Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-01-09
Ad-hocbetalingen maken

Ad-hocbetalingen maken

  • Configureer de bankrekening om ad-hocbetalingen in te schakelen.
  • Configureer het bedrijfsproces
    'Ad-hocbetalingsgebeurtenis'
     en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
  • Beveiliging: deze domeinen in het functionele gebied 'Banking and Settlement':
    • Proces: ad-hocbetaling (nieuw)
    • Proces: ad-hocbetaling - toegang tot medewerker
    • Proces: ad-hocbetaling - bijlage toevoegen
    • Proces: ad-hocbetaling - bijlage toevoegen/wijzigen
    • Proces: ad-hocbetaling - CORE
    • Proces: ad-hocbetaling - weergeven
    • Proces: ad-hocbegunstigde
U kunt ad-hocbetalingen maken om eenmalige betalingen te doen, zoals belastingbetalingen en salarisbetalingen aan medewerkers. U kunt deze betalingen maken voor meerdere typen begunstigden, waaronder ad-hocbegunstigden.
  1. Open een van deze taken:
    • Ad-hocbetaling maken
    • Ad-hocbetaling maken op basis van sjabloon
  2. Houd bij het invullen van de sectie
    'Informatie over ad-hocbetalingen' rekening
     met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Valuta
    De standaardwaarde is de valuta van de begunstigde. Als er geen standaardvaluta aan de begunstigde is toegewezen, gebruikt Workday de bankrekeningvaluta.
    Als de begunstigde een leverancier is , moet de valuta de door de leverancier geaccepteerde valuta zijn.
    Wisselkoerswinst of -verlies elimineren
    Selecteer deze optie om gerealiseerde wisselkoerswinsten of -verliezen uit te sluiten van ad-hocbetalingen.
    Voorbeeld: u overschrijft de valutaconversiekoers met een bankkoers. Op basis van het verschil tussen de twee waarden wordt een journaalpost voor gerealiseerde koerswinst of -verlies gemaakt.
    Met deze optie wordt deze aanvullende journaalpost in Workday geëlimineerd en wordt het verschil toegepast op de journaalpost van onkosten of opbrengsten .
    Standaardbelastingoptie
    Wordt automatisch ingevuld op basis van de boekingsgegevens van het bedrijf .
    Workday vult de belastingoptie automatisch in op de regel uit de kop, maar u kunt deze optie overschrijven op regelniveau.
    Adres voor verzending
    Workday gebruikt dit adres bij het evalueren van belastingregels om de belastingcodes en overschrijvingen van de belastingtoepasselijkheid voor de transactieregels te bepalen.
    Standaardbelastingcode
    Wordt automatisch ingevuld op basis van de leverancier. Als u de standaardbelastingcode niet definieert of wilt overschrijven, selecteert u een belastingcode.
    De belastingcode in de kop wordt automatisch ingevuld in de inkoopdocumentregels, die u kunt overschrijven.
    Betalingsdatum:
    De datum die bepaalt wanneer de financiële instelling de betaling verwerkt.
    Voorbeeld: als de bank een betaling voor de leverancier op vrijdag moet verwerken, voert u vrijdag in als betalingsdatum. Start op woensdag een afrekeningsrun om het betalingsbestand enkele dagen van tevoren naar de bank te verzenden. In Workday is de datum van de afrekeningsrun woensdag en de betalingsdatum is vrijdag.
    Afhandelingscode
    Selecteer hoe u de ad-hocbetaling wilt afhandelen.
    U kunt dit kenmerk gebruiken om:
    • Groepeer betalingen in afrekening .
    • Organiseer betalingen met cheques en adviezen in batchbestanden om ze af te drukken.
    • Rapporteer ad-hocbetalingen in aangepaste rapporten.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Betalingsdetails
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Belastingbedrag
    Als u hebt geselecteerd om belasting te berekenen, geeft Workday de som van de berekende belastingbedragen van de belastbare regels weer, op basis van de belastingcode die u voor elke regel opgeeft. Als u dit berekende bedrag wilt overschrijven, kunt u de berekende belasting per belastingtarief wijzigen op het tabblad
    Belasting
     .
    Als u ervoor kiest om aan de leverancier verschuldigde belasting in te voeren, voert u het belastingbedrag voor de transactie in. U moet ten minste één regel hebben met een belastingtoerekening die belastbaar is en waarvoor toewijzing is ingeschakeld.
    De belasting die aan de regels is toegewezen, is alleen het niet-terugvorderbare bedrag voor de transactie en wordt niet altijd opgeteld bij dit kopbedrag.
    Als u een negatieve waarde invoert, wijst Workday het belastingbedrag toe aan een negatieve regel of een regel zonder kosten.
    Vrachtbedrag
    Overige kosten
    Wijs deze landingskosten vanuit de transactiekop terug aan de regels toe. Voeg een uitgavecategorie toe die in aanmerking komt voor toewijzing van vrachtkosten en andere kosten aan ten minste één regel, zoals ingesteld voor de taak
    Uitgavecategorieën onderhouden
     .
    Voorbeeld: u koopt een groot apparaat en hebt één regel voor het apparaat zelf en een regel voor de installatie.
    Documentkoppeling
    Dit Workday wordt weergegeven wanneer u
    Documentkoppeling ad-hocbetaling
     selecteert in de taak
    Validatie externe koppeling onderhouden
     .
