Overwegingen bij instellen: ad-hocbetalingen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van ad-hocbetalingen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
In Workday kunt u ad-hocbetalingen gebruiken om eenmalige betalingen of onregelmatige betalingen te doen buiten de standaardprocessen voor facturering en crediteuren om. Voorbeelden zijn:
- Aandeleninvesteringen.
- Rentebetalingen.
- Interne of wisselkoersoverboekingen.
- Betalingen voor fusies en overnames (fusies en overnames).
- Salarisadministratieleveranciersbetalingen.
- Belastingbetalingen.
- Betalingen voor loonbeslag.
Belangrijkste voordelen
Met ad-hocbetalingen kunt u:
- Voer eenmalige betalingen uit zonder dat u facturen hoeft te maken en goed te keuren.
- Verwerk tijdgevoelige betalingen met behulp van bedrijfsprocessen voor ad-hocbetalingen om het goedkeuringsproces voor betalingen te stroomlijnen.
- Voldoe aan uw vereisten voor salarisadministratie buiten de cyclus voor te late of aangepaste urenstaten of gemiste betalingen.
Gebruiksscenario's
U hebt de volgende mogelijkheden:
- Maak ad-hocbegunstigden voor eenmalig gebruik die na afrekening automatisch worden geïnactiveerd.
- Stel sjablonen voor ad-hocbetalingen in om ad-hocbetalingen met gemeenschappelijke kenmerken te maken, zodat u handmatige fouten tot een minimum kunt beperken en het maken van ad-hocbetalingen kunt stroomlijnen.
- Van toepassing zijnde ad-hocbetalingen opnemen in salarisadministratie eindejaarsbelastingrapporten, zoals 1099 MISC- en 1099 NEC-rapporten (VS). Hiermee kunt u volledige en nauwkeurige belastingbetalingsgegevens uitgeven aan 1099 begunstigden en de IRS.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Hoe beveiligt u de gebruikerstoegang tot bankrekeningen, zodat gebruikers alleen ad-hocbetalingen kunnen maken voor bepaalde bankrekeningen? | U kunt gesegmenteerde beveiligingsgroepen configureren om de toegang tot de bankrekeningen te beperken. Alleen leden van de beveiligingsgroepen kunnen de bankrekeningen selecteren die voor hun beveiligingsniveau zijn toegestaan bij het maken van ad-hocbetalingen.
Voorbeeld: u definieert beveiligingssegmenten met uw bankrekeningen voor managers en analisten. De managers hebben toegang tot alle bankrekeningen om ad-hocbetalingen te starten, maar de analisten kunnen alleen de bankrekeningen selecteren die in hun beveiligingssegment worden vermeld. |
Hoe beveiligt u de gebruikerstoegang tot uitgavecategorieën, zodat gebruikers alleen ad-hocbetalingen kunnen maken voor aangewezen uitgavecategorieën? | U kunt gesegmenteerde beveiligingsgroepen configureren om de toegang tot uitgavecategorieën en uitgavecategoriehiërarchieën voor ad-hocbetalingen te beperken. Alleen leden van de beveiligingsgroepen kunnen de voor hun beveiligingsniveau toegestane uitgavecategorieën selecteren bij het maken van ad-hocbetalingen.
Voorbeeld: u voorkomt dat de crediteurenspecialist ad-hocbetalingen maakt voor uitgavecategorieën die u hebt aangewezen voor leveranciersfacturen. De specialist kan alleen specifieke uitgavecategorieën gebruiken om uitgaven te verwerken via ad-hocbetalingstransacties. |
Hoe configureert u een ad-hocbegunstigde voor eenmalig gebruik? | Wanneer u een ad-hocbegunstigde maakt, schakelt u het selectievakje Begunstigde voor eenmalig gebruik in om de begunstigde na het eerste gebruik te inactiveren.
Ad-hocbegunstigden voor eenmalig gebruik worden automatisch geïnactiveerd wanneer de ad-hocbetalingen worden afgerekend. |
Hoe voorkomt Workday dat de afrekeningsgegevens van ad-hocbegunstigden tijdens het ad-hocbetalingsproces worden gewijzigd? | Wanneer u een ad-hocbetaling verzendt, worden het adres en de bankrekeninggegevens voor de afrekening van een ad-hocbegunstigde bewaard. Deze gegevens worden in Workday vergrendeld om te voorkomen dat wijzigingen in de ad-hocbegunstigde van invloed zijn op de verzonden en goedgekeurde ad-hocbetaling.
