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Ultimo aggiornamento: 2024-06-14
Concetto: Notifiche personalizzate

Concetto: Notifiche personalizzate

È possibile creare notifiche personalizzate che si attivano in qualsiasi step del processo aziendale o sullo stato del processo aziendale nel suo insieme. È anche possibile ritardare l'invio di una notifica personalizzata configurando un ritardo di notifica nel processo aziendale e non solo per i processi aziendali di selezione del personale.
È anche possibile configurare un processo aziendale per inviare notifiche personalizzate tramite il canale di consegna di Workday Messaging come messaggio SMS.
Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
Per configurare i messaggi SMS, è necessario:
  1. Abilitare lo SKU Workday Messaging.
  2. Configurare le impostazioni SMS nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Notifiche
     nel tenant.

Da indirizzo e-mail in Notifiche

In qualsiasi definizione di processo aziendale, è possibile creare notifiche di processo aziendale personalizzate per utilizzare un indirizzo e-mail mittente diverso nella notifica. Esempio: si desidera inviare le fatture cliente da un indirizzo e-mail diverso per ogni azienda controllata all'interno dell'organizzazione padre.
Nell'attività di notifica del workflow, è possibile selezionare un'opzione di configurazione SMTP cliente nell'elenco di valori
Configurazione e-mail
 .
In base alla configurazione della notifica del processo aziendale personalizzato, il sistema elabora la configurazione e mostra i rispettivi indirizzi e-mail nella notifica al destinatario. Nell'attività di notifica del workflow, quando:
  • Se si seleziona un valore sostitutivo per la configurazione SMTP cliente, verrà visualizzato l'
    Indirizzo
     mittente specificato come indirizzo e-mail mittente.
  • Non si seleziona un valore sostitutivo per la configurazione SMTP cliente, l'
    Indirizzo mittente
     specificato nella Configurazione SMTP predefinita nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Notifiche
     viene visualizzato come indirizzo e-mail mittente.
  • Immettere un indirizzo e-mail nel campo
    Indirizzo e-mail risposta
     e selezionare un valore sostitutivo per la configurazione SMTP cliente, verrà visualizzato l'
    Indirizzo
     mittente specificato nella configurazione sostitutiva SMTP cliente come indirizzo e-mail mittente. L'
    Indirizzo e-mail risposta
     viene visualizzato come indirizzo e-mail di risposta.
  • Immettere un indirizzo e-mail nel campo
    Indirizzo e-mail risposta
     , ma non si seleziona un valore sostitutivo per la configurazione SMTP cliente, l'
    Indirizzo e-mail risposta
     verrà visualizzato come indirizzo e-mail di risposta. L'
    Indirizzo
     mittente specificato nella Configurazione SMTP predefinita nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Notifiche
     viene visualizzato come indirizzo e-mail mittente.
Quando si utilizza il tipo di categoria di notifica nell'attività
Modifica configurazione tenant - Notifiche
 e la regola di routing delle notifiche è impostata su una frequenza di:
  • Immediatamente
    : viene utilizzata la configurazione sostitutiva SMTP del cliente nell'attività di notifica del workflow. L'
    indirizzo di origine
     viene visualizzato come e-mail di origine inviata nella notifica.
  • Ogni giorno
    : viene utilizzata la configurazione SMTP a livello di tenant e viene visualizzato l'
    Indirizzo di origine
     come e-mail di origine inviata nella notifica.

Notifiche di delega e personalizzate

Quando si delegano elementi Mie attività e l'avvio di azioni del processo aziendale a un'altra persona, il delegato riceve le notifiche personalizzate associate.
Un delegato riceve una notifica personalizzata quando si crea una notifica personalizzata e si identificano:
  • Delegato come destinatario nell'elenco di valori
    Destinatari
     (selezionando un campo di report a cui è associata la persona) o utilizzare il gruppo di sicurezza nell'elenco di valori
    Gruppi
     (selezionando il ruolo di sicurezza correlato all'evento).
  • Delegare come destinatario nell'elenco di valori
    Destinatari
     (selezionando un campo di report a cui la persona è associata) o utilizzare il gruppo di sicurezza nell'elenco di valori
    Gruppi
     (selezionando il ruolo di sicurezza correlato all'evento). Se il delegante mantiene l'accesso Mie attività, riceve anche la notifica personalizzata.
    Il delegato potrebbe ricevere più notifiche. Esempio: Logan e Betty lavorano nell'ufficio di Osaka. Logan delega a Betty e mantiene l'accesso a Mie attività. Il sistema invia una notifica ai collaboratori in Giappone. Betty riceve due notifiche: una come destinatario e l'altra come delegato di Logan. Logan ha mantenuto l'accesso a Mie attività, quindi riceve anche una notifica.
Il sistema invia notifiche di delega solo al delegato, a meno che il delegante non mantenga l'accesso a Mie attività.
Ciò vale anche per la delega alternativa.

Ritardi notifica

Quando non si desidera inviare notifiche immediatamente, è possibile configurare un ritardo per le notifiche personalizzate.
Esempio: il 15/11/2023 un manager completa una valutazione del periodo di prova per un dipendente alcuni mesi prima della fine del periodo di prova, ma non si desidera inviare immediatamente la notifica al dipendente. Si configura un ritardo di notifica per inviare la notifica personalizzata al termine del periodo di revisione del periodo di prova il 15/02/2024.
Quando si crea o si modifica una notifica di processo aziendale personalizzata nel processo aziendale, è possibile configurare il ritardo nella sezione
Notifica ritardo
 . È possibile creare il ritardo utilizzando il momento del trigger oppure un campo di report e definirne la durata.
Quando si basa il ritardo della notifica su un campo e il campo è vuoto, il sistema valuta il ritardo e invia la notifica in base alla data corrente. Esempio: si configura una notifica personalizzata per un ritardo di due giorni in base a una data di assunzione. Il sistema attiva la notifica lunedì ma non è presente una data di assunzione, quindi la notifica viene inviata mercoledì.
Quando il contenuto del messaggio SMS e il ritardo di notifica sono configurati nel processo aziendale, il sistema invia la notifica contemporaneamente alla notifica e-mail. Quando si disabilitano gli SMS nel tenant ma è presente una notifica SMS in attesa, il messaggio SMS non viene inviato.

