Domande frequenti: Modulo elettronico I-9
- Il numero di previdenza sociale (SSN) è facoltativo?
- Se un datore di lavoro partecipa a E-Verify, i dipendenti devono fornire il SSN. Spetta all'azienda rendere obbligatorio il SSN. Se si partecipa a E-Verify, è consigliabile aggiungere una condizione di convalida al processo aziendaleCompletamento modulo I-9. La convalida garantisce che il campoN. previdenza sociale statunitensenon sia vuoto quando il dipendente inoltra le proprie informazioni. Per ulteriori informazioni, consultare US Citizenship and Immigration Services.
- Il modulo I-9 nel sistema è conforme alle linee guida USCIS?
- Sì. Il modulo elettronico I-9 soddisfa i requisiti USCIS (United States Citizenship and Immigration Services). Il sistema continua a monitorare le linee guida USCIS pubblicate nel Manuale per i datori di lavoro (M-274).Confermare i requisiti e i processi di conformità del modulo I-9 prima di abilitare i processi aziendali elettronici del modulo I-9. Il sistema consente di creare un modulo I-9 tecnicamente conforme e conforme ai requisiti legali per un modulo I-9 elettronico. Tuttavia, l'organizzazione è in ultima analisi responsabile della conformità al modulo I-9.
- È possibile allegare documenti di identità al modulo I-9 in Workday?
- Sì, è possibile allegare documenti a:
- Sezione 2 del modulo I-9 fino all'inoltro.
- Il processo aziendaleCompletamento modulo I-9, sezione 3.
Modifica modulo I-9per aggiungere o eliminare eventuali allegati al modulo I-9.Quando si aggiungono o si eliminano allegati tramite il processo aziendaleModifica modulo I-9, la tabellaDati modificati modulo I-9indica che si è verificata una modifica. Non registra dettagli specifici. Se si desidera registrare informazioni aggiuntive, è consigliabile immetterle nel campoMotivo modifica. - Perché non è possibile visualizzare i documenti allegati a un modulo I-9?
- Per visualizzare gli allegati del modulo I-9, è necessario essere associati al dominioWorker Data: Form I-9 Attachments. È possibile consentire ai collaboratori di visualizzare gli allegati del loro modulo I-9 proteggendoli nel dominioSelf-Service: Form I-9 Attachment in View.
- È possibile eliminare i dati del modulo I-9 dal sistema?
- I dati del modulo I-9 non vengono eliminati. Il sistema fornisce l'accesso ai moduli elettronici I-9 per tutti i dipendenti attivi. Per i dipendenti cessati, i moduli I-9 vengono conservati per:
- 3 anni dopo la data di assunzione quando il dipendente lavora per meno di 3 anni.
- 1 anno dopo la data di cessazione quando il dipendente lavora per più di 3 anni.
Quando un modulo I-9 per un dipendente cessato supera questo periodo, il modulo diventa inattivo, ma è possibile cercare o visualizzare i moduli inattivi nel sistema. Una volta che un modulo I-9 raggiunge la conservazione, è possibile cancellare i dati del modulo I-9 dal sistema. - Come faccio a sapere se un dipendente deve compilare un nuovo modulo I-9 quando aggiunge o modifica un impiego?
- Il sistema fornisce una regola condizionale nello stepCompletamento modulo I-9del processo aziendaleInserimento inazienda che verifica se un dipendente:
- Il suo impiego principale si trova negli Stati Uniti o nei territori degli Stati Uniti.
- Non ha un modulo I-9 in corso o compilato.
Completamento modulo I-9quandol'inserimento in aziendaè un sottoprocesso per i seguenti processi aziendali:- Aggiungere impiego supplementare.
- Modifica impiego.
- È possibile correggere uno stato di verifica impiego negli Stati Uniti per un collaboratore dopo l'inoltro?
- Sì. È possibile correggere lostato di verifica impiego negli Stati Unitisolo quando non sono rimasti step nel processo aziendaleCompletamento modulo I-9. È necessario disporre dell'autorizzazione per l'azioneCorregginei criteri di sicurezza del processo aziendaleCompletamento modulo I-9.