Dit helpt u om:
|
Aanbevelingen
Functionaliteit | Aanbevelingen |
|---|---|
Aangepaste validaties | Als u aangepaste validaties voor ad-hocbetalingen configureert, kunt u overwegen dezelfde worktagvalidaties af te dwingen die u gebruikt voor een leveranciersfactuur. Het maken van een ad-hocbetaling is vergelijkbaar met het invoeren van een leveranciersfactuur. |
Bijlagen toevoegen of verwijderen | Als u bijlagen bij ad-hocbetalingen in een willekeurige status wilt toevoegen of verwijderen, configureert u domeintoegang tot een van deze gerelateerde acties:
Voorbeeld: voeg ondersteunende documenten toe aan een voltooide of afgestemde ad-hocbetaling zonder deze eerst te annuleren, de afstemming ongedaan te maken en opnieuw te verzenden voor goedkeuring van bedrijfsprocessen. |
Sjablonen voor ad-hocbetalingen | We raden u aan een sjabloon voor ad-hocbetalingen te gebruiken voor terugkerende ad-hocbetalingen met gemeenschappelijke kenmerken. De waarden uit een vooraf gedefinieerde sjabloon worden automatisch ingevuld in nieuwe ad-hocbetalingen die met de sjabloon worden gemaakt. U kunt rechtstreeks vanuit de sjabloon een betaling uitvoeren met behulp van de taak 'Ad-hocbetaling maken op basis van sjabloon' .
Als u aanvullende sjablonen wilt maken, kunt u uw sjabloon voor ad-hocbetalingen kopiëren en aanpassingen aanbrengen. |
Intercompany ad-hocbetalingen | U kunt een ad-hocbetaling maken namens intercompany bedrijven. U configureert eerst het bovenliggende bedrijf en de gelieerde bedrijven met behulp van een intercompany profiel.
Wanneer u de ad-hocbetaling maakt, voert u het betalende bedrijf in de kopsectie in. Dit bedrijf wordt standaard ingesteld op regelniveau, wat u kunt wijzigen in de gekoppelde intercompany eenheid die in het profiel is gedefinieerd. Voorbeeld: het bedrijf in de kop, Global Modern Services Inc., VS, betaalt een ad-hocbetaling namens het bedrijf op regelniveau, Global Modern Services Ltd., Canada. Wanneer u de ad-hocbetaling afrekent, genereert Workday de volgende boekingsresultaten:
|
Vereiste:
De bankrekeninggegevens voor een begunstigde zijn in Workday vereist wanneer u elektronische betalingsmethoden gebruikt voor ad-hocbetalingen.
Als u geen details voor de bankrekening voor afrekening opgeeft voor een begunstigdeprofiel, moet u deze gegevens opgeven wanneer u een ad-hocbetaling maakt.
Beperking
Meerdere ad-hocbetalingsregels in een sjabloon voor ad-hocbetalingen worden niet ondersteund. Als u betalingen voor verschillende uitgavecategorieën over meerdere regels wilt splitsen, kunt u de aanvullende regels toevoegen wanneer u een ad-hocbetaling maakt op basis van de sjabloon.
Tenantinstellingen
U kunt beveiligingsgroepen met medewerkers configureren om de bankrekeningen en uitgavecategorieën te beperken die ze kunnen gebruiken om ad-hocbetalingen te doen. De medewerkers kunnen alleen de bankrekeningen of uitgavecategorieën selecteren die zijn toegestaan voor hun beveiligingsniveau.
