Considerazioni sulla configurazione: Reporting Affordable Care Act
È possibile utilizzare questo argomento per pianificare la configurazione e l'utilizzo dei report per soddisfare i requisiti del Patient Protection and Affordable Care Act (ACA). Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
L'ACA disciplina la copertura medica per i dipendenti statunitensi. Il sistema consente di segnalare la copertura medica all'Internal Revenue Service (IRS) per soddisfare i requisiti di rendicontazione dell'ACA.
Vantaggi per l'azienda
Il sistema aiuta a rispettare le normative ACA consentendo di preparare e trasmettere i moduli ACA all'IRS e ai dipendenti.
Casi d'uso
- Se sei un Applicable Large Employer (ALE) che deve fornire ai dipendenti i moduli 1095-C ogni anno per riepilogare la copertura.
- È necessario creare moduli 1095-C e 1094-C da trasferire all'IRS for Affordable Care Act.
- Sono presenti più gruppi ALE o un gruppo ALE esterno.
- Sono presenti più aziende in un'unica entità.
- È necessario consentire ai partner software di gestire le trasmissioni dei moduli.
Domande e considerazioni
Domande
| Considerazioni
|
Come verranno gestite la stampa e la spedizione dei moduli 1095-C? | È possibile configurare un ACA Mailing Connector
integrazione che invia i dati ACA 1094-C e 1095-C a un provider di servizi di spedizione esterno. Il fornitore, CIC Plus, fornisce il supporto del servizio di spedizione a un costo aggiuntivo.È possibile accedere all'attività Creazione moduli ACA 1095-C per generare PDF e stamparli. |
Utilizzerete partner software per gestire la trasmissione dei moduli ai governi federali e statali? | È possibile abilitare partner software per eseguire la trasmissione dei moduli quando si crea o si modifica la configurazione aziendale. |
Quale metodo di finanziamento viene utilizzato dai piani di benefit? | Il processo di creazione dei dati 1095-C utilizza il metodo di finanziamento (autoassicurato o completamente finanziato) dei piani di benefit alla data di esecuzione del processo.
È possibile modificare i piani di benefit per modificare il metodo prima di creare i dati quando:
Autoassicurato . Tuttavia, quando si trasmette la reportistica 1095-C 2020 all'IRS, è necessario modificare il metodo di finanziamento in Completamente assicurato in modo che corrisponda al metodo utilizzato per quell'anno. Il metodo di finanziamento viene ripristinato su Autoassicurato dopo aver completato la rendicontazione per il 2020. |
Suggerimenti
Considerazione | Suggerimento |
|---|---|
Sede di lavoro alternativa | Per garantire una datazione effettiva corretta per i requisiti di residenza, utilizzare Modificare le informazioni di contatto
anziché l'attività Modifica informazioni di contatto di lavoro . |
Persone a carico di dipendenti deceduti per piani medici autoassicurati | Se si è un'organizzazione autoassicurata, è possibile assumere persone a carico superstiti come dipendenti part-time. Questo metodo garantisce che il codice 1G venga compilato correttamente. Per un numero elevato di persone a carico, è possibile utilizzare Importare i dati dei destinatari dei moduli 1095-C
EIB |
Configurazione EIB | Per ridurre la lunghezza di indirizzi e nomi, utilizzare l'EIB Import 1095-C Form Recipients Data . |
Importazione destinatari | Utilizzare l'EIB Import 1095-C Forms Recipients Data per caricare i dati dei moduli per i partecipanti coperti di cui non si tiene traccia delle iscrizioni nel sistema. Esempio: destinatari COBRA o pensionati. |
Considerazioni legali | Consultare il team legale e il broker di benefit per determinare:
|
Piani medici | Per garantire codici accurati per la riga 14, configurare i campi nella sezione Opzioni di US Affordable Care Act e nelle sezioni ACA Minimum Essential Coverage per piani medici. |
Linee guida sulla povertà | Impostare le linee guida federali annuali sulla povertà per il Configurazione report di assistenza a prezzi accessibili
per garantire codici e valori della riga 15 accurati. |
Pensionati | È possibile verificare che i pensionati siano membri di un'organizzazione di pensionati quando si seleziona la casella di controllo Includi pensionati nell'elenco Creare la configurazione aziendale ACA 1094-C
attività |
Regole di ottimizzazione | È possibile creare un benefit regole di idoneità che includono o escludono tipi di dipendenti dai report 1095-C, denominate regole di idoneità per l'ottimizzazione ACA 1095-C. Esempio: escludere i collaboratori esterni dai report. |
Periodi di attesa | Configurare i periodi di attesa con regole per gli eventi di iscrizione per garantire codici 1095-C accurati per il periodo di non valutazione limitato (LNAP). |
Requisiti
- Selezionare l'opzioneMedicoper ilTipo copertura assistenza sanitariaper abilitare i campi relativi all'ACA.
