Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-10-03
Leveranciersfacturen maken

Leveranciersfacturen maken

  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de
    leveranciersfactuurgebeurtenis
     in het functionele gebied Leveranciersaccounts.
  • Als u factuuraanpassingen wilt gebruiken om de gebeurtenis voor het matchen van leveranciersrekeningen voor gerelateerde leveranciersfacturen te starten, configureert u de servicestap
    Gebeurtenis voor matchen van leveranciersaccounts voor gerelateerde leveranciersfacturen
     starten in het bedrijfsproces
    Gebeurtenis voor leveranciersfactuur
     .
  • Als u de factuur naar een aangewezen goedkeurder wilt routeren, configureert u de beveiligingsgroep Aangewezen goedkeurder voor leveranciersfacturen in de stap Goedkeuring van het bedrijfsproces
    Gebeurtenis voor leveranciersfactuur
     . U kunt dit alleen doen voor de stap Goedkeuring en niet voor de stap Leveranciersfactuur beoordelen in het bedrijfsproces.
  • Neem de stap Voltooiing
    van budget controleren
     op in het bedrijfsproces
    Gebeurtenis voor leveranciersfactuur
     om budgetten op leveranciersfacturen te controleren.
  • Als u leveranciersfacturen wilt matchen met gerelateerde documenten, neemt u de actiestap
    Proces matchen leveranciersaccounts
     op na de voltooiingsstap in het bedrijfsproces
    Gebeurtenis voor leveranciersfactuur
    .
  • Maak voor de leverancier een procurementdocument met een of meer regels die nog niet eerder aan een leveranciersfactuur zijn toegevoegd.
  • Als u factuurtypen gebruikt, configureert u factuurtypen op land.
  • Beveiliging:
    Proces: leveranciersfactuur - domein Factuurworkbench
     in het functionele gebied Leveranciersaccounts.
U kunt facturen maken voor goederen- en serviceregels die nog niet zijn gebruikt in een leveranciersfactuur. Selecteer regels uit inkooporders, leverancierscontracten, ontvangsten, urenstaten en taaklogboeken.
  1. (Optioneel) De taak
    Boekingsdetails bedrijf bewerken
     openen en selecteer de optie
    Leveranciersfactuur
     voor de prompt
    Boeking toestaan op goedkeuringsdatum
     om de goedkeuringsdatum te gebruiken als boekingsdatum op uw klantfacturen en -aanpassingen of om documentvolgnummers te ordenen op boekingsdatum.
    Beveiliging:
    instellen: domein Bedrijfsboeking
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  2. Open de taak
    Leveranciersfactuur
     of
    Workbench voor leveranciersfacturen
     maken.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Factuurgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Selecteer het bedrijf dat verantwoordelijk is voor factuurbetalingen.
    Als u een andere leverancier wilt factureren dan de leverancier van de inkooporder, selecteert u het bedrijf waarvoor
    Andere facturering toestaan en Inkopende leverancier
     zijn ingeschakeld.
    Leverancier
    Selecteer de leverancier voor de factuur. In Workday worden alleen geblokkeerde of actieve leveranciers weergegeven die beschikbaar zijn voor gebruik met het geselecteerde bedrijf of de geselecteerde bedrijfshiërarchie.
    Als u een andere leverancier wilt factureren dan de leverancier van de inkooporder, selecteert u de leverancier waarvoor
    Factureren op elke leverancier
     is ingeschakeld.
    Valuta
    In dit veld wordt de leveranciersvaluta of de bedrijfsvaluta in die prioriteitsvolgorde ingevuld. U kunt elke geaccepteerde valuta selecteren die voor de leverancier is gedefinieerd.
    Voor een factuur die is gemaakt via de leveranciersportal of een inkooporder, vullen we de valuta van de inkooporder in.
    Factuurdatum
    Als u betalingsvoorwaarden voor deze leverancier hebt gedefinieerd, bepaalt de factuurdatum de vervaldatum.
    Voorbeeld: de betalingsvoorwaarden zijn
    Netto 30
    . De
    vervaldatum
     is 30 dagen na de factuurdatum. Als de datum in een gesloten periode valt, boekt Workday de boekhouding naar de volgende beschikbare periode.
    Ontvangstdatum factuur
    Voer de datum in waarop uw bedrijf de factuur van de leverancier ontvangt.
    Mogelijk wilt u de datum waarop uw bedrijf een factuur ontvangt bijhouden voor rapportagedoeleinden of de hoeveelheid tijd analyseren die nodig is om de factuur te verwerken. De ontvangstdatum van de factuur biedt een meting van de efficiëntie in de organisatie, op basis van hoe lang het duurt vanaf het moment dat de factuur wordt ontvangen totdat deze wordt geboekt.
    Overschrijving boekingsdatum
    Voer een datum in een openstaande boekingsperiode in.
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u
    Achterstallige boekingen toestaan
     voor
    leveranciersfactuur
     inschakelt voor de taak
    Boekingsdetails bedrijf bewerken
     . Afhankelijk van hoe u de bedrijfsboeking configureert, is
    overschrijving boekingsdatum
     mogelijk optioneel of vereist.
