Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-08-22
Leveranciersfactuuraanvraag maken

Leveranciersfactuuraanvraag maken

  • Als u factuurtypen gebruikt, configureert u de factuurtypen op land.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    voor de gebeurtenis voor de leveranciersfactuuraanvraag
     in het functionele gebied 'Leveranciersaccounts'.
  • Beveiliging: domein
    Selfservice: leveranciersfactuuraanvraag
     in het functionele gebied Leveranciersaccounts.
Maak een betalingsaanvraag voor goederen- of serviceregels in Workday door factuurgegevens aan de aanvraag toe te voegen. Nadat Workday de betalingsaanvragen heeft goedgekeurd, worden deze automatisch geconverteerd naar leveranciersfacturen.
  1. Open de taak '
    Leveranciersfactuuraanvraag maken'
     .
  2. Houd bij het invullen van de sectie
    Primaire gegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Factuurdatum
    Voer de datum voor de leveranciersfactuur in. Als de leverancier specifieke betalingsvoorwaarden heeft, bepaalt deze datum de vervaldatum.
    Voorbeeld: als de betalingsvoorwaarden
    Netto 30
    zijn, is het veld
    Vervaldatum
     30 dagen na de factuurdatum. Als de datum binnen een gesloten periode valt, boekt Workday de boeking naar de volgende beschikbare periode.
    Bedrijf
    Het bedrijf dat verantwoordelijk is voor factuurbetalingen.
    Als u een andere leverancier wilt factureren dan de leverancier van de inkooporder, selecteert u het bedrijf waarvoor
    'Afwijkende facturering en inkopende leverancier toestaan'
     is ingeschakeld.
    Leverancier
    Selecteer de leverancier voor de factuur. In Workday worden de leveranciers weergegeven die beschikbaar zijn voor gebruik met het geselecteerde bedrijf of de geselecteerde bedrijfshiërarchie.
    Als u een leverancier wilt factureren die anders is dan de leverancier van de inkooporder, selecteert u de leverancier waarvoor
    'Factureren naar een leverancier'
     is ingeschakeld.
    Connectie voor te betalen leverancier
    Als de leverancier een
    standaardconnectie
     voor te betalen leveranciers heeft, wordt deze in dit veld weergegeven. U kunt de automatisch ingevulde waarde zo nodig bijwerken.
    Valuta
    De voorkeursvaluta van de leverancier wordt automatisch ingevuld. anders is dit de bedrijfsvaluta. U kunt de valuta wijzigen in een van de geaccepteerde valuta's die voor de leverancier zijn gedefinieerd.
    Totaalbedrag controle
    Voer een bedrag in als u weet wat de totale factuur is en u ervoor wilt zorgen dat het berekende
    totale factuurbedrag
     overeenkomt met uw verwachting.
    Leveranciersfactuurnummer
    Als u het leveranciersdocument hebt ontvangen, voert u het factuurnummer in.
    Voorbeeld: als de leverancier een leveranciersfactuur heeft verstrekt, voert u het factuurnummer uit het leveranciersdocument in.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Aanvullende informatie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Adres voor verzending
    Dit adres wordt in Workday gebruikt bij het evalueren van belastingregels om de belastingcodes en overschrijvingen van de belastingtoepasbaarheid voor de transactieregels te bepalen.
    Betalingsvoorwaarden
    Workday vult automatisch de betalingsvoorwaarden van de leverancier in, maar u kunt de voorwaarden indien nodig wijzigen.
    Afhandelingscode
    Selecteer een betalingsafhandelingscode voor deze factuur, zoals
    'Betaling blokkeren voor ophalen'
     of
    'Overnight betaling'
    .
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u betalingsverwerkingsinstructies instelt.
    Referentietype:
    U kunt een type internationale referentie selecteren voor de leveranciersfactuur.
    Referentienummer:
    Als u een referentietype voor de leveranciersfactuur selecteert, moet u een referentienummer van maximaal 140 tekens invoeren.
    Wettelijk factuurtype
    Als u factuurtypen gebruikt om uw leveranciersfacturen te categoriseren in overeenstemming met overheidsvereisten, selecteert u een factuurtype.
    Vrachtbedrag
    Wijs deze landingskosten vanuit de transactiekop toe aan de regels. Voor deze actie moet ten minste één regel een uitgavecategorie hebben die in aanmerking komt voor toewijzing van vrachtkosten en andere kosten, zoals is ingesteld in de taak
    'Uitgavecategorieën onderhouden'
     .
    Belastingbedrag
    In Workday wordt het aan de leverancier verschuldigde belastingbedrag weergegeven. Als de belastingoptie van het bedrijf is
    ingesteld op 'Verschuldigde belasting voor leverancier invoeren'
    , wordt het belastingbedrag standaard in de kop van de factuur weergegeven wanneer u een factuur maakt op basis van de leveranciersfactuuraanvraag.
    Als u standaardbelastingregels wilt activeren voor facturen die zijn gemaakt op basis van leveranciersfactuuraanvragen, schakelt u bedrijfsbelastingopties voor facturen voor leveranciersfactuuraanvragen in op tenantniveau.
