Stappen: voorstellen voor klantfacturen beheren

Administrator Guide

Maak transacties die gereed zijn voor facturering.

U kunt klantfactuurvoorstellen maken op basis van factureerbare transacties om informatie te bekijken, aan te passen en te beoordelen voordat u klantfacturen maakt. Als u factuurvoorstellen maakt, hoeft u geen facturen te annuleren en opnieuw te maken als u cijfers wilt aanpassen of fouten wilt corrigeren. Wanneer u transacties toevoegt aan een factuurvoorstel, kunt u klanten alleen factureren voor die transacties door een factuur te maken op basis van het voorstel.

(Optioneel) Open de taak

Tenantinstellingen bewerken - systeem

U kunt medewerkers inschakelen om opmerkingen over klantfactuurvoorstellen toe te voegen. Selecteer in de sectie Instellingen activiteitenstroom de optie Klantfactuurvoorstel
in de prompt

Geselecteerde objecten voor activiteitenstroom

Zie Referentie: tenantinstellingen bewerken - systeem .

Beveiliging: instellen: tenantinstellingen - systeemdomein
in de functionele gebieden Customer Central en Systeem.

(Optioneel) Bedrijfsprocessen bewerken .

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid van de gebeurtenis voor het voorstel voor een klantfactuur
om:

Voorstellen voor klantfactuur doorsturen voor beoordeling en goedkeuring.

Automatiseer het maken van klantfacturen.

Stel worklets in voor aangepaste rapporten. Met worklets kunt u aangepaste rapporten toevoegen aan een stap in het bedrijfsproces. U kunt bijvoorbeeld een aangepast rapport toevoegen met informatie over eerdere facturen tijdens de stap van een nieuw factuurvoorstel, om u te helpen bij het nemen van een beslissing over het goedkeuren of afwijzen van het factuurvoorstel.

Beveiligingsbeleidsregels voor bedrijfsprocessen bewerken .

In het bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid voor voorstel voor klantfactuurvoorstel
:

Voeg de beveiligingsgroep 'Goedkeurders' toe aan de acties Weergeven en Goedkeuren. Workday stuurt het voorstel voor de klantfactuur naar een aangewezen goedkeurder in uw organisatie.

Werk uw beveiligingsbeleid bij als u van plan bent de stap 'Voorstel voor klantfactuur beoordelen'
toe te voegen aan het bedrijfsproces 'Gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur'
. Zie de volgende stap voor meer informatie.

Voeg de stap 'Voorstel voor klantfactuur beoordelen'
toe aan het bedrijfsproces Gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur
.

Wanneer een factuurvoorstel wordt gerouteerd naar 'Mijn taken' van een beoordelaar, kan de beoordelaar bewerkingen aanbrengen in alle tabbladen van het factuurvoorstel, behalve het tabblad

'Factuuroverzicht'

, dat alleen kan worden weergegeven. Beoordelaars zien de knoppen

'Goedkeuren'

'Weigeren

' en

'Terugsturen'

als ze toegang hebben via het beveiligingsbeleid.

Configureer het bedrijfsprocestype:

Open het bedrijfsprocestype Gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur
en klik op

Beleid bewerken

Voeg in de sectie Wie kan actiestappen uitvoeren in de sectie Bedrijfsproces beveiligingsgroepen toe, zoals Factureringsspecialist
, Projectmanager
en Projectfactureringsspecialist
. Dit biedt toegang tot de stap' Voorstel voor klantfactuur beoordelen'
.

Voeg ook beveiligingsgroepen toe voor de juiste acties, zoals de acties 'Goedkeuren'
en 'Weigeren'
.

Open de taak

'Beveiligingsbeleidswijzigingen in behandeling activeren'

om de door u aangebrachte wijzigingen in het beveiligingsbeleid te activeren.

Configureer de bedrijfsprocesdefinitie:

Hiermee kunt u de bedrijfsprocesdefinitie gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur
openen.