    Voorbeeld: u levert een service, maar maakt de factuur pas in de volgende boekingsperiode, dus u selecteert de servicedatum als de datum van de boekingsoverschrijving.
    Alleen belasting
    Selecteer deze optie om een factuur met alleen belasting te maken om belasting bij te houden en te betalen aan leveranciers of belastingdiensten. Voor boekhoudkundige doeleinden verwerkt Workday de factuurregels als regels met alleen belasting en worden de boekingen voor uitgavebedragen uitgesloten.
    Workday also:
    • Hiermee wordt de prompt
      Referentiefactuur
       in de kop weergegeven.
    • Vult het
      totale factuurbedrag
       in op basis van het
      belastingbedrag
      .
    • Hiermee worden het
      vrachtbedrag
       en
      de overige kosten
      gewist en vergrendeld.
    Logistieke kosten in belasting
    Selecteer deze optie om de bedragen voor
    Vrachtbedrag
     en
    Overige kosten
     op te nemen in de totale belastingberekening. Als u deze bedragen wilt opnemen, moet u ook:
    • Selecteer de
      standaardbelastingoptie
      Zelfbelaste belasting berekenen
       of
      Aan leverancier verschuldigde belasting berekenen
      .
    • Neem een of meer factuurregels op met een
      uitgavecategorie
       die is geconfigureerd om vrachtkosten, andere kosten of beide toe te wijzen.
    • Configureer een
      Belastingtoepassing
       voor de regels die belastbaar zijn.
    Open de taak
    Opties leveranciersrekening bewerken
     om het selectievakje standaard in te schakelen wanneer u facturen voor specifieke bedrijven maakt.
    Betalingsvoorwaarden
    Workday vult de betalingsvoorwaarden van de connectie voor de te betalen leverancier of de leverancier in, in die volgorde van prioriteit. U kunt de waarde indien nodig wijzigen.
    Voor een factuur die is gemaakt via de leveranciersportal of een inkooporder, vullen we de
    betalingsvoorwaarden
     op basis van de inkooporder in.
    Referentietype
    Als u een internationaal referentietype selecteert, voert u een
    referentienummer
     van maximaal 140 tekens in.
    Standaardbelastingoptie
    Workday vult deze waarde in de boekingsdetails van het bedrijf in en gebruikt deze waarde om de belastingoptie op factuurregels in te vullen. U kunt een andere waarde selecteren.
    Als u standaardbelastingregels wilt inschakelen voor facturen die zijn gemaakt op basis van leveranciersfactuuraanvragen, schakelt u bedrijfsbelastingopties voor facturen voor leveranciersfactuuraanvragen in op tenantniveau.
    Wanneer in de leveranciersfactuuraanvraag geen belastingen zijn opgegeven en de standaardoptie voor het bedrijf de optie
    Belasting berekenen aan leverancier
     of
    Zelfbelasting berekenen
     is ingesteld, vult Workday de volgende velden in op de leveranciersfactuurregel:
    • Toepasselijkheid belasting
    • Tax Code
    • Belastingoptie
    • Terugvorderbaarheid belasting
    Wanneer in de leveranciersfactuuraanvraag belastingen worden opgegeven, doet Workday het volgende:
    • Vult de optie
      Belasting invoeren die verschuldigd is aan leverancier in
       .
    • De belastingvelden op de factuurregel worden niet ingevuld.
    Standaardbelastingcode
    Workday vult de standaardbelastingcode uit het leveranciersprofiel in en gebruikt deze waarde om de belastingcode op factuurregels in te vullen. U kunt een andere waarde selecteren.
    U kunt geen standaardbelastingcodes invoeren wanneer u belasting van derden inschakelt. Zie Concept: integraties van externe belastingservices.
    Standaardbronbelastingcode
    Workday vult de standaardbelastingcode uit het leveranciersprofiel in en gebruikt deze waarde om de belastingcode op factuurregels in te vullen. U kunt een andere waarde selecteren.
    U kunt geen standaardbelastingcodes invoeren wanneer u bronbelasting van derden inschakelt. Zie Concept: integraties van externe belastingservices.
    Adres voor verzending
    Workday gebruikt dit adres bij het evalueren van belastingregels om de belastingcodes en overschrijvingen van de belastingtoepasselijkheid voor transactieregels te bepalen.
    Voor intercompany facturen gebruikt Workday het meest recente effectieve verzendadres van het bedrijf in de kop en regels om standaardbelastinggegevens op regelniveau te ondersteunen.
    Facturen waarnaar wordt verwezen
    Selecteer bestaande facturen om een referentie op kopniveau te maken.
  4. Klik op de knoppen
    Inkooporders
    ,
    Leverancierscontracten
    ,
    Ontvangsten
    ,
    Urenstaten , Taaklogboeken
    ,
    Ad-hocregels
    ,
    Klantfacturen
    of
    Inhouding vrijgeven
     om regels voor de factuur te selecteren.
