Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Concept: klantbetalingen

Concept: klantbetalingen

Wanneer u een klant ontvangen , kunt u:
  • Leg de betaling vast en stort deze.
  • Pas het toe op klant of factuur . Tijdens de betalingstoepassing kunt u:
    • Pas het volledige bedrag of de gedeeltelijke betaling toe en plaats het saldo a conto.
    • korting toepassen of overschrijven.
    • Deselecteer alle factuur en factuur in het betalingstoepassing ''.
    • Volledige of gedeeltelijke factuur afschrijven.
  • Leg overbetaling vast en plaats deze op de rekening.
Nadat de betaling is verzonden, kunt u:
  • Maak de toepassing van de volledige betaling ongedaan en bewerken deze om correcties aan te brengen.
  • Annuleer de betaling als deze een fout bevat voordat de storting is afgestemd ().
  • Retourneer de betaling die al op de bank is gestort.
Wanneer u betalingen annuleert:
  • Betalingen in behandeling zijn niet meer beschikbaar voor afrekening.
  • Deze Workday worden niet meer opgenomen wanneer u cheques afdrukt of het bankbestand genereert voor voltooide afrekening .
  • Als u de cheque al hebt afgedrukt of het bankbestand hebt verzonden, worden deze betalingen stopgezet door te annuleren. Zorg ervoor dat u de cheque ongeldig maakt met behulp van de taak
    'Ongeldige cheques vastleggen
     ' .
Wanneer u betalingen annuleert of retourneert, worden Workday gegenereerd om de oorspronkelijke betalingen terug te boeken, worden de betalingen ongedaan gemaakt en wordt de factuur weer beschikbaar voor betalingstoepassing. U hebt toegang tot het rapport
'Betalingen zoeken'
 om uitgegeven en geannuleerde betalingen op één locatie weer te geven en uw betalingen af te stemmen.
U kunt kassaldocontrole configureren om te voorkomen dat uitgaande betalingen worden verwerkt als u onvoldoende saldo hebt. ZieStappen: geavanceerde kassaldocontrole configureren .
U kunt deze taken gebruiken om de verschillende acties uit te voeren:
  • Klantbetalingen vastleggen
  • Klantbetalingen massaal vastleggen
  • Klantbetaling toepassen
  • Klantbetalingen automatisch toepassen
  • Klantstorting maken
  • Klantrestitutie maken
Wanneer u betalingen hebt met grote volumes aan betalingsregels, kunt u deze via de webservices uploaden en vervolgens verwerken met de taak
Klantbetalingen automatisch toepassen
 .
In de taken
Klantbetalingen automatisch toepassen
 en
Klantbetalingen automatisch plannen
 kunt u betalingstoepassingen verwerken met:
  • Creditaanpassingen van factuur die kortingen bij prompt betalingen bevatten.
  • Klantfacturen met negatieve bedragen die kortingen voor prompt betalingen bevatten.

Klantbetalingen massaal vastleggen

Als u grote hoeveelheden betalingen tegelijk wilt vastleggen, kunt u deze verwerken met de taak '
Klantbetalingen massaal vastleggen
 ' . Gebruik deze taak als de betalingen verwijzen naar slechts één of enkele facturen elk. U kunt ook betalingen voor verschillende klanten vastleggen.
Houd er rekening mee dat met deze taak alleen betalingen worden vastgelegd en niet worden toegepast. Daarom worden er in Workday geen operationele journalen gemaakt. Als u wilt dat Workday operationele journalen maakt om de contanten vast te leggen, kunt u een storting maken als onderdeel van de taak. Workday maakt vervolgens de journalen op basis van de storting.

