en
      Te betalen aan geadresseerde 1
       in de prompt Gebruik van alternatieve naam.
    Procurementopties
    Factureringsopties
    • Elke leverancier factureren
      Selecteer deze optie om op te geven dat deze leverancier elke leverancier kan factureren.
    • Belastingwijzigingen in leveranciersportal inschakelen
      Selecteer deze optie om leveranciers in staat te stellen belastinggegevens voor facturen in de leveranciersportal te wijzigen. Wanneer leveranciers vervolgens facturen maken op basis van inkooporders, kunnen ze deze velden wijzigen:
      • Belastingoptie
      • Belastingbedrag
      • Toepasselijkheid belasting
      • Terugvorderbaarheid belasting
    • Standaardinkoopitem
      Selecteer deze optie om leveranciers in staat te stellen belastinggegevens voor facturen in de leveranciersportal te wijzigen. Wanneer leveranciers vervolgens facturen maken op basis van inkooporders, kunnen ze deze velden wijzigen:
      • Itemomschrijving
      • Uitgavecategorie
      • Belastinggegevens
      • Eenheid
      • Kosten per eenheid
      • Gerelateerde worktags
    • Standaarduitgavecategorie
      U kunt een standaarduitgavecategorie voor leverancierstransacties selecteren.
    Algemene opties
    • Nummer algemene locatie inschakelen
      Selecteer deze optie om op te geven dat deze leverancier algemene locatienummers (GLN's) mag gebruiken. Leveranciers gebruiken GLN's voor de verschillende bedrijfslocaties voor verzending en levering in inkoopdocumenten. Leveranciers verzenden deze documenten vervolgens via elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en afgedrukte inkooporders.
    Inkooporderopties
    • Uitgifteoptie
      • EDI/XML
         : wanneer u inkooporders uitgeeft, verzendt Workday een EDI- of XML- versie naar uw leverancier of leveranciersnetwerk.
      • EDI/XML automatisch
         : wanneer u inkooporders uitgeeft, genereert Workday een EDI- of XML- versie van de inkooporder. Workday verzendt deze vervolgens naar de leverancier wanneer de beheerder de inkooporder goedkeurt.
      • E-mail
         : wanneer u een e-mail opgeeft als primair e-mailadres, kunt u een PDF-inkooporder uitgeven. Voor deze optie is een afdrukindeling voor inkooporders vereist. Als u geen uitgifteoptie opgeeft, gebruikt Workday de optie Afdrukken.
      • Afdrukken:
         selecteer deze optie om afgedrukte inkooporders uit te geven. Voor deze optie is een afdrukindeling voor inkooporders vereist. Als u geen uitgifteoptie opgeeft, gebruikt Workday de optie Afdrukken.
      • Leveranciersportal
         Selecteer deze optie om inkooporders alleen in de leveranciersportal uit te geven.
    • Standaard e-mail voor IO-uitgifte
      Selecteer een of meer e-mail mailadressen die u als standaard kunt definiëren bij het verzenden van inkooporders aan leveranciers via e-mail. U kunt alleen e-mail mailadressen selecteren als u Procurement selecteert bij de prompt Gebruiken voor op het tabblad Contactgegevens.
    • Leverancierskoppeling voor meerdere leveranciers voor IO-uitgifte
      Als u
      XML
       of
      XML Auto
       selecteert, selecteert u de voorkeurskoppeling voor meerdere leveranciers die moet worden gebruikt bij het uitgeven van inkooporders voor de leverancier. U kunt ook de taak
      Leverancierskoppelingen onderhouden
       gebruiken om deze leverancier op te nemen als meerdere leveranciers.
    • Wijzigingsorder uitschakelen
      Selecteer deze optie als deze leverancier geen wijzigingsorders accepteert.
    • Uitgifteoptie voor wijzigingsorder
      Selecteer deze optie als de uitgifteoptie voor de wijzigingsorder afwijkt van de standaarduitgifteoptie.
    • Verzendvoorwaarden
       en
      verzendmethode
      Stel deze waarden in voor de leverancier.
    • Itemvervanging op basis van inkooporder inschakelen Selecteer deze optie
       om geautomatiseerde item voor deze leverancier in te schakelen op basis van een inkooporderbevestiging (POA). Wanneer u deze optie selecteert, worden in aanmerking komende item van deze leverancier verwerkt. Als u deze optie niet selecteert, voorkomt Workday dat er wijzigingsorders worden gemaakt voor item van deze leverancier. Als u een wijzigingsorder wilt maken op basis van een inkooporderbevestiging (POA), moet u de taak
      Automatische updates plannen op basis van inkooporderbevestigingen
       uitvoeren of plannen.