Selecteer in de gerelateerde acties

Bedrijfsproces

Definitie bewerken

Voeg de stap 'Voorstel voor klantfactuur beoordelen'
toe aan de werkstroom en wijs de juiste beveiligingsgroepen eraan toe.

Beveiliging:

Als u het tabblad

'Projecttransacties'

wilt bewerken, hebben beoordelaars beveiligingstoegang nodig tot alle projecten voor het voorstel via beveiligingsgroepen met de machtiging 'Wijzigen' voor een van de volgende domeinen: Proces: Project Billing - Core
or Manage: Billable Projects
.

Als beoordelaars het tabblad

'Vooruitbetaald'

willen bewerken, hebben ze de machtiging 'Wijzigen' nodig voor het domein 'Process: Invoice voorstel - Prepaid Termment
'.

Stel de stap Klantfactuur maken
in het bedrijfsproces Gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur in
. Klantfacturen worden automatisch gemaakt wanneer u het voorstel voor de klantfactuur goedkeurt.

Voeg een stap toe aan het bedrijfsproces Gebeurtenis voor voorstel voor klantfactuur
en voeg een worklet voor aangepast rapport toe aan de stap.

Het aangepaste rapport wordt als worklet ingesloten in de goedkeuringspagina van het bedrijfsproces. Goedkeurders kunnen tijdens het goedkeuringsproces op de worklet klikken om het aangepaste rapport te openen. Zie Worklets aan bedrijfsprocessen toevoegen voor meer informatie.

(Optioneel) Open de taak

Voorstel voor klantfactuur maken

Selecteer in de sectie Selectiecriteria een optie in de prompt

Projecteigenaar

om factureerbare projecten weer te geven voor de gebruiker die u selecteert.

Workday factureert automatisch vooruitbetaalde termijnen op dezelfde factuur als andere termijnen en transacties wanneer u:

Schakel het selectievakje

'Vooruitbetaalde termijnen factuur met andere transactietypen'

in voor geconsolideerde factureringsschema's.

Maak klantfactuurvoorstellen.

Beveiliging:

Proces: domein Facturering - voorstel voor factuur
in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.

Proces: domein 'Projectfacturering - factuurvoorstel'
in het functionele gebied 'Projectfacturering'.

(Optioneel) Open de taak

voor werkruimte voor voorstel voor klantfactuur

Selecteer in de zoekcriteria een optie in de prompts

Projecthiërarchie

Projecteigenaar

om factureerbare projecten weer te geven voor de optie die u selecteert.

Houd bij het voltooien van de taak rekening met het volgende:

Optie	Omschrijving
Zoeken	Klik om de selectiecriteria te wijzigen. Uw selectie wordt opgeslagen en elke keer dat u de taak opent, gebruikt.
Factureerbare projecten	Gebruik het drilldownmenu om de projecteigenaar voor het factureerbare project weer te geven.
Status van gebeurtenissen in behandeling	Hiermee kunt u de status weergeven van projecttransacties en factureringsschema's die in afwachting zijn van goedkeuring van bedrijfsprocessen.
Vernieuwen	Klik hierop om de geselecteerde voorstellen bij te werken met nieuwe transacties met de status ' Gereed voor facturering' die voldoen aan de selectiecriteria.
Factuur maken	Nadat u een klantfactuur hebt gemaakt, kunt u deze niet terugzetten naar een factuurvoorstel. U kunt de factuur annuleren om de transacties de status 'Gereed voor facturering ' te geven. Vervolgens kunt u een nieuw voorstel maken.
Factuurvoorstel maken	Hiermee opent u de taak 'Voorstel voor klantfactuur maken' .
Voorstel annuleren	Klik hierop om de geselecteerde voorstellen te annuleren en de transacties terug te brengen naar de status 'Gereed voor facturering '.
Afdrukken	Klik hierop om PDF-kopieën van de geselecteerde voorstellen te genereren. Wanneer de PDF's beschikbaar zijn, worden deze in Workday weergegeven in de kolom PDF in het raster. U kunt alleen voorstellen afdrukken voor klanten waarvoor u weergavetoegang hebt.

