Voorbeeld: kasboekingsgegevens en kasboekingsgegevenspools instellen en gebruiken
Dit voorbeeld illustreert hoe u een kasboekingsdefinitie en een boekhoudkundige kaspool configureert voor kassaldocontroles.
U stelt een bedrag van $ 7000 voor om een onderzoeksproject te financieren en wijst $ 5000 toe voor Fonds A en $ 2000 voor Fonds B. In het volgende boekjaar verwacht u een federale subsidie te ontvangen voor het totale bedrag dat via uw Schatkistfonds wordt gerouteerd. Dit intermediaire fonds dat aan de bankrekening van de staatskas is toegewezen, betaalt en ontvangt namens andere fondsen. Als gevolg hiervan hebben fondsen A en B een claim op contanten bij het schatkistfonds.
Om de uitgaande kasstroom voor het project te beheren, maakt u een definitie voor kasboekingsgegevens en een kasboekingsgegevenspool. Wanneer u betalingen afrekent met de financiering, vergelijkt Workday de financieringsactiviteiten met uw beschikbare kasboeksaldi voor de financiering.
- Gebruik de taak'Bankrekening maken'om deCommunity-bankrekening te maken.
- De taak'Configuratie worktagsaldering onderhouden'gebruiken om het primaire salderingsworktagtypeFinanciering te definiëren,evenals deze financieringsworktags:
- Financiering A
- Financiering B
- Schatkistfonds
- Gebruik de taakvoor het maken van regelset voor worktagsalderingstransactiesto maak een regelset voor transacties met worktagsaldering.
- Beveiliging: deze domeinen in het functionele gebied 'Cash Management':
- Rapporten: kasboekingsgegevens en kasboekingsgegevenspoolrapportage
- Instellen: kasboekingsgegevens en kasboekingsgegevenspool
- Beveiliging: domeinOpenbare rapportage-itemsin het functionele gebied 'Tenant niet configureerbaar'.
- Beveiliging: domeinWeergave: kassaldocontrolein het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
- Maak een regel voor liquiditeitssaldering om de worktag voor hetschatkistfondstoe te wijzen aan de bankrekening van de schatkist.Workday gebruikt de kassalderingsregel om interworktag kasjournaalregels voor de Treasury-bankrekening te salderen.Voeg de kassalderingsregel toe aan uw regelset voor transacties met worktagsaldering.
- Definieer een worktaghiërarchievoor de financieringspooldiefinanciering Aenfinanciering Bbevat.Workday gebruikt een worktaghiërarchie op het hoogste niveau om de financieringssaldi te poolen.
- Hiermee opent u de taak 'Boekingskas en kasboekingsgegevenspools onderhouden'.
- Geef in de sectiesStandaardkasdefinitieenStandaardoptie voor overschrijdingenhet volgende op:RekeningsetGrootboek en grootboekoverzichtenStandaardoptie voor overschrijdingenOnderwijs en overheid1000: Cash1001: Huidige financiering1002: Project FundsOverschrijdingen niet toegestaan
- Geef in de sectie'Standaardkasdefinitie en standaardoptie voor overschrijdingenoverschrijven' het volgende op:SalderingsworktagOptie voor overschrijving van overschrijdingenRekeningsetGrootboek en grootboekoverzichtenFinanciering AOverschrijdingen niet toegestaanOnderwijs en overheid1000: CashContante claimFinanciering BOverschrijdingen toegestaanOnderwijs en overheid1000: CashContante claim
- Geef in de sectiesPoolhiërarchie op hoogste niveauenStandaardoptie voor overschrijdingenhet volgende op:Poolhiërarchie op hoogste niveauStandaardoptie voor overschrijdingenFinancieringspoolOverschrijdingen niet toegestaanMet de kasboekingspool kunt u de liquiditeit behouden en voldoen aan de verwachte kasstroombehoeften voor de fondsen. Het cashpoolsaldo is $ 7000 ($ 5000 van Fonds A en $ 2000 van Fonds B).
- Klik opOK.
- Geavanceerde kassaldocontrole voor afrekening configureren.
- Voeg de stapUitzonderingen kassaldocontrole verwijderentoe aan het bedrijfsprocesGebeurtenis kassaldocontrole.
- SelecteerAlle bedrijvenvoor de evaluatieoptie.
- SelecteerAflopendvoor de optie voor de sorteervolgorde van betalingen.
- Maak de klantfactuur voor de federale instantie.Workday gebruikt de transactieregel voor worktagsaldering om boekingsposten voor opbouw te genereren met de overgenomen worktagsFinanciering AenFinanciering B:GrootboekrekeningDebetCreditWorktagDebiteuren5000Financiering AOpbrengsten5000Financiering ADebiteuren2000Financiering BOpbrengsten2000Financiering B
- Wanneer u de subsidie ontvangt, legt u de klantbetaling vast en past u de betaling toe op de factuur van het bureau.De kasinvoer wordt in Workday gegenereerd met de worktag voor hetschatkistfondsdie is toegewezen aan de bankrekening van de schatkist in de kassalderingsregel. Workday genereert ook interworktag-posten voor 'claim-in-cash' (interworktag) tussen de worktags'Treasury Fund'en'Fonds':GrootboekrekeningDebetCreditWorktag1000: Cash7000Bankrekening schatkistSchatkistfondsDebiteuren5000Financiering ADebiteuren2000Financiering BContante claim5000SchatkistfondsContante claim5000Financiering AContante claim2000SchatkistfondsContante claim2000Financiering B
- Wanneer u onderzoeksbenodigdheden koopt, legt u een leveranciersfactuurbedrag van $ 5300 vast voor financiering A en een ander leveranciersfactuurbedrag van $ 3500 voor financiering B.Workday gebruikt de transactieregel voor worktagsaldering om boekingsposten voor opbouw te genereren met de overgenomen worktagsFinanciering AenFinanciering B:Leveranciersfactuur voor financiering AGrootboekrekeningDebetCreditWorktagUitgaven5300Financiering ACrediteuren5300Financiering ALeveranciersfactuur voor financiering BGrootboekrekeningDebetCreditWorktagUitgaven3500Financiering BCrediteuren3500Financiering B
- De leveranciersfacturen afrekenen.
Tijdens de afrekening start Workday het bedrijfsproces
Kassaldocontrolegebeurtenis
waarmee de nettoactiviteiten worden vergeleken met de grootboeksaldi en de optie voor overschrijdingen voor elk fonds:
- Financiering A: het leveranciersbetalingsbedrag van $ 5300 overschrijdt het berekende grootboeksaldo van $ 5000. Deze betaling wordt in Workday uit de afrekeningsrun verwijderd omdat de optie voor overschrijdingen isingesteld op 'Overschrijdingen niet toegestaan'.
- Financiering B: het leveranciersbetalingsbedrag van $ 3500 overschrijdt het berekende grootboeksaldo van $ 3000. Deze betaling wordt door Workday afgerekend omdat:
- De optie voor overschrijdingen isOverschrijdingen toegestaan.
- Het cashpoolsaldo is de eerste $ 7000.
Workday boekt de betalingsjournaalpost naar de grootboekrekening en genereert interworktagposten voor het saldo tussen het Schatkistfonds en Fonds B:GrootboekrekeningDebetCreditWorktagGekoppelde interworktagCrediteuren3500Financiering B1000: Cash3500Bankrekening schatkistSchatkistfondsContante claim3500Financiering BSchatkistfondsContante claim3500SchatkistfondsFinanciering B