Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-10-31
Aangepaste meldingen maken

Aangepaste meldingen maken

Selecteer een taal en landinstelling voor uw tenant.
Beveiliging: de volgende domeinen in het functionele gebied 'System':
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
U kunt aangepaste meldingen maken die worden geactiveerd voor elke bedrijfsprocesstap of voor de status van het bedrijfsproces als geheel. U kunt ook uitstellen wanneer een melding wordt verzonden.
Voor elke bedrijfsprocesdefinitie kunt u aangepaste bedrijfsprocesmeldingen zo configureren dat een ander e-mailadres 'Verzonden van' in de melding wordt gebruikt.
Voor auditrapporten kunt u instances van bedrijfsprocessen taggen. Met dit proces kunt u wijzigingen in de configuratie van bedrijfsprocessen in uw tenant bijhouden en rapporteren. Voorbeeld: aangepaste meldingen voor een bedrijfsprocesdefinitie maken. In het
audittrailrapport
worden mogelijk meer dan één audittrailvermelding weergegeven wanneer u een aangepaste melding toevoegt, bewerkt of verwijdert.
De maximumgrootte van een e-mailmelding is 20 MB. Wanneer u deze grootte overschrijdt, wordt de melding niet verwerkt en wordt er geen foutbericht weergegeven.
  1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van een bedrijfsprocesdefinitie
    Bedrijfsproces
    Melding toevoegen
    .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    E-mailsjabloon overschrijven
    U kunt slechts één e-mailsjabloon aan elke aangepaste melding koppelen. Gebruik de taak
    'E-mailsjablonen onderhouden'
     om aan te geven welke e-mailsjabloon de
    standaardwaarde
     is en welke
    actief
    is.
    Als u Notification Designer gebruikt, kunt u een meldingssjabloon maken en deze inschakelen voor de meldingscategorie voor
    aangepaste bedrijfsprocessen
     . Vervolgens kunt u de meldingssjabloon selecteren in de prompt
    'E-mailsjabloon overschrijven'
     . Aangepaste meldingen worden verzonden met behulp van de geselecteerde Notification Designer-sjabloon.
    Koppeling naar meldingsdetails niet opnemen
    Selecteer deze optie als de ontvangers van de melding geen Workday-accounts hebben. Als u een sms-melding configureert, wordt de
    koppeling meldingsdetails
     niet opgenomen in het sms-bericht, ongeacht of u het selectievakje inschakelt.
    Activeringen
    Geef op of de melding wordt geactiveerd door de status van het bedrijfsproces als geheel of wanneer het bedrijfsproces de door u opgegeven stap in- of afsluit.
    Alleen voor bedrijfsprocessen voor recruiting kunt u meldingen configureren die worden geactiveerd op basis van afwijzingsredenen wanneer u
    'Ongedaan maken'
     en een reden selecteert. Voorbeeld: een recruiter wijst de sollicitatie van een kandidaat af. Er wordt een aangepaste melding met de afwijzingsreden naar de kandidaat verzonden.
    Wanneer een stap is geconfigureerd met een aangepaste melding en een gebruiker de stap overslaat zonder deze te voltooien, wordt de melding verzonden en weergegeven op de pagina
    Meldingen
     .
    Als er een subproces is met een aangepaste melding die is geconfigureerd bij het afsluiten van de
    startstap
     van het subproces, wordt de aangepaste melding pas geactiveerd als het subproces is voltooid. U wordt aangeraden de melding bij de invoerstap van de volgende stap in het subproces te configureren.
    Als een bedrijfsprocesdefinitie een stap voor gedeelde deelname bevat, kunt u een meldingsactivering opgeven met
    'Bij gedeelde deelnamestap'
    . Wanneer u deze optie selecteert, moet u ook de
    status 'Activeren op deelnemer'
     voor de melding selecteren.
    Routeringsmodificatoren worden niet gerespecteerd in aangepaste meldingen. Systeemmeldingen houden echter wel rekening met routering op regelniveau.
    Voorwaarden en regels
    Meldingsactiveringen omvatten de triggerspecificatie en de regels en voorwaarden die u opgeeft. Aan beide triggers moet worden voldaan voordat de melding wordt verzonden.