    • Bevestiging verwacht
      Selecteer deze optie wanneer u verwacht dat leveranciers inkooporderbevestigingen verzenden wanneer u inkooporders uitgeeft. Deze configuratie is belangrijk wanneer u EDI 850- en EDI 855-integraties gebruikt. Wanneer u dit selectievakje inschakelt, stelt Workday het ISA14-segment in op
      1
       wanneer u EDI 850-bestanden afgeeft aan de leverancier. Hiermee wordt de leverancier geïnformeerd dat u een bevestiging verwacht.
    Opties voor geavanceerde verzendberichten (ASN)
    • Verzendbericht inschakelen
      Selecteer deze optie om geavanceerde verzendberichten voor deze leverancier in te schakelen.
    • Vervaldatum verzendbericht in dagen
      Wanneer u verzendberichten inschakelt, voert u het aantal dagen in dat aangeeft wanneer de inkoper verzendberichten van de leverancier kan verwachten.
    Doorlooptijd
    Geef een waarde op voor het aantal dagen tussen de
    documentdatum
     van de inkooporder en de verwachte leveringsdatum.
    • Workday gebruikt de
      Doorlooptijd
       plus
      de documentdatum
       om de
      vervaldatum
       op de inkooporder te berekenen.
    • Als er meerdere doorlooptijden zijn, selecteert Workday de tijd op basis hiervan, in volgorde van prioriteit. tijd opgegeven voor:
      • Het item of item.
      • De leverancier.
      • De tenant.
    Opmerking: als de goederenregels geen vervaldatums bevatten, gebruikt Workday de
    vervaldatum van de kop
     in inkooporders om de bijbehorende goederenregels in te vullen.
    Gerelateerde worktags
    Als u gerelateerde worktags wilt invullen op leveranciersfactuurregels die geen inkooporder zijn, selecteert u de toepasselijke waarden in de prompts
    Toegestane worktags
     en
    Standaardworktag
     .
    U kunt worktagtypen voor leveranciers instellen in het rapport
    Gebruik gerelateerde worktags onderhouden
     .
    Classificaties
    Als u deze leverancier wilt koppelen aan inkoopclassificatiecodes, selecteert u uitgavecategorieën en hiërarchieën.
    Voeg de classificaties van uw leverancier toe om te voldoen aan de vereisten van de federale, staats- of lokale overheid.
    Opties externe medewerker
    Als de leverancier onkosten invoert in Workday voor een ingehuurde externe medewerker, selecteert u
    Onkostendeclaraties externe medewerker niet vergoeden
     .
    Wanneer u externe medewerkers niet vergoedt voor onkosten , kunt u handmatige facturen maken om hun onkosten te vergoeden.
    Bijlagen
    Voeg ondersteunende documentatie voor de leverancier bij.
    Workday ondersteunt de bestandstypen die worden vermeld in de taak
    Tenantinstellingen bewerken - systeem
     voor bedrijfsdocumentbijlagen.
    Opmerkingen
    Leveranciersopmerkingen opnemen. In Workday worden de datums
    voor persoon
     die opmerkingen invoert en de datums
    voor Gemaakt op
     vastgelegd.
Na goedkeuring kunt u leveranciers gebruiken in inkoopdocumenten en -transacties.
  • Configureer het proces
    Gebeurtenis voor leverancierswijziging
     .
  • Stel de status in.
  • Redenen voor status maken.
  • Als u goedgekeurde leveranciers wilt bijwerken, opent u de taak
    Leverancierswijziging maken
     in het menu met gerelateerde acties voor een leverancier.
  • Als uw leverancier catalogi gebruikt, maakt u deze.
  • Inkooporders en leverancierscontracten maken.
  • Als u de lijst met door Workday geleverde rapporten en hun omschrijvingen wilt weergeven, opent u het rapport
    Workday -standaardrapporten
     en selecteert u
    Leveranciersaccounts
     .
  • (Optioneel) Open het rapport
    Leveranciersduplicaten zoeken
     om mogelijke duplicaten van leveranciersrecords te detecteren en weer te geven.
  • (Optioneel) Maak aangepaste rapporten met behulp van aangepaste velden.
  • (optioneel) Configureer bijlage voor leveranciersobjecten.
  • Als u de toegang tot de belastinggegevens van de leverancier wilt beperken, stelt u het domein
    Weergeven: belastinggegevens leverancier
     in het functionele gebied Leveranciers in.