Overwegingen bij instellingen: verwerking van toezeggingskosten
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van de verwerking van toezeggingskosten. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met de verwerking van toezeggingskosten in Workday worden de indirecte kosten en opbrengstenverantwoording berekend voor de uitgaven voor toezeggingen. De verwerking van toezeggingskosten wordt alleen gestart voor uitgaven voor declareerbare kosten en toezeggingsregels voor vaste bedragen.
Belangrijkste voordelen
Verwerking van toezeggingskosten:
- Berekent de kosten voor indirecte kosten wanneer uw uitgaven worden verrekend met uw toezeggingen.
- Hiermee maakt u regels voor uitgaven met declareerbare kosten op basis van uw directe uitgaven om deze aan uw sponsors te factureren.
- Hiermee maakt u de boekingsgegevens voor kosten en opbrengstenverantwoording voor uw toezeggingsuitgaven.
Gebruiksscenario's
U kunt verwerkingsregels voor toezeggingskosten configureren om:
- Opbrengstenverantwoordingsjournalen genereren en opbrengstenverantwoordingsjournalen genereren.
- Boekingsgegevens maken voor kosten die buiten de datums van de toezeggingsregel vallen.
- Overschrijf de uitgavecategorie en objectklasse voor kosten voor indirecte kosten om de indirecte kosten te scheiden van de directe uitgaven voor uw toezegging.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wat is het regeltype op uw toezeggingsregel? | Als uw toezeggingsregel van het type '' is:
|
Wanneer wilt u de kosten voor indirecte kosten voor uw toezeggingsuitgaven berekenen? | U kunt de verwerkingsregels voor toezeggingskosten configureren om toezeggingskosten te laten berekenen en operationele journalen te laten genereren op een van de volgende manieren:
U wordt aangeraden de verwerking van toezeggingskosten zo te configureren dat deze wordt uitgevoerd aan het einde van een bedrijfsproces. |
Hoe worden toezeggingskosten berekend voor uitgavetransacties die plaatsvinden buiten de toezeggingsregeldatums? | Toezeggingsregeldatums vertegenwoordigen de budgetdatums die tussen de begindatum en einddatum op de toezeggingsregel vallen. Standaard worden in Workday alleen toezeggingskosten verwerkt voor uitgavetransacties die plaatsvinden binnen de toezeggingsregeldatums.
Als u toezeggingskosten voor uitgavetransacties buiten de toezeggingsregeldatums wilt verwerken, kunt u de verwerkingsregels voor toezeggingskosten configureren om toezeggingsregeldatums te negeren. Wanneer u uitgaven doet buiten de datums van de toezeggingsregel, worden de toezeggingskosten berekend en worden de boekings- en boekingsjournaalregels voor de uitgaven gegenereerd. Vervolgens kunt u deze journaalregels gebruiken om de opbrengstenverantwoording voor toezeggingen te salderen. |
Hoe verwerkt u toezeggingskosten in toezeggingen voor meerdere bedrijven? | Als in een toezegging met meerdere bedrijven het bedrijf in de toezeggingskop anders is dan het bedrijf op de toezeggingsregel, gebruikt Workday het bedrijf op de toezeggingsregel die aan de uitgave is gekoppeld om de verwerkingsregel voor toezeggingskosten af te leiden voor het verwerken van toezeggingskosten.
U kunt voor elk gelieerd bedrijf afzonderlijke toezeggingsregeldatums en objectklassetoewijzingsregels instellen. |
Aanbevelingen
- U wordt aangeraden toezeggingskosten te genereren wanneer het bedrijfsproces voor de uitgavetransactie is voltooid. Hiermee kunt u de kosten voor indirecte kosten verantwoorden en opbrengstenverantwoording toekennen op het moment dat u deze maakt, waardoor de afstemming wordt gestroomlijnd.
- Om ervoor te zorgen dat in Workday geen S&A-kosten worden berekend op basis van eerder berekende S&A-kosten, sluit u de objectklasse S&A uit van het type 'F&A-kostenbasis'.
Vereisten
- Wanneer u de verwerking van toezeggingskosten wijzigt van het moment van afrekening naar het moment waarop het bedrijfsproces is voltooid, moet u een toekomstige ingangsdatum opgeven. Toezeggingskosten bij afrekening blijven in Workday worden gegenereerd voor al uw uitgavetransacties vóór deze datum.
- Voeg toezeggingen die zijn gekoppeld aan een effectieve toezeggingsregel als worktags toe aan de uitgaveregels op basis waarvan u toezeggingskosten in Workday wilt genereren.
Beperkingen
- U kunt de ingangsdatum van verwerkingsregels voor toezeggingskosten die in gebruik zijn niet wijzigen.
- U kunt in de verwerkingsregel voor toezeggingskosten slechts één S&A-uitgavecategorie en één S&A-objectklasse overschrijven.
Tenantinstellingen
Onderhoud uw rekeningboekingsregels en stel de grootboekrekeningen voor Workday in om de boekingsregels voor het boeken van rekeningen en boekingen en de journaalregels voor opbrengstenverantwoording in deze boekingsregels te boeken:
- Onkosten indirecte kosten
- Opbrengsten kosten indirecte kosten
Schakel de verwerking van toezeggingskosten in voor niet door Workday geleverde journaalbronnen door de taak
'Journaalbronnen onderhouden'
te openen en het selectievakje 'Toezeggingskosten verwerken'
voor de journaalbronnen in te schakelen.Configureer de verwerkingsregels voor toezeggingskosten door te selecteren in het menu met gerelateerde acties van het bedrijf.
Beveiliging
Als u verwerkingsregels voor toezeggingskosten wilt maken, hebt u beveiligingstoegang nodig tot het domein
'Instellen: subsidiebeheer'
in het functionele gebied 'Subsidiebeheer'.Bedrijfsprocessen
Als u de kosten van toezeggingen opnieuw wilt verwerken na een wijziging die van invloed is op de berekeningen van de f&A-kosten, configureert u het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
voor de gebeurtenis voor toezeggingskosten opnieuw verwerken
.Rapportage
Als u de door Workday gegenereerde uitgaveregels met declareerbare kosten wilt bekijken, gebruikt u de rapportgegevensbron '
Cost Reimbursable Transaction Lines'
in uw aangepaste rapport.Als u de boekingsgegevens voor indirecte kosten en opbrengstenverantwoording wilt weergeven, gaat u naar het menu met gerelateerde acties van de oorspronkelijke uitgavetransactie en selecteert u . Op de volgende tabbladen vindt u de boekingsgegevens voor opbrengstenverantwoording voor indirecte kosten en toezegging:
- Indirecte kosten
- Opbrengstenverantwoording toezegging
Integraties
Geen invloed.
Relaties en interacties
Interactie | Overwegingen |
|---|---|
Boek- en kasjournalen | De verwerking van toezeggingskosten werkt samen met deze functies om de kosten voor indirecte kosten te berekenen:
|
Journalen voor toezegging van opbrengstenverantwoording | De verwerking van toezeggingskosten werkt samen met deze functies om de opbrengstenverantwoording voor toezeggingen te berekenen:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.