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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2024-03-08
Procedura: Configurare i moduli ACA 1094-C e 1095-C

Procedura: Configurare i moduli ACA 1094-C e 1095-C

Impostare i report Affordable Care Act.
Il sistema consente di soddisfare i requisiti di reportistica IRS 1094-C e 1095-C. È possibile:
  • Identificare piani di assistenza sanitaria che:
    • Sono autoassicurati o interamente finanziati.
    • Fornire copertura minima essenziale (MEC).
    • Fornire copertura valore minimo (MVC).
  • Definire i gruppi di dipendenti in base ai requisiti 1094-C e 1095-C.
  • Configurare le opzioni del modulo 1094-C per azienda.
  • Creare gruppi ACA Applicable Large Employer (ALE).
  • Creare regole di idoneità all'approdo sicuro 4980H.
  • Configurare i Safe Harbor 4980H.
  • Generare e distribuire i moduli 1094-C e 1095-C compilati.
  • Elaborare i dati ACA per le aziende SLE (Single Legal Entity).
Assicurarsi di aver compreso i requisiti di conformità prima di configurare i moduli 1094-C e 1095-C. Il sistema consente di creare i moduli 1094-C e 1095-C, ma non si assume la responsabilità della conformità.
  1. Accedere all'attività
    Modifica piano benefit
    .
    Per i piani di copertura sanitaria, nella sezione
    Opzioni di US Affordable Care Act
     , selezionare:
    • Il
      metodo di finanziamento
      .
    • La casella di controllo se il piano fornisce la
      copertura valore minimo ACA
      .
    • Se la
      copertura essenziale minima ACA
       si applica al dipendente, al coniuge o alle persone a carico. È anche possibile offrire una copertura sponsale condizionale.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Benefits
     nell'area funzionale Benefits.
  2. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Creazione regola idoneità benefit
     .
    Determinare le qualifiche dei dipendenti per l'approdo sicuro 4980H. Creare una o più regole di idoneità ACA 4980H Safe Harbor se si desidera creare una configurazione Safe Harbor 4980H.
    Il sistema determina la popolazione di collaboratori per l'elaborazione ACA 1094-C e 1095-C in base al loro stato a tempo pieno. Quando si creano regole di idoneità per l'ottimizzazione ACA 1095-C, è possibile includere o escludere tale popolamento.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Benefits
     nell'area funzionale Benefits.
  3. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Creazione configurazione Safe Harbor ACA 4980H
     .
    Abbinare l'approdo sicuro 4980H a gruppi di dipendenti selezionati con la regola di idoneità 4980H creata nello step precedente. Indicare per quali mesi si applicano questi Safe Harbor 4980H ai gruppi di dipendenti idonei.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     nell'area funzionale Benefits.
  4. Accedere all'attività
    Creazione gruppo ALE ACA
     .
    Un Applicable Large Employer (ALE) può essere una singola entità o un gruppo di entità correlate. Una singola entità è un'azienda con un numero di identificazione del datore di lavoro o un'entità governativa designata. Un gruppo di entità correlate è un'azienda padre e le sue controllate. Ogni entità deve presentare un modulo 1094-C all'IRS. Ogni gruppo ALE è associato a un anno di calendario e a una o più aziende per uno o più mesi specificati.
    Il sistema utilizza questi dati per popolare automaticamente il modulo 1094-C.
    Utilizzare l'attività
    Gestione ordine membri ALE ACA
     per ordinare i membri ALE da tutti i gruppi ALE per la trasmissione all'IRS.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     nell'area funzionale Benefits.
  5. Accedere all'attività
    Calcolo 1094-C Totale e numero di dipendenti a tempo pieno per mese
     .
    Per un SLE, il sistema esegue il rollup dei conteggi all'azienda principale.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     nell'area funzionale Benefits.
  6. Definire le informazioni di configurazione dell'azienda 1094-C.
  7. (Facoltativo) Accedere ai report
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     e
    ACA 1095-C Form/Box Tester
     .
    Se si utilizzano i gruppi ALE ACA nel sistema, il
    tester modulo/casella ACA 1094-C
     visualizza l'ordine dei membri ALE. L'ordine viene ordinato tramite l'attività
    Gestione ordine membro ALE ACA
     .
    Il tester visualizza i dati più aggiornati nel sistema, non gli ultimi dati creati dall'esecuzione dell'attività
    Creazione dati ACA 1095-C/1094-C
     . Dopo aver completato una correzione dei dati, accedere all'attività
    Creazione dati ACA 1095-C/1094-C
     per creare i moduli completati.
    Criteri di sicurezza:
    • Dominio
      Affordable Care Act (ACA) Administration
       nell'area funzionale Benefits.
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       nell'area funzionale Benefits.
  8. Accedere all'attività
    Creazione dati ACA 1095-C/1094-C
     .
    Il sistema raccoglie i dati 1095-C/1094-C da cui è possibile creare moduli 1095-C per i dipendenti. È possibile eseguire il job di creazione dei dati con la frequenza necessaria. Ogni volta che viene eseguito il job di creazione dati, il sistema sovrascrive i dati modificati rispetto all'esecuzione precedente.