Beveiliging
Deze domeinen in het functionele gebied 'Bankieren en afrekeningen':
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Proces: ad-hocbegunstigde
| Hiermee kunt u ad-hocbegunstigden voor ad-hocbetalingen maken, bewerken en weergeven. U kunt ad-hocbegunstigden gebruiken voor eenmalige, ad-hocbetalingen. |
Proces: ad-hocbegunstigde - activeren/inactiveren
| Hiermee kunt u een ad-hocbegunstigde activeren of inactiveren met behulp van gerelateerde acties voor de begunstigde. |
Proces: ad-hocbetaling - bijlage toevoegen
Proces: ad-hocbetaling - bijlage toevoegen/wijzigen | Hiermee kunt u bijlagen voor ad-hocbetalingen in elke status toevoegen of verwijderen. Gebruikers hebben toegang tot een van deze gerelateerde acties voor een ad-hocbetaling:
|
Proces: ad-hocbetaling - toegang tot medewerker
Proces: ad-hocbetaling - KERN Proces: ad-hocbetaling (NIEUW) Proces: ad-hocbetaling - weergeven | Hiermee kunt u ad-hocbetalingen weergeven, maken en bewerken.
Met toegang tot het domein 'Process: Ad-hocbetaling - toegang tot medewerker' kunt u werknemers als begunstigden selecteren wanneer u een ad-hocbetaling maakt of bewerkt. In de vervolgkeuzelijst Begunstigde kunt u de naam van de werknemer invoeren in het veld Zoeken .Met dit domein kunt u ook werknemers als begunstigden gebruiken in webservices voor ad-hocbetalingen. |
Proces: ad-hocbetalingsafrekening
| Hiermee kunt u ad-hocbetalingen afrekenen en gerelateerde rapporten weergeven. U kunt cheques ook rechtstreeks afdrukken met behulp van de gerelateerde actie Cheque afdrukken voor een ad-hocbetaling. |
Proces: ad-hocbetalingsrapportage
| Hiermee kunt u de volgende rapporten gebruiken:
Het domein biedt ook toegang tot rapportgegevensbronnen en filters die kunnen worden gebruikt voor aangepaste ad-hocbetalingsrapporten. |
Instellen: sjabloon ad-hocbetaling
| Hiermee kunt u sjablonen maken om het maken van meerdere ad-hocbetalingen met gemeenschappelijke kenmerken te vereenvoudigen. |
Bedrijfsprocessen
U kunt deze bedrijfsprocessen configureren om ad-hocbetalingen en sjablonen te beoordelen en goed te keuren:
- Ad-hocbetalingsgebeurtenis
- Sjabloon ad-hocbetaling
Rapportage
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Sjablonen voor ad-hocbetalingen zoeken
| Met dit rapport kunt u uw sjablonen voor ad-hocbetalingen zoeken en beoordelen. U kunt gerelateerde acties gebruiken om:
|
Betalingen zoeken
| Filter op de betalingscategorie 'Ad-hocbetaling' om alle ad-hocbetalingen te zoeken die van toepassing zijn op uw organisatie. |
Ad-hocbegunstigde weergeven
| Hiermee worden details weergegeven voor alle ad-hocbegunstigden die voor uw organisatie zijn gemaakt. U kunt ad-hocbegunstigden ook activeren of inactiveren met behulp van gerelateerde acties voor een ad-hocbegunstigde. |
Beveiligingssegment voor uitgavecategorie ad-hocbetaling weergeven
| Hiermee worden beveiligingssegmenten weergegeven met de uitgavecategorieën en uitgavecategoriehiërarchieën die beschikbaar zijn voor medewerkers bij het maken van ad-hocbetalingen. |
Audit 1099-gegevens - ad-hocbetalingen met 1099-begunstigden en niet-1099-uitgavecategorieën
| Hiermee worden ad-hocbetalingsregels weergegeven voor 1099-begunstigden met niet-1099-uitgavecategorieën (VS). Als u de begunstigden en de bijbehorende betalingen wilt opnemen in belastingrapporten aan het einde van het jaar, wijst u 1099-formuliercategorieën toe aan de uitgavecategorieën en -hiërarchieën.
