Factureringsschema's voor toezegging maken
- Maak een toezegging zonder het factureringsschema voor de toezegging te maken. Zie Onderscheidingen maken.
- Beveiliging: domein 'Proces: facturering'in de functionele gebieden 'Klantcontracten' en 'Projectfacturering'.
Workday gebruikt het factureringsschema voor toezeggingen om te bepalen wanneer en hoe onkosten op uw toezeggingsregels aan de sponsors van de toezegging worden gefactureerd. U moet het factureringsschema voor een toezegging maken en goedkeuren voordat u de sponsor voor de toezegging kunt factureren. Met het factureringsschema voor toezegging kunt u het volgende opgeven:
- Factureringsmethode, frequentie en termijndetails.
- ID's voor de trekking van de kredietbrief.
- Mijlpaaltaken die u moet voltooien voordat u de sponsor kunt factureren.
- Betalingsvoorwaarden en -type.
- Inhoudingsvoorwaarden.
- Of de sponsor in termijnen of op basis van transacties moet worden gefactureerd.
- Welke toezeggingsregels moeten worden gefactureerd met het factureringsschema.
Met het factureringsschema kunt u ook termijnen aanpassen en genereren.
Als u snel meerdere factureringsschema's van hetzelfde type wilt maken, kunt u een sjabloon voor een factureringsschema gebruiken. Zie Sjablonen voor factureringsschema voor toezeggingen maken.
- Open de taak'Factureringsschema voor toezegging maken'.
- Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
Optie Omschrijving ToezeggingU kunt alleen toezeggingen selecteren met ten minste één toezeggingsregel die niet is gekoppeld aan een factureringsschema.Nieuw factureringsschema makenMaak het factureringsschema handmatig.Sjabloon factureringsschema voor toezeggingWanneer u een factureringsschema maakt op basis van een sjabloon, heeft het factureringsschema de status'Concept'. U kunt het concept bewerken om de kop van het schema aan te passen en termijnen te beheren voordat u het verzendt. - Houd bij het invullen van de sectieFacturerings- en schemagegevensrekening met het volgende:
Optie Omschrijving SchematypeSelecteer een van de volgende opties voorvooruitbetaalde facturering:- Toezeggingsregels met declareerbare kosten factureren op basis van termijnen.
- Automatisch verbruik van vooruitbetaalde bedragen voor opbrengsten van toezeggingen met declareerbare kosten inschakelen.
Geblokkeerd schemaU kunt dit selectievakje inschakelen om te voorkomen dat alle transacties in het factureringsschema worden gefactureerd.FactureringslimietU kunt een factureringslimiet instellen voor factureringsschema'svoor transactiesvoor opbrengsten van toezeggingen met declareerbare kosten.Geef het maximale totaalbedrag op dat u met het factureringsschema kunt factureren. Wanneer meerdere toezeggingsregels hetzelfde factureringsschema hebben, worden de bedragen die op elke toezeggingsregel worden gefactureerd, toegepast op dezelfde factureringslimiet.Wanneer u geen factureringslimiet instelt in het factureringsschema, beperkt Workday uw factureringsbedrag op basis van deze instellingen in de kop van de toezegging, in deze volgorde:- Overschrijving van factureringslimiet.
- Geautoriseerd bedrag wanneer u geen overschrijving voor de factureringslimiet opgeeft.
De factureringslimiet in een factureringsschema is geen beperking voor het bedrag dat u in een kredietbrief kunt opnemen.Verbruik van vooruitbetaald saldo inschakelenWordt weergegeven wanneer u een factureringsschema maakt voor toezeggingsregels met declareerbare kosten met facturering in vooruitbetaalde termijnen.Schakel dit selectievakje in om uitgaven met declareerbare kosten toe te passen op vooruitbetalingen. Workday:- Debiteert het declareerbare bedrag van de rekening Uitgestelde opbrengsten.
- Hiermee wordt de rekening bijgeschreven op de rekening Niet-gefactureerde debiteuren.
Totale termijnen niet facturerenWordt weergegeven wanneer u eentermijnfactureringsschemamaakt met het schematype'Vooruitbetaald'.Als u eentermijnfactureringsschemawilt koppelen aan een toezeggingsregel met declareerbare kosten om ervoor te zorgen dat uitgaven met declareerbare kosten termijnen kunnen verbruiken die door de sponsor zijn betaald, kunt u dit selectievakje inschakelen om ervoor te zorgen dat u geen facturen maakt over het termijnbedrag, ongeacht de uitgegeven bedrag.Wanneer:- Onvoldoende vooruitbetalingssaldi. In Workday wordt een gedeeltelijk gefactureerde klantfactuur gegenereerd.
- Er zijn geen vooruitbetaalde saldi meer en er wordt geen sponsorfactuur gemaakt voor de transactie met declareerbare kosten.
