Overwegingen bij instellen: facturering toezegging
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van facturering voor toezeggingen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met toezeggingsfacturering kunt u debiteuren beheren en toezeggingskosten factureren op basis van sponsorvereisten. U kunt voor elke toezeggingsregel afzonderlijke factureringsschema's maken om facturerings-, factuur- en termijndetails op te geven. Workday gebruikt het factureringsschema om te bepalen hoe sponsors worden gefactureerd voor kosten op uw toezeggingsregels.
Belangrijkste voordelen
Met facturering voor toezeggingen kunt u opbrengsten en onkosten bijhouden die aan een toezegging zijn gekoppeld en uw sponsors factureren op basis van de unieke factureringsschema's en -vereisten van elke sponsor.
Gebruiksscenario's
U hebt de volgende mogelijkheden:
- Genereer sponsorfacturen voor toezeggingskosten met behulp van termijn- en transactiefactureringstypen.
- Gebruik vooruitbetaalde saldi en geef een factureringsfrequentie op voor termijnen.
- Schakel het factureringsschema of de factureringsstatus 'Sponsor' in om te voorkomen dat actieve toezeggingen worden gefactureerd.
- Definieer factureringslimieten om te bepalen hoeveel uitgaven u aan de sponsor kunt factureren.
- Volg de factureringsstatus van gefactureerde en niet-gefactureerde facturen met behulp van rapporten.
- Sponsors factureren op terugkerende basis.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wanneer moet u de sponsor factureren? | U kunt de sponsor factureren volgens een vooraf bepaald schema of op basis van uw onkosten.
U kunt ook termijnen voor vooruitbetalingen factureren en uw uitgaven met declareerbare kosten ten laste brengen van de vooruitbetaalde saldi wanneer ze worden gemaakt. |
Hoe wilt u de sponsors factureren voor de onkosten die u maakt? | Wanneer u:
|
Factureert u sponsors in andere valuta's dan de bedrijfsvaluta? | Als u in meerdere valuta's factureert, kunt u een toezeggingscontract en een factureringsschema voor toezeggingen maken in de valuta van de factureren aan-sponsor. Wanneer u het volgende maakt:
|
Op welk niveau wilt u de factureerbare onkosten voor uw toezeggingen beheren? | U kunt factureringslimieten instellen voor:
|
Wilt u de directe kosten scheiden van de faciliteiten en administratie op een sponsorfactuur? | Wanneer u een objectklasse overschrijft, geeft Workday afzonderlijke sponsorfactuurregels weer voor directe kosten, faciliteiten en beheer. U kunt een objectklasse opgeven om faciliteiten- en beheertransacties te overschrijven in uw verwerkingsregels voor toezeggingskosten. |
Wanneer moet u opbrengsten verantwoorden voor uw toezegging? | U kunt opbrengsten van toezeggingen verantwoorden voor:
|
Sturen sponsors u betalingen zonder facturen? | U kunt opbrengsten zonder factuur vastleggen op toezeggingsregels voor een vast bedrag zonder uitgestelde opbrengsten. Zie Contante verkopen vastleggen. |
Aanbevelingen
Gebruik bij het maken van een factureringsschema voor vooruitbetaalde kosten een toezeggingsregel met declareerbare kosten met een factureringstype termijnen in plaats van een regeltype voor vooruitbetaalde toezeggingen. Hiermee kunt u:
- Ontvang vooruitbetalingen van uw sponsor voordat u directe kosten, faciliteiten en administratie maakt.
- Het bijhouden van uw vooruitbetaalde saldo automatiseren.
Vereisten
Voordat u de factuur genereert om uw sponsors te factureren, moet u:
- Een toezegging maken en goedkeuren.
- Maak een factureringsschema voor toezeggingen of wijs deze toe aan elke toezeggingsregel.
- Genereer de in aanmerking komende termijnen voor facturering van het termijntype.
Beperkingen
- U kunt uitgestelde opbrengsten alleen inschakelen voor toezeggingsregeltypen voor een vast bedrag wanneer u een toezegging maakt.
- U kunt transacties voor een sponsorfactuur pas weergeven nadat u de factuur hebt gegenereerd. Workday biedt geen ondersteuning voor factuurvoorbeelden.
- U kunt geen bedragen wijzigen op facturen met declareerbare kosten.
Tenantinstellingen
Als u facturering voor faciliteiten en beheer wilt instellen, kunt u de verwerkingsregels voor toezeggingskosten voor uw bedrijf configureren. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het bedrijf. Gebruik deze taak om te bepalen of:
- Hiermee worden toezeggingskosten gegenereerd bij het voltooien van de afrekening of het bedrijfsproces.
- Hiermee worden de toezeggingsregeldatums voor toezeggingskosten genegeerd.
- Hiermee wordt de worktag van de objectklasse voor facilitaire en beheertransacties overschreven.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: facturering toezegging in het functionele gebied 'Subsidiebeheer' |
|
Proces: Facturering in de functionele gebieden Klantcontracten en Projectfacturering |
|
Instellen: klantcontracten in de functionele gebieden Klantcontracten en Projectfacturering | Maak schematypen om weer te geven als opties in factureringsschema's. |
Subsidiebeheer instellen in het functionele gebied Subsidiebeheer |
|
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Toezeggingsgebeurtenis
| Maak een toezegging en keur deze goed voordat u factureert. |
Factureringsschemagebeurtenis
| Een factureringsschema maken en goedkeuren. |
Gebeurtenis voor toekennen van factureringsschema
| Een factureringsschema maken en goedkeuren tijdens het maken van toezeggingen. |
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Status van regel met declareerbare kosten
| Hiermee kunt u de factureringsstatus weergeven voor transactieregels met declareerbare kosten. |
Regels met declareerbare kosten zoeken
| Hiermee kunt u transactieregels met declareerbare kosten voor een toezegging weergeven met behulp van een gefacetteerde zoekopdracht. |
Sponsorfacturen voor bedrijf zoeken
| Hiermee kunt u sponsorfacturen voor een bedrijf weergeven met behulp van een gefacetteerde zoekopdracht. |
Vooruitbetalingssaldi voor toezeggingen
| Hiermee kunt u de vooruitbetalingssaldi voor uw toezeggingen weergeven. |
Sponsorfacturen voor toezegging weergeven
| Sponsorfacturen voor een toezegging weergeven.
U kunt dit rapport toevoegen aan de samengestelde weergave van het contract voor toezegging. |
U kunt deze rapportgegevensbronnen in aangepaste rapporten gebruiken:
- Transactieregels met declareerbare kostenbevat transactieregels met declareerbare kosten en factureringsgegevens voor toezeggingen.
- Met Klantfacturenworden sponsorfacturen voor bedrijven en toezeggingen weergegeven.
- In journaalregels voor financiële rapportageworden alle journaalregels weergegeven die voor toezeggingen zijn gemaakt.
Integraties
U kunt de webservice
'Factureringsschema verzenden'
gebruiken om factureringsschema's voor toezeggingen te verzenden.Relaties en interacties
Facturering voor toezeggingen werkt samen met Financial Accounting via:
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Facilitaire en beheerjournalen | U kunt een worktag van een objectklasse voor faciliteiten- en beheertransacties overschrijven om afzonderlijke factuurregels weer te geven voor directe kosten en faciliteiten en beheer. |
Opbrengstenverantwoordingsjournalen toekennen | Op het moment van onkosten genereert Workday opbrengstenverantwoordingsjournalen voor toezeggingsregels met declareerbare kosten. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.