    È possibile modificare le informazioni di contatto nella configurazione aziendale 1094-C dopo aver creato i dati 1095-C. Se si seleziona la casella di controllo
    Aggiorna solo dati 1094-C
     , il sistema aggiorna solo le informazioni di contatto quando si ricreano i dati 1095-C. Non aggiorna altre informazioni 1095-C, come i codici.
    Dopo aver creato i dati 1094-C e 1095-C, il sistema offre la possibilità di aggiornare i dati utilizzando l'attività
    Creazione dati ACA 1095-C/1094-C (correzioni)
     . Selezionare la casella di controllo
    Impedisci correzioni 1095-C per moduli trasmessi in precedenza
     per aggiornare solo i dati 1094-C. Il sistema genera correzioni per i moduli 1095-C non trasmessi quando necessario, indipendentemente dal fatto che si selezioni o meno la casella di controllo.
    Utilizzare l'attività
    Visualizzazione dati modulo ACA 1095-C
     per verificare i dati.
    Il sistema applica l'ordine dei membri ALE quando si creano o si visualizzano i dati del modulo 1094-C.
    Se l'azienda è un'entità legale singola, il sistema crea un solo modulo 1095-C per ogni dipendente che ha lavorato in più aziende all'interno dello SLE.
    Criteri di sicurezza:
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       nell'area funzionale Benefits.
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       nell'area funzionale Benefits.
  9. Importare i dati per le persone a carico che non esistono in Workday, come i partecipanti COBRA e i pensionati, nonché i dati obbligatori non generati dal sistema.
    A partire dall'esercizio fiscale 2020, è necessario compilare i seguenti campi utilizzando l'EIB
    Import 1095-C Form Recipients Data
     :
    • Età dipendente al 1° gennaio
    • Riga 14 Codici dei conti di rimborso per assistenza sanitaria (ICHRA) di copertura individuale.
    • Riga 17.
    Dopo aver importato i dati in Workday, è possibile visualizzarli nei report di Workday, creare 1095-C e inviare i dati all'IRS utilizzando i connettori ACA.
  10. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Pubblicazione moduli dipendente 1095-C
     .
    Rilasciare i moduli ai dipendenti self service per la visualizzazione e la stampa del PDF.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     nell'area funzionale Benefits.
  11. (Facoltativo) Per facilitare la ricerca dell'opzione da parte dei dipendenti sui dispositivi mobili, aggiungere: l'opzione 1095-C Printing Election. 
    È possibile visualizzare questa opzione su:
    • L'hub benefit e paga con l'attività
      Gestione hub
       .
    • La worklet Benefit con l'attività
      Configurazione worklet
       .
    La worklet Benefit non è disponibile sul desktop di Workday.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: System
     nell'area funzionale System.
  12. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Gestione configurazione ordinamento ACA 1095-C
     .
    Configurare l'ordinamento dei campi e la posizione in cui il sistema suddivide i file.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     nell'area funzionale Benefits.
  13. Accedere all'attività
    Creazione moduli ACA 1095-C
     .
    Eseguire questa attività solo dopo che i dati dei dipendenti e delle persone a carico sono aggiornati e si è pronti per inviare i moduli compilati all'IRS. Se si apportano modifiche ai dati ACA dopo aver creato i moduli 1095-C, i dati nel sistema potrebbero non corrispondere più ai moduli inoltrati.
    1. Per inviare i moduli 1095-C stampati all'IRS, selezionare la casella di controllo
      Smascheramento codici previdenza sociale
       . Questa opzione visualizza i SSN nel PDF generato.
    2. Per includere i dipendenti attivi che ricevono la versione elettronica, selezionare la casella di controllo
      Includi copia cartacea per collaboratori disabilitati
       .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     nell'area funzionale Benefits.
  14. Inviare i dati del modulo 1094-C e del modulo 1095-C all'IRS.
Il sistema crea i moduli 1094-C e 1095-C che è possibile inviare elettronicamente all'IRS. Il sistema crea moduli 1095-C separati per ogni azienda di un collaboratore durante l'anno.
I dipendenti possono selezionare
Modifica scelta di stampa 1095-C
 nell'Hub Benefits and Pay o nella worklet Benefit (solo nell'app mobile). Possono scegliere di ricevere il modulo 1095-C compilato sia in formato cartaceo che elettronico (PDF) o solo in copia elettronica.
Consente di visualizzare i moduli creati e i dati dei moduli 1094-C e 1095-C. Inoltre, accedere ai seguenti report:
  • Visualizzazione dettagli 1094-C FTE e inventario totale
    .
    È possibile visualizzare le informazioni sui dipendenti di tutte le aziende correlate per un SLE.
  • Visualizzazione dati destinatario modulo 1095-C
    .
Accedere all'attività
Eliminazione dati modulo 1095-C
 per eliminare i dati dei destinatari 1095-C selezionati per un'azienda e un esercizio fiscale specificati. Non è possibile eliminare i dati dei destinatari 1095-C trasmessi in precedenza.
Alcuni stati degli Stati Uniti richiedono la segnalazione per verificare la copertura sanitaria. Accedere al report
Dipendenti idonei per 1095-C per stato o area geografica
 per visualizzare i dati del collaboratore 1095-C in uno stato o in un'area geografica specifici.