MijlpaalWordt weergegeven wanneer u'Termijn'selecteert in de prompt'Factureringstype'.Wanneer u een factureringsmijlpaaltaak toewijst, is de taak van toepassing op alle termijnen in het factureringsschema. Als u taken voor factureringsmijlpaal aan specifieke termijnen wilt toewijzen, moet u eerst alle termijnen genereren en vervolgens selecteren in het menu met gerelateerde acties van de termijn.U kunt toezeggingstaken configureren als factureringsmijlpalen wanneer u een lijst met toezeggingstaken voor de toezegging maakt. Als u factureringsmijlpaaltaken wilt selecteren, moet uw toezeggingsschema de status 'Concept' hebben.Factureringsmethode:Wanneer uTermijnselecteert bij de promptFactureringstype, kunt u opgeven hoe en wanneer u de termijnen wilt factureren.Wanneer uAangepasteofGedefinieerde termijnselecteert, kunt u de termijndatums en -bedragen verder configureren op de volgende pagina. - Als de toezegging een kredietbrief bevat, kunt u de sectieDetails kredietbriefweergeven en invullen, en rekening houden met het volgende:
Optie Omschrijving KredietbriefHiermee wordt de kredietbrief weergegeven in de kop van de toezegging.ID opname van kredietbriefAls u kredietbrieven wilt opnemen op een gedetailleerder niveau dan de toezegging, selecteert u of maakt u een trekkings-ID voor het factureringsschema.Als u voor geen van de factureringsschema's voor uw toezegging een ID voor de kredietopname toewijst, kunt u opnames op toezeggingsniveau vastleggen.Als u een trekkings-ID aan het factureringsschema toewijst, kunt u de bedragen van de trekking van de kredietbrief voor toezeggingsregels in het factureringsschema weergeven en aanpassen.U kunt een trekkings-ID koppelen aan een of meer factureringsschema's voor dezelfde toezegging.U kunt geen trekkings-ID toevoegen aan, wijzigen in of verwijderen uit een factureringsschema wanneer een ander bedrijfsproces voor factureringsschemagebeurtenissen wordt uitgevoerd voor dezelfde toezegging.Gebruik de trekkings-ID alleen als de sponsor vereist dat u een trekking met een fijnere granulariteit dan het toezeggingsniveau uitvoert. - Wijs in het raster een of meer toezeggingsregels toe aan het factureringsschema.
- Op de paginaFactureringsschema weergevenhebt u toegang tot subtaken om het factureringsschema verder te definiëren. De subtaken waartoe u toegang hebt, zijn afhankelijk van wat u selecteert voor hetfactureringstypeenhet schematype. De subtaken zijn:
Optie Omschrijving Schemakop bewerkenSelecteer deze subtaak om wijzigingen aan te brengen in de kopgegevens op de pagina'Factureringsschema weergeven'.Inhoudingsvoorwaarden bewerkenU kunt het percentage en de vrijgavedatum van een inhouding opgeven voor toezeggingsregels met declareerbare kosten of vaste bedragen.Termijnbedragen definiërenWanneer uGedefinieerde termijnselecteert in de promptFactureringsmethode, gebruikt u deze optie om de bedragen voor de eerste en laatste termijn op te geven. Workday verdeelt het resterende bedrag over de andere termijnen.Termijnen genererenGebruik deze optie om termijnen te genereren nadat u de termijnbedragen hebt gedefinieerd en eventuele termijndatums hebt aangepast.Termijnen aanpassenWanneer uAangepastselecteert in de promptFactureringsmethode, gebruikt u deze optie om de factuurdatums voor elk van de termijnen aan te passen.Mijlpalen beherenU kunt typen datummijlpaal definiëren voor transactiefactureringsschema's voor toezeggingen met declareerbare kosten. U kunt de sponsors pas factureren als u de mijlpaal als voltooid markeert. - Wanneer u een subtaak hebt voltooid, klikt u opOKom terug te keren naar de paginaFactureringsschema weergeven. Wanneer u klaar bent met het configureren van het factureringsschema, klikt u op'Verzenden'om de status van uw factureringsschema te wijzigen van'Concept'in'Goedgekeurd'. U kunt het factureringsschema ook verzenden of verder bewerken via het menu met gerelateerde acties van het factureringsschema voor de toezegging.
- Maak klantfacturen om de sponsor te factureren. Als u facturen voor gegroepeerde toezeggingen wilt maken, opent u de taak 'Facturen maken voor toezeggingstransacties met declareerbare kosten'.
- Als u het factureringsschema wilt maken als onderdeel van het proces voor het maken van toezeggingen, voegt u na de voltooiingsstapde gebeurtenis voor het factureringsschema voor toezeggingtoe als subproces aan het bedrijfsprocesvoor toezeggingsgebeurtenis.