    Vertragingsmelding:
    U kunt uitstellen wanneer een aangepaste melding naar ontvangers wordt verzonden. Configureer in de sectie
    Melding vertraging
     waarop de vertraging is gebaseerd en hoe lang moet worden gewacht voordat de melding wordt verzonden.
    U kunt een vertraging configureren op basis van een:
    • Activeringsmoment
      . Het moment waarop de melding wordt geactiveerd. (Dit is wat is geselecteerd in de sectie
      Triggers
       .) Voorbeeld:
      bij het afsluiten
       van stap
      c
      wordt een melding verzonden.
    • Field. Een rapportveld. Voorbeeld: aanbiedingsdatum.
    Selecteer in de sectie
    Uitstellen
     per de hoeveelheid tijd voor de vertraging in de prompt
    Berekende datum
     . Er is een vertraging van 1 dag om middernacht van de volgende dag.
    Als u geen optie selecteert in de prompt
    Berekende datum
     , treedt de meldingsvertraging niet op.
    Wanneer u de meldingsvertraging op een rapportveld baseert en dat veld leeg is, wordt de vertraging geëvalueerd en wordt de melding verzonden op basis van de huidige datum. Voorbeeld: u configureert een aangepaste melding met een vertraging van twee dagen op basis van een aanstellingsdatum. Workday activeert de melding op maandag, maar er is geen aanstellingsdatum, dus we verzenden de melding op woensdag.
    Herhalen aan
    Selecteer een gerelateerde instance waarvoor u afzonderlijke meldingen wilt genereren. In de secties
    Inhoud van e-mailbericht
     en
    Inhoud van sms-bericht
     kunt u tekst en inhoud uit externe velden in de melding opnemen. Omdat aangepaste meldingen standaard over de gebeurtenis gaan, kunt u met het veld
    'Herhalen voor'
     de context wijzigen van externe velden die in de melding zijn geconfigureerd door de gebeurtenis te nemen en gerelateerde instances op te halen. Als u het veld '
    Herhalen voor'
     niet configureert, blijft de context van de externe velden de gebeurtenis. Als u het veld
    'Herhalen voor'
     configureert en er een set instances voor het externe veld is, genereert Workday afzonderlijke aangepaste meldingen voor elke instance van dat externe veld.
    Voorbeeld: u selecteert
    Voltooide werkstroomstappen
     in het veld
    Herhalen voor
     . Hiermee wordt de gebeurtenis opgehaald en kan een set werkstroomstappen worden geretourneerd. Voor elke geretourneerde stap wordt één melding gegenereerd. Als er geen geretourneerde stappen zijn, wordt geen melding gegenereerd.
    Ontvangers
    Selecteer wie de melding voor het aangepaste bedrijfsproces moet ontvangen door een van deze prompts te configureren:
    • Ontvangers
      : selecteer een rapportveld waaraan de ontvangers zijn gekoppeld. Wanneer we meldingen verzenden en het rapportveld niet geldig is, wordt
      Not available
       in plaats van de rapportveldwaarde in de melding weergegeven. Voorbeeld: de ontvanger heeft geen toegangsrechten.
    • Groepen
      : selecteer de beveiligingsrol die is gerelateerd aan de gebeurtenis.
    E-mailoptie
    U kunt de taak
    'E-mailadresoptie massaal bijwerken voor meldingen'
     gebruiken om de
    e-mailoptie
     te wijzigen voor alle aangepaste meldingen die zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocestypen.
    Workday biedt zes opties:
    • Standaard
      : als de melding op medewerkers is gebaseerd, wordt in Workday het zakelijke e-mailadres van de medewerker gebruikt, indien beschikbaar. Als er geen zakelijk e-mailadres is geconfigureerd, wordt het privé-e-mailadres van de medewerker gebruikt. Als de melding een zakelijk e-mailadres is, wordt het zakelijke e-mailadres gebruikt.
    • Eerst instellingsinstelling, vervolgens standaard
       (alleen beschikbaar voor bedrijfsprocessen voor student): Workday gebruikt het e-mailadres van de instelling voor de ontvanger. Als er geen e-mailadressen van de instelling zijn geconfigureerd, gebruikt Workday de optie
      Standaardmelding
       .
    • Eerst werk, dan privé
      : in Workday wordt het zakelijke e-mailadres voor de ontvanger gebruikt, indien beschikbaar. Als er geen zakelijk e-mailadres is geconfigureerd, wordt het privé-e-mailadres van de ontvanger gebruikt.