Klantoverschotbetaling

Wanneer u een saldooverschot van een klant ontvangen , kunt u het bedrag vastleggen als:
  • A conto-saldo: in de betalingskop als u niet weet op welke facturen u het te hoge betalingsbedrag moet toepassen. Dit bedrag wordt als een verplichting vastgelegd in uw grootboek , maar is gebaseerd op uw rekeningboekingsregels. U kunt ook een restitutie voor het saldo verwerken. De betaling wordt nog steeds uitgevoerd en heeft de status 'A conto toegepast'. Hiermee worden niet de details weergegeven van waar de overmatige toepassing naartoe gaat, behalve voor de specifieke klant.
  • A conto-bedrag in het raster voor betalingstoepassing voor een factuur waarmee een a conto-document wordt gegenereerd dat is gekoppeld aan de specifieke factuur en is gekoppeld aan de facturering aan de klant. Voor deze transactie:
    • De betaling is gemarkeerd als voltooid en volledig betaald.
    • Het bedrag wordt vastgehouden als credit voor toekomstige facturen en u kunt het bedrag handmatig of automatisch toepassen, de toepassing ongedaan maken of desgewenst een restitutie verlenen.
    • Neem het officiële document op in klant om de kredietgegevens door te geven aan de klant.
    • U kunt a conto bedrag toevoegen voor:
      • Positieve klant .
      • Geconsolideerde klant .
      • Opnieuw factureren van klantfacturen.
      • factuur , wanneer het toegepaste bedrag gelijk is aan het verschuldigd bedrag en u geen afschrijvingen of kortingen toepast op de aanpassingen.
      • Wanneer u te veel toepast op een intercompany factuur, wijst Workday het bedrijf van de toegepaste factuur automatisch toe aan het nieuw gegenereerde A conto Document (OAD), zodat een nauwkeurige boeking van het credit wordt gegarandeerd.
    • A a conto bedragen worden niet ondersteund wanneer voor de geselecteerde factuur:
      • Heeft een afschrijving of korting.
      • Is een klantfactuur met een negatief bedrag of een nulbedrag .
      • Is een factuur .
      • Is volledig betaald.
      • Is een intercompany factuur waarvoor reguliere of optionele worktagsaldering is ingeschakeld.
  • Overbetalingen: om een klein, immaterieel creditsaldo af te schrijven dat niet praktisch is om bij te houden, toe te passen of terug te betalen.
    • Als u overbetalingen wilt verwerken, moet u het bedrijfsproces Overbetaling configureren.
    • U kunt overbetalingen niet toepassen op toekomstige facturen.
    • De middelen moeten als inkomsten worden verantwoord.
    • Als u de afschrijving wilt terugboeken en de bedragen wilt terugzetten naar a conto status, moet u de betaling annuleren via het menu met gerelateerde acties voor overbetaling klantbetaling. Wanneer u een klant annuleert, annuleert Workday automatisch alle gekoppelde overbetalingen.
    • Wanneer u een overbetaling invoert, gebruikt Workday machine learning om aanbevelingen voor de reden van de overbetaling weer te geven, evenals de kostenplaats en locatie .

Intercompany betalingen

Met Workday kunt u de ontvangst van klant centraliseren, zodat één bedrijf de facturen voor de gerelateerde bedrijven kan betalen. Een bedrijf kan namens andere gerelateerde bedrijven betalingen van een klant ontvangen en de facturen betalen. Met deze functionaliteit kunt u de ontvangst van betalingen sneller en eenvoudiger herkennen en kunnen contante betalingen aan banken worden versneld. Workday biedt echter geen ondersteuning voor betalingstoepassing voor betalingen namens derden en afschrijvingstransacties die facturen met korting bevatten.
Instellingen voor intercompany betalingen:
  • Gebruik het beveiligingsbeleid voor het domein '
    Process: Customer Invoice'
     om uw debiteurenspecialist in staat te stellen meer details te bekijken van een andere bedrijf ().
  • Als bedrijven intercompany relaties kunnen hebben, selecteert u
    'Starten toegestaan'
     in de taak
    'Intercompany profiel bedrijf bewerken'
     .
Andere gebieden van Workday die intercompany betalingen ondersteunen, zijn onder meer:
  • Het rapport
    'Boekingsgegevens voor klanttransactie weergeven
     ' bevat een tabblad
    'Intercompany'
     met intercompany boekingen , inclusief crediteuren en debiteuren.
  • Klantoverzichten bevatten, indien van toepassing, een omschrijving van betalingen van of naar een ander bedrijf.
  • Als u intercompany betalingen wilt verwerken wanneer worktagsaldering actief is voor een van beide bedrijf '', moet u ervoor zorgen dat het bedrijf dat namens u betaalt dezelfde valuta als uw bedrijf, factuur en betalingsvaluta gebruikt.
  • Als u facturen in andere bedrijven zoeken , gebruikt u de prompt
    'Dezelfde factureren aan-
     of
    betalende leverancier - op bedrijf
     voor de volgende taken:
    • Klantbetaling vastleggen
    • Klantbetaling toepassen

