Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Overwegingen bij instellingen: rapportage over de wet op de betaalbare zorg

Overwegingen bij instellingen: rapportage over de wet op de betaalbare zorg

U kunt dit onderwerp gebruiken om uw configuratie en gebruik van rapporten te plannen om te voldoen aan de vereisten van de Patient Protection and Affordable Care Act (ACA). Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Definitie

De ACA regelt de medische dekking voor Amerikaanse werknemers. Met Workday kunt u medische dekking rapporteren aan de Internal Revenue Service (IRS) om te voldoen aan de ACA-rapportagevereisten.

Belangrijkste voordelen

Workday helpt u te voldoen aan de ACA-regelgeving doordat u ACA-formulieren kunt voorbereiden en verzenden naar de IRS en werknemers.

Gebruiksscenario's

  • U bent een van toepassing zijnde grote werkgever die elk jaar 1095-C-formulieren aan werknemers moet verstrekken om de dekking samen te vatten.
  • U moet 1095-C- en 1094-C-formulieren maken om te transporteren naar de IRS for Affordable Care Act-rapportage.
  • U hebt meerdere ALE-groepen of een buitenlandse ALE-groep.
  • U hebt meerdere bedrijven onder één entiteit.
  • U moet softwarepartners inschakelen om formulierverzendingen te beheren.

Belangrijke vragen

Vraag
Overwegingen
Hoe gaat u het afdrukken en verzenden van 1095-C-formulieren beheren?
U kunt een
ACA-mailingconnector
 -integratie die ACA 1094-C- en 1095-C-gegevens naar een externe e-mailserviceverlener verzendt. De aanbieder, CIC Plus, biedt tegen een toeslag ondersteuning voor de postservice.
U kunt de taak
ACA 1095-C-formulieren maken
 openen om PDF's te genereren en af te drukken.
Gaat u softwarepartners gebruiken om de verzending van formulieren naar federale en deelstaatoverheden te beheren?
U kunt inschakelen: softwarepartners om formulierverzending uit te voeren wanneer u de bedrijfsconfiguratie maakt of bewerkt.
Welke financieringsmethode gebruiken uw voorzieningsregelingen?
Het proces voor het maken van 1095-C-gegevens maakt gebruik van de financieringsmethode (zelfverzekerd of volledig gefinancierd) van voorzieningsregelingen op de dag dat u het proces uitvoert.
U kunt de voorzieningsregelingen bewerken om de methode te wijzigen voordat u gegevens maakt wanneer:
  • De financieringsmethode van de regelingen wordt gewijzigd.
  • U moet de methode vanaf het rapportagejaar gebruiken.
Nadat u de rapportage hebt voltooid, kunt u het plan bewerken om de financieringsmethode te herstellen. Voorbeeld: in het jaar 2021 schakelt u over naar de financieringsmethode
'Zelfverzekerden
 '. Wanneer u uw 1095-C-rapportage voor 2020 naar de IRS verzendt, moet u de financieringsmethode echter wijzigen in
Volledig verzekerd
 zodat deze matcht met de methode die dat jaar is gebruikt. U zet de financieringsmethode terug op
'Zelfverzekerd'
 nadat u de rapportage voor het jaar 2020 hebt voltooid.

