Considerazioni sulla configurazione: Iscrizioni a corsi di formazione
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle iscrizioni a corsi di formazione. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Workday consente di gestire le iscrizioni ai corsi di formazione per offerte formative e corsi digitali, e in particolare:
- Scadenze
- Valutazioni
- Azioni in blocco
- Liste di attesa
Vantaggi per l'azienda
- Ottenere informazioni approfondite sulle iscrizioni nell'organizzazione creando discovery board.
- Aiutare i corsisti a trovare i contenuti consigliati relativi alle loro iscrizioni attive e a visualizzare quelli che costituiscono formazione obbligatoria.
- Aumentare l'efficienza gestendo le iscrizioni in blocco per le organizzazioni di grandi dimensioni.
- Gestire la conformità per la formazione obbligatoria dell'organizzazione iscrivendo ai contenuti più membri di team o interi team.
- Ridurre i costi generali di amministrazione concedendo ai corsisti l'opportunità di iscriversi autonomamente ai contenuti che scelgono.
- Semplificare i processi di valutazione consentendo a utenti specifici di gestire i risultati e la frequenza.
- Semplificare i processi di iscrizione assegnando livelli di accesso a gruppi di sicurezza specifici in modo che possano gestire le iscrizioni.
- Gestire le iscrizioni in modo efficiente ricevendo messaggi di avviso quando il contenuto a cui un corsista si sta iscrivendo è in conflitto con un'assenza o un congedo pianificati.
Casi d'uso
- Assegnare più valutatori per ogni iscrizione a offerte formative con lezioni con attività di formazione.
- Annullare o revocare le iscrizioni.
- Definire approvazioni o notifiche e-mail personalizzate per le iscrizioni a corsi di formazione.
- Consentire ai corsisti di ignorare l'approvazione dell'iscrizione per i contenuti all'interno di un programma.
- Consentire ad amministratori e manager di monitorare l'impegno dei corsisti.
- Consentire agli utenti di iscriversi autonomamente a contenuti per migliorare le skill relative alle proprie aspirazioni di carriera.
- Informare i corsisti della disponibilità dei corsi (se si abilita la funzionalità di segnalazione interesse) e configurare i promemoria al momento dell'iscrizione.
- Abilitare le notifiche per l'approvazione delle iscrizioni in Slack o Microsoft Teams.
- Gestire le liste di attesa per le offerte formative.
- Nascondere i record di iscrizione in riepiloghi o report.
- Autoassegnazione come valutatore aggiuntivo per un'iscrizione.
- Inviare questionari ai corsisti per raccogliere informazioni come esigenze dietetiche o se hanno bisogno di un interprete nella lingua dei segni.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Chi gestisce le iscrizioni per l'organizzazione? | È possibile configurare livelli di accesso specifici per diversi gruppi di sicurezza in modo che gli utenti che ne fanno parte possano effettuare iscrizioni in blocco o annullare le iscrizioni. Esempio: è possibile concedere un accesso limitato agli istruttori e un accesso illimitato agli amministratori. |
Come si desidera gestire le offerte formative che raggiungono la capacità massima? | È possibile creare una lista d'attesa automatica o manuale per un corso, per consentire ai corsisti di iscriversi alla lista d'attesa dell'offerta formativa:
|
Chi gestisce la frequenza e le valutazioni dei corsisti iscritti nell'organizzazione? | Se si abilitano le opzioni di monitoraggio per una o più lezioni, è possibile consentire ad amministratori, docenti e valutatori di immettere i risultati della valutazione e della frequenza per i corsisti iscritti. |
Si desidera che l'azienda ricordi ai corsisti gli obblighi di aggiornamento professionale? | È possibile configurare promemoria per corsi e programmi con un periodo di validità, in modo che i corsisti vengano avvisati automaticamente quando un'iscrizione ha una scadenza imminente ed è previsto l'aggiornamento professionale.
