Creare tipi di congedo
- Creare famiglie di congedi.
- Creare regole di congedo se si desidera definire i requisiti di idoneità dei collaboratori o le convalide per le richieste di congedo.
- Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Leave of Absencenell'area funzionale Time Off and Leave.
Un tipo di congedo definisce l'insieme di regole che si applicano a un tipo specifico di congedo, ad esempio l'incarico di giurato o il congedo familiare o medico (FMLA). Identifica:
- Famiglia congedo
- L'unità di tempo per le richieste di congedo.
- Idoneità, convalida e altre regole dei collaboratori
- Se monitorare i saldi.
Se il tenant Workday è abilitato per più impieghi, il tipo di congedo indica anche se il tipo di congedo è basato sulla posizione.
È possibile collegare un tipo di congedo ad altri tipi di congedo e permessi in modo che il sistema calcoli i saldi combinati per il congedo.
- Accedere all'attivitàCreazione tipo congedo.
- L'attività contiene i seguenti elementi:CampoDescrizioneTipo congedoImmettere un nome che rappresenti il motivo del congedo.ID tipo congedoI caricamenti dell'API del servizio Web e dell'EIB utilizzano l'ID. Se si lascia vuoto questo campo, il sistema assegna automaticamente un valore.Basato su posizioneLa casella di controllo viene visualizzata se il tenant Workday è configurato per supportare più impieghi nell'attivitàModifica configurazione tenant - HCM(campoOpzioni configurazione posizione). Il sistema consente di configurare più posizioni di lavoro per:
- Collaboratori esterni
- Dipendenti
Selezionare per monitorare i congedi dei collaboratori in base alla posizione. Non è possibile modificare questa impostazione se esistono richieste di congedo o altri dati di congedo.Quando un tipo di congedo è basato su posizione, è necessario specificare la posizione del collaboratore quando si immette una richiesta di congedo. Anche i saldi sono basati sulla posizione. In genere, le regole di idoneità, le convalide, i dati di supporto e i calcoli dei diritti si applicano anche alla posizione del collaboratore. Tuttavia, quando si definiscono queste regole è invece possibile utilizzare i campi di report o i campi calcolati che fanno riferimento all'impiego principale o a tutti gli impieghi.Lasciare la casella di controllo deselezionata per specificare che il tipo di congedo e i saldi sono basati su collaboratore. Le regole di idoneità, le convalide, i dati di supporto e i calcoli dei diritti in genere si applicano alla posizione principale del collaboratore, a meno che non si definiscano queste regole in modo da considerare tutti gli impieghi.Congedo famigliaSpecificare i tipi di congedo che i collaboratori possono selezionare durante la richiesta di un congedo.InattivoRende il tipo di congedo non disponibile per l'uso. Se questa opzione è selezionata, i collaboratori non possono richiedere o essere inseriti in tipi di congedo inattivi. I report standard continuano a monitorare i collaboratori già in congedo e a visualizzare i dettagli per il tipo di congedo.Tipo pagamento congedo(Facoltativo) Collegare il tipo di congedo a una retribuzione predefinita di Workday per un tipo di pagamento previsto dalla legge, in modo che Workday Payroll possa elaborare i pagamenti previsti dalla legge in base al tipo di congedo. Esempi:- Tipo di pagamento congedo di maternità per Gestione paghe per il Regno Unito.
- Congedi terapeutici part-time o congedi di riclassificazione per Gestione paghe per la Francia.
Tipo visibilità stato In congedoQuando un collaboratore è in congedo, il sistema visualizza lo stato(In congedo)accanto al nome del collaboratore. Selezionare se lo stato deve visualizzare:- Sempre.
- Mai.
- Solo per gli utenti autorizzati a visualizzare il congedo del collaboratore.
- Definirei Criteri di idoneitàper controllare se il tipo di congedo è disponibile per la selezione quando si immette una richiesta di congedo:CampoDescrizionePaese/Area geograficaLimita la disponibilità del tipo di congedo alle sedi selezionate.L'indirizzo di lavoro del collaboratore il primo giorno di congedo deve trovarsi in una delle sedi selezionate.Se è vuoto, il tipo di congedo è disponibile in tutte le sedi.Criteri aggiuntiviSelezionare regole di congedo che definiscono i criteri aggiuntivi che i collaboratori devono soddisfare il primo giorno del congedo richiesto per essere idonei al congedo. I collaboratori devono soddisfare tutti i criteri aggiuntivi.Abilitato per Tipo collaboratoreSpecificare se il tipo di congedo è disponibile per i dipendenti, i collaboratori esterni o tutti i collaboratori.
