Considerazioni sulla configurazione: Modulo I-9 per assunzione a distanza
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei moduli I-9 per l'assunzione a distanza. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Di che cosa si tratta
È possibile designare un rappresentante autorizzato esterno per completare la sezione 2 del modulo I-9 per i dipendenti remoti, semplificando il processo di assunzione a distanza.
Vantaggi per l'azienda
- Maggiore flessibilità nella gestione e nella compilazione dei moduli I-9 per i dipendenti remoti.
- I dipendenti possono designare un rappresentante autorizzato esterno per completare la sezione 2 del modulo I-9.
Casi d'uso
- Consentire ai partner o agli amministratori delle risorse umane di determinare chi dovrà far compilare a un rappresentante autorizzato esterno la sezione 2 del modulo I-9 di un dipendente tramite il processo di assunzione a distanza.
- I dipendenti possono specificare chi sarà il loro rappresentante autorizzato esterno.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Sono necessari processi aziendali di completamento del modulo I-9 separati per i dipendenti remoti e di persona? Cosa succede se si utilizza l'integrazione E-Verify ? | Quando si utilizza l'integrazione E-Verify , determinare se si desidera creare un singolo processo aziendale Completamento modulo I-9 per i dipendenti di persona e in remoto. Sarà inoltre necessario utilizzare le regole condizionali per distinguere tra i due gruppi di dipendenti. Se si utilizza la verifica elettronica, è necessario disporre di regole condizionali per determinare se un modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la verifica elettronica.
È anche possibile creare due processi aziendali separati: uno per i dipendenti remoti e uno per i dipendenti di persona. Il processo aziendale per i dipendenti remoti dovrà anche utilizzare regole condizionali per determinare se un modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la verifica elettronica. |
Chi si desidera aiutare a guidare il processo di assunzione a distanza? | Il sistema consente di determinare le relazioni con i rappresentanti autorizzati esterni che i dipendenti possono selezionare per completare la sezione 2 del modulo I-9. Esempio: familiare, amico, notaio.
È anche possibile determinare un ruolo, ad esempio un partner HR, che può rivedere la sezione 1 e la sezione 2 del modulo I-9. Questa persona può modificare le informazioni del rappresentante autorizzato esterno, rinviare il modulo per la correzione, rinviare il collegamento e inoltrare il modulo I-9. |
Chi si desidera abilitare per selezionare un rappresentante autorizzato esterno per la compilazione del modulo I-9 per l'assunzione a distanza? | È possibile selezionare la casella di controllo Ruoli HR - Selezione rappresentante autorizzato nell'attività Gestione impostazioni modulo I-9 per consentire ai ruoli HR di designare un rappresentante autorizzato esterno in grado di completare la sezione 2 del modulo I-9.
Le impostazioni si applicano a tutti i moduli remoti I-9:
|
Suggerimenti
Quando si utilizza l'integrazione
di verifica elettronica
, creare una regola condizionale nel processo aziendale Completamento modulo I-9
che utilizzi il campo di report Evento di verifica elettronica creato da
. La regola condizionale determina se il modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la verifica elettronica.Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
È possibile configurare solo le opzioni di relazione che il dipendente può selezionare per designare il proprio rappresentante autorizzato esterno. Quando si desidera che i dipendenti utilizzino una persona specifica per completare la sezione 2 del dipendente, è possibile fornire le informazioni di tale persona. Il dipendente può immettere le informazioni di tale persona quando designa il proprio rappresentante autorizzato esterno.
Tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Process: Remote Form I-9 nell'area funzionale Onboarding. | Fornisce agli utenti l'accesso alle attività relative alla compilazione di un modulo I-9 per l'assunzione a distanza. |
Purge Person Data nell'area funzionale System. | Fornisce l'accesso alle attività che consentono di cancellare i dati del modulo I-9 e le informazioni del rappresentante autorizzato. |
Set Up: Configure Optional Fields nell'area funzionale System. | Fornisce l'accesso per nascondere o rendere obbligatori i campi selezionati nel modulo I-9 per l'assunzione a distanza. |
Set Up: System nell'area funzionale System. | Protegge l'attività che consente di creare il modello e-mail utilizzato per l'e-mail inviata al rappresentante autorizzato esterno. |
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications nell'area funzionale System. | Protegge le impostazioni di notifica per le e-mail inviate al rappresentante autorizzato esterno. |
Set Up: Tenant Setup - HCM nell'area funzionale System. | Protegge le attività che consentono di configurare le relazioni con i rappresentanti autorizzati esterni, il testo delle notifiche e-mail, il testo dell'attestazione e il nome e l'indirizzo dell'attività della Sezione 2. |
Worker Data: I-9 Forms nell'area funzionale Onboarding. | Fornisce l'accesso ai campi di report che è possibile utilizzare nei report personalizzati. |
Processi aziendali
È possibile configurare lo step di partecipazione condivisa
Gestione modulo I-9 da remoto
nel processo aziendale Completamento modulo I-9
. Se si utilizzano più step Gestione remota modulo I-9
e Revisione modulo I-9
, gli step devono precedere lo step di completamento.Report
Nessun impatto.Integrazioni
L'integrazione
E-Verify
consente di:
- Inoltrare i dati del modulo I-9 al servizio E-Verify per la verifica dell'idoneità all'impiego.
- Ricevere i risultati per la verifica dell'idoneità all'impiego, comprese le foto. I database del Department of Homeland Security (DHS) e della Social Security Administration (SSA) forniscono alcuni di questi risultati.
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.