Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-03-08
Proces: order voor kasperiodeafsluiting

Proces: order voor kasperiodeafsluiting

Bekijk de productstroom voor periodeafsluiting om vertrouwd te raken met het periodeafsluitingsproces.
Dit onderwerp bevat richtlijnen die u kunt gebruiken om uw periode-afsluitingsproces te vereenvoudigen en hoe u wilt omgaan met openstaande documenten met betrekking tot het ontvangen van betalingen, het voltooien van de facturering en de boeking van goederen en services.
De controlelijst voor uw order-tot-cashproces kan uit verschillende taken bestaan. Beschouw deze richtlijnen als voorbeeld voor uw periodeafsluitingsactiviteiten. Zie voor een use-case met betrekking tot dit onderwerp: Gebruiksscenario: periodeafsluiting order voor kastransactie in de Use Case-bibliotheek.
  1. Voer betalingen in.
    Zorg ervoor dat u alle betalingen van klanten hebt ingevoerd en goedgekeurd.
  2. Stortingen maken voor niet-gestorte betalingen.
    Niet-gestorte klantbetalingen zoeken:
    1. Open het rapport '
      Klantbetalingen zoeken
       '.
      Beveiliging:
      Proces: Klantfactuurbetaling
       in het functionele gebied Klantrekeningen.
    2. Selecteer bij
      'Betalingsdatum op of vóór
      ' de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
    3. Schakel het
      selectievakje 'Gestorte betalingen opnemen' uit
       om alleen betalingen weer te geven die u nog niet hebt gestort.
    4. Als u een storting wilt maken voor elke niet-gestorte betaling, selecteert u vanuit de gerelateerde acties voor elke betaling
      Klantbetaling
      Storting maken
      .
      U kunt ook de gerelateerde acties van de betaling gebruiken om betalingen toe te passen op niet-toegepaste betalingen door
      Klantbetaling
      toepassen te
      selecteren.
    5. Selecteer de betaling waarvoor u de storting wilt maken of pas de betaling toe en selecteer
      Verzenden
       om het goedkeuringsproces te starten.
  3. Pas alle niet-toegepaste betalingen toe.
    Niet-toegepaste betalingen zoeken die zijn gestort:
    1. Open het rapport '
      Klantbetalingen zoeken
       '.
      Beveiliging:
      Proces: Klantfactuurbetaling
       in het functionele gebied Klantrekeningen.
    2. Selecteer bij
      'Betalingsdatum op of vóór
      ' de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
    3. Selecteer bij
      Sollicitatiestatus de optie
      Niet toegepast
      .
    4. Schakel
      'Gestorte betalingen opnemen' in
       om betalingen weer te geven die u hebt gestort.
    5. Als u de niet-toegepaste betaling wilt toepassen, selecteert u in de gerelateerde acties voor elke betaling
      de optie Klantbetaling
      toepassen
      .
    6. Selecteer de factuur waarop u de betaling wilt toepassen en selecteer
      Verzenden
       om het goedkeuringsproces te starten.
  4. Voltooi de facturering voor de periode.
    1. Open het rapport '
      Klantfacturen voor bedrijf zoeken
       '.
      Beveiliging:
      Rapporten: klantrekeningen
       in het functionele gebied Klantrekeningen.
    2. Selecteer voor
      Factuurstatus
      :
      1. Concept:
      2. Onvolledig
      3. Wordt uitgevoerd
      4. Selecteer bij
        'Factuurdatum' of 'Vóór'
        de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
      5. Klik op
        OK
        .
      In Workday worden alle facturen weergegeven die kunnen worden voltooid.
    3. Selecteer in de gerelateerde acties voor elke factuur die u wilt voltooien de
      optie Klantfactuur
      verzenden
       om het goedkeuringsproces voor deze facturen te starten:
      • Concept:
      • Onvolledig
  5. (Optioneel) Maak klantfacturen voor factureerbare transacties. Als uw bedrijf gebruikmaakt van projectfacturering en transacties op basis van gebruik, opent u de taak '
    Klantfactuur maken voor factureerbare transacties'
     om facturen te maken voor het einde van de periode.
    Beveiliging:
    • Proces: Projectfacturering - Facturering
       in het functionele gebied Projectfacturering.