    U kunt niet-gefactureerde regels selecteren uit een of meer bedrijfsdocumenten. U kunt ze gebruiken als criteria om uw zoekopdracht te verfijnen.
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Zoek naar specifieke bedrijven voor items die u aan de factuur wilt toevoegen. Het bedrijf in de kop van de factuur is: standaard, maar u kunt items van andere bedrijven toevoegen. Beschikbare bedrijven zijn gebaseerd op het intercompany factuurprofiel van het bedrijf in de kop.
    Leverancier inkooporder
    Als u een andere leverancier wilt factureren dan de leverancier van de inkooporder, kunt u zoeken op een leverancier van de inkooporder.
    Documentdatum op of na
    Documentdatum op of vóór
    Hiermee worden regels beperkt tot een specifiek datumbereik.
    Geselecteerde inkooporders
    Hiermee worden resultaten beperkt tot regels van specifieke inkooporders, ontvangsten, urenstaten of taaklogboeken.
    Item
    Retourneert alleen de ontvangstregels die dit item bevatten.
    Uitgavecategorie
    Retourneert de ontvangstregels of taaklogboekregels die zijn getagd met deze uitgavecategorie.
    Voor de uitgavecategorie voor de factuurregel is het gebruikstype Uitgavecategorie
    leveranciersfactuur
     vereist.
    Externe medewerker
    Retourneert alleen de urenstaatregels voor deze externe medewerker.
    Functieprofiel
    Retourneert alleen de urenstaatregels die zijn gerelateerd aan dit functieprofiel.
    Locaties
    Retourneert alleen de urenstaatregels van deze locatie.
    Project
    Retourneert alleen de taaklogboeken die aan dit project zijn gekoppeld.
  5. Klik op
    Ad-hocregels
     om niet-IO-regels aan de leveranciersfactuur toe te voegen.
  6. Klik op
    Inhouding vrijgeven
     om regels uit inkooporders of leverancierscontracten toe te voegen aan de leveranciersfactuur voor inhoudingsvrijgave.
  7. Klik op
    Leveranciersfactuur voltooien
    .
  8. Houd bij het invullen van de sectie
    Factuurgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Connectie voor te betalen leverancier
    U kunt de standaardwaarde desgewenst bijwerken.
    Totaalbedrag controle
    Voer een bedrag in dat u wilt verifiëren met het berekende
    totale factuurbedrag
    .
    Vrachtbedrag
    Overige kosten
    Wijs deze landingskosten vanuit de transactiekop terug aan de regels toe. Voeg een uitgavecategorie toe die in aanmerking komt voor toewijzing van vrachtkosten en andere kosten aan ten minste één regel, zoals ingesteld voor de taak
    Uitgavecategorieën onderhouden
     .
    Voorbeeld: u koopt een groot apparaat en hebt één regel voor het apparaat zelf en een regel voor de installatie.
    Sjabloon worktagsplitsingen
    Selecteer een sjabloon om alle nieuwe regels op de factuur in te vullen.
    Wanneer u een nieuwe of andere sjabloon in de koptekst selecteert, vult Workday de sjabloon op bestaande regels niet met een verhoogd bedrag.
    Als u toewijzingssjablonen voor worktagsplitsingen voor leveranciersfacturen wilt instellen, opent u de taak
    Worktagsplitsingssjabloon maken
     .
  9. Terwijl u de sectie
    Voorwaarden en belastingen
     invult:
    Optie Omschrijving
    Kortingsdatum
    Wordt automatisch berekend op basis van
    betalingsvoorwaarden
     met een korting voor vervroegde betaling en
    Factuurdatum
    .
    Overschrijving vervaldatum
    Selecteer een andere vervaldatum als er een uitzondering op de voorwaarden is.
    Afzonderlijke betaling
    Selecteer deze optie om de factuur afzonderlijk te betalen tijdens een afrekeningsrun. U kunt dit selectievakje op alle facturen voor een leverancier invullen door het selectievakje
    Betalingen altijd scheiden in te
     schakelen in de betalingsdetails van de leverancier of de standaardconnectie voor te betalen leveranciers.
    Betalingstype overschrijven
    Selecteer een ander betalingstype voor de leverancier.
    Betalingsdoel land van herkomst
    Selecteer een betalingsdoelcode als dit vereist is in het land van verzending van deze factuur. Dit veld wordt weergegeven wanneer u Betalingsdoelcodes inschakelt voor de taak
    Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens
     .
    Betalingsdoel ontvangend land
    Selecteer een betalingsdoelcode als het land dat deze factuurbetaling ontvangt een doelcode vereist. Dit veld wordt weergegeven wanneer u Betalingsdoelcodes inschakelt voor de taak
    Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens
     .
    Bankrouteringscode
    Selecteer een bankrouteringscode die is toegewezen aan een bankrekening op basis waarvan betalingen voor uw factuur moeten worden afgerekend.
    Als u de prompt wilt inschakelen, moet u ten minste één bankrouteringsregel configureren die gebruikmaakt van een actieve bankrouteringscode. Zie Bankrouteringscodes instellen.
