Overwegingen bij instellen: inschrijvingen leeronderdeel
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van inschrijvingen voor leeronderdelen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met Workday kunt u inschrijvingen voor leeronderdelen beheren voor het cursusaanbod en digitale cursussen, waaronder:
- Vervaldatums.
- Cijfers.
- Massale acties.
- Wachtlijsten.
Belangrijkste voordelen
- Krijg inzicht in inschrijvingen in uw organisatie door een discoveryboard te maken.
- Help cursisten aanbevolen inhoud met betrekking tot hun actieve inschrijvingen te vinden en hun vereiste leeronderdelen te visualiseren.
- Verhoog de efficiëntie door massale inschrijvingen voor een grote organisatie te beheren.
- Beheer de naleving van vereiste leeronderdelen in uw organisatie door teamleden of hele teams in te schrijven voor inhoud.
- Verminder de administratieve overhead doordat cursisten de inhoud selecteren en zichzelf inschrijven.
- Vereenvoudig assessmentprocessen door specifieke gebruikers in staat te stellen de beoordeling en aanwezigheidslijst te beheren.
- Stroomlijn de inschrijvingsprocessen door toegangsniveaus toe te wijzen aan specifieke beveiligingsgroepen, zodat ze inschrijvingen kunnen beheren.
- Beheer inschrijvingen efficiënt door waarschuwingsberichten te ontvangen wanneer de inhoud van een cursist conflicteert met gepland verlof of speciaal verlof.
Gebruiksscenario's
- Wijs meerdere beoordelaars toe voor elke inschrijving voor het cursusaanbod met lessen met trainingsactiviteiten.
- Annuleer inschrijvingen of maak deze ongedaan.
- Definieer aangepaste e-mailmeldingen of goedkeuringen voor inschrijvingen voor leeronderdelen.
- Cursisten toestaan inschrijvingsgoedkeuring voor inhoud binnen een programma over te slaan.
- Stel beheerders en managers in staat om de betrokkenheid van cursisten bij te houden en te bewaken.
- Stel gebruikers in staat zichzelf in te schrijven voor inhoud om vaardigheden met betrekking tot hun loopbaaninteresses te verbeteren.
- Informeer cursisten wanneer cursussen beschikbaar zijn als de functie voor het tonen van interesses is ingeschakeld, en configureer herinneringen wanneer ze zich inschrijven.
- Schakel meldingen in Slack of Microsoft Teams in voor inschrijvingsgoedkeuringen.
- Wachtlijsten voor het cursusaanbod beheren.
- Inschrijvingsrecords verbergen in overzichten of rapporten.
- Wijs zelf een aanvullende beoordelaar toe voor een inschrijving.
- Verzend vragenlijsten naar cursisten om informatie te verzamelen, zoals dieetvereisten en of ze een gebarentolk nodig hebben.
Belangrijke vragen
Vraag | Overweging |
|---|---|
Wie beheert de inschrijvingen voor uw organisatie? | Met Workday kunt u specifieke toegangsniveaus configureren voor verschillende beveiligingsgroepen, zodat ze massaal cursisten kunnen inschrijven of afmelden. Voorbeeld: u kunt beperkte toegang verlenen aan trainers en onbeperkte toegang aan beheerders. |
Hoe wilt u het cursusaanbod beheren dat de volledige capaciteit bereikt? | U kunt een automatische of handmatige wachtlijst voor een cursus maken om cursisten in staat te stellen zich op de wachtlijst voor het cursusaanbod te plaatsen:
|
Wie beheert de aanwezigheid en de cijfertoekenning voor inschrijvingen in uw organisatie? | U kunt beheerders, instructeurs en beoordelaars inschakelen voor het invoeren van cijfers en aanwezigheidsresultaten voor ingeschreven cursisten als u trackingopties inschakelt voor een of meer lessen. |
Moet uw bedrijf cursisten herinneren aan bijscholingsvereisten? | U kunt herinneringen voor cursussen en programma's met verloopperioden configureren om cursisten automatisch een melding te sturen wanneer een inschrijving een vervaldatum heeft en omscholing moet plaatsvinden.
U kunt ook meerdere herinneringen aan cursussen en programma's toevoegen om cursisten en hun managers te informeren over hun inschrijvingen. |
Wijst uw organisatie vereiste leerinhoud toe aan cursisten? | Workday ondersteunt de toewijzing van vereist leeronderdeel via acties voor massale inschrijving. Beheerders en managers kunnen vaste of relatieve vervaldatums instellen voor vereiste inschrijvingen voor leeronderdelen. |
Wilt u cursisten in staat stellen zich in te schrijven voor inhoud zonder goedkeuring van de manager? | U kunt een ingangsvoorwaarderegel toevoegen voor een goedkeuringsstap in het bedrijfsproces voor inschrijving om te bepalen wanneer studenten goedkeuring van de manager nodig hebben. Voorbeeld: cursisten kunnen zich inschrijven voor een cursusaanbod zonder goedkeuring van hun managers wanneer de locatie van het cursusaanbod het kantoor in Dublin is.