Betalingen met nulbedragen

U kunt klant met een betalingsbedrag van 0 vastleggen en toepassen. Zo kunt u meerdere openstaande facturen en aanpassingen wissen die niet aan één transactie zijn gekoppeld.
Wanneer u een bedrag van 0 toepast, wordt een Workday gemaakt met de betalingsstatus '
Voltooid'
 en de toepassing '
Volledig toegepast'
 .
Wanneer u klant met een nulbedrag vastlegt, kunt u het volgende niet doen:
  • Leg een storting vast.
  • Een andere betalings- en factuur hebben.
  • Voer de betalingsspecificatie in.
  • Selecteer de betaling voor automatisch toepassen.
Wanneer u klant van nulbedragen toepast, kunt u het volgende niet doen:
  • Overbetalingen vastleggen.
  • Plaats een vooruitbetaling.
Als u geen klant wilt vastleggen met een betalingsbedrag van 0, kunt u aangepaste validaties voor
de klantbetaling
 maken in het rapport
Aangepaste validaties onderhouden
 .
Workday biedt geen ondersteuning voor deze functionaliteit in de service
'Put Customer Payment'
 .

Klantbetalingen en -stortingen van bankrekeningoverzichten

U kunt klant en -stortingen ook rechtstreeks vanaf bankrekeningoverzicht vastleggen. U moet regelsets voor klant configureren om de criteria te definiëren voor het toewijzen van de bankrekeningoverzicht aan de klant . Vervolgens kunt u de regelsets aan een bankrekening koppeling . Wanneer u een bankrekeningoverzicht vastlegt en de taak
'Klantbetaling plannen op basis van bankrekeningoverzichtsregel'
 uitvoert, wordt gecontroleerd of de bankrekeningoverzicht matcht met de gedefinieerde regels.
  • Voor elke bankrekeningoverzicht wordt één betaling en één storting gemaakt.
  • Wanneer een aaneengesloten volgnummers voor klant is ingeschakeld voor een bedrijf , kunt u een regelset voor klant definiëren om een betalende klant in de bankrekeningoverzicht te identificeren op basis van een exacte match of op basis van factuur .
  • Uitzonderingen voor matching van aaneengesloten betalingen:
    • Als betalingsspecificatie worden uitgesloten, kan het aaneengesloten factuur niet worden zoeken met de matchende taak.
    • Als er meerdere facturen met verschillende factureren aan-klanten worden gevonden, worden de facturen ingevuld, maar blijft het klant leeg voor handmatige invoer.
    • Als u aaneengesloten volgnummers inschakelt, worden standaardfacturen tijdens het matchingproces voor bankrekeningoverzicht genegeerd.

Betalingsoverboekingen

Met betalingsoverdrachten wordt de activiteit voor het betalingstoepassing klant en wordt geen boekhouding gegenereerd. Deze transacties worden in Workday opgeslagen als
' overplaatsing inkomend'
 of
' overplaatsing uitgaand',
 afhankelijk van de klant waarvoor u het rapport uitvoert. U kunt de details bekijken in het rapport '
Details klantactiviteit'
 of het rapport
'Overzicht klantactiviteit'
 . Voor intercompany facturen worden geen betalingsoverdrachten gegenereerd.
Betalingsoverdrachten vinden plaats wanneer de betalingstoepassing voor facturen is waarbij:
  • De
    betalende klant
     verschilt van de betalende klant.
    • Bijvoorbeeld: in bedrijf A registreert u een klant waarbij
      John Doe
       de
      betalende klant
       is, terwijl u deze betaling toepast op
      de klant
      Bluemoon
       .
    • Betalingsoverdracht (uitgaand
       ) : wanneer u het rapport '
      Overzicht klantactiviteit
       voor John Doe' opent en op de waarde in de kolom
      'Betalingstotaal'
       klikt, wordt een Workday met transactiedetails weergegeven met twee rijen voor elke betalingstransactie. Eén rij bevat het
      transactietype
       van
      de betaling ''
       , inclusief
      het betalingsbedrag
       en de bijbehorende waarde
      voor de verlaging
       . De tweede rij bevat het
      transactietype
       van
      de betalingsoverdracht (uitgaand)
       en de bijbehorende waarde voor de
      verhoging
       voor het verwijderen van het betalingsbedrag.
    • Betalingsoverboeking in
       : wanneer u het rapport '
      Overzicht klantactiviteit
       voor Bluemoon' opent en op de waarde in de kolom
      'Betalingstotaal'
       klikt, Workday een raster met transactiedetails weergegeven met slechts één rij voor elke betalingstransactie. In de rij wordt het
      transactietype
       van
      de betalingsoverdracht
       voor weergegeven met de bijbehorende waarde voor de
      verlaging
       naarmate de debiteuren minder worden .
  • Het bedrijf voor de betaling is anders dan het factuurbedrijf.
    • U registreert bijvoorbeeld een klant voor
      bedrijf
      A
       aan de klant John Doe, maar past deze toe op een factuur voor
      bedrijf
      B
       aan de klant John Doe.
    • Betalingsoverdracht (uitgaand
       ) : wanneer u het rapport '
      Overzicht klantactiviteit
       voor bedrijf A' opent en op de waarde in de kolom
      'Betalingstotaal'
       klikt voor de klant , John Doe, wordt een Workday met transactiedetails weergegeven met twee rijen voor elke betalingstransactie. In één rij wordt het
      transactietype
       van
      de betaling
       weergegeven, inclusief het
      betalingsbedrag
       en de bijbehorende waarde
      voor de verlaging
       . De tweede rij bevat het
      transactietype
       van
      de betalingsoverdracht (uitgaand)
       en de bijbehorende waarde voor de
      verhoging
       voor het verwijderen van het betalingsbedrag.
    • Betalingsoverboeking in
       : wanneer u het rapport '
      Overzicht klantactiviteit
       voor bedrijf B' opent en op de waarde in de kolom
      'Betalingstotaal'
       klikt voor de klant , John Doe, Workday een raster met transactiedetails weergegeven met slechts één transactierij. In de rij wordt het
      transactietype
       van
      de betalingsoverdracht
       voor weergegeven met de bijbehorende waarde voor de
      verlaging
       naarmate de debiteuren minder worden .