    Bronbelastingbedrag
    Workday berekent de bronbelasting op de factuurregels wanneer belastingbedragen een realisatiepunt hebben op het moment van factureren. Belastingbedragen met een realisatiepunt op het moment van betaling worden niet in dit totaal opgenomen. Als u dit berekende bedrag wilt overschrijven, kunt u de berekende belasting per belastingtarief wijzigen op het tabblad
    Belasting
     .
    U kunt een bronbelastingvrijstelling maken voor een bronbelastingtarief voor een leverancier. Workday past het vrijgestelde bronbelastingpercentage automatisch toe op de leveranciersfactuur bij het berekenen van de bronbelasting.
    Belasting bijwerken
    Klik hierop om de belastingbedragen die in de kop worden weergegeven opnieuw te berekenen nadat u de belasting op factuurregels hebt bijgewerkt.
    Workday werkt de belasting automatisch bij wanneer u deze verzendt of opslaat voor later.
    Workday schakelt de knop uit wanneer u belasting van derden inschakelt. Zie Concept: integraties van externe belastingservices.
    Wanneer u een leveranciersfactuur maakt op basis van een inkooporder of leverancierscontract, zijn de factuurkopbedragen voor logistieke kosten gelijk aan de niet-gefactureerde bedragen van de inkooporder of het leverancierscontract.
    Wanneer u een factuur maakt op basis van een ontvangst, zijn de factuurkopbedragen voor logistieke kosten gelijk aan de som van de toewijzingen van ontvangen inkooporder- of leverancierscontractregels. In Workday worden de bedragen pro-rata berekend op basis van de ontvangsthoeveelheid of het bedrag (inclusief overontvangst).
  10. Houd bij het invullen van de sectie
    Factuurreferentiegegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Adres voor verzending
    Workday gebruikt dit adres bij het evalueren van belastingregels om de belastingcodes en overschrijvingen van de belastingtoepasselijkheid voor de transactieregels te bepalen.
    Afhandelingscode
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u instructies voor betalingsafhandeling configureert.
    Geblokkeerd
    Selecteer deze optie om de betaling op deze factuur te blokkeren.
    Leveranciersdocument ontvangen
    Selecteer deze optie wanneer de leverancier een factuur of ander relevant document heeft verstrekt. Workday levert standaard duplicaatvalidatie die is ingeschakeld voor dit veld. Als u uw eigen voorwaarden wilt valideren, kunt u deze optie uitschakelen met behulp van de taak
    Tenantinstellingen - Financiële gegevens
     . U kunt de taak
    Aangepaste validaties onderhouden
     gebruiken om uw eigen voorwaarderegels voor leveranciersfacturen in te stellen.
    Leveranciersfactuurnummer
    Als u het leveranciersdocument hebt ontvangen, voert u het referentienummer in.
    Voorbeeld: de leverancier heeft een factuur opgegeven. Voer het factuurnummer uit het leveranciersdocument in.
    Extern inkoopordernummer
    Als u een ander inkoopsysteem gebruikt dan Workday, voert u dat inkoopordernummer in.
    Wettelijk factuurtype
    Als u factuurtypen gebruikt om uw leveranciersfacturen te categoriseren in overeenstemming met overheidsvereisten, selecteert u een factuurtype.
    Leverancierscontract/standaardleverancierscontract
    Selecteer een
    leverancierscontract
     als het bedrijf en de leverancier overeenkomen met die op deze factuur. Nadat u de leveranciersfactuur hebt goedgekeurd, trekt Workday het factuurbedrag automatisch af van het resterende contractsaldo.
    Standaardleverancierscontract
     wordt weergegeven wanneer u het selectievakje
    Consolidatie van bestelaanvragen voor leverancierscontracten inschakelen
     tijdens het instellen van de tenant inschakelt.
    Totaalbedrag contract
    Geleverd door het geselecteerde contract.
    Documentkoppeling:
    Als u ondersteunende documenten of afbeeldingen opslaat in een externe opslagplaats, voert u de URL naar die locatie in. Nadat u de transactie hebt opgeslagen, geeft Workday de URL weer als een live-hyperlink naar de afbeelding. Goedkeurders kunnen naar dit document verwijzen voordat ze de transactie goedkeuren.
    Als de locatie van de ondersteunende documenten of afbeeldingen verandert, moet u de URL bijwerken.
    Workday zorgt ervoor dat de koppeling een geldig URI-patroon (Uniform Resource Identifier) heeft, zoals gedefinieerd door uw beveiligingsbeheerder. Dit proces helpt schadelijke inhoud in externe koppelingen te voorkomen.
    Als u een geldige URI wilt instellen, selecteert u
    Koppeling leveranciersfactuurdocument
     bij de prompt
    Type externe URI-koppeling leverancier
     in de taak
    Validatie externe koppeling onderhouden
     .
    Nota
    U kunt instellen dat deze informatie in het veld
    Aantekening
     van de cheque wordt afgedrukt om deze factuur te betalen.
