Bestelaanvragen maken
Beveiliging: stel deze domeinen in het functionele gebied Procurement in:
- Proces: bestelaanvraag - maken/bewerken
- Selfservice: bestelaanvraag
U kunt een bestelaanvraag voor goederen en services maken voor uzelf of namens een andere medewerker. Gebruik vacatureaanvragen om services van externe medewerkers aan te vragen.
- Open de taakBestelaanvraag maken.Workday vult het volgende in:Als u zich aanmeldt voor de functieEenmaking van de ervaring van bestelaanvragenvanuit het rapportFunctieaanmeldingen onderhouden, leiden we u van de taakBestelaanvraag makennaar de workletBestelaanvragenvoor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.
- Worktags uit de organisatieroltoewijzingen van de medewerker.
- Leveringslocatie vanuit de werkruimte van de medewerker.
- Verzendlocatie vanaf het werkadres van de medewerker met gebruik van verzending. Als het medewerkersprofiel geen verzendadres heeft, vullen we het standaardadres van het bedrijf met verzending.
Als u niet wilt dat de locatie van een medewerker als worktag voor bestelaanvragen wordt ingevuld, schakelt u het selectievakjeStandaardmedewerkerslocatie in uitgavetransactiesuit in de taakTenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens. - Overweeg de volgende winkelopties:
Optie Omschrijving Catalogus doorzoekenMaak items voor de zoekcatalogus met behulp van de taakAanvraag cataloguslaadgebeurtenis. Voeg vervolgens de leverancierscatalogi toe aan leverancierscontracten.Niet-catalogusitems aanvragenDeze optie is niet beschikbaar voor voorraadaanvullingen of bestelaanvragen van het type consignatie.Verbinding maken met leverancierswebsiteAls u koppelingen wilt configureren om rechtstreeks verbinding te maken met leverancierswebsites, opent u de taakLeverancierskoppelingen onderhouden.Projectservices aanvragenMaak projecten en taken voor projectservices in detaken Project makenofOpportunityproject maken.Toevoegen vanuit sjablonen en bestelaanvragenMaak en onderhoud bestelaanvraagsjablonen met behulp van deze taken:- Bestelaanvraagsjabloon maken
- Gedeelde bestelaanvraagsjabloon maken
- Bestelaanvraagsjablonen massaal onderhouden
Gebruik het veldSjabloon zoekenals er meer dan 500 sjablonen beschikbaar zijn.Alleen de getargete sjablonen zijn beschikbaar op basis van uwbedrijf/worktag/aanvraagtype/leveringsconfiguratiein het kopprofiel van uw bestelaanvraag.Selecteren uit mijn procurementfavorietenEindgebruikers kunnen catalogus- en inkoopitems beheren die als favorieten zijn getagd in de taak'Mijn procurementfavorieten beheren'. - (Optioneel) Als u wilt wisselen tussen winkelopties, selecteert uWinkelwagen weergevenin het winkelwagenpictogram en klikt u vervolgens opDoorgaan met winkelen.
- Houd rekening met het volgende wanneer u bestelaanvraagwaarden wijzigt tijdens het afrekenen:
Optie Omschrijving Offerteaanvraag vereistTenzij u de bestelaanvraagregel aan een offerteaanvraagregel koppelt, kunt u geen bestelaanvraagregels sourcen met Offerteaanvraag vereist.BijlagenSchakel het selectievakjeExternin om de bijlage op te nemen in de resulterende inkooporder zodat de leverancier deze kan bekijken.Selecteer op de pagina Geavanceerd uitchecken de bijlagecategorieën om het type document op te geven. U kunt een bedrijfsprocesstap definiëren om de inkooporders met een specifieke bijlagecategorie naar een alternatieve goedkeurder te routeren.Geen kostenSelecteer deze optie om aan te geven dat er geen verwachte kosten voor het item zijn.Als de voorraadtransactie is gesourcet naar een voorraadaanvraag, worden nog steeds de gemiddelde itemkosten berekend.Standaard verbergen we het veldGeen kosten. U kunt het veld configureren in de taakOptionele velden configureren.Gebruikers kunnen rasterkolommen selectief verbergen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van het raster te klikken.Als u bestelaanvraagregels massaal wilt bewerken, kunt u de volgende opties selecteren via het beletseltekenpictogram onder aan de pagina:- Adres bewerkenvoor waarden voor verzending en levering of om een alternatief adres te maken voor alle bestelaanvraagregels.
- Standaardwaarden bestelaanvraag bewerkenvoor deze waarden:
- Aangevraagde leveringsdatum
- Worktags, splitsingen en sjablonen
- Leverancier
- Connectie voor leveranciersorders
- Vereisten offerteaanvraag
- Geen kosten
Houd bijhet bewerken van de standaardwaarden voor bestelaanvragenrekening met het volgende:Vereisten offerteaanvraagSelecteerHuidige selecties behoudenom geen wijzigingen aan te brengen.Standaardworktags en -splitsingen- Kopiëren uit sjabloon worktags: wordt ingevuld op basis van een set veelgebruikte worktags of gesplitste toewijzingen.
- Standaardworktags gebruiken: een set worktags configureren.
- Standaardsplitsingen gebruiken: verdeelt toewijzingen automatisch op percentage. De standaardwaarden voor het splitsingstoewijzingspercentage zijn niet van toepassing op nieuw toegevoegde bestelaanvraagregels.
Geen kostenSelecteer Allesom het selectievakjeGeen kostentoe te passen op alle toepasselijke bestelaanvraagregels. Als uGeen kostenselecteert, worden eventuele splitsingen op bestaande bestelaanvraagregels verwijderd.Standaard verbergen we het veldGeen kosten voor standaardwaarden bestelaanvraag. U kunt het veld configureren in de taakOptionele velden configureren.Plaats de muisaanwijzer op de velden om de huidige waarden voor uw bestelaanvraag weer te geven. - Houd bij het afrekenen rekening met de volgende opties in de sectieBestelaanvraaggegevens:
Optie Omschrijving CreditcardDit veld wordt alleen weergegeven als er een creditcard aan de medewerker is toegewezen. De enige creditcards die beschikbaar zijn voor een medewerker bij het afrekenen, zijn kaarten die aan de medewerker zijn toegewezen.Het creditcardveld is:- Bewerkbaar als u een creditcard hebt geconfigureerd als betalingstype voor de leverancier. Workday vult standaard de creditcardgegevens in die u hebt geconfigureerd voor de leverancier in dit veld.
- Niet-bewerkbaar als de leverancier geen creditcard heeft geconfigureerd. Workday vult het veld met de gegevens van de medewerker van de bestelaanvraag.
Hoge prioriteitSelecteer deze optie voor urgente aanvragen om een bestelaanvraag te markeren voor versnelde afhandeling en afhandeling.Met deze optie kunt u ook aangepaste goedkeuringsroutings maken voor bestelaanvragen met hoge prioriteit en zorgen voor een snellere verwerking ervan.SourcinginkoperSelecteer de inkoper voor de resulterende orders waarnaar automatisch moet worden gesourcet. Wanneer u dit veld configureert als vereist veld, wordt de inkoper gemarkeerd alsSourcinginkoper bestelaanvraagin de kolomResulterende inkopervan de sourcingregel voor bestelaanvraag.
- (Optioneel) Als u de aanvrager voor voltooide bestelaanvragen en inkooporders wilt wijzigen, opent u de taakMedewerker massaal wijzigen voor procurementdocumenten selecteert uBestelaanvragen.