Fuso orario e ritardi di notifica

Nell'attività
Modifica configurazione tenant - Sistema
 è possibile configurare le impostazioni del fuso orario per ritardare l'invio delle notifiche. Nella sezione
Configurazione fuso orario
 è possibile specificare l'impostazione del fuso orario per il calcolo della data del ritardo della notifica. È possibile selezionare:
  • Impostazioni fuso orario predefinito (PST) di Workday
    : il sistema invia le notifiche nel fuso orario del Pacifico (PST).
  • Impostazioni fuso orario predefinito tenant
    : il sistema invia le notifiche nel fuso orario del tenant. Il sistema utilizza il valore dell'elenco valori
    Fuso orario predefinito
     per calcolare il ritardo della notifica. Quando non si seleziona un valore nell'elenco valori Fuso
    orario predefinito
     , viene utilizzato il fuso orario della persona che riceve la notifica personalizzata per calcolare il ritardo della notifica. Tuttavia, se la persona che riceve la notifica non ha un fuso orario, viene utilizzato PST per calcolare il ritardo della notifica.
  • Fuso orario correlato all'evento
    : il sistema invia le notifiche in base al fuso orario nell'ordine seguente. Quando:
    1. L'evento riguarda un collaboratore, viene utilizzato il fuso orario di quel collaboratore.
    2. L'evento non riguarda un collaboratore (ad esempio una fattura fornitore), ma un collaboratore avvia l'evento. Per calcolare quando inizia l'attivazione del ritardo di notifica, viene utilizzato il fuso orario dell'autore dell'avvio. Quando l'azione di avvio viene delegata, viene utilizzato il fuso orario del delegante e non il fuso orario del delegato.
    3. La notifica viene inviata a una persona, viene utilizzato il fuso orario di tale persona.
    4. La persona che riceve la notifica non ha un fuso orario, viene utilizzata la configurazione del campo Fuso
      orario predefinito
       .

Messaggi SMS per notifiche personalizzate

Quando si abilitano i messaggi SMS nel tenant e le e-mail, le notifiche push su dispositivo mobile e gli SMS sono canali di consegna per le notifiche personalizzate, le notifiche vengono inviate in base alla configurazione nell'attività di notifica del workflow:
Configurazione
Notifiche
Nell'attività di notifica del workflow, è possibile configurare:
  • I campi
    Oggetto
     e
    Corpo
     nella sezione
    Contenuto messaggio e-mail
     o nell'elenco di valori
    Sostituisci modello e-mail
     .
  • Sezione
    Contenuto messaggio SMS
Il sistema invia:
  • An email.
  • Una notifica push su dispositivo mobile.
  • Un messaggio SMS.
Il sistema genera il messaggio SMS in base al contenuto configurato nella sezione
Contenuto messaggio SMS
 . Il sistema utilizza la stessa lingua e le stesse impostazioni internazionali del messaggio e-mail.
Nell'attività di notifica del workflow non si configurano:
  • Campi
    Oggetto
     e
    Corpo
     nella sezione
    Contenuto messaggio e-mail
     .
  • Valore
    sostitutivo modello e-mail
     .
  • Sezione
    Contenuto messaggio SMS
Il sistema invia:
  • Un'e-mail con contenuto statico senza corpo dell'e-mail.
  • Una notifica push su dispositivo mobile.
Nell'attività di notifica del workflow:
  • Configurare i campi
    Oggetto
     e
    Corpo
     nella sezione
    Contenuto messaggio e-mail
     o nell'elenco di valori
    Sostituisci modello e-mail
     .
  • Non configurare la sezione
    Contenuto messaggio SMS
     .
Il sistema invia:
  • An email.
  • Una notifica push su dispositivo mobile.
Nell'attività di notifica del workflow:
  • Non configurare i campi
    Oggetto
     e
    Corpo
     nella sezione
    Contenuto messaggio e-mail
     o nell'elenco di valori
    Sostituisci modello e-mail
     .
  • Configurare la sezione
    Contenuto messaggio SMS
     .
Il sistema invia:
  • Una notifica push su dispositivo mobile.
  • Un messaggio SMS.
Il sistema genera il messaggio SMS in base al contenuto configurato nella sezione
Contenuto messaggio SMS
 . Il sistema utilizza la stessa lingua e le stesse impostazioni internazionali del messaggio e-mail.
Quando si utilizza un campo report nel messaggio SMS a cui il destinatario non dispone dell'autorizzazione di sicurezza per accedere, nella notifica viene visualizzato
Non disponibile
 invece del valore del campo report.
Il sistema genera il contenuto del messaggio SMS utilizzando la stessa lingua e le stesse impostazioni internazionali del messaggio e-mail.
Il sistema non crea un evento di notifica se il destinatario non ha abilitato l'invio di SMS con il proprio numero di cellulare. Quando gli utenti non abilitano gli SMS sul proprio numero di cellulare, gli SMS vengono inviati solo in base a una regola di routing. Il sistema non invia il messaggio SMS e la notifica non viene visualizzata nella pagina
Notifiche
 di un utente.