    Als u deze functionaliteit op de leverancier wilt configureren, selecteert u de optie
    Factuurnotitie gebruiken
     in de taak
    Leverancier maken
     of
    Leverancierswijziging maken
     .
    Als meerdere facturen aantekeningen bevatten, ordent Workday de aantekeningen in een reeks op de cheque.
    U kunt ook de webservicetaak
    Leveranciersbetalingsaantekeningen plaatsen
     gebruiken om aanvullende informatie vast te leggen en op te slaan in het veld
    Aantekening
     in de kop van de leveranciersbetaling. Voorbeeld: bronbelasting-ID-nummers invoeren en bijhouden.
    Goedkeurder
    Selecteer een aangewezen goedkeurder om de leveranciersfactuur te beoordelen en goed te keuren.
    Als u een aangewezen goedkeurder wilt instellen, voegt u de gerelateerde beveiligingsgroep Aangewezen goedkeurder voor leveranciersfacturen toe aan het bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid
    voor leveranciersfactuurgebeurtenis
     .
  11. Houd bij het invullen van het tabblad
    Factuurregels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Hiermee wordt het bedrijf weergegeven waartoe de leveranciersfactuur behoort. Als het bedrijf intercompany transacties inschakelt, kunt u een keuze maken uit de intercompany transacties die zijn opgenomen in het intercompany profiel.
    Als u een factuur maakt op basis van een inkooporder met meerdere bedrijven, wordt het bedrijf van uw inkooporderregel ingevuld als het bedrijf op de factuurregel wanneer het bedrijf afkomstig is van een:
    • Inkooporder.
    • Ontvangst.
    • Taaklogboek voor inkooporders.
    Item
    Selecteer het item voor nieuwe regels.
    Itemomschrijving
    Neem een omschrijving op om u en uw leveranciers te helpen specifieke items gemakkelijker te identificeren.
    Als er een omschrijving beschikbaar is, vult Workday automatisch een omschrijving in wanneer u het item selecteert.
    Uitgavecategorie
    Selecteer categorieën om items te koppelen aan bijbehorende boekingsregels voor boekingen en om aanvullende details voor rapportage op te geven. Wanneer u een item selecteert, vult Workday de waarde die aan het item is toegewezen. U kunt deze niet wijzigen.
    Voor de uitgavecategorie voor de factuurregel is het gebruikstype Uitgavecategorie
    leveranciersfactuur
     vereist.
    Leveranciersitem-ID
    Hiermee wordt de leveranciersitem-ID weergegeven wanneer u de regel koppelt aan een leveranciersitem, zoals een catalogus- of punchout-item.
    Leverancierscontract
    Selecteer het leverancierscontract voor de leveranciersfactuurregel.
    Wanneer het geselecteerde leverancierscontract aan een catalogus is gekoppeld, beperkt Workday de itemselectie tot items uit die catalogus.
    U kunt het leverancierscontract niet bewerken wanneer u een item selecteert.
    Wordt weergegeven als u het
    selectievakje Consolidatie van bestelaanvragen voor leverancierscontracten inschakelen
     tijdens het instellen van de tenant inschakelt.
    Adres voor verzending
    Workday vult het veld
    Adres voor verzending
     in de kop in, maar u kunt dit wijzigen.
    Dit adres bepaalt de belastingcode, de belastingtoepasselijkheid en de bronbelastingcode met behulp van
    belastingregels voor land
    .
    Toepasselijkheid belasting
    Geef aan of de regel belastbaar is en, indien belastbaar, de terugvorderbaarheid ervan. U kunt belastingtoepasselijkheid gebruiken om transacties in rapportages te filteren. Dit selectievakje wordt ingevuld op basis van de itemspecifieke belastingregel op basis van het verzendadres, eerst op inkoopitem en vervolgens op uitgavecategorie. Als er geen match is, wordt deze ingevuld op basis van het inkoopitem. Anders wordt het ingevuld vanuit de uitgavecategorie.
    Belastingcode
    Als de code belastbaar is, wordt deze ingevuld met de
    standaardbelastingcode
     in de koptekst, die u kunt overschrijven.
    Als u wilt dat Workday uw belastingcodes kan invullen, gebruikt u de taak
    Transactiebelastingregel voor land maken
     .
    Voor bedrijven die als klant werken op directe intercompany facturen, vult Workday belastingcodes van klantfactuurregels naar leveranciersfactuurregels. Als u deze functionaliteit wilt uitschakelen en Workday wilt inschakelen om de belastingcode uit
    Belastingregels voor Land
    in te vullen, opent u de taak
    Bedrijven onderhouden als klanten of leveranciers
     en schakelt u het selectievakje
    Belastingvelden kopiëren
     uit.
    Bronbelastingcode
    De code wordt ingevuld op basis van de
    standaardbronbelastingcode
     in de kop, die u kunt overschrijven.