Beveiliging:

Proces: domein Facturering - voorstel voor factuur
in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.

Proces: domein 'Projectfacturering - factuurvoorstel'
in het functionele gebied 'Projectfacturering'.

(Optioneel) Open in de kolom

Voorstel

van de

werkruimtetaak Voorstel voor klantfactuur

het rapport

Voorstel voor klantfactuur weergeven

in een nieuw venster.

Hiermee kunt u aangepaste objecten voor klantfacturen weergeven en bewerken op het tabblad

'Aanvullende gegevens'

of via de gerelateerde actie 'Aanvullende gegevens' in de sectie 'Factureringsgegevens'. Als u aangepaste objecten voor klantfacturen wilt weergeven en bewerken, moet u het aangepaste object eerst configureren in de taak '

Aangepast object maken'

Wanneer u activiteitenstromen inschakelt, kunt u opmerkingen over het voorstel voor de klantfactuur toevoegen en opmerkingen van andere gebruikers weergeven.

Beveiliging:

Proces: domein Facturering - voorstel voor factuur
in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.

Proces: domein 'Projectfacturering - factuurvoorstel'
in het functionele gebied 'Projectfacturering'.

Wanneer u een voorstel voor een klantfactuur opent vanuit een bedrijfsproces of

Mijn taken

, kunt u aangepaste objecten weergeven maar niet bewerken op het tabblad

'Aanvullende gegevens'

(Optioneel) Klik in een rij in de

werkruimtetaak Voorstel voor klantfactuur

op Bewerken

om de taak

voor het bewerken van voorstel voor klantfactuur

te openen.

Als u ad-hocfactuurregels aan klantfactuurvoorstellen wilt toevoegen, moet u een projectrol hebben of een bedrijf die matcht met het bedrijf in het project. Wanneer u ad-hocfactuurregels toevoegt aan klantfactuurvoorstellen, kunt u alleen:

Voeg regels toe met de

opbrengstenbehandeling

' Factuur'
.

Bewerk de omschrijving van factuurregels die u hebt gemaakt in de taak

'Voorstel voor klantfactuur maken'

Selecteer niet-uitgestelde klantcontractregels.

Selecteer projecten die u al hebt opgenomen in het voorstel voor de klantfactuur.

Als u transacties wilt uitsluiten van het verbruik van vooruitbetalingen, kunt u transacties afzonderlijk selecteren of meerdere transacties selecteren en de massale actie '

Uitsluiten van vooruitbetaling'

gebruiken.

Als u vooruitbetaalde termijnen wilt uitsluiten van het factuurvoorstel, schakelt u op het tabblad

'Vooruitbetaald'

het selectievakje

Uitsluiten

voor die regels in.

Vernieuw het voorstel voor de klantfactuur wanneer u:

Voeg een nieuwe regel toe.

Wijzig bestaande regels die van invloed zijn op het totale factuurbedrag.

Verwijder een nieuwe regel.

Beveiliging:

Proces: domein Facturering - voorstel voor factuur
in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.

Proces: domein 'Projectfacturering - factuurvoorstel'
in het functionele gebied 'Projectfacturering'.

Proces: domein 'Factuurvoorstel - vooruitbetaalde termijn'
in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'. Dit domein biedt toegang voor het wijzigen van vooruitbetaalde termijnen voor factuurvoorstellen met behulp van de taak '

Voorstel voor klantfactuur bewerken'

Maak facturen op basis van klantfactuurvoorstellen door te selecteren:

Voorstel voor klantfactuur:

Factuur maken

in het menu met gerelateerde acties van het voorstel.

Voorstellen voor klantfactuur maken

Concept: werkruimte voorstel voor klantfactuur

Definities voor aangepaste objecten maken en bewerken

Stappen: projectprijsstelling en -facturering instellen

Stappen: factureerbare projecten voor op gebruik gebaseerde transacties beheren

Projectfactureringstransacties beheren

Worklets toevoegen aan bedrijfsprocessen