È inoltre possibile aggiungere più promemoria a corsi e programmi per informare sia i corsisti che i loro manager delle iscrizioni. |
L'organizzazione assegna contenuti di formazione obbligatoria ai corsisti? | Il sistema supporta l'assegnazione della formazione obbligatoria tramite azioni di iscrizione in blocco. Gli amministratori e i manager possono impostare scadenze fisse o relative per le iscrizioni a corsi di formazione obbligatoria. |
Si desidera consentire ai corsisti di iscriversi ai contenuti senza l'approvazione del manager? | È possibile aggiungere una regola condizionale di avvio per uno step di approvazione nel processo aziendale di iscrizione, al fine di determinare quando i corsisti devono ottenere l'approvazione da parte del manager. Esempio: i corsisti possono iscriversi a un'offerta formativa senza l'approvazione dei manager quando la sede dell'offerta è quella di Dublino.
È anche possibile selezionare l'opzione Ignora approvazione iscrizione nelle attività Creazione programma e Modifica programma se si desidera consentire ai corsisti di ignorare l'approvazione dell'iscrizione per i contenuti di un programma. |
Qual è la differenza tra l'abbandono e l'annullamento di un'iscrizione? | I corsisti possono abbandonare un'iscrizione se il contenuto non è un contenuto di formazione obbligatorio. Gli amministratori hanno la possibilità di creare motivi di abbandono obbligatori tra i quali i corsisti devono selezionare quando abbandonano le iscrizioni, in modo che possano comprendere i motivi del mancato completamento del contenuto.
Gli amministratori di Learning possono annullare una singola iscrizione per un corsista oppure possono eseguire un'azione di annullamento in blocco per un gruppo più ampio di iscrizioni. |
Come si desidera comunicare con i corsisti iscritti? | È possibile creare notifiche personalizzate nei processi aziendali di iscrizione o avvisi emanati da report personalizzati.
È possibile inoltre configurare le notifiche in modo che informino i corsisti quando la loro iscrizione è stata approvata o rifiutata utilizzando:
Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community . |
In che modo si desidera raccogliere le informazioni sui corsisti quando un corsista si iscrive ai contenuti o abbandona l'iscrizione? | Aggiungere questionari che i corsisti devono completare quando si iscrivono al contenuto o abbandonano le iscrizioni.
È possibile aggiungere lo step azione Completamento questionario ai processi aziendali Iscrizione a contenuto e Annullamento iscrizione a corsi di formazione .Quando la definizione di un processo aziendale contiene uno step Completamento questionario non configurato, viene visualizzato un messaggio di errore che richiede di eseguire Configurazione questionario .Gli amministratori dei questionari determinano quali questionari possono essere associati a un processo aziendale durante la creazione o la modifica di un questionario. Se si selezionano le opzioni Tipo questionario e Consentito nel processo aziendale appropriate, un questionario diventa disponibile nei processi aziendali corrispondenti. |
Suggerimenti
- Rimuovere ildashboard Valutatoree il dashboard Docente dal dashboard Learning, per assicurarsi che gli istruttori accedano alle attività e ai report di iscrizione tramite il dashboard Istruttore.
- Il limite per un'iscrizione in blocco è di 100.000, ma è consigliabile di effettuare iscrizioni di un massimo di 1.000 elementi.
- Utilizzare il servizio WebManage Internal Learning AssessoroManage External Learning Assessorse è necessario creare un numero elevato di valutatori.
- Utilizzare il filtroSalvanella tabella delle offerte che viene visualizzato dai corsisti nell'attivitàSelezione offertae dagli amministratori nelle attività di iscrizione per cercare nella tabella delle offerte e salvare i risultati con un nome personalizzato per un utilizzo futuro. Esempio: Sede di Berlino.
- È consigliabile evitare che gli utenti con accesso al dominioManage: Facilitated Enrollmentsabbiano accesso al dominioManage: Learning Course Enrollments. Questa configurazione fa in modo che gli utenti possano iscrivere solo i corsisti a cui hanno accesso.
Requisiti
Creare gruppi di sicurezza basati su utente per consentire a utenti specifici di gestire le iscrizioni per l'organizzazione.
Limitazioni
- Non è possibile annullare le iscrizioni completate a cui è associato un record di equivalenza, un compito di formazione, una data di scadenza o un periodo di calcolo del prezzo.
- È possibile modificare i risultati delle iscrizioni solo per le lezioni digitali non ancora iniziate o in corso.
Configurazione del tenant
Utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
per:
- Consentire agli utenti di segnalare il proprio interesse per l'iscrizione a corsi quando non sono disponibili offerte in sedi o periodi specifici.