    • Alleen privé
      : in Workday wordt het privé-e-mailadres van de ontvanger gebruikt.
    • Alleen instelling
       (alleen beschikbaar voor bedrijfsprocessen student): Workday gebruikt het e-mailadres van de instelling voor de ontvanger.
    • Alleen werk
      : in Workday wordt het zakelijke e-mailadres van de ontvanger gebruikt.
    Er worden geen aangepaste bedrijfsprocesmeldingen verzonden naar uitgeschakelde accounts. Voorbeeld: een beëindigde gebruiker.
    U wordt aangeraden de optie
    'Alleen werken'
     te selecteren om te voorkomen dat e-mails naar privé-e-mailadressen worden verzonden.
    E-mailadressen
    Workday verzendt de melding naar de e-mailadressen die u invoert. U kunt de taak '
    Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
     gebruiken om de configuratie te controleren voor e-mailmeldingen voor aangepaste bedrijfsprocessen.
  3. (Optioneel) Configureer de e-mailinstellingen voor de melding in de sectie
    E-mailinstellingen overschrijven
     .
    • Prompt
      voor e-mailconfiguratie
       : selecteer een SMTP-configuratieoverschrijving voor de klant die moet worden gebruikt voor de melding van het aangepaste bedrijfsproces. Het
      afzenderadres
       dat u daar opgeeft, wordt in de melding weergegeven als het verzonden afzender-e-mailadres. In Workday wordt de beschikbare SMTP-configuratie van de klant in uw tenant weergegeven als opties in de prompt
      'E-mailconfiguratie'
       . Als u geen andere klant-SMTP-configuratie in uw tenant hebt, worden in Workday geen waarden weergegeven in de prompt
      'E-mailconfiguratie'
       . Als u geen overschrijving voor de e-mailconfiguratie selecteert, wordt in Workday het
      afzenderadres
       dat u opgeeft in de standaard-SMTP-configuratie in de taak
      'Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
       weergegeven als het verzonden afzender-e-mailadres. U kunt de taak
      'E-mailconfiguratie maken'
       openen om een andere SMTP-configuratie voor de klant te maken voor gebruik in een aangepaste bedrijfsprocesmelding.
      Workday gebruikt de standaard-SMTP-e-mailconfiguratie in de taak '
      Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
       wanneer de overschrijving van de
      afzender
       in de overschrijving van de SMTP-configuratie van de klant mislukt. Voorbeeld: het e-mailadres is onjuist gespeld.
    • Veld
      voor het beantwoorden van e-mailadres
       : voer een e-mailadres in waarop de ontvanger antwoordt. Workday verzendt het antwoord naar dit e-mailadres wanneer gebruikers op een melding antwoorden. Dit adres overschrijft het e-mailadres
      voor het beantwoorden van
       in de SMTP-configuratie van de melding.
  4. (Optioneel) Configureer het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in de sectie
    Inhoud van e-mailbericht
     . In de rasters
    'Onderwerp'
     en
    'Hoofdtekst'
     kunt u de volgende opties selecteren:
    • Tekst
      : voer inhoud in voor de onderwerpregel van de e-mail of de hoofdtekst van de e-mail.
    • Extern veld
      : selecteer een rapportveld dat u wilt gebruiken voor het onderwerp of de hoofdtekst van de e-mail. Net als bij het maken van een rapport kunt u rapportvelden gebruiken in een e-mail die specifieke informatie of gegevens retourneert voor het bedrijfsproces en die specifiek zijn voor de ontvanger.
    In de rasters
    'Onderwerp'
     en
    'Hoofdtekst'
     kunt u een combinatie van tekst- en rapportvelden gebruiken om uw e-mailmelding samen te stellen. Voorbeeld: u wilt alleen een e-mailmelding naar een persoon verzenden als de status van de verlofaanvraag
    'Geweigerd'
     is. In het bedrijfsproces
    'Verlof aanvragen'
     configureert u de
    inhoud van het e-mailbericht
    . In het
    onderwerpraster
     voegt u het volgende toe:
    • Rij 1:
      tekst
       en voer
      Uw
      in.
    • Rij 2:
      Extern veld
       en het rapportveld
      Bedrijfsprocestype
       .
    • Rij 3:
      Tekst
       en Enter
      is
      .
