Concetto: Workflow del modulo elettronico I-9

Sezione 1. Informazioni e attestazione dipendente

Il dipendente compila il modulo, fornisce i dati obbligatori o facoltativi e seleziona le caselle di controllo appropriate.
Quando si desidera che la data di nascita e i dati del SSN dell'attività
Completamento modulo I-9
sostituiscano le informazioni del profilo del dipendente, è possibile selezionare la casella di controllo
Sostituisci data di nascita profilo dipendente e SSN con dati modulo I-9
in
Gestione modulo I -9 Attività Impostazioni
. Quando il dipendente inoltra il modulo I-9, Il sistema sostituisce il codice personale e la data di nascita dal modulo I-9 per sostituire il codice personale e la data di nascita nel record delle risorse umane.
La selezione di questa casella di controllo non invia notifiche o conferme di questa modifica.
Quando si revoca il processo aziendale
Completamento modulo I-9
, anche questi processi vengono revocati.

Certificazione del preparatore e/o del traduttore

Sezione 2. Revisione e verifica da parte del datore di lavoro o del rappresentante autorizzato

Immettere i documenti
dell'elenco A
o
dell'elenco B
e
dell'elenco C
, quindi fornire i dettagli del documento necessari.
Il sistema filtra gli elenchi di selezione negli elenchi di valori A, B e C in base allo stato di cittadinanza o immigrazione selezionato dal dipendente e fornisce una convalida per garantire un'immissione accurata dei dati.
Quando il dipendente fornisce una tessera di previdenza sociale come documento Elenco C, è necessario immettere manualmente il numero nell'elenco C.
Quando il sistema seleziona l'autorità di rilascio corrispondente a un documento, è possibile sostituire questo valore.
È possibile rinviare il modulo al dipendente per immettere i dati mancanti o apportare correzioni.
Selezionare la casella di controllo
Accetto
, che funge da firma elettronica.
È possibile configurare il sistema per inserire il nome, il titolo, l'organizzazione e l'indirizzo del datore di lavoro in questa sezione. Il sistema aggiunge il timbro della data corrente prima di approvare il modulo.
Se necessario, è possibile selezionare un
Motivo scaduta
.

(Facoltativo) Integrazione con verifica elettronica

È possibile configurare il sistema in modo che invii automaticamente i dati del modulo I-9 del dipendente a E-Verify.
Quando il modulo I-9 originale contiene dati discutibili, E-Verify richiede la nuova verifica. Il sistema visualizza istruzioni personalizzate nell'evento
di verifica dei dati del modulo I-9,
indicando quali elementi sono in questione. È possibile correggere le informazioni del documento di supporto, ma le correzioni alla Sezione 1 devono provenire dal dipendente.
È possibile configurare il sistema per eseguire le seguenti operazioni:
Consente di visualizzare i ticket creati per un dipendente negli ultimi 365 giorni. È possibile chiudere un ticket duplicato prima di crearne uno nuovo in E-Verify.
Sincronizzare gli stati dei ticket aggiornati da E-Verify su base ricorrente.
A seconda dei documenti forniti dal dipendente, E-Verify restituisce una foto del dipendente da verificare. E-Verify determina i requisiti per la corrispondenza delle foto. Se una foto è mancante o non corrisponde, è necessario caricare le immagini del documento del dipendente.
E-Verify potrebbe richiedere di caricare le immagini fronte/retro di un documento senza dover confermare se la foto corrisponde o è mancante.
Il sistema inoltra nuovamente le informazioni e la verifica elettronica restituisce lo stato dell'autorizzazione all'impiego. Quando l'autorizzazione è:
L'esito positivo è che il ticket di verifica elettronica viene chiuso e lo step di finalizzazione del processo aziendale di Workday viene completato automaticamente.
In caso contrario, il sistema mantiene il numero del ticket di verifica elettronica in modo che sia possibile risolvere il ticket manualmente sul sito Web di verifica elettronica. Se si configura l'integrazione per sincronizzare gli stati dei ticket e si riceve uno
stato di verifica dell'impiego negli Stati Uniti
da E-Verify, il sistema completa automaticamente lo step
Stato finale di verifica dell'impiego negli Stati Uniti
nel processo aziendale.
Se la connessione E-Verify non riesce, lo stato visualizza
In attesa di invio E-Verify
. È possibile fare clic su
Riprova
per inoltrare nuovamente le informazioni se si dispone dell'autorizzazione per il dominio
Process: Resubmit: Form I-9
. Se il modulo I-9 è scaduto, è possibile immettere un motivo di ritardo prima di riprovare a inoltrare la verifica elettronica.

Immissione manuale dello stato finale di verifica dell'impiego negli Stati Uniti

È possibile utilizzare lo step
Final US Employment Authorization Status
per immettere i dettagli di idoneità all'impiego.
Quando non si utilizza la verifica elettronica, è possibile determinare l'idoneità e immetterla qui.
Quando la verifica elettronica non restituisce immediatamente un'autorizzazione, il processo aziendale
di completamento del modulo I-9
viene sospeso step Il sistema visualizza anche le informazioni di E-Verify, in modo da poter far avanzare manualmente il modulo I-9 sul sito Web di E-Verify. Una volta raggiunta la risoluzione con E-Verify, è possibile registrare lo stato di idoneità e qualsiasi informazione aggiuntiva qui È quindi possibile inoltrare il processo aziendale
Completamento modulo I-9
.
Quando si seleziona lo stato
Impiego non autorizzato
o
Verifica non determinata
, il sistema revoca automaticamente il processo aziendale
Modifica informazioni ID
e rimuove gli ID documento SSN e Modulo I-9 Elenco A, B e C dal record del collaboratore.
Quando si immette uno stato di idoneità o un numero di ticket di verifica elettronica errato e non rimangono step nel processo aziendale
Completamento modulo I-9
, è possibile modificare lo stato o il numero di ticket utilizzando l'azione
Correggi
nel processo aziendale.

Moduli I-9 con verifiche non riuscite