- Consentire agli utenti di valutare i corsi a cui sono iscritti e le eventuali lezioni autonome nel catalogo dei corsi di formazione.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| Consente a utenti selezionati di accedere al report Ricerca collaboratori da iscrivere per gestire le iscrizioni ai corsi misti e digitali. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Consente agli utenti selezionati di accedere ad attività di iscrizione di tipo amministrativo. Gli utenti con accesso a questo dominio possono gestire più attività che supportano i processi di iscrizione.
È possibile configurare l'accesso senza vincoli per gli utenti, oppure limitare l'accesso in base a categorie di sicurezza o argomenti. |
Manage: Mass Enrollments
| Consente agli utenti selezionati di accedere alle seguenti attività:
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Consente agli utenti di accedere al report Ricerca collaboratori da iscrivere e alle seguenti attività:
|
Reports: Learning Record
| Consente agli utenti di accedere a report che visualizzano i dati di iscrizione nei record di formazione. |
Processi aziendali
Processo aziendale | Descrizione |
|---|---|
Annullamento iscrizione a corsi di formazione
| Consente di annullare l'iscrizione a un'offerta formativa. |
Annullamento iscrizione
| Consente di gestire quando un corsista può annullare l'iscrizione a un programma, a un'offerta formativa o a un corso digitale (sia interno che esterno). |
Iscrizione al contenuto
| Consente di gestire le modalità di iscrizione di un corsista a un'offerta formativa o a un corso digitale (sia interno che esterno). |
Annullamento in blocco iscrizioni a corsi di formazione
| Consente di annullare più iscrizioni a una o più offerte formative. |
Iscrizione in blocco
| Consente ai manager di iscrivere i propri team a un corso o a un programma. |
Report
Report o dashboard | Descrizione |
|---|---|
Ricerca collaboratori da iscrivere
| Consente di trovare e iscrivere collaboratori specifici a contenuti di formazione. |
Impegno corsista
| Consente di valutare le iscrizioni e i contenuti completati in modo da analizzare il motivo per cui alcuni corsisti sono più coinvolti di altri.
Il report visualizza solo i dati dell'ultimo mese completo. |
Dashboard Istruttore | Fornisce a valutatori e docenti l'accesso ad attività e report con cui gestire le iscrizioni alle offerte formative. |
Formazione mio team
| Consente di monitorare l'avanzamento di tutti i riporti diretti e gli aspiranti nei contenuti a cui sono iscritti. |
Integrazioni
Servizio Web | Considerazione |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| Consente di escludere corsisti dai contenuti di formazione come azione nel processo aziendale Annullamento iscrizione .
È possibile annullare le iscrizioni con i seguenti stati di registrazione:
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Consente di escludere un elevato volume di corsisti dai contenuti di formazione come azione del processo aziendale Annullamento iscrizione . |
Cancel Learning Enrollment
| Consente di annullare le iscrizioni a offerte formative imminenti e di aggiungere i motivi dell'annullamento.
Consente anche di annullare iscrizioni incomplete collegate ad assegnazioni di contenuti di formazione aperte. |
Enroll in Learning Content
| Consente di iscrivere i corsisti ai contenuti di formazione.
Quando si iscrivono in blocco i corsisti utilizzando questo servizio Web, le scadenze impostate vengono rispettate. |
Put Learning Enrollment
| Consente di aggiornare o creare iscrizioni usando valori preesistenti.
Per impedire la visualizzazione delle iscrizioni nei riepiloghi di formazione o nei report, quando si crea una regola di equivalenza lasciare la casella di controllo Visualizza record equivalenti in storico formazione non selezionata. |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| Consente di aggiornare i pagamenti indicati nei record di calcolo del prezzo o nelle iscrizioni per riflettere i pagamenti elaborati in sistemi terzi. |
Connessioni e touchpoint
Touchpoint | Considerazioni |
|---|---|
Gestione delle assenze | Viene mostrato un messaggio di avviso quando un'iscrizione è in conflitto con un'assenza pianificata. |
Career and Development Planning | Nel Grafico opportunità di Workday Learning i corsisti possono individuare facilmente i corsi che hanno ricevuto le valutazioni migliori da collaboratori che ricoprono la loro stessa posizione e iscriversi. |
Talent | Utilizzare Talent Marketplace per suggerire contenuti a cui i corsisti possono iscriversi per migliorare le proprie skill. |