    • Rij 4:
      Extern veld
       en het veld
      Statusrapport
       .
    In het
    hoofdtekstraster
     selecteert u
    Tekst
     en voert u
    Neem contact op met uw manager
    .
    Wanneer de ontvanger de aangepaste melding ontvangt, wordt de e-mail weergegeven:
    • Onderwerp als:
      Uw verlofaanvraag is geweigerd.
    • Hoofdtekst als:
      neem contact op met uw manager.
    U kunt het
    rapport Rapportvelden
     openen om details over een rapportveld weer te geven, zoals:
    • Naam bedrijfsobject.
    • Veldomschrijving.
    • Veldtype.
  5. (Optioneel) Configureer de inhoud van sms-berichten om aangepaste bedrijfsprocesmeldingen te verzenden via het leveringskanaal van Workday Messaging.
    Afhankelijk van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie moet u mogelijk aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen. Zie dit Community- artikel voor meer informatie.
    Wanneer u een bedrijfsprocesdefinitie met een configuratie voor de inhoud van een sms-bericht kopieert, wordt ook de configuratie van de sms-bericht gekopieerd.
  6. (Optioneel) Voeg bijlagen toe aan de melding.
    U kunt alleen e-mailbijlagen toevoegen als:
    • U selecteert
      Bijlagen in e-mails toestaan
      in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
    • E-mailbijlagen zijn ingeschakeld voor de tenant.
    Workday scant e-mailbijlagen niet op virussen.
  7. (Optioneel) Klik op
    Voorbeeld
     om een voorbeeld van de geconfigureerde melding naar Mijn taken te verzenden.
    De voorbeeldmelding bevat veldnamen, geen waarden. Workday verzendt deze melding met behulp van de routeringsregel voor het meldingstype
    'Algemene bedrijfsprocesmeldingen'
     dat u configureert in de sectie '
    Bedrijfsproces'
     van de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
     .
Wanneer u een staptype voor de
goedkeuringsketen
 gebruikt en
Manager
 als
beveiligingsgroep
 voor die stap selecteert, kunt u ook een aangepaste melding voor de stap maken. U wordt aangeraden in de meldingsdefinitie
'In afwachting van personen'
 als
ontvanger
 te selecteren. Als u
Manager
 selecteert als
ontvanger
, wordt voor elk goedkeuringsketenniveau een melding verzonden naar de manager van een werknemer. Als u
In afwachting van personen
 selecteert in plaats van
Manager
, wordt de melding geforceerd hoger in de goedkeuringsketen geplaatst.
Gebruik desgewenst de taak
Configure Content of Business Process System Notifications
 om het onderwerp en de eerste regel aan te passen van de hoofdtekst van systeemmeldingen die op basis van bedrijfsprocessen worden gegenereerd. U kunt meldingen die het resultaat zijn van de actie 'Terugsturen' anders configureren.
Als u systeem- of aangepaste meldingen wilt uitschakelen, opent u het tabblad
Meldingen
 in de bedrijfsprocesdefinitie en klikt u op:
  • Systeemmeldingen onderhouden
    . U kunt systeemmeldingen voor stappen in subprocessen uitschakelen door de gerelateerde systeemmelding in de startstap van het subproces uit te schakelen. Wanneer u het selectievakje
    'Uitgeschakeld'
     inschakelt, wordt de melding niet verzonden via geconfigureerde meldingskanalen zoals e-mail. We genereren echter nog steeds de melding voor de taak en verzenden deze naar Mijn taken in Workday. Voorbeeld: u schakelt de systeemmelding uit voor een
    goedkeuringsstap
     . Er wordt geen e-mail naar de goedkeurder verzonden, maar de goedkeurder ontvangt de taak in de sectie 'Mijn taken' om deze te voltooien.
  • Aangepaste meldingen onderhouden
    . Wanneer u het selectievakje
    'Uitgeschakeld'
     inschakelt, wordt de aangepaste melding niet verzonden via geconfigureerde kanalen zoals e-mail of sms. De melding wordt ook niet weergegeven bij het belpictogram.
Als u een aangepaste melding wilt bewerken op het tabblad
'Meldingen'
 van een bedrijfsprocesdefinitie, selecteert u
'Bedrijfsprocesmelding
bewerken'
 in het menu met gerelateerde acties van de aangepaste melding.