    Voor bedrijven die als klant werken op directe intercompany facturen, vult Workday bronbelastingcodes in van klantfactuurregels naar leveranciersfactuurregels. Als u deze functionaliteit wilt uitschakelen, opent u de taak
    Bedrijven onderhouden als klanten of leveranciers
     en schakelt u het selectievakje
    Belastingvelden kopiëren
     uit.
    Datumtype belastingmoment
    Selecteer het type belastingpuntdatum voor de factuurregel en geef een belastingpuntdatum op als het type
    Goederen-/leveringsdatum service
    is. In Workday wordt het datumtype belastingmoment ingevuld met
    Factuur-/aanpassingsdatum,
     tenzij u het selectievakje
    Btw op betaling
    voor een bedrijf inschakelt. Als u het selectievakje
    Btw op betaling
     inschakelt in de taak
    Belastingdetails bedrijf bewerken
     , stelt Workday het datumtype van het belastingmoment in op
    Betalingsdatum
    .
    Datum belastingmoment
    Wanneer u
    Goederen-/leveringsdatum service
     selecteert voor het datumtype belastingmoment, moet u een datum voor het belastingmoment invoeren.
    Terugvorderbaarheid belasting
    Workday vult automatisch het terugvorderbare percentage op de transactieregel in op basis van de opgegeven belastingtoepasselijkheid en belastingcode. U kunt deze selectie overschrijven. Wanneer u de terugvorderbaarheid van de belasting opgeeft, past Workday het terugvorderbare percentage en de toewijzingsmethode toe op het belastingbedrag voor belastingtarieven binnen een belastingcode.
    Gebruik de taak
    Belastingterugvorderbaarheid onderhouden
     om de terugvorderbaarheid van meerdere belastingtarieven voor elke belastingcode op te geven.
    Belastingoptie
    Selecteer
    Zelfbelaste belasting berekenen
     als leveranciers of begunstigden geen belasting in rekening brengen. Met deze optie kunt u uw belastingverplichting naar een afzonderlijke grootboekrekening boeken. Selecteer anders
    Berekenen verschuldigde belasting aan leverancier
     om de belastingbetaling naar de leverancier of begunstigde te boeken.
    Hoeveelheid
    Voor:
    • Goederenregels: voer het aantal items in.
    • Serviceregels, stelt Workday de hoeveelheid in op nul.
    Kosten per eenheid
    Op basis van het geselecteerde item. Wanneer de valuta's voor het
    item
     en de factuur verschillen, converteert Workday deze waarde automatisch naar de valuta van de factuur. Workday gebruikt de huidige valutaconversiekoers tussen de twee valuta's zoals gedefinieerd voor het standaardvalutakoerstype in de tenantinstellingen. Voor serviceregels zijn de kosten per eenheid altijd nul.
    Berekend bedrag
    • Voor goederenregels:
      Hoeveelheid
       maal
      Kosten per eenheid
      . Als u het
      berekende bedrag
      wijzigt, berekent Workday de
      kosten per eenheid
      opnieuw. Als u de
      kosten per eenheid
      wijzigt, berekent Workday het
      berekende bedrag
      opnieuw.
    • Voor serviceregels vult Workday het
      berekende bedrag
       automatisch in. U kunt het
      te factureren bedrag
       desgewenst wijzigen.
    Als u regels zonder kosten wilt maken, moet u ten minste één ander regelitem hebben waardoor het
    totale factuurbedrag
     groter is dan nul. Wanneer u kostenvrije regels maakt, wijst Workday het volgende toe:
    • Belastingbedrag
       toe aan één regel zonder kosten wanneer andere regels geen belastingtoepasselijkheid opgeven.
    • Bedrag van de
      velden Vrachtbedrag
       en
      Overige kosten
       naar de laatste regel zonder kosten op de factuur, wanneer andere regels geen vracht- of andere uitgavecategorieën gebruiken.
    Alternatieve item-ID's
    Alternatieve item-ID's voor het catalogusitem, punchout-item of inkoopitem.
    Wanneer u leveranciersfacturen met primaire item-ID's configureert in de taak
    Weergaveopties type item-ID onderhouden
     , worden in Workday maximaal drie item-ID's in kolommen weergegeven. U kunt de resterende items die niet zijn gemarkeerd als primaire item-ID's selecteren in de kolom
    Aanvullende item-ID's
     .
    Itemtags
    Itemtags die aan het catalogusitem, punchout-item of inkoopitem zijn gekoppeld.
    Inhoudingsdetails
    Wanneer u
    inhouding
     selecteert voor een inkooporder of leverancierscontract, geeft Workday de kolom
    Inhoudingsdetails
     voor de regel weer.
    U kunt
    Betalingsbedrag
     en
    Percentage niet wijzigen in Inhouden
    .
    Vooruitbetaald
    Schakel
    Vooruitbetaling
     in of uit om de vooruitbetalingsstatus voor de regel bij te werken.
    Nadat u een regel hebt geselecteerd, schakelt Workday automatisch de optie
    Heeft vooruitbetaalde regels(en)
     in op het tabblad
    Vooruitbetalingsdetails
     .