- Nella sezioneImpatti congedo, specificare in che modo un congedo influisce sulle aree esterne a Workday Absence Management.Esempi:
- Per interrompere il pagamento dei collaboratori in congedo, selezionareEffetto gestione paghe. Se si utilizza Workday Payroll, è possibile continuare a pagare i collaboratori in congedo in base ai criteri della categoria di esecuzione.
- Per rettificare il calcolo dell'anzianità per la gestione paghe per la Francia, selezionareEffetto maturazione servizi continuativi. In un secondo momento è possibile mappare il tipo di congedo a un valore di congedo parentale o di presenza parentale nell'attivitàGestione mappatura assenze per gestione paghe Francia. Il sistema sottrae la metà del numero di giorni di congedo, arrotondato per difetto al giorno più vicino, dal calcolo dell'anzianità rettificato.
- Nella schedaConvalide/Dati di supporto, selezionare le regole di convalida da applicare alle richieste di congedo:CampoDescrizioneRegola congedoQuando un collaboratore inoltra una richiesta o la salva per utilizzarla in un secondo momento, il sistema:
- Applica le regole a ogni giorno del congedo richiesto.
- Emette un avviso se una richiesta non è valida.
- Inoltra le richieste con avvisi per la revisione.
Il sistema genera errori o avvisi quando le richieste di congedo non soddisfano le condizioni di convalida.Non consentire richiestaSelezionare questa casella di controllo per emettere un errore per le richieste non valide anziché un avviso. Il sistema non consente la richiesta e le richieste con errori rimangono nello statoSalva come bozzafino a quando non vengono eliminate o corrette.Non selezionare questa casella di controllo per emettere un avviso per le richieste non valide, ma consentire la richiesta.Consenti valore sostitutivo per immissione per conto di collaboratoreConsentire ai collaboratori che inoltrano una richiesta per conto di un altro collaboratore di immettere la richiesta indipendentemente dalla condizione di errore. In questo caso, sia gli errori che gli avvisi vengono visualizzati come avvisi. - Identificare eventualiDati di supportoda visualizzare ai collaboratori nella pagina di conferma della richiesta o durante la revisione di una richiesta.I dati di supporto forniscono informazioni rilevanti per la richiesta che possono aiutare i collaboratori a capire il motivo di un avviso o di un errore. Le informazioni possono anche aiutare i responsabili della valutazione a determinare i motivi dell'approvazione o del rifiuto delle richieste.CampoDescrizioneValore da visualizzareIdentificare i tipi di dati da visualizzare, ad esempio:
- Mesi di servizio per il collaboratore
- Ore lavorate effettive
- Saldi congedo disponibili al primo giorno di congedo.
Collaboratore,Tipo congedo,Evento richiesta congedooPosizione. Il sistema recupera i dati di supporto in base al collaboratore al primo giorno di congedo.Se il tipo di congedo è collegato ad altri tipi di congedo o ad altri permessi, è possibile visualizzare il saldo del diritto combinato per i congedi e i permessi correlati.Valore sostitutivo etichettaImmettere il testo da visualizzare al posto del nome del campo di report o del campo calcolato selezionato nel campoValore da visualizzare.Nascondi da self service collaboratoreImpedire la visualizzazione delle informazioni di supporto nelle pagine self service. - Nella schedaSaldo/Congedo goduto, configurare le opzioni di tracciabilità del saldo.