U kunt ook de optie 'Goedkeuring van inschrijving overslaan' selecteren in de taken 'Programma maken' en 'Programma bewerken' als u wilt dat cursisten de goedkeuring van de inschrijving voor inhoud binnen een programma kunnen overslaan. |
Wat is het verschil tussen het afmelden en annuleren van een inschrijving? | Cursisten kunnen een inschrijving beëindigen als de inhoud niet meer als vereiste leerinhoud wordt beschouwd. Beheerders hebben de mogelijkheid om verplichte afwijzingsredenen te maken waaruit cursisten moeten kiezen bij het afmelden van inschrijvingen, zodat ze inzicht krijgen in de redenen voor het niet voltooien van de inhoud.
Learning-beheerders kunnen één inschrijving voor een cursist annuleren of ze kunnen een actie massaal annuleren uitvoeren voor een grotere groep inschrijvingen. |
Hoe wilt u communiceren met ingeschreven cursisten? | U kunt aangepaste meldingen voor bedrijfsprocessen voor inschrijving of meldingen maken vanuit aangepaste rapporten.
U kunt meldingen configureren om cursisten te laten weten dat hun inschrijving is goedgekeurd of geweigerd met behulp van:
Afhankelijk van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie moet u mogelijk aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen. Zie dit Community- artikel voor meer informatie. |
Hoe wilt u gegevens over de cursist verzamelen wanneer een cursist zich inschrijft voor inhoud of de inschrijving beëindigt? | Voeg vragenlijsten toe die cursisten moeten invullen wanneer ze zich inschrijven voor inhoud of inschrijvingen afmelden.
U kunt de actiestap 'Vragenlijst voltooien' toevoegen aan de bedrijfsprocessen ' Inschrijven voor inhoud' en 'Inschrijving leeronderdeel beëindigen' .Wanneer een bedrijfsprocesdefinitie de stap 'Vragenlijst voltooien' bevat die niet is geconfigureerd, wordt in Workday een foutbericht weergegeven waarin u wordt gevraagd 'Vragenlijst configureren' uit te voeren.Vragenlijstbeheerders bepalen tijdens het maken of bewerken van een vragenlijst welke vragenlijsten aan een bedrijfsproces kunnen worden gekoppeld. Als u het juiste type vragenlijst en de opties 'Toegestaan in bedrijfsproces' selecteert, wordt een vragenlijst beschikbaar in de bijbehorende bedrijfsprocessen. |
Aanbevelingen
- Verwijder de worklet'Beoordelaarsdashboard'en het menu 'Instructeursdashboard' uit het dashboard 'Learning', zodat trainers hun inschrijvingstaken en -rapporten kunnen bekijken via het dashboard voor trainers.
- De limiet voor een actie voor massale inschrijving is 100.000, maar Workday raadt inschrijvingen aan van minder dan of gelijk aan 1000.
- Gebruik de webservice'Interne beoordelaars beheren'of de webservice'Externe beoordelaars beheren'als u een groot aantal beoordelaars moet maken.
- Gebruik het filterOpslaanin de aanbodtabel dat wordt weergegeven voor studenten in de taak'Aanbod selecteren'en voor beheerders in inschrijvingstaken om de aanbodtabel te doorzoeken en de resultaten op te slaan onder een aangepaste naam voor toekomstig gebruik. Voorbeeld: locatie Berlijn.
- U wordt aangeraden gebruikers met toegang tot het domein'Manage: Facilitated Enrollments'geen toegang te geven tot het domein 'Manage: Learning Course Enrollments'. Deze instelling zorgt ervoor dat ze alleen studenten kunnen inschrijven waartoe ze toegang hebben.
Vereisten
Maak op gebruikers gebaseerde beveiligingsgroepen zodat specifieke gebruikers inschrijvingen voor uw organisatie kunnen beheren.
Beperkingen
- U kunt voltooide inschrijvingen met een gekoppelde equivalentierecord, leertoewijzing, verloopdatum of prijsperiode niet annuleren.
- U kunt alleen inschrijvingsresultaten wijzigen voor digitale lessen die nog niet zijn gestart of die nog worden uitgevoerd.
Tenantinstellingen
Gebruik de taak '
Tenantinstellingen bewerken - HCM'
om:
- Toon interesse in cursussen als er geen geschikt aanbod voor de cursus beschikbaar is in een opgegeven locatie en datumbereik.
