Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-10-04
Stappen: klantfacturen voor klantcontracten crediteren en opnieuw factureren

Stappen: klantfacturen voor klantcontracten crediteren en opnieuw factureren

Maak:
  • Een klantcontract.
  • Factureerbare transacties.
  • Een factureringsschema voor het klantcontract.
  • Klantfacturen op basis van contracten.
Wanneer u een onjuist klantfactuurbedrag factureert en één gecorrigeerde factuur wilt maken, kunt u Workday configureren om de oorspronkelijke factuur te crediteren en een nieuwe factureringsfactuur te maken. Workday ondersteunt alleen volledige creditaanpassingen en volledige opnieuw factureren.
  1. Met unieke factuur-ID's kunt u voldoen aan de algemene boekingsvereisten. Wanneer u unieke factuur-ID's inschakelt voor credit-, debet- en herfacturering, wordt een aanpassing met een unieke factuur-ID gemaakt en verwerkt.
  2. Open de taak '
    Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
     '.
    Schakel in de sectie
    Opties voor klantcontracten
     het
    selectievakje Termijn maken en verzenden voor creditering en opnieuw factureren in
     om automatisch nieuwe termijnen in het factureringsschema van het klantcontract te maken en te verzenden wanneer u creditaanpassingen maakt of klantfacturen crediteert en opnieuw factureert.
    Beveiliging:
    instellingen: tenantinstellingen - financiële
     gegevens in het functionele gebied 'Systeem'.
  3. Selecteer
    Klantfactuur
    Credit maken en opnieuw factureren
    in het menu met gerelateerde acties van een klantfactuur.
    De taak
    'Credit en opnieuw factureren'
     is alleen beschikbaar in de volgende gevallen:
    • De contractregel heeft de status
      'Actief'
       en is gekoppeld aan een factureringsschema met de status
      'Goedgekeurd'
       .
    • De klantfactuur heeft de status '
      Goedgekeurd
       '.
    • De klantfactuur heeft de status '
      Onbetaald
       '.
    • De klantfactuur is niet gemaakt op basis van berekeningsruns voor rente en boetes voor te late betalingen.
    • De klantfactuur is geen directe intercompany factuur.
    • De klantfactuur is nog niet gekoppeld aan een creditaanpassing of een opnieuw gefactureerde factuur met de status
      'Goedgekeurd'
       of
      'Wordt uitgevoerd'
       .
    • Er zijn nog geen klantfacturen gemaakt op basis van factureringstermijnen of factureerbare transacties.
    • U schakelt het selectievakje
      'Termijn maken en verzenden voor creditering en opnieuw factureren'
       in voor de taak '
      Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
       .
    Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Te kopiëren factuurregels
    (op de pagina Credit maken en opnieuw factureren)
    Wanneer u ervoor kiest om alle factuurregels te kopiëren, kunt u onnodige factuurregels voor de nieuwe facturering verwijderen. U wordt aangeraden om bij het aanpassen van de opnieuw factureren ook het gekoppelde factureringsschema bij te werken om ervoor te zorgen dat de bedragen in evenwicht blijven.
    Factureren aan-klant
    (op de pagina Opnieuw factureren)
    Maak een aangepaste validatie om te voorkomen dat gebruikers de
    klant voor factuur
    wijzigen .
    Creditering en opnieuw factureren in Workday worden niet ondersteund voor:
    • Toekenningscontracten of studentencontracten.
    • Contractregelkosten, minimumverplichting, vooruitbetaalde facturering met behulp van niet-geconsolideerde factureringsschema's, orderafhandeling of inhouding.
    Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid van de
    klantfactuurgebeurtenis
     in het functionele gebied 'Klantrekeningen'.
Workday:
  • Keurt automatisch het bedrijfsproces
    'Factureringsschemagebeurtenis'
     goed voor credit- en opnieuw gefactureerde termijnen. U kunt ook het rapportveld
    'Geherfactureerde termijn van kredietaanpassing'
     in voorwaarderegels gebruiken om te definiëren hoe kredietaanpassingen via het bedrijfsproces
    'Factureringsschemagebeurtenis
     ' worden gerouteerd.
  • Hiermee wordt een creditaanpassing gemaakt en toegepast op de oorspronkelijke factuur, en wordt een nieuwe factuur voor opnieuw factureren gemaakt. De nieuwe factuur voor opnieuw factureren doorloopt dezelfde bedrijfsprocesgoedkeuring als nieuwe facturen.
  • Hiermee worden op transacties gebaseerde facturen opnieuw gefactureerd.
Wanneer u een kredietaanpassing of creditering maakt en opnieuw factureert:
  • Een factuur, Workday geeft de creditaanpassing en de factuur voor opnieuw factureren weer op het tabblad
    Klantfacturen
     in het factureringsschema van het klantcontract. U kunt de creditaanpassing en de factureringsfactuur weergeven op het tabblad
    'Klantfacturen',
     ongeacht of u het selectievakje
    'Crediteren' en 'termijn voor creditering en opnieuw factureren' inschakelt
     in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     .
  • Als vooruitbetaalde termijn worden de creditaanpassings- en opnieuw factureringstermijnen weergegeven op het tabblad
    'Vooruitbetaald'
     in factureringsschema's voor geconsolideerde klantcontracten.
Wanneer u de factuur voor de creditaanpassing of de opnieuw factureren bekijkt, wordt in Workday een koppeling gemaakt naar het gekoppelde factureringsschema in het veld
'Factureringsschema'
 .
Als u unieke factuur-ID's hebt ingeschakeld, wordt de aanpassing gemaakt en verwerkt met een unieke factuur-ID om te voldoen aan de algemene boekingsvereisten. Als u unieke factuur-ID's niet hebt ingeschakeld, gebruikt Workday deze naamgevingsconventie, zodat u eenvoudig gecrediteerde en opnieuw gefactureerde facturen kunt bijhouden:
  • De creditaanpassing voegt
    CR
     toe aan het oorspronkelijke factuurnummer. Als er meerdere kredietaanpassingen zijn, worden deze opeenvolgend genummerd. Voorbeeld: 9531CR, 9531CR2, 9531CR3.
  • De factuur voor opnieuw factureren voegt
    RB
     toe aan het oorspronkelijke factuurnummer. Voorbeeld: 9531RB. Voor meerdere facturen voor opnieuw factureren wordt dezelfde naamgeving gebruikt als voor meerdere creditaanpassingen.