    Uitgavecategorieën voor vooruitbetaalde regels moeten:
    • Niet traceerbaar
    • Traceerbaar met de verwerking van
      onkostenboekingsgegevens
    Als er geen belasting wordt toegewezen aan een vooruitbetaalde regel, wordt deze niet opgenomen in de vooruitbetaalde boekhouding in gerelateerde facturen. In plaats daarvan wordt de boekingsregel voor de rekening
    voor transactiebelasting
     gebruikt.
    Nota
    Voer een aantekening in voor de leveranciersfactuur of werk deze bij.
    Worktags
    Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak
    Worktaggebruik onderhouden
     . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.
    Factureerbaar
    Wanneer de factuurregel een factureerbare projectworktag bevat, kunt u
    Factureerbaar
     selecteren als de regel of regelsplitsing factureerbaar is aan het project.
    Deze selectie heeft geen invloed op de boekhouding wanneer u deze opneemt als dimensie in voorwaarden voor rekeningboekingsregels.
    Sjabloon worktagsplitsingen
    Wordt ingevuld op basis van de kopsjabloon wanneer u een nieuwe regel maakt.
    U kunt een nieuwe sjabloon selecteren of deze overschrijven op basis van het bedrijf op de regel.
    Splitsingen
    Klik op om regels te splitsen op
    Bedrag
     of
    Hoeveelheid
    . Vervolgens kunt u de bedragen of hoeveelheden voor de splitsing opgeven, een aantekening invoeren en specifieke worktags selecteren voor elke regelsplitsing.
    U kunt serviceregels alleen op bedrag splitsen.
    Voor regels zonder kosten kunt u items alleen op hoeveelheid splitsen.
  12. Gebruik het tabblad
    Belasting
     om de belastingcodes en hun toepasselijkheid te bekijken, zoals opgegeven op de factuurregels.
    Als meerdere regels dezelfde belasting delen, worden ze op dit tabblad geconsolideerd en wordt het bedrag met deze belasting getotaliseerd.
  13. Als u het inhoudingsvrijgavebedrag voor een inkooporder of leverancierscontract wilt opgeven, opent u
    de inhoudingsvrijgaveregels
     en voert u een
    Vrijgavebedrag
    in.
  14. Gebruik het tabblad
    Inhoudingsdetails
     om het totale ingehouden bedrag en het totale bedrag dat is vrijgegeven op deze factuur weer te geven wanneer u
    inhouding
     selecteert voor een inkooporder of een leverancierscontract.
  15. (Optioneel) Houd bij het invullen van het tabblad
    Valutakoers
     rekening met het volgende:
    Voor facturen in vreemde valuta kunt u aanpassingen aanbrengen om een andere conversiekoers te bereiken. Alle wijzigingen die u aanbrengt op het tabblad
    Valutakoers,
     worden geregistreerd in het veld
    Effectieve valutakoers
     , waarin de koers wordt weergegeven die wordt gebruikt voor de boekhouding om termijnbedragen om te rekenen naar de grootboekvaluta. Alle overschrijvingen die u invoert, activeren de selectie van het selectievakje
    Tariefoverschrijving
     .
    Optie Omschrijving
    Overschrijving valutakoerstype
    Selecteer een optie om het standaardkoerstype te overschrijven dat wordt gebruikt om de wisselkoers op te zoeken.
    Overschrijving valutakoersdatum
    Selecteer een datum om de standaardkoersdatum te overschrijven die wordt gebruikt om de wisselkoers op te zoeken.
    Handmatige overschrijving valutakoers
    Voer een valutakoers in om de wisselkoers te overschrijven of geef een koers op wanneer er geen standaardkoers beschikbaar is.
    Standaardwaarden
    In deze sectie wordt de standaardvalutakoers van de tenant weergegeven op basis van de factuurdatum.
  16. Als u een leveranciersfactuurregel als vooruitbetaald wilt definiëren, opent u het tabblad
    Details vooruitbetaling
     en selecteert u
    Amortisatietype vooruitbetaling
    .
    Als u vooruitbetaalde details in de onderliggende inkooporder hebt gedefinieerd, worden deze standaard weergegeven in de leveranciersfactuur, die u kunt bijwerken.
    Optie Omschrijving
    Handmatig
    Selecteer deze optie om de amortisatie van de vooruitbetaalde uitgaven handmatig af te schrijven op een datum in de toekomst. Voer desgewenst de
    Verwachte amortisatiedatum
     in voor tracking- en rapportagedoeleinden.
    U kunt de
    verwachte amortisatiedatum
     gebruiken voor rapportage en om aangepaste meldingen te maken, maar Workday valideert niet op basis van deze datum.
    Handmatige vooruitbetaalde amortisatiebetalingen afrekenen en betalen voordat u de uitgaven amortiseert.
    Ontvangst
    Selecteer deze optie om vooruitbetaalde uitgaven te amortiseren nadat het bedrijfsproces
    Ontvangst
     is voltooid voor:
    • Inkooporders
    • Leveranciersfacturen gegenereerd op basis van inkooporders of leverancierscontracten
    Schema
    Geef op om een schema te definiëren voor het amortiseren van vooruitbetaalde uitgaven na goedkeuring van de inkooporder.