    Als u ondersteunende documenten of afbeeldingen opslaat in een externe opslagplaats, voert u de URL naar die locatie in. Nadat u de transactie hebt opgeslagen, geeft Workday de URL weer als een live-hyperlink naar de afbeelding. Goedkeurders kunnen naar dit document verwijzen voordat ze de transactie goedkeuren.
    Workday valideert de koppeling om ervoor te zorgen dat deze een geldig URI-patroon (Uniform Resource Identifier) heeft, zoals gedefinieerd in de taak
    Validatie externe koppeling onderhouden
     . Dit proces biedt aanvullende beveiliging om schadelijke inhoud in externe koppelingen te voorkomen.
    Als de locatie van de externe inhoud wordt gewijzigd, moet u de URL in Workday bijwerken.
    Betalingsdoel land van herkomst
    Betalingsdoel ontvangend land
    Selecteer betalingsdoel waarmee het doel van de betaling wordt aangegeven, zoals vereist door banken of lokale wettelijke vereisten in het land van herkomst of het land van ontvangst.
    Deze velden worden weergegeven wanneer u betalingsdoel inschakelt met de taak
    Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
     .
    Belastingbetaling
    Schakel dit selectievakje in als u een betaling aan een belastingdienst uitvoert, zodat het Workday - bestand op de juiste manier wordt voorbereid voor de integratie''.
    Voor het Verenigd Koninkrijk schakelt u dit selectievakje in om een BACS-bestand in Standard 18-indeling voor te bereiden.
  4. Voer de betalingsdetails in terwijl u het tabblad
    Regels
     invult:
    Optie Omschrijving
    Uitgavecategorie
    De uitgavecategorie koppelt items aan de bijbehorende rekeningboekingsregels en biedt aanvullende details voor rapportage. Als u een item selecteert, wordt automatisch het Workday ingevuld dat aan het item is toegewezen, dat u niet kunt wijzigen.
    Tax Applicability
    Indicates whether the line is taxable and, if taxable, its recoverability. You can use tax applicability to filter transactions in reporting. It automatically populates from the item-specific tax rule based on ship-to address, first by purchase item and then by spend category. If there's no match, it automatically populates from the purchase item. Otherwise, it automatically populates from the spend category.
    Tax Code
    If taxable, the code automatically populates from the
    Default Tax Code
     on the header, which you can override.
    Terugvorderbaarheid belasting
    Het terugvorderbare percentage op de transactieregel Workday automatisch ingevuld op basis van de opgegeven belastbaarheid en belastingcode. Wanneer u de terugvorderbaarheid belasting wijzigt, Workday het terugvorderbare percentage en de toewijzingsmethode toegepast op het belastingbedrag voor belastingtarieven in de belastingcode.
    Gebruik de taak
    'Belastingterugvorderbaarheid onderhouden'
     om voor elke belastingcode de terugvorderbaarheid belasting van meerdere belastingtarieven op te geven.
    Belastingoptie:
    Selecteer
    Zelfbelaste belasting berekenen
     als leveranciers of begunstigden geen belasting in rekening brengen. Met deze optie kunt u uw belastingverplichting naar een afzonderlijke grootboekrekening boeken. Selecteer anders
    Berekenen verschuldigde belasting aan leverancier
     om de belastingbetaling naar de leverancier of begunstigde te boeken.
    Berekend bedrag
    Hoeveelheid
     vermenigvuldigd met de
    kosten per eenheid
     voor een geselecteerd item. Als u de berekende waarde wijzigt, worden de kosten per eenheid Workday berekend.
  5. (Optioneel) Als u de belasting voor een ad-hocbetaling bijwerkt, klikt u op
    'Belasting bijwerken'
     om het belastingbedrag dat in de kop wordt weergegeven, opnieuw te berekenen. Workday berekent de belasting in de kop automatisch opnieuw wanneer u deze verzendt of opslaat voor later.
  6. (Optioneel) Voer bankrekening in op het tabblad
    Bankrekening voor afrekening
     .
    U kunt alleen bankgegevens voor afrekening invoeren als u de optie'
    Nieuwe ad-hocbegunstigde'
     selecteert. Wanneer u een bestaande begunstigde elektronisch betaalt, gebruikt Workday een bankrekening voor afrekening die al is geconfigureerd voor de begunstigde op basis van het betalingstype en de valuta.
Wanneer u de transactie weergeeft:
  • Op het tabblad
    'Regeldetails'
     ziet u de boekingsverdeling van alle bedragen voor integrale kostprijs die vanuit de kop aan de regels zijn toegewezen, en het totale brutobedrag. Het totale brutobedrag is het netto berekend bedrag plus toegewezen belasting, vracht(kosten) en overige kosten. Workday gebruikt het totale brutobedrag voor:
    • Debetpost van uitgaveboeking.
    • Toerekening van ontvangsten.
    • aanschafkosten tijdens activaregistratie.
  • Op het tabblad
    Belasting
     worden het terugvorderbare percentage en de verdeling van terugvorderbare en niet-terugvorderbare belasting belastingbedragen weergegeven op basis van:
    • Belastbaarheid.
    • Belastingcode.
    • Belastbaar bedrag.
Voer het rapport
'Betalingen zoeken' uit
 en filter op de betalingscategorie
'Ad-hocbetaling'
 om alle ad-hocbetalingen te bekijken die van toepassing zijn op uw organisatie. In het rapport worden ad-hocbetalingen gefilterd op:
  • Bedrijf.
  • Begunstigde of betaler van ad-hocbetaling .
  • Ad-hocbetalingsstatus.
  • Transactiedatum ad-hocbetaling.