- Beoordeel cursussen waarvoor ze zijn ingeschreven en eventuele zelfstandige lessen in de leercatalogus.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Beheren: gefaciliteerde inschrijvingen
| Biedt geselecteerde gebruikers toegang tot het rapport ' Medewerkers zoeken om in te schrijven ' om inschrijvingen voor gecombineerde en digitale cursussen te beheren. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Biedt geselecteerde gebruikers toegang tot op beheerders gebaseerde inschrijvingstaken. Gebruikers met toegang tot dit domein kunnen meerdere taken beheren die inschrijvingsprocessen ondersteunen.
U kunt onbeperkte toegang voor gebruikers configureren of de toegang beperken met behulp van beveiligingscategorie- of onderwerpsegmenten voor leeronderdelen. |
Beheren: massale inschrijvingen
| Biedt geselecteerde gebruikers toegang tot deze taken:
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Biedt gebruikers toegang tot het rapport ' Medewerkers zoeken om in te schrijven' en de volgende taken:
|
Rapporten: leerrecord
| Biedt gebruikers toegang tot rapporten waarin inschrijvingsgegevens voor leerrecords worden weergegeven. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Omschrijving |
|---|---|
Inschrijving leeronderdeel annuleren
| Hiermee kunt u een inschrijving voor een cursusaanbod annuleren. |
Afmelden van cursus
| Hiermee kunt u beheren wanneer een cursist de inschrijving voor een programma, cursusaanbod of digitale cursus (zowel intern als extern) kan afmelden. |
Inschrijven voor inhoud
| Hiermee kunt u beheren hoe een cursist zich kan inschrijven voor een cursusaanbod of een digitale cursus (zowel intern als extern). |
Inschrijvingen leeronderdeel massaal annuleren
| Hiermee kunt u meerdere inschrijvingen annuleren voor een of meer cursusaanbod. |
Massaal inschrijven
| Hiermee kunnen managers hun teams inschrijven voor een cursus of programma. |
Rapportage
Rapport of dashboard | Omschrijving |
|---|---|
Medewerkers voor inschrijving zoeken
| Specifieke medewerkers zoeken en inschrijven voor leerinhoud. |
Cursistenbetrokkenheid
| Evalueer inschrijvingen en voltooiingen, zodat u kunt onderzoeken waarom sommige cursisten meer betrokken zijn dan andere.
In het rapport worden alleen gegevens voor de laatste volledige maand weergegeven. |
Trainersdashboard | Bied beoordelaars en instructeurs toegang tot taken en rapporten, zodat ze inschrijvingen voor het cursusaanbod kunnen beheren. |
Leeronderdelen van mijn team
| Houd de voortgang bij in de ingeschreven inhoud voor alle direct ondergeschikten en sollicitanten. |
Integraties
Webservice | Overweging |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| Hiermee kunt u cursisten uit leerinhoud afmelden via het bedrijfsproces 'Inschrijving leeronderdeel afmelden'.
U kunt inschrijvingen met de volgende registratiestatuswaarden verwijderen:
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Hiermee kunt u in grote hoeveelheden cursisten uit de leerinhoud afmelden als actie voor het bedrijfsproces 'Inschrijving leeronderdeel afmelden'. |
Inschrijving leeronderdeel annuleren
| Hiermee kunt u inschrijvingen voor het geplande cursusaanbod annuleren en redenen voor de annulering toevoegen.
U kunt ook onvolledige inschrijvingen annuleren die zijn gekoppeld aan openstaande leertoewijzingen. |
Inschrijven voor leerinhoud
| Hiermee kunt u cursisten inschrijven voor leerinhoud.
Respecteert vervaldatums die u instelt wanneer u cursisten massaal inschrijft via deze webservice. |
Inschrijving leeronderdeel
| Hiermee kunt u verouderde inschrijvingen bijwerken of maken.
U kunt ook voorkomen dat inschrijvingen in leeroverzichten of -rapporten worden weergegeven door het selectievakje ' Equivalentierecords in leergeschiedenis weergeven' niet in te schakelen bij het maken van een equivalentieregel. |
Betalingsstatus document voor prijsregistratie voor inschrijving Learning Learning
| Hiermee kunt u betalingen in prijsrecords of inschrijvingen bijwerken om betalingen weer te geven die zijn verwerkt in systemen van derden. |
Relaties en interacties
Interactie | Overweging |
|---|---|
Verlof | In Workday worden waarschuwingsberichten weergegeven wanneer een inschrijving conflicteert met een gepland verlof. |
Loopbaan- en ontwikkelingsplanning | Met Workday Learning kunnen cursisten cursussen identificeren die het hoogst zijn gerangschikt door medewerkers op hun arbeidsplaatsen in hun opportunitygrafiek, zodat ze zich voor deze inhoud kunnen inschrijven. |
Talent | Gebruik Talent Marketplace om inhoud voor te stellen waarvoor cursisten zich kunnen inschrijven om hun vaardigheden te verbeteren. |