Alle andere 1099-betalingen van begunstigden worden bijgehouden en geclassificeerd als niet-gecategoriseerd. |
Audit 1099-gegevens - ad-hocbetalingen met 1099-uitgavecategorieën en niet-1099-begunstigden
| Hiermee worden ad-hocbetalingsregels met 1099-uitgavecategorieën weergegeven voor niet-1099-begunstigden. Als u de ad-hocbetalingen en de toepasselijke begunstigden wilt opnemen in belastingrapporten aan het einde van het jaar, wijst u het formuliertype 1099 MISC of 1099 NEC belastingdienst toe aan de begunstigden. |
We raden u aan deze rapportgegevensbronnen en filters te gebruiken om aangepaste rapporten te maken:
Rapportgegevensbron of filter | Overwegingen |
|---|---|
Gegevensbron ad-hocbegunstigden
| Hiermee worden de ad-hocbegunstigden voor uw organisatie weergegeven. |
Gegevensbron voor ad-hocbetalingen
| Hiermee worden de ad-hocbetalingen voor uw organisatie weergegeven. U wordt gevraagd de bedrijven of bedrijfshiërarchieën op te geven om de resultaten te filteren. |
Gegevensbron voor ad-hocbetalingsregels:
| Hiermee worden de ad-hocbetalingsregels voor uw organisatie weergegeven. U wordt gevraagd de bedrijven of bedrijfshiërarchieën op te geven om de resultaten te filteren. |
Gegevensbron voor ad-hocbetalingssjabloon:
| Hiermee worden de sjablonen voor ad-hocbetalingen voor uw organisatie weergegeven. U wordt gevraagd het bedrijf, de financiële rekeningen en de rapportagevaluta op te geven om de resultaten te filteren. |
Bankrekening voor ad-hocbetalingssjabloon - gegevensbronfilter | De lijst met financiële rekeningen die wordt gebruikt om sjablonen voor ad-hocbetalingen te filteren. |
Bedrijf voor gegevensbronfilter voor ad-hocbetalingssjabloon
| De lijst met bedrijven die wordt gebruikt om sjablonen voor ad-hocbetalingen te filteren. |
Valuta voor gegevensbronfilter ad-hocbetalingssjabloon
| De lijst met valuta's die wordt gebruikt om sjablonen voor ad-hocbetalingen te filteren. |
Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om ad-hocbetalingen, sjablonen en ad-hocbegunstigden massaal te importeren, te maken of bij te werken:
Webservice | Overwegingen |
|---|---|
Ad-hocbegunstigden ophalen
| Haalt ad-hocbegunstigden op uit Workday op basis van de door u opgegeven criteria. Vervolgens kunt u de begunstigden exporteren naar systemen van derden. |
Ad-hocbegunstigde plaatsen
| Importeert en maakt ad-hocbegunstigden voor ad-hocbetalingen. |
Ad-hocbetalingen ophalen
| Haalt ad-hocbetalingen op uit Workday op basis van de door u opgegeven criteria. U kunt de betalingen vervolgens exporteren naar systemen van derden. |
Ad-hocbetaling verzenden
| Hiermee wordt een ad-hocbetaling toegevoegd of bijgewerkt. Verzendt vervolgens de wijzigingsgebeurtenis via het bedrijfsproces 'Ad-hocbetalingsgebeurtenis' ter beoordeling en goedkeuring. |
Ad-hocbetaling annuleren
| ad-hocbetalingen van Workday- of niet-Workday-systemen massaal annuleren. |
Ad-hocbetaling corrigeren
| Massaal corrigeren van ad-hocbetalingen. |
Sjablonen voor ad-hocbetalingen ophalen
| Haalt sjablonen voor ad-hocbetalingen op uit Workday op basis van de door u opgegeven criteria. U kunt de sjablonen vervolgens exporteren naar systemen van derden. |
Sjabloon ad-hocbetaling invoegen
| Importeert en maakt sjablonen voor ad-hocbetalingen. |
Sjabloon ad-hocbetaling verzenden
| Hiermee wordt een sjabloon voor ad-hocbetalingen toegevoegd of bijgewerkt. Verzend vervolgens de wijzigingsgebeurtenis via het bedrijfsproces voor de sjabloon voor ad-hocbetalingen ter beoordeling en goedkeuring. |
Ad-hocbetaling via sjabloon verzenden
| Hiermee maakt u een ad-hocbetaling met behulp van een ad-hocbetalingssjabloon. Verzend deze vervolgens naar het bedrijfsproces 'Ad-hocbetalingsgebeurtenis' . |
Relaties en interacties
U kunt ad-hocbetalingen maken om te betalen:
- Externe medewerkers
- Klanten
- Werknemers
- Leveranciers
- Belastingdienst
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.