  17. Gebruik het tabblad
    Bijlagen
     om bestanden te uploaden of te slepen en neer te zetten, zoals ondersteunende documenten voor leveranciersfacturen.
    Workday ondersteunt de bestandstypen die worden vermeld in de
    taak Tenantinstellingen bewerken - systeem
     voor bedrijfsdocumentbijlagen.
    U kunt leveranciersfactuurbijlagen koppelen aan klantfacturen voor factureerbare transacties. Wanneer een leveranciersfactuur kan worden gefactureerd, kunt u geen bijlagen bij de leveranciersfactuur of leveranciersfactuuraanpassing wijzigen.
  18. Open het tabblad
    Werkwachtrijgegevens
     om
    werkwachtrijtags
    ,
    werkwachtrijopmerkingen
    en andere details toe te voegen voor de factuur in het rapport
    Werkgebied leveranciersfactuur
     .
    Configureer de volgende beveiligingsdomeinen om het tabblad
    Werkwachtrijgegevens
     weer te geven:
    • Proces: werkwachtrij voor leveranciersfacturen
    • Beheren: werkwachtrij leveranciersfacturen
  19. Klik op
    Verzenden
    .
  • Workday start het bedrijfsproces
    Leveranciersfactuurgebeurtenis
     voor beoordeling en goedkeuring. Als de bedrijfsprocesdefinitie een goedkeuringsstap bevat, kunnen beoordelaars de leveranciersfactuur wijzigen voordat ze deze goedkeuren.
  • Wanneer u de transactie bekijkt:
    • Regeldetails
       geven de boekingsverdeling weer van alle bedragen voor logistieke kosten die vanuit de kop aan de regels zijn toegewezen, en het totale
      brutobedrag
       (verhoogd nettobedrag plus toegewezen belasting, vrachtkosten en andere kosten). Workday gebruikt het brutobedrag voor:
      • Debetpost van uitgaveboeking.
      • Toerekeningen van ontvangsten.
      • Budgetcontrole van uitgavetransacties.
      • Standaardaanschafkosten tijdens activaregistratie.
    • Op het tabblad
      Belasting
       worden het terugvorderbare percentage en de verdeling van terugvorderbare en niet-terugvorderbare belastingbedragen weergegeven op basis van:
      • Belastingtoepasselijkheid.
      • Belastingcode.
      • Belastbaar bedrag.
  • Workday maakt automatisch operationele journalen in de bedrijfsvaluta voor goedgekeurde transacties. Als de transactievaluta en de bedrijfsvaluta verschillen, converteert Workday de bedragen naar de bedrijfsvaluta.
  • Wanneer het bedrijfsproces
    Leveranciersfactuurgebeurtenis
     is voltooid, verwerkt Workday de boekhouding voor leveranciersfacturen:
    • Niet-vooruitbetaalde regels gebruiken de boekingsregel voor de uitgaverekening.
    • Voor vooruitbetaalde regels wordt de boekingsregel voor de rekening voor vooruitbetaalde uitgaven gebruikt.
  • Voor leveranciersfacturen die:
    • De factuur wordt in Workday zonder kosten als betaald gemarkeerd wanneer deze wordt goedgekeurd en buiten de afrekeningsrun gehouden, tenzij:
      • Het bedrijf heeft de btw bij betaling geconfigureerd.
      • Het datumtype belastingmoment is Betalingsdatum.
      • Er is een bronbelastingtarief met betalingsrealisatie op de factuurregel.
    • Negatief: u kunt de factuur afrekenen via een afrekeningsrun die andere facturen met positieve totaalbedragen bevat.
  • Gebruik het rapport
    Leveranciersfacturen zoeken
     om bestaande facturen die u opslaat of verzendt te openen en bij te werken.
  • Als u leveranciersfacturen koppelt aan gerelateerde bedrijfsdocumenten, configureert u het bedrijfsproces
    Matchgebeurtenis leveranciersaccounts
     .
  • Als u leveranciersfacturen koppelt aan leverancierscontracten, moet u de factuur maken in de taak
    Workbench leveranciersfacturen
     .
  • Als u de lijst met door Workday geleverde rapporten en hun omschrijvingen wilt weergeven, opent u het rapport
    Workday Standard Reports
     en selecteert u de optie
    Leveranciersaccounts
     .
  • Leveranciers moeten de status Actief hebben om goedgekeurde facturen te betalen.
  • Als u de leveranciersfactuur wilt annuleren en een nieuwe leveranciersfactuuraanpassing wilt genereren, gebruikt u de gerelateerde actie
    Converteren naar leveranciersfactuuraanpassing
     op de leveranciersfactuur.
  • De goedgekeurde leveranciersfacturen afrekenen. Tijdens het afrekeningsproces worden de gefactureerde betalingen gemaakt en afgerekend. Wanneer het proces is voltooid, werkt Workday de boekingsposten voor elke betaling bij.