Betalingen studentensponsorcontract

Met sponsor kunnen onderwijsinstellingen, bedrijven en overheidsinstanties de opleidingskosten voor een of meer studenten betalen. Open de taak
Studentsponsorbetaling vastleggen
 om studentensponsor vast te leggen en specifiek toe te passen op facturen voor studentensponsor .

Btw op betalingen

In bepaalde landen kunnen bedrijven kiezen belasting over de toegevoegde waarde (btw) te betalen over betalingen in plaats van over facturen. In de configuratie van kunt u de btw die in behandeling is op factuur en de te betalen btw bij het innen van de betaling vastleggen. Workday berekent en boekt de btw op de betaling automatisch. Wanneer u btw op betalingen configureert voor een bedrijf:
  • Voor klantfacturen die u niet hebt betaald, wordt nog steeds de oorspronkelijke boeking gebruikt. Workday past de belastingboeking niet toe op de betaling.
  • Voor klantfacturen die u maakt na het configureren van de btw, wordt de boeking voor btw op betalingen gebruikt.
Btw-overwegingen in Workday omvatten:
  • De factuur en klantfactuur ondersteunen verschillende tarieven per factuur .
  • Ondersteuning voor pro-ratabelastingbedragen voor gedeeltelijke betalingen.
  • Voor a conto-betalingen wordt het standaardbelastingtarief van een bedrijf gebruikt.
  • A conto-betalingen zijn van toepassing op een klantfactuur.
Workday biedt geen ondersteuning voor btw op betalingen voor directe intercompany transacties wanneer worktagsaldering is ingeschakeld voor intercompany ontvangsten.

Betalingsvoorwaarden

U kunt betalingsvoorwaarden in Workday configureren om het volgende te definiëren:
  • Vervaldatums voor een klantfactuur.
  • Kortingen op basis van wanneer uw klant de factuur betaalt .
  • Klantspecifieke betalingsvoorwaarden.

Betalingsoverschrijvingen

Bij het vastleggen of bewerken van klant kunt u het door het systeem berekende korting voor de betaling rechtstreeks op de betalingsspecificatie voor de klant overschrijven en het werkelijke korting opgeven dat door de klant wordt gebruikt als de genomen korting afwijkt van de betalingsvoorwaarden. Deze mogelijkheid is alleen van toepassing wanneer u één factuur selecteert. De functionaliteit is niet van toepassing wanneer:
  • Elke rij bevat meerdere facturen.
  • Het bedrag in de velden 'Opgenomen korting' en 'Te betalen bedrag' is hoger dan het verschuldigd bedrag.
  • Er zijn referenties aan de rechterkant (rechterkant) van de betalingsregel.
  • U selecteert aan de linkerkant niet-ondersteunde documenttypen , zoals geconsolideerde factuur, a conto document of betalingen namens derden.
  • Het teken van het korting matcht niet met het ondersteunde document.

