Concept: meerdere valuta's

Workday biedt mogelijkheden voor meerdere valuta's om te voldoen aan uw behoeften op het gebied van geldbeheer. Met deze mogelijkheden kunt u zakelijke transacties vastleggen en verwerken die plaatsvinden in een andere valuta dan de basisvaluta van het opnamebedrijf.

Voorbeeld: een bedrijf in USD kan een verkoop aan een Franse klant vastleggen met een factuur in EUR.

Workday houdt ook rekening met de impact die meerdere valuta's hebben op alle relevante winst- of verliesberekeningen en boekingen voor uw transacties en openstaande items.

Bedrijfsvaluta

: de valuta van een bedrijf, ook wel de grootboekvaluta genoemd, is de basisvaluta die elk bedrijf in uw Workday-tenant gebruikt om de boekhouding te genereren en uit te voeren. Voorbeeld: u hebt mogelijk bedrijven in de VS, Duitsland en Canada, elk met hun eigen valuta, respectievelijk USD, EUR en CAD. Omdat u financiële transacties in meerdere verschillende valuta's kunt invoeren, is de bedrijfsvaluta van essentieel belang voor de boekhouding omdat alle transactievaluta's worden geconverteerd naar één gemeenschappelijke bedrijfs- of grootboekvaluta. Zie Concept: bedrijfsvaluta.

Transactievaluta

: de valuta van een verzonden transactie is de transactievaluta. Deze valuta blijft gedurende de levenscyclus van de transactie aanwezig. Hoewel Workday de bedrijfsvaluta gebruikt om boekingen voor transacties te genereren, kunt u vreemde valuta's aan transacties toewijzen. Dit kan de valuta van de klant, leverancier of een andere valuta zijn. In de meeste gevallen komen de valuta voor een factuur en de bijbehorende betaling overeen. Als dit niet het geval is, boekt Workday als onderdeel van de afrekening automatisch de gerealiseerde winst en het gerealiseerde verlies op basis van het wisselkoersverschil.

Wanneer u een operationele transactie goedkeurt, worden boekingsposten gegenereerd in de bedrijfs- of grootboekvaluta. Als de transactievaluta en de bedrijfsvaluta verschillen, wordt de vreemde valuta van de transactie automatisch geconverteerd naar de bedrijfsvaluta. U moet daarom valutaconversiekoersen onderhouden tussen de bedrijfsvaluta en andere valuta's waarin u transacties uitvoert. Zie Concept: transactievaluta.

Valuta bankrekening

: bankrekeningen hebben ook hun eigen valuta waarin gelden worden opgeslagen. U slaat gelden op de bankrekening op en converteert de bedragen die u overboekt naar de bankrekening met behulp van de rekeningvaluta. U kunt ook opgeven welke valuta's een bankrekening accepteert. Waar nodig converteren Workday en banken valuta's voor gestorte en naar de rekening overgemaakte bedragen.

Voorbeeld: uw Amerikaans bedrijf heeft een lokale bankrekening in USD en een bankrekening in Ierland in EUR. U voert een overboeking uit van USD 100.000 van de Amerikaanse rekening naar de Ierse rekening, die USD accepteert. De bank geeft u een wisselkoers van 85.000 EUR, gelijk aan 100.000 USD. Workday boekt USD 100.000 van de Amerikaanse bankrekening en stort EUR 85.000 op de Ierse bankrekening.

Itemvaluta

: de geconfigureerde verkoopitems, inkoopitems en onkostenitems kunnen hun eigen valuta's hebben die de waarde van het item definiëren. Als de item- en transactievaluta verschillen, wordt de itemvaluta automatisch geconverteerd naar de transactievaluta. Dit gebeurt met bestelaanvragen, inkooporders, facturen, factuuraanpassingen en onkostendeclaraties.

Valuta van klant en leverancier

: voor elke klant en leverancier die u in Workday definieert, kunt u het volgende toewijzen:

Een standaardvaluta die de voorkeursvaluta voor transacties is.
Geaccepteerde valuta's. Dit zijn valuta's die ze accepteren.

Telkens wanneer u een transactie (zoals een factuur) maakt in een andere transactievaluta dan de grootboekvaluta, kunt u de standaardvaluta overschrijven met elke geaccepteerde valuta op basis van uw valutakoersconfiguratie. De geselecteerde valuta wordt de transactievaluta. U kunt deze transacties maken met een groot aantal taken in Workday.

In dit diagram wordt de valutastroom via Workday Financial Management weergegeven, zoals deze in Workday worden geconverteerd.

Valutastromen naar operationele transacties vanuit verschillende bronnen, afhankelijk van de transactie. Omdat klanten en leveranciers hun eigen valuta hebben, wordt de valuta automatisch ingevuld voor klant- en leverancierstransacties. Voor onkostendeclaraties gebruikt Workday de bedrijfsvaluta van de werknemer of de valuta voor de betalingskeuze van de werknemer (als de valuta's verschillen). Bij gebruik in transacties converteert Workday items naar de transactievaluta. Voor andere transacties wordt de bedrijfsvaluta als standaardvaluta gebruikt.

De belangrijkste stappen voor het converteren van transactievaluta's naar rapportagevaluta's zijn:

U maakt transacties in verschillende transactievaluta's.
Wanneer Workday operationele journalen genereert op basis van transacties, worden de journalen gemaakt in zowel de transactievaluta als de grootboekvaluta.
Aan het einde van de maand voert u een herwaardering uit om bedragen in vreemde valuta opnieuw te berekenen in uw grootboekvaluta, zodat u nauwkeurigere grootboekvalutabedragen krijgt. Vervolgens kunt u een aanpassingspost gebruiken om de winsten en verliezen vast te leggen die worden veroorzaakt door fluctuerende wisselkoersen sinds de transactiedatum. Zie Aandachtspunten bij de configuratie: herwaardering.
Bij rapportages kunt u rapporteren in een andere valuta die de rapportagevaluta of omgerekende valuta wordt genoemd. Workday gebruikt omrekeningsregels die u definieert om de conversiekoersen te bepalen. Vervolgens worden deze koersen in realtime gebruikt om de grootboekvaluta om te rekenen naar een rapportagevaluta. Zie Concept: valutaomrekening.