Overwegingen bij instellingen: indirecte kosten
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van kosten voor faciliteiten en beheer (F&A) voor concurrerende toezeggingen met toezeggingsregels met declareerbare kosten en toezeggingsregels met een vast bedrag. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
F&A-kosten zijn de indirecte kosten die zijn gekoppeld aan de administratieve bewerkingen van een toezegging.
Belangrijkste voordelen
- De kosten voor indirecte kosten en kosten worden in Workday automatisch berekend op basis van uw voorwaarden en tarieven, zodat u de kosten niet handmatig hoeft te berekenen.
- U kunt opbrengsten voor indirecte kosten factureren en verantwoorden, samen met de oorspronkelijke uitgaven voor uw toezegging.
- U hebt de flexibiliteit om het tarief voor F&A van de instelling af te wijzen of te overschrijven met een nieuw tarief.
- U kunt een limiet instellen voor het bedrag aan directe uitgaven dat in Workday kan worden gebruikt om de kosten van indirecte kosten voor een toezeggingsregel te berekenen.
Gebruiksscenario's
- U wilt de kosten voor indirecte kosten berekenen voor alle toezeggingsuitgaven, met uitzondering van laboratoriumapparatuur.
- U verschillende kostentarieven voor vlucht en beheer wilt toepassen voor onderzoek op de campus en daarbuiten.
- U hebt de budgetdatum van de oorspronkelijke uitgavetransactie gewijzigd en moet de kosten voor indirecte kosten opnieuw berekenen tegen een ander kostentarief.
- U wilt de sponsor afzonderlijk vastleggen en factureren voor F&A-kosten en voor oorspronkelijke uitgaven.
- U wilt afzien van de indirecte kosten voor de sponsor en de kosten betalen met middelen van uw eigen organisaties.
- U wilt de kosten voor indirecte kosten die secundaire ontvangers van toezeggingen kunnen aanvragen voor vergoeding beperken.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Welke van uw uitgavecategorieën hebben dezelfde kosten voor kosten en beheer? | U kunt uitgavecategorieën met hetzelfde kostentarief voor indirecte kosten toewijzen aan dezelfde objectklasse.
Op alle uitgaven in dezelfde objectklasse wordt hetzelfde tarief voor indirecte kosten toegepast. |
Hoe bepaalt u het kostentarief voor indirecte kosten? | U kunt de volgende voorwaarden op uw toezeggingsregel configureren om te bepalen met welk tarief de F&A-kosten worden berekend:
|
Wilt u meer dan één kostentarief voor indirecte kosten toepassen voor dezelfde toezegging? | Als u verschillende kostentarieven voor verschillende perioden op dezelfde toezegging wilt toepassen, kunt u een uitzondering voor kosten en beheer gebruiken om het oorspronkelijke primaire tarief te overschrijven. U kunt kostentarieven ook opgeven op objectklasse.
U kunt afzien van het oorspronkelijke kostentarief door een nieuw tarief voor de sponsor toe te passen en het verschil ten laste van uw eigen organisaties te brengen. |
Naar welke grootboekrekeningen wilt u F&A-transacties boeken? | U kunt een rekeningboekingsregelset maken om de grootboekrekeningen op te geven voor het boeken van S&A-kosten en transacties voor opbrengstenverantwoording. |
Hoe wilt u de kosten van indirecte kosten in uw toezegging beperken? | U kunt een basislimiet op de toezeggingsregel instellen om de maximale directe kosten te beperken die in Workday kunnen worden gebruikt om de kosten van boeking en beheer te berekenen.
Als u het bedrag wilt beperken dat secundaire ontvangers ten laste van uw toezegging kunnen brengen, kunt u een basislimiet opgeven op de regels voor secundaire toezegging. |
Welke organisaties moeten betalen voor de kosten van indirecte kosten die niet door uw sponsor worden gedekt? | U kunt kosten die niet door uw sponsor worden gedekt, verdelen over een of meer organisaties of financieringsbronnen door het toewijzingsprofiel voor afgekeurde kosten voor huishoudelijke uitgaven te configureren. |
Hoe wilt u de kosten van F&A rapporteren en factureren? | Standaard worden in Workday alle kosten voor indirecte kosten en de oorspronkelijke uitgaven vastgelegd en factureert u beide tegelijkertijd. Als u S&A-kosten afzonderlijk van de oorspronkelijke uitgaven wilt rapporteren en factureren, kunt u de verwerkingsregel voor toezeggingskosten van uw bedrijf zo configureren dat de uitgavecategorie of objectklasse voor S&A wordt overschreven. |
Aan welke organisaties wilt u de opbrengsten van F&A toewijzen? | U kunt opbrengsten voor S&A-opbrengsten verdelen over een of meer organisaties door een opbrengsttoewijzingsprofiel voor S&A te configureren.
U kunt opbrengsten van sponsors of fondsen met gedeelde kosten toewijzen. |
Aanbevelingen
Configureer de verwerkingsregels voor toezeggingskosten voor uw bedrijf om:
- Genereer kosten voor toezeggingen bij voltooiing van bedrijfsprocessen in plaats van bij afrekening om de opbrengstenverantwoording voor uw toezegging te stroomlijnen.
- Overschrijving van objectklassen en uitgavecategorieën voor indirecte kosten, zodat u de indirecte kosten kunt scheiden van de directe kosten op uw sponsorfacturen.
Vereisten
- Wijs interne uitgavecategorieën toe aan sponsorobjectklassen voordat u een kostenbasistype maakt. In Workday worden alleen F&A-kosten berekend voor uitgavetransacties in de objectklassen van de kostenbasistypen.