- Fornire le informazioni necessarie al sistema per calcolare i saldi dei congedi goduti:CampoDescrizioneMonitorare il saldoSelezionare per monitorare i saldi congedo dei collaboratori.Se la tracciabilità del saldo non è applicabile, completare solo i seguenti campi in questa scheda:
- Unità di tempo
- Giorni da includere
Data inizio calendario saldoData fine calendario saldoSelezionare i campi calcolati che definiscono le date di inizio e di fine del calendario saldo.Unità di tempoSelezionareGiornioOrecome unità di tempo per le richieste di congedo e i saldi dei diritti.Visualizzazione calendarioSelezionare una delle seguenti opzioni per specificare come visualizzare i saldi dei diritti ai congedi nel calendario:- Non mostrare saldo
- Famiglia e Tipo
- Tipo
- Definire le opzionidi Diritto al congedo:CampoDescrizioneDiritto per eventoConcedere ai collaboratori il diritto completo per ogni richiesta per questo tipo di congedo, indipendentemente dalla tempistica delle richieste.Quando si seleziona questa opzione, è possibile collegare più richieste per questo tipo di congedo all'interno dello stesso calendario saldo, in modo che le richieste attingano dallo stesso saldo di diritto.Unità dirittoSelezionare una delle seguenti opzioni per specificare se i collaboratori hanno a disposizione un numero massimo di giorni o di ore per questo tipo di congedo:
- Numerico: immettere un valore numerico letterale.
- Calcolo: selezionare un campo calcolato basato sull'oggettoCollaboratoreoPosizione.
- Nessuno dei precedenti.
- Identificarei giorni da includere:Questo campo determina i giorni da conteggiare in ogni richiesta di congedo e, per i congedi registrati in ore, determina il numero di ore da conteggiare per ogni giorno goduto in base alla posizione o alle ore settimanali pianificate del collaboratore. Questo campo non si applica ad altri congedi della stessa famiglia o ai permessi identificati nel campoPermessi intermittenti. Il valoreGiorni da includerenel piano permessi controlla i permessi intermittenti.Selezionare l'opzioneConfigura giorni da includereper visualizzare la casella di controlloIncludi festività da calendario festivitàe il campoGiorni inclusi.
- Se applicabile, identificare i tipi di congedo e i permessi coordinati.Il sistema riduce il saldo per questo tipo di congedo in base alle unità utilizzate per i tipi di congedo e i permessi selezionati.Se il tenant Workday è configurato per supportare più impieghi, si applicano le seguenti regole:
- Se il tipo di congedo è basato su posizione e un congedo o un permesso coordinato è basato su collaboratore, le unità utilizzate per le assenze basate su collaboratore riducono il saldo congedi per ciascuna posizione di un collaboratore.
- Se il tipo di congedo è basato su collaboratore e un congedo o un permesso coordinato è basato sulla posizione, le unità calcolate per ogni posizione riducono il saldo congedi del collaboratore.
CampoDescrizioneIncludere tutti i tipi di congedo da Famiglia congedoSelezionare questa opzione per includere le unità godute per tutti gli altri tipi di congedo nella stessa famiglia delle unità godute per questo tipo di congedo. Le famiglie che contengono tutti i tipi di congedo con la stessa unità di tempo del tipo di congedo che si sta definendo sono disponibili per la selezione.Tipi di congedo aggiuntiviSelezionare altri tipi di congedo che vengono conteggiati come unità godute per questo tipo di congedo.Configurare i tipi di congedo selezionati in questo campo per fare riferimento al tipo di congedo che si sta definendo.Permessi intermittentiSelezionare tutti i permessi che vengono conteggiati come unità godute per questo tipo di congedo. È possibile associare un permesso a un solo tipo di congedo. Le regole di idoneità e convalida definite per il congedo si applicano anche ai permessi.I permessi intermittenti vengono sottratti dal saldo congedo senza che il dipendente sia in congedo tramite il processo aziendaleRichiesta congedo. - (Facoltativo) Selezionare la casella di controlloProporzionamento per percentuale congedoper abilitare il riproporzionamento delle unità di congedo nelle richieste di congedo in base al campo aggiuntivoPercentuale congedodel tipo di congedo. Il sistema riduce il diritto al saldo dell'importo riproporzionato quando i collaboratori prendono un congedo non a tempo pieno.Se si abilita il riproporzionamento, è necessario configurare Esperienza calendario assenze.
- (Facoltativo) Per fare in modo che la fine del congedo di un collaboratore attivi una richiesta per un altro tipo di congedo, selezionare ilTipo congedo successivonella schedaCongedo a cascata.Esempio: se si definisce un tipo di congedo di breve durata e si desidera che venga applicato a cascata a un tipo di congedo a lungo termine, selezionare un tipo di congedo a lungo termine. Esempio: selezionareInvalidità > Invalidità di lunga durata USA.La selezione dipende dal fatto che il tipo di congedo sia basato su collaboratore o basato su posizione.Il sistema genera una richiesta per inserire il collaboratore nel tipo di congedo successivo alla fine del congedo corrente se:
- Il processo aziendaleRichiesta congedoè configurato per il congedo a cascata.