- Quando si utilizza l'EIBImport 1095-C Form Recipients Data, utilizzare i codici paese IRS per gli indirizzi internazionali. L'IRS non utilizza i codici paese ISO.
- Parlare con il team legale interno o il broker di benefit in merito ai requisiti ACA.
Limitazioni
Il sistema fornisce dati 1094-C, ma non genera moduli PDF 1094-C. Il sistema genera moduli PDF 1095-C.
Il sistema considera automaticamente 1094-C autorevole o non autorevole. Impossibile configurare questo criterio. È consigliabile importare altri dati 1095-C utilizzando l'EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
. È possibile inviare tutti i dati 1095-C insieme all'IRS con un'unica trasmissione autorevole.Potrebbero verificarsi problemi di performance se sono state configurate più di 75 entrate gestione paghe nell'attività
Affordable Care Reporting Configuration
.A partire dall'esercizio fiscale 2020, i seguenti campi richiedono l'utilizzo dell'EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
per popolare i moduli 1094-C e 1095-C:
- Mese di inizio piano: un numero a due cifre per il mese. Obbligatorio a partire da TY 2020.
- (Facoltativo)Età dipendente al 1° gennaio: un numero intero compreso tra 1 e 120.
- Riga 14: codici ICHRA (Healthcare Reimbursement Account) a copertura individuale.
- Riga 17: un codice postale di 5 cifre quando i codici della riga 14 includono codici per ICHRA.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Affordable Care Act (ACA) Administration - USA nell'area funzionale Benefits. | Consente di configurare l'ACA:
Gli amministratori dei benefit possono gestire i valori sostitutivi delle correzioni ACA 1094-C e l'ordine dei membri ACA ALE, nonché visualizzare i report ACA. |
Integration Build nell'area funzionale Integration. | Consente di creare e configurare integrazioni che inviano dati ACA 1094-C e 1095-C all'IRS. |
Manage: ACA Partner Integrations nell'area funzionale Benefits. | Consente di concedere l'accesso ai dati ACA ai partner software per la trasmissione dei moduli. |
Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA nell'area funzionale Benefits. | Consente di eseguire il processo di dichiarazione fiscale annuale e di creare dati e moduli 1095-C. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizzare i dati del modulo 1094-C
| Consente di verificare:
|
Consente di visualizzare i dettagli 1094-C FTE e inventario totale
| Consente di rivedere tutti i dipendenti inclusi nei conteggi totali e dipendenti a tempo pieno. |
Consente di visualizzare i dati del destinatario del modulo 1095-C
| Consente di visualizzare le correzioni e i destinatari esterni caricati dall'EIB Import 1095-C Forms Recipient Data . |
Visualizzare i dati correnti del destinatario del modulo 1095-C
| Consente di visualizzare gli stessi dati del report Visualizzazione dati destinatari moduli 1095-C , ma mostra solo il modulo 1095-C più recente. |
1095-C Dipendenti idonei per stato o area geografica
| Consente di visualizzare i dati del modulo 1095-C per i collaboratori selezionati per stato o area geografica. Il report non mostra i collaboratori aggiunti con EIB. |
Integrazioni
Utilizzare i seguenti connettori ACA per i dati del modulo IRS 1094-C e 1095-C:
- Connettore ACA Information Returns (AIR).:
- Invia le informazioni di registrazione ACA all'IRS.
- Inoltra i dati fiscali ACA nell'ambito del programma Affordable Care Act Information Returns (AIR).
- Recupera i messaggi di aggiornamento dello stato dall'endpoint IRS.
- ACA Mailing Connectorcomunica con CIC Plus, il fornitore di servizi di spedizione esterni di Workday. Impostare una relazione d'affari con CIC Plus circa 2 mesi prima della scadenza della trasmissione.
Utilizzare i seguenti servizi Web per collaborare con i partner software che gestiscono la trasmissione dei moduli:
- Recupero dati datore di lavoro ACA: recupera i dati ACA dell'azienda o del datore di lavoro per le dichiarazioni statali e federali 1094-C.
- Get ACA Employee Data: recupera i dati ACA dei dipendenti per i moduli 1095-C.Il sistema non maschera i numeri di previdenza sociale (SSN) dei dipendenti per il servizio Web.
- Inserisci stato trasmissione ACA federale: genera lo stato e i dettagli della trasmissione federale da visualizzare nel reportStato trasmissione ACA.
- Put State ACA Transmission Status: genera lo stato e i dettagli della trasmissione dello stato da visualizzare nel reportStato trasmissione ACA.
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.