    • Proces: factureringsfactuur
       in de functionele gebieden Klantcontracten en Projectfacturering.
    1. Selecteer bij
      'Transactiedatum op of vóór
      ' de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
    2. Klik op
      OK
      .
    3. Beoordeel de transacties in het raster
      'Te maken facturen'
       en selecteer de specifieke transacties waarvoor u facturen wilt maken.
    4. Klik op
      'OK'
       om het goedkeuringsproces te starten.
  6. (Optioneel) Maak klantfacturen voor factureringstermijnen. Als uw bedrijf een klantcontract en een factureringsschema gebruikt, opent u '
    Klantfactuur voor factureringstermijnen maken'
     voor het maken van facturen voor het einde van de periode.
    Beveiliging:
    • Proces: Projectfacturering - Facturering
       in het functionele gebied Projectfacturering.
    • Proces: factureringsfactuur
       in de functionele gebieden Klantcontracten en Projectfacturering.
    1. Voer bij
      Bedrijf
      uw bedrijf in.
    2. Selecteer bij
      'Factuurdatum' of 'Vóór'
      de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
    3. Klik op
      OK
      .
    4. Selecteer in het raster
      Factureringstermijnen
       de factureringstermijn die u wilt factureren.
    5. Klik op
      'OK'
       om het goedkeuringsproces te starten.
  7. (Optioneel) Maak opbrengstentermijnen voor factureerbare transacties.
    Als uw bedrijf klantcontracten gebruikt en opbrengsten wil verantwoorden, opent u de taak
    'Opbrengstentermijnen maken voor factureerbaar
     '.
    Beveiliging:
    Proces: Opbrengstenschema - kerndomein
     in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.
    1. Selecteer bij
      Bedrijf
      de naam van uw bedrijf.
    2. Selecteer bij
      Transactietype ''
      een van deze transactietypen:
      • Projecttijd en -onkosten
      • Project met vaste kosten
      • Orderafhandeling
      • Op basis van gebruik
    3. Selecteer bij
      'Transactiedatum niet later dan
      ' de einddatum van de periode van de periode die u wilt sluiten.
    4. Klik op
      OK
      .
    5. Beoordeel en selecteer de regels waarvoor u termijnen wilt maken.
    6. Klik op
      Opbrengstentermijnen maken of bijwerken
       om termijnen voor factureerbare transacties te maken.
  8. (Optioneel) Maak opbrengstentermijnen voor schema's op basis van het percentage voltooid.
    Als uw bedrijf gebruikmaakt van opbrengstenschema's voor het percentage voltooid en opbrengsten van een project wilt verantwoorden naarmate dit vordert, opent u de taak
    'Opbrengsten percentage voltooid beoordelen
     '.
    1. Selecteer uw criteria voor
      'Bedrijf'
       of
      'Project/projecthiërarchie'
       .
    2. Selecteer bij
      Einddatum transactie
      de einddatum van de periode die u sluit.
    3. Selecteer voor
      Status van percentage voltooid de
      optie 'Goedgekeurd'
      .
    4. Selecteer bij
      Methode voor percentage voltooid
      de optie Uren
       of
      Kosten
      .
    5. Klik op
      OK
      .
    6. Beoordeel en selecteer de regels waarvoor u termijnen wilt maken.
    7. Klik op
      Opbrengstentermijnen voor factureerbare transacties maken
       om termijnen te maken voor het transactietype van
      het project met vaste kosten
      .
  9. Boekingsgegevens maken om opbrengsten te verantwoorden.
    Nadat u termijnen hebt gemaakt, verantwoordt u opbrengsten door een boeking te genereren.
    1. Open de taak
      Boeking van opbrengstenverantwoording maken
       .
      Beveiliging:
      gebeurtenis voor opbrengstenverantwoordingstermijn
       in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.
    2. Selecteer bij
      Bedrijf
      de naam van uw bedrijf.
    3. Selecteer bij
      Boekingsdatum op of vóór
      de einddatum van de periode van de periode die u sluit.
    4. Klik op
      OK
      .
    5. Selecteer de termijnen waarvoor u opbrengstenverantwoordingsboekingen wilt genereren en klik op
      OK
      .
    6. Klik op
      'OK'
       om het proces te starten.
    7. Klik op
      Vernieuwen
       om het proces te voltooien.
