Considerazioni sulla configurazione: Modulo I-9 per assunzione a distanza

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito configurazione pianificazione all'utilizzo dei moduli I-9 per l'assunzione a distanza. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni processo aziendale

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Con il modulo I-9 per l'assunzione a distanza, è possibile consentire ai dipendenti da remoto di designare un rappresentante autorizzato esterno per completare la sezione 2 del modulo I-9, semplificando il processo di assunzione a distanza.

Vantaggi per l'azienda

Maggiore flessibilità nella gestione e nella compilazione dei moduli I-9 per i dipendenti remoti.

I dipendenti possono designare un rappresentante autorizzato esterno per la compilazione della sezione 2 del modulo I-9.

Casi d'uso

I partner o gli amministratori delle risorse umane possono configurare il processo di assunzione da remoto per determinare chi può specificare un rappresentante autorizzato esterno per la compilazione della sezione 2 del modulo I-9.

I dipendenti possono specificare chi sarà il loro rappresentante autorizzato esterno.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Sono necessari processi aziendali di compilazione del modulo I-9 separati per i dipendenti remoti e con docente ? Cosa succede se si utilizza l' integrazione E-Verify ?	Quando si utilizza l' integrazione E-Verify , determinare se si desidera creare un unico processo aziendale di completamento del modulo I-9 per i dipendenti con docente e da remoto. Sarà inoltre necessario utilizzare regole condizione per distinguere i due gruppi di dipendenti. Se si utilizza la E-Verify, è necessario disporre di regole condizione per determinare se un modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la E-Verify. È anche possibile creare due processi aziendali separati: uno per i dipendenti remoti e uno per i dipendenti con docente . Il processo aziendale per i dipendenti remoti dovrà anche utilizzare regole condizione per determinare se un modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la E-Verify.
Chi si desidera aiutare a guidare il processo di assunzione a distanza?	Il Workday consente di determinare le relazioni con i rappresentanti autorizzati esterni che i dipendenti possono selezionare per completare la sezione 2 del modulo I-9. I rappresentanti autorizzati devono essere esterni organizzazione. Esempio: familiare, amico, notaio. È anche possibile determinare un ruolo, ad esempio un partner HR, che può rivedere la sezione 1 e la sezione 2 del modulo I-9. Questa persona può modificare le informazioni del rappresentante autorizzato esterno, rinviare il modulo per la correzione, rinviare il collegamento e inoltrare il modulo I-9.
Chi si desidera abilitare per selezionare un rappresentante autorizzato esterno per la compilazione del modulo I-9 per l'assunzione a distanza?	È possibile selezionare la casella di controllo Ruoli HR - Selezione rappresentante autorizzato attività Gestione impostazioni modulo I-9 per consentire ai ruoli HR di designare un rappresentante autorizzato esterno in grado di compilare la sezione 2 del modulo I-9. Le impostazioni si applicano a tutti i moduli remoti I-9: Se si seleziona la casella di controllo, i ruoli HR possono designare rappresentanti esterni autorizzati. Se si deseleziona la casella di controllo, il Workday consente automaticamente ai dipendenti di designare il proprio rappresentante autorizzato esterno.

Suggerimenti

Quando si utilizza l' integrazione E-Verify
, creare una regola condizionale nel processo aziendale Completamento modulo I-9
che utilizzi il campo di report

Evento E-Verify creato da

. La regola condizionale determina se il modulo I-9 richiede la verifica dei dati per la E-Verify.

Requisiti

Nessun impatto.

Limitazioni

È possibile configurare solo le opzioni di relazione che il dipendente può selezionare per designare il proprio rappresentante autorizzato esterno. Quando si desidera che i dipendenti utilizzino una persona specifica per completare la sezione 2 del dipendente, è possibile fornire le informazioni di tale persona. Il dipendente può immettere le informazioni di tale persona quando designa il proprio rappresentante autorizzato esterno.

Tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Dominio	Considerazioni
Process: Remote Form I-9 nell'area area funzionale Onboarding .	Fornisce agli utenti l'accesso alle attività relative alla compilazione di un modulo I-9 per l'assunzione a distanza.
Purge Person Data nell'area area funzionale System .	Fornisce l'accesso alle attività che consentono di cancellare i dati del modulo I-9 e le informazioni del rappresentante autorizzato.
Set Up: Configure Optional Fields nell'area area funzionale System .	Questo dominio fornisce l'accesso per nascondere o rendere obbligatori i campi selezionati nel modulo I-9 per l'assunzione a distanza.
Set Up: System nell'area funzionale System.	Protegge l' attività che consente di creare il modello e-mail utilizzato per l'e-mail inviata al rappresentante autorizzato esterno.
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications nell'area area funzionale System .	Protegge le impostazioni notifica per le e-mail inviate al rappresentante autorizzato esterno.
Set Up: Tenant Setup - HCM nell'area area funzionale System .	Protegge le attività che consentono di configurare le relazioni con i rappresentanti autorizzati esterni, il testo notifica e-mail, il testo dell'attestazione e il nome e l'indirizzo aziendale della Sezione 2.
Worker Data: I-9 Forms nell'area funzionale Onboarding.	Fornisce l'accesso ai campi di report che è possibile utilizzare nei report personalizzati.

Processi aziendali

È possibile configurare lo step partecipazione condivisa Gestione modulo I-9 da remoto
nel processo aziendale
Completamento modulo I-9
. Se si utilizzano più step Gestione remota modulo I-9
e Revisione modulo I-9
, gli step devono precedere lo step di completamento.

Report

Nessun impatto.

Integrazioni

L' integrazione E-Verify
consente di:

Inviare i dati del modulo I-9 al servizio E-Verify per la verifica dell'idoneità all'impiego.

Ricevi i risultati per la verifica dell'idoneità all'impiego, comprese le foto. I database del Department of Homeland Security (DHS) e della Social Security Administration (SSA) forniscono alcuni di questi risultati.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.