- Il dipendente soddisfa i requisiti di idoneità per il tipo di congedo successivo.
Workday Payroll per il Regno Unito non supporta i tipi di congedo a cascata collegati ai pagamenti previsti dalla legge, ad eccezione dell'Indennità per malattia. - (Facoltativo) Nella schedaCampi aggiuntivi, configurare:CampoDescrizioneMotivi congedoSelezionareMotivo congedo obbligatoriose i collaboratori devono selezionare un motivo quando immettono una richiesta.L'ID motivoviene utilizzato nell'API del servizio Web e nei caricamenti EIB delle richieste di congedo.Il sistema aggiorna ilN. utilizziogni volta che una richiesta include il motivo del congedo. Quando si rendeInattivoun motivo, questo viene nascosto nelle richieste in attesa di approvazione.Campi aggiuntiviSelezionare campi aggiuntivi da visualizzare nelle richieste di congedo. Esempio: Selezionare:
- Percentuale congedoper consentire ai collaboratori di immettere una percentuale delle unità di congedo. Il sistema utilizza questo valore se si abilita il riproporzionamento nella schedaSaldo/Congedi goduti.
- Data di nascita del figliooScadenza previstaper consentire ai collaboratori di fornire le informazioni necessarie per il congedo di maternità o paternità. Esempio: quando i collaboratori richiedono un congedo di maternità previsto per legge nel Regno Unito, devono segnalare la data di scadenza prevista del figlio.
Se non è possibile trovare un campo richiesto, valutare la possibilità di creare un campo aggiuntivo personalizzato utilizzando l'attivitàGestione campi aggiuntivi. Una volta creato, è possibile selezionare il campo personalizzato nella grigliaCampi aggiuntivi.Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Maintain Additional Fieldsnell'area funzionale System.È anche possibile utilizzare le informazioni acquisite in questi campi per creare regole di congedo:- Per le convalide e i dati di supporto.
- Per determinare l'idoneità o i saldi.
Utilizzando i campi di report, è anche possibile creare regole condizionali all'interno del processo aziendaleRichiesta congedoper inoltrare le richieste di congedo per l'approvazione in base alle informazioni fornite in questi campi.Immettere unValore sostitutivo etichettase si desidera visualizzare un nome diverso per il campo aggiuntivo nell'attivitàRichiesta assenza. Il sistema visualizza l'etichetta sostitutiva per il campo nell'evento di congedo anziché il nome del campo.SelezionareObbligatoriose il collaboratore deve immettere un valore quando inoltra una richiesta di congedo.Se si aggiunge un campo obbligatorio o si modifica un campo facoltativo vuoto in obbligatorio, mentre le richieste di congedo sono in statoSalva come bozzao in attesa di approvazione, non è possibile inoltrare o approvare le richieste finché non si aggiungono i dati mancanti.SelezionareNascondi da self service dipendenteper impedire ai collaboratori di visualizzare il campo quando immettono le richieste. Quando un responsabile della valutazione controlla la richiesta, il sistema visualizza i campi nascosti. Se il campo nascosto richiede un valore, il responsabile della valutazione deve immetterlo.I campi aggiuntivi vengono visualizzati nelle richieste di congedo in un ordine predefinito. Quando si salva il tipo di congedo, il sistema visualizza i campi nell'ordine in cui sono presenti nelle richieste.Le informazioni immesse in questi campi vengono applicate a cascata al congedo successivo, se:- Questo tipo di congedo appartiene a una sequenza di tipi di congedo a cascata.
- Il tipo di congedo successivo ha gli stessi campi aggiuntivi.
È possibile usare:
- Il reportVisualizzazione tipo congedoper rivedere i dettagli di un tipo di congedo selezionato.
- Questi report per vedere quali tipi di congedo appartengono a ciascuna famiglia e i dettagli per ogni tipo di congedo:
- Visualizzazione famiglia congedo
- Tutte le famiglie congedo
- Il campo di reportProporzionamento per percentuale congedonell'oggetto businessEvento congedonei report personalizzati e nelle regole condizionali per generare report sullo stato di riproporzionamento di tutte le richieste di congedo.