    Als de belastingoptie van het bedrijf
    'Verschuldigde belasting aan leverancier berekenen'
     of
    'Zelf berekende belasting berekenen'
    is en u standaardbelastingregels instelt, worden de volgende velden ingevuld op de leveranciersfactuurregel:
    • Belastbaarheid
    • Tax Code
    • Belastingoptie:
    • Terugvorderbaarheid belasting
    Als u een negatieve waarde invoert, wordt het belastingbedrag toegewezen aan een negatieve regel of een regel zonder kosten.
    Memo
    Voer een aantekening in voor de kop van de factuuraanvraag of werk deze bij.
  4. Houd bij het invullen van het tabblad
    Regels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Itemomschrijving:
    Voeg een omschrijving toe om u en uw leveranciers te helpen specifieke items gemakkelijker te identificeren.
    Als er een omschrijving beschikbaar is, wordt in Workday automatisch een omschrijving ingevuld wanneer u het item selecteert.
    Uitgavecategorie
    De uitgavecategorie koppelt items aan bijbehorende boekingsregels voor boekingen en biedt aanvullende details voor rapportage. Als u een item selecteert, wordt de waarde automatisch bijgewerkt naar de waarde die aan het item is toegewezen en kunt u deze niet wijzigen.
    Voor de uitgavecategorie voor de factuurregel is het gebruikstype 'Uitgavecategorie
    leveranciersfactuur'
     vereist.
    Hoeveelheid
    • Voer voor goederenregels het aantal items in.
    • Voor serviceregels wordt de hoeveelheid automatisch bijgewerkt naar nul.
    Kosten per eenheid
    Op basis van het geselecteerde item. Als de valuta's voor het
    item
     en de factuur verschillen, wordt deze waarde automatisch geconverteerd naar de
    valuta
     van de factuur.
    Item-ID's
    Item-ID's voor het catalogusitem, punch-outitem of inkoopitem.
    Wanneer u leveranciersfacturen met primaire item-ID's configureert in de taak
    'Weergaveopties voor type item-ID onderhouden'
     , worden in Workday maximaal drie item-ID's in kolommen weergegeven. U kunt de resterende items die niet zijn gemarkeerd als primaire item-ID's selecteren in de kolom '
    Aanvullende item-ID's'
     .
    Itemtags
    Itemtags die zijn gekoppeld aan het catalogusitem, punch-outitem of inkoopitem.
    Berekend bedrag
    • Voor goederenregels:
      hoeveelheid
       maal
      kosten per eenheid
      . Als u het
      berekende bedrag
      wijzigt, worden de
      kosten per eenheid
      opnieuw berekend. Als u de
      kosten per eenheid
      wijzigt, wordt het
      berekende bedrag
      opnieuw berekend.
    • Voor serviceregels wordt het
      berekende bedrag
       automatisch ingevuld. U kunt het
      te factureren bedrag
       desgewenst wijzigen.
    Als u nulkostenregels wilt maken, moet u ten minste één ander regelitem hebben waardoor het totale factuurbedrag groter is dan nul. Wanneer u nulkostenregels maakt, wijst Workday het volgende toe:
    • Belastingbedrag
       aan één nulkostenregel toe wanneer andere regels geen belastbaarheid opgeven.
    • Stel het veld
      'Vrachtbedrag'
       in op de laatste regel met nulkosten op de factuur.
    Worktags
    Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak
    Worktaggebruik onderhouden
     . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.
    Factureerbaar
    Deze optie wordt weergegeven als de factuurregel een worktag voor een factureerbaar project bevat. Selecteer
    Factureerbaar
     als de regel of regelsplitsing kan worden gefactureerd aan het project.
    De optie
    'Factureerbaar'
     heeft geen invloed op de boekhouding als u deze als dimensie opneemt in voorwaarden voor rekeningboekingsregels.
    Memo
    Voer een aantekening in voor de factuuraanvraagregel of werk deze bij.
    Internal Memo
    Voer gegevens in die u intern voor andere gebruikers in uw bedrijf wilt weergeven, zoals betalingsinstructies of belastingspecificaties.
    De inhoud van het veld
    'Interne aantekening'
     wordt niet overgedragen naar de leveranciersfactuur die is gemaakt op basis van de leveranciersfactuuraanvraag.
    Splitsingen
    Klik op om regels te splitsen op
    bedrag
     of
    hoeveelheid
    . Vervolgens kunt u de bedragen of hoeveelheden voor de splitsing opgeven, een aantekening invoeren en specifieke worktags selecteren voor elke regelsplitsing.
    U kunt serviceregels alleen op bedrag splitsen.
  5. Gebruik het tabblad
    Bijlagen
     om bestanden te uploaden of te slepen en neer te zetten, zoals ondersteunende documenten voor leveranciersfacturen.
    Workday ondersteunt de bestandstypen die worden vermeld in de
    taak Tenantinstellingen bewerken - systeem
     voor bedrijfsdocumentbijlagen.
  6. Verzend
     de leveranciersfactuuraanvraag ter goedkeuring of
    'Opslaan voor later'
    .
  • Workday start het bedrijfsproces
    'Gebeurtenis voor leveranciersfactuuraanvraag'
     ter beoordeling en goedkeuring. Als de bedrijfsprocesdefinitie een goedkeuringsstap bevat, kunnen beoordelaars de leveranciersfactuur wijzigen voordat ze deze goedkeuren.
  • Gebruik het rapport
    Leveranciersfactuuraanvragen zoeken
     om bestaande factuuraanvragen die u opslaat of verzendt te openen en bij te werken.