    8. Bekijk de boekingen die door het proces zijn gegenereerd door
      'Boeking voor opbrengstenverantwoording termijnen
      weergeven'
       te selecteren in het menu met gerelateerde acties voor de termijn.
  10. Configureer Workday om uw boeking aan het einde van de periode te beheren door uw grootboekrekeningen
    voor uitgestelde opbrengsten
     en
    niet-gefactureerde debiteuren
     te debiteren of te crediteren.
  11. Aanpassingsjournalen voor toevoegingen en verwijderingen maken.
    Configureer Workday om uw periode-eindboeking te beheren voor regelingen met meerdere elementen. U kunt aanpassingsjournalen voor toevoegingen/verwijderingen maken om saldi van uitgestelde en opgebouwde opbrengsten te herclassificeren.
    1. Open de taak
      'Aanpassingsjournaal voor toevoeging/verwijdering maken'
       .
      Beveiliging: configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
      voor de journaalgebeurtenis voor toevoegingen
       en het beveiligingsbeleid in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.
    2. Selecteer bij
      Bedrijf
      het bedrijf in de kop van het contract.
    3. Selecteer bij
      Jaar
      het boekingsjaar voor de bedragen voor de einddatum van het contract en de operationele journalen.
    4. Selecteer bij
      Periode
      de boekingsperiode voor de bedragen voor de einddatum van het contract en de operationele journalen.
    5. Klik op
      OK
      .
    6. Beoordeel de journaalregels en klik op
      'OK'
       om aanpassingsjournalen voor toevoeging/verwijdering te maken.
      Workday berekent en boekt automatisch de benodigde journaalposten om uitgestelde opbrengsten over de contractregels te herclassificeren.
  12. Aanpassingsjournalen voor vreemde valuta maken.
    Als er verschillen zijn in facturering en opbrengstenverantwoording als gevolg van timing en conversiekoersen, kunt u aanpassingsjournalen voor vreemde valuta maken om het verschil te berekenen. Workday berekent en boekt automatisch de journaalposten die nodig zijn voor de boeking van winst/verlies tijdens de wisselkoers.
    1. Open de taak
      'Aanpassingsjournaal voor vreemde valuta van klantcontract maken'
       .
      Beveiliging: configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
      voor de journaalgebeurtenis voor toevoegingen
       en het beveiligingsbeleid in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.
    2. Selecteer bij
      Bedrijf
      het bedrijf in de kop van het contract.
    3. Selecteer bij
      Jaar
      het boekingsjaar voor de bedragen voor de einddatum van het contract en de operationele journalen.
    4. Selecteer bij
      Periode
      de boekingsperiode voor de bedragen voor de einddatum van het contract en de operationele journalen.
    5. Selecteer bij
      Aanpassingsregel voor vreemde valuta
      een valutaaanpassingsregel om worktags en grootboekrekeningen op te geven die moeten worden gecrediteerd of gedebiteerd voor de gerealiseerde valutawinst of -verlies.
    6. Klik op
      OK
      .
    7. Beoordeel de contractregels en klik op
      'OK'
       om een aanpassingsjournaal voor de vreemde valuta van het klantcontract te maken voor de contractregels.
      Workday berekent en boekt automatisch de journaalposten die nodig zijn om de winst of het verlies van de wisselkoers te boeken.
  13. Sluit activiteitsgroepen voor klantrekeningen.
  14. Debiteuren afstemmen met het grootboek.
    Gebruik een of meer van deze door Workday geleverde rapporten of aangepaste rapporten die u hebt gemaakt om uw debiteuren af te stemmen op het grootboeksaldo:
    • Afstemming debiteuren met klantsaldi
       .
      Met dit rapport kunt u de verschillen weergeven tussen debiteurengrootboekrekeningen en operationele saldi voor klantrekeningen.
      Beveiliging:
      Rapporten: Financial Accounting
       in het functionele gebied Financial Accounting.
    • Uitzonderingsoverzicht voor afstemming van debiteuren met klantsaldi
      Met dit rapport kunt u samengevatte debiteurenuitzonderingen weergeven die het gevolg zijn van openstaande items, timingverschillen en boekingsjournalen die zijn geboekt voor controlerekeningen.
      Beveiliging:
      Rapporten: Financial Accounting
       in het functionele gebied Financial Accounting.