Betalingsmethoden

De betalingsmethoden bepalen de rekening die in Workday wordt gebruikt voor verschillende transacties. Workday biedt verschillende betalingsmethoden die u kunt gebruiken om betalingstypen in uw omgeving te configureren met behulp van de taak '
Betalingstypen onderhouden
 '. Sommige betalingsmethoden zijn elektronisch, waarvoor aanvullende verwerkingsoverwegingen gelden. U kunt de betalingsmethode ' automatische incasso' gebruiken voor elektronische betaling .
Wanneer u een externe leverancier gebruikt om betalingen buiten Workday te verwerken, raden we u aan uw betalingstype toe te wijzen aan
Betalingsmethode
Handmatig
 .

Betalingstypen

Een betalingstype is een geldige betalingsmethode die u gebruikt om betalingen uit te voeren. Met Workday kunt u elk betalingstype configureren en dit toewijzen aan een geldige, Workday geleverde betalingsmethode. Elektronische betalingstypen, zoals automatische incasso of kaart, worden verwerkt via afrekening . Workday maakt automatisch een gecombineerde storting en betaling. Zodra de afrekening de betalingen heeft voltooid, worden de boekingsposten gegenereerd die aan elke betaling zijn gekoppeld.
Voor andere betalingstypen legt u de betalingen vast met de taak
Klantbetaling vastleggen
 en past u deze toe op de gekoppelde facturen. Voorbeeld: u kunt een
creditcardbetalingsmethode
toewijzen
 aan het
Visa-
betalingstype
 .

Betalingsrapportage

Workday biedt verschillende rapporten om u een duidelijk beeld te geven van het betalingsproces, waaronder:
  • Klantrekeningen waarvoor actie is vereist:
  • Details klantactiviteit
  • Overzicht klantactiviteit
  • Details klantsaldo
  • Overzicht klantsaldo
  • Klantstortingen waarvoor actie moet worden uitgevoerd:
  • Openstaande items van klant
  • Klantbetalingen waarvoor actie is vereist:
  • Betalingen zoeken
  • A conto-document weergeven
Als u de details van de betalingstransacties van klanten wilt weergeven, kunt u een geavanceerd aangepast rapport maken (). Gebruik het bedrijfsobject '
Klanttransactiegeschiedenis'
 uit de gegevensbron
'Customer Payment for Invoices'
 en selecteer de relevante rapportvelden:
  • Boekingsdatum
  • Klantbetalingstoepassingen
  • Factuurvaluta
  • A conto-bedrag
  • Bedrag overbetaling
  • Reden overbetaling
  • Worktags voor overbetaling
  • Totaal toegepaste betaling
  • Transactiedatum
U kunt een geavanceerd aangepast rapport maken om betalingsdetails en relevante transactiedetails van klanten weer te geven.
  1. Open de taak
    Aangepast rapport maken
    .
    • Selecteer
      Geavanceerd
       bij Rapporttype.
    • Selecteer
      Klantbetaling voor facturen
       voor
      gegevensbron
       .
  2. Open het bedrijfsobject
    Klantbetaling voor facturen
     en selecteer relevante rapportagekolommen.
  3. Open het bedrijfsobject
    Geschiedenis klanttransactie
     , selecteer relevante rapportagekolommen (inclusief de volgende velden) en selecteer vervolgens
    'OK'
     :
    • Boekingsdatum
       : hiermee wordt de boekingsdatum voor de klanttransactie opgehaald.
    • Klantbetalingstoepassingen
       : hiermee worden de klant voor de klanttransactie opgehaald.
    • Factuurvaluta
       : hiermee wordt de factuur opgehaald die in de klanttransactie wordt gebruikt.
    • Reden overbetaling
       : hiermee wordt de reden opgehaald die wordt gebruikt voor de klanttransactie voor de overbetaling .
    • Worktags voor overbetaling
       : hiermee worden de worktags opgehaald die voor de klanttransactie voor overbetaling worden gebruikt.
    • Transactiedatum
       : hiermee wordt de transactiedatum voor de klanttransactie opgehaald.
Workday ondersteunt ook rapportage over alle klant , inclusief klant , contante verkopen en afschrijvingen, vanuit één gegevensbron
voor klanttransacties
 .