- Neem subsidieworktags op in de uitgaveregels waarvoor u F&A-kosten wilt genereren. Workday gebruikt de toekenningsworktags voor de uitgavetransacties om te bepalen welke toezeggingsregel en het kostentarief voor indirecte kosten moeten worden gebruikt.
Beperkingen
U kunt dezelfde uitzondering voor boeking en beheer niet voor meer dan één toezegging gebruiken.
Tenantinstellingen
Wanneer u toezeggingskosten opnieuw verwerkt, worden de vorige F&A-journaalregels geannuleerd en worden nieuwe F&A-journaalregels gemaakt om deze te vervangen. Als u in plaats daarvan eerdere F&A-journaalregels wilt terugboeken, opent u de taak '
Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' en schakelt u de terugboeking van boekingsjournalen in de sectie Journaalopties
in.Beveiliging
Configureer deze domeinen in het functionele gebied Subsidiebeheer:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Beheren: subsidievoorstellen
Proces: toezegging - kern | Hiermee kunt u het volgende configureren en weergeven:
|
Instellen: subsidiebeheer
| Hiermee kunt u de volgende F&A-instellingen configureren en weergeven:
|
Bedrijfsprocessen
Wanneer u toezeggingskosten opnieuw verwerkt als gevolg van een wijziging in de configuratie van F&A of een uitgavetransactie, worden eerder berekende F&A-kostenregels geannuleerd en vervangen en wordt dit proces ter beoordeling en goedkeuring doorgestuurd naar een beoordelaar. U kunt het bedrijfsproces
'Toezeggingskostengebeurtenis opnieuw verwerken'
configureren om op te geven naar wie de beoordelingen en goedkeuringen moeten worden gerouteerd.Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Boekingsgegevens voor indirecte kosten weergeven
| Met dit rapport kunt u de boekingsgegevens weergeven voor de kosten van F&A voor een uitgave, inclusief:
U kunt dit rapport openen via het menu met gerelateerde acties van de goedgekeurde leveranciersfacturen voor de oorspronkelijke uitgave. |
Basistypen voor indirecte kosten weergeven
| Met dit rapport kunt u de kostenbasistypen en objectklassen in een objectklassenset weergeven.
Met dit rapport en de objectklassetoewijzing kunt u het type kostenbasis voor een uitgavecategorie bepalen. |
Uitzondering voor faciliteiten en beheer weergeven
| Met dit rapport kunt u de details van een uitzondering op een tariefovereenkomst voor F&A weergeven. |
Tariefovereenkomst voor faciliteiten en beheer weergeven
| Met dit rapport kunt u het koers- en boekingstarief weergeven voor een locatie, tarieftype en begindatum van het budget. |
Opbrengstentoewijzingsprofiel voor indirecte kosten weergeven
| Met dit rapport kunt u de toewijzing van opbrengsten van F&A weergeven en bekijken of kosten worden gedeeld vanuit uw eigen organisatie. |
Profiel voor afgewezen onkostentoewijzing voor indirecte kosten weergeven
| Met dit rapport kunt u de toewijzing weergeven van afgewezen kosten die niet door uw sponsor worden gedekt. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Typen faciliteiten- en beheerdersbasis ophalen
Type put-faciliteiten en beheerdersbasis | Kostenbasistypen ophalen, bijwerken of maken. |
Typen tarieftypen voor indirecte kosten en kosten ophalen
Type tarieftype 'Faciliteiten en beheerskosten' | Hiermee kunt u verschillende typen kostentarief voor kosten en beheer ophalen, bijwerken of maken. |
Uitzonderingen voor faciliteiten en beheerders ophalen
Uitzondering voor voorzieningen en beheerders plaatsen | Hiermee kunt u uitzonderingen op tariefovereenkomsten voor F&A ophalen, bijwerken of maken. |
Klassetoewijzingen voor objectobjecten voor faciliteiten en beheerders ophalen
Klassetoewijzing voor put- en beheerobjecten | Hiermee kunt u de toewijzingen van interne uitgavecategorieën ophalen, bijwerken of maken om objectklassen te sponsoren. |
Tariefovereenkomsten voor faciliteiten en beheerders ophalen
Tariefovereenkomst voor put-faciliteiten en beheerders | Hiermee kunt u tariefovereenkomsten voor f&A ophalen, bijwerken of maken. |
Opbrengstentoewijzingsprofielen voor faciliteiten en beheerder ophalen
Opbrengstentoewijzingsprofiel put-voorzieningen en -beheerder | Hiermee kunt u profielen ophalen, bijwerken of maken om opbrengsten van de sponsor te verdelen. |
Profielen voor afgewezen onkostentoewijzing voor indirecte kosten opvragen
Afgewezen onkostentoewijzingsprofiel voor put-voorzieningen en -beheerder | Hiermee kunt u profielen ophalen, bijwerken of maken om de kosten voor kosten en beheer die niet door uw sponsor kunnen worden vergoed, toe te wijzen aan fondsen. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Klantrekeningen | U kunt klantfacturen maken om de sponsor te factureren voor directe en indirecte kosten voor een toezegging. |
Onkosten | U kunt kosten voor indirecte kosten berekenen voor onkosten voor een toezegging. |
Financiële boeking | U kunt rekeningboekingsregels configureren om de grootboekrekeningen in te stellen voor het boeken van S&A-journaalregels. |
Salarisadministratie | U kunt kosten voor indirecte kosten voor werknemersbeloning berekenen voor een toezegging. |
Leveranciersaccounts | U kunt kosten voor indirecte kosten berekenen voor leveranciersfactuurregels die worktags voor subsidies bevatten.
U kunt de boeking van F&A-kosten van de oorspronkelijke leveranciersfacturen weergeven. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.