Aanbevelingen

Overweging
Aanbeveling:
Alternatieve werklocatie
Om ervoor te zorgen dat de ingangsdatum juist is voor de ingezetenschapsvereisten, gebruikt u de
Contactgegevens wijzigen
 in plaats van de taak
'Contactgegevens werk wijzigen'
 .
Gezinsleden van overleden werknemers voor ziektekostenregelingen van eigen risico
U kunt nabestaanden als parttimewerknemer aanstellen als u een organisatie met eigen risico hebt. Deze methode zorgt ervoor dat de 1G-code correct wordt ingevuld. Voor een groot aantal gezinsleden kunt u de gebruiken
Gegevens 1095-C Forms-ontvangers importeren
 EIB.
EIB-configuratie
Gebruik de EIB
voor het importeren van 1095-C-formulierontvangers
 om de adres- en naamlengte in te korten.
Ontvangers importeren
Gebruik de EIB
voor het importeren van gegevens van 1095-C-formulierenontvangers
 om formuliergegevens te laden voor deelnemers aan de regeling van wie u de inschrijvingen niet bijhoudt in Workday. Voorbeeld: COBRA-ontvangers of gepensioneerden.
Juridische overwegingen
Raadpleeg uw juridische team en voorzieningsmakelaar om het volgende te bepalen:
  • Safe Harbors waarvoor u in aanmerking komende medewerkers hebt.
  • Als u populaties hebt die u wilt toevoegen aan of wilt uitsluiten van het maken van 1095-C-gegevens.
  • Als u meerdere of buitenlandse ALE-groepen of -leden hebt die onder het werkgeversmandaat vallen.
  • Als u meerdere bedrijven hebt die u als één entiteit moet rapporteren.
  • Welke configuratieopties moeten worden gebruikt voor de codes van regel 14, 15 en 16 in het selectievakje
    Einddatum dekking gebruiken in maand van beëindiging
    in de taak '
    Configuratie ACA 1094-C-bedrijf maken'
     .
Medische regelingen
Om nauwkeurige codes voor regel 14 te garanderen, configureert u de velden in de secties
US Affordable Care Act Options
 en de secties
Minimale essentiële dekking ACA
 voor medische regelingen.
Richtlijnen voor armoede
Jaarlijkse Amerikaanse federale armoederichtlijnen instellen voor de:
Rapportageconfiguratie voor betaalbare zorg
 taak om nauwkeurige codes en regel 15-waarden te garanderen.
Gepensioneerden
U kunt controleren of gepensioneerden lid zijn van een organisatie voor gepensioneerden door het selectievakje
'Gepensioneerden opnemen
 ' in te schakelen op de
Configuratie ACA 1094-C-bedrijf maken
 taak.
Regels voor afstemming
U kunt voorzieningen maken: gerechtigdheidsregels die typen werknemers opnemen of uitsluiten van 1095-C-rapportage, de zogenaamde ACA 1095-C-afstemming van gerechtigdheidsregels. Voorbeeld: contractanten uitsluiten van uw rapportage.
Wachtperioden
Configureer wachtperioden met regels voor inschrijvingsgebeurtenissen om te zorgen voor nauwkeurige 1095-C-codes voor de beperkte niet-beoordelingsperiode (LNAP).

Vereisten

  • Selecteer de optie
    Medisch
     voor het
    dekkingstype voor ziektekostenverzekering
     om de velden voor ACA in te schakelen.
  • Gebruik de IRS-landcodes voor internationale adressen wanneer u de EIB
    voor het importeren van 1095-C-formulierontvangers
     gebruikt. De IRS gebruikt geen ISO-landcodes.
  • Praat met uw interne juridische team of bemiddelaar voor voorzieningen over de ACA-vereisten.

Beperkingen

Workday biedt 1094-C-gegevens, maar genereert geen 1094-C PDF-formulieren. Workday genereert 1095-C PDF-formulieren.
Workday maakt 1094-C automatisch gezaghebbend of niet-bevoegd. U kunt dit criterium niet configureren. Workday stelt voor om andere 1095-C-gegevens te importeren met behulp van de EIB
voor het importeren van 1095-C Form Recipients Data
 . U kunt al uw 1095-C-gegevens samen naar de IRS verzenden in één bindende verzending.
Er kunnen prestatieproblemen optreden als u meer dan 75 salarisinkomsten hebt geconfigureerd in de taak '
Configuratie van rapporten over betaalbare zorg
 '.
Vanaf belastingjaar 2020 moet u voor de volgende velden de EIB
voor het importeren van 1095-C-formulierontvangers
 gebruiken om 1094-C- en 1095-C-formulieren in te vullen:
  • Beginmaand regeling
    : een getal van twee cijfers voor de maand. Vereist vanaf TY 2020.
  • (Optioneel)
    Leeftijd werknemer op 1 januari
    : een geheel getal tussen 1 en 120.
  • Regel 14
    : Codes voor vergoedingen voor ziektekostenverzekeringen (ICHRA) voor individuele dekkingen.
  • Regel 17
    : een 5-cijferige postcode wanneer codes in regel 14 codes voor ICHRA's bevatten.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Domeinen
Overwegingen
Affordable Care Act (ACA) Administration - VS
 in het functionele gebied Voorzieningen.
Hiermee kunt u ACA configureren:
  • ALE-groepen.
  • Bedrijfsconfiguratie.
  • Metingsperioden.
  • Rapportage.
  • Veilige havens.
Voorzieningsbeheerders kunnen ACA 1094-C-correctieoverschrijvingen en ACA ALE-ledenvolgorde beheren en ACA-rapporten weergeven.
Integratiebuild
 in het functionele gebied Integratie.
Hiermee kunt u integraties maken en configureren die ACA 1094-C- en 1095-C-gegevens naar de IRS verzenden.
Beheer: ACA-partnerintegraties
 in het functionele gebied Voorzieningen.
Hiermee kunt u ACA-gegevenstoegang verlenen aan softwarepartners voor het verzenden van formulieren.
Proces: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA
 in het functionele gebied Voorzieningen.
Hiermee kunt u het jaarlijkse belastingaangifteproces uitvoeren en 1095-C-gegevens en -formulieren maken.

Bedrijfsprocessen

Geen invloed.

Rapportage

Rapporten
Overwegingen
1094-C-formuliergegevens weergeven
Hiermee kunt u het volgende verifiëren:
  • Het totale aantal 1095-C-formulieren voor de ALE.
  • Of iemand de 1094-C-gegevens heeft gecorrigeerd nadat deze naar de IRS zijn verzonden.
Details fte en totaal aantal 1094-C weergeven
Hiermee kunt u alle werknemers beoordelen die zijn opgenomen in het totaal en het aantal fulltimewerknemers.
Ontvangersgegevens 1095-C-formulier weergeven
Hiermee kunt u correcties en externe ontvangers weergeven die zijn geladen door de EIB
voor het importeren van 1095-C-formulieren ontvangers
 .
Huidige ontvangersgegevens 1095-C-formulier weergeven
Hiermee kunt u dezelfde gegevens weergeven als in het rapport '
Ontvangersgegevens 1095-C-formulieren weergeven'
 , maar alleen het meest recente 1095-C-formulier.
Werknemers die in aanmerking komen voor 1095-C op staat of regio
Hiermee kunt u 1095-C-formuliergegevens weergeven voor geselecteerde medewerkers op staat of regio. In dit rapport worden geen medewerkers weergegeven die u met EIB toevoegt.

Integraties

Gebruik deze ACA-connectoren voor de IRS-formulier 1094-C- en 1095-C-gegevens:
  • AIR-connector (ACA Information Returns)
     :
    • Verzendt ACA-registratiegegevens naar de IRS.
    • Verzendt ACA-belastinggegevens in het kader van het Affordable Care Act Information Returns (AIR)-programma.
    • Hiermee worden statusupdateberichten opgehaald van het IRS-eindpunt.
  • ACA-mailingconnector
     communiceert met CIC Plus, de leverancier van externe postservices van Workday. Stel ongeveer twee maanden vóór de verzenddeadline een zakelijke relatie met CIC Plus in.
Gebruik deze webservices om samen te werken met softwarepartners die de verzending van formulieren beheren:
  • ACA-werkgeversgegevens ophalen
     : haalt ACA-gegevens van bedrijven of werkgevers op voor nationale en federale 1094-C-aanvragen.
  • ACA-werknemersgegevens ophalen
    : hiermee worden ACA-gegevens van werknemers opgehaald voor 1095-C-formulieren.
    Socialeverzekeringsnummers (SSN) van werknemers worden niet gemaskeerd voor de webservice.
  • Transmissiestatus federale ACA
    : genereert de verzendstatus en details van de federale ACA voor weergave in het rapport
    met de verzendstatus van de ACA
     .
  • Verzendstatus ACA-verzendstatus
    : genereert de verzendstatus en details van de staat voor weergave in het rapport
    ACA